Notification Export Documentation

Wir empfehlen, die Vorlage erneut herunterzuladen. Der Hauptbildschirm, auf dem alle Dienste aufgelistet sind, enthält die Vorlage. Unter „Downloads“ finden Sie die neueste Vorlage mit dem Namen „Input Reports export documentation“.

Wir empfehlen, die neueste Vorlage herunterzuladen. Gehen Sie zum PCS-Hauptbildschirm, wo Sie alle von Ihnen genutzten Dienste sehen. Auf der linken Seite des Bildschirms unter 'Downloads' finden Sie die neueste Vorlage mit der Bezeichnung 'Entry of export documents'.

Um die Voranmeldung für den Dienst "Meldung Export Dokumentation" (MED) zu ändern, müssen Sie einige Schritte durchlaufen. Diese FAQ erklärt diese Schritte.

Ein Gesamtüberblick der Fehlercodes, die bei einer Nachricht an den Zoll (Single Window) auftreten können, finden Sie hier:

Diese Fehlermeldung zeigt an, dass die Belegnummer bereits vorgemeldet wurde. Dies kann durch das eigene Unternehmen oder durch eine andere Partei, z. B. den Spediteur, den Zollagenten oder das Terminal, geschehen sein.

Benötigen Sie weitere Informationen zur Vorabanmeldung?
Jeder Nutzer dieses Dienstes hat auch Zugang zum Dienst Track & Trace Export. Gehen Sie auf dem Hauptbildschirm, auf dem alle Dienste aufgelistet sind, zum Dienst Track & Trace Export. Wenn das eigene Unternehmen die Voranmeldung vorgenommen hat, kann die Voranmeldung direkt eingesehen werden. Die Zeitleiste zeigt, welches Unternehmen die Voranmeldung eingereicht hat. Wird die Voranmeldung nicht sofort gefunden, muss sie zunächst über die Buchungsnummer hinzugefügt werden (wählen Sie „+ Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke).

Dies ist eine Warnung, wenn die Kombination aus Equipment und Buchungsnummer oder Belegnummer bereits zuvor im Dienst eingegeben wurde. Wenn das Transporthilfsmittel tatsächlich mehrere Dokumente enthält, können Sie auf OK klicken und die Voranmeldung wird gespeichert.

Wenn die Voranmeldung mit denselben Informationen bereits von einer anderen Partei vorgenommen wurde, wird sie auch nach der Bestätigung, dass Sie die Ausfuhrsendung hinzufügen möchten, nicht gespeichert.

Benötigen Sie weitere Informationen über die Voranmeldung?
Jeder Nutzer dieses Dienstes hat auch Zugriff auf den Dienst Track & Trace Export. Gehen Sie im Hauptbildschirm, in dem alle Dienste aufgelistet sind, zum Dienst Track & Trace Export. Wenn das eigene Unternehmen die Voranmeldung vorgenommen hat, kann die Voranmeldung direkt eingesehen werden. Die Zeitleiste zeigt, welches Unternehmen die Voranmeldung eingereicht hat. Wird die Voranmeldung nicht sofort gefunden, muss sie zunächst über die Buchungsnummer hinzugefügt werden (wählen Sie „+ Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke).

Die folgenden Terminals verfügen über einen Terminalzähler:

Barge Center Waalhaven, CLDN Distriport, Combined Cargo Terminals Hutchison Ports ECT Delta, Hutchison Ports ECT Euromax, Kloosterboer Vlissingen, Kramer Ciy Rotterdam, Kramer Rotterdam Container Terminal, Matrans, Rotterdam Shortsea Terminal, Rhenus Deep Sea Terminal, TMA Amsterdam, Waalhaven Botlek Terminal en Zoomweg Zeeland Coldstore.

Alle Änderungen an der Voranmeldung bis zum erfolgreichen Empfang der Sendung an einem Terminal werden von dem Unternehmen vorgenommen, das die Voranmeldung vorgenommen hat. Sie möchten wissen, ob die Sendung erfolgreich am Terminal eingegangen ist? Klick hier

Bevor eine Sendung erfolgreich am Terminal eingegangen ist, kann die Ausrüstung von dem Unternehmen, das die Voranmeldung vorgenommen hat, geändert werden. Im Hauptbildschirm sehen Sie die verschiedenen Vorankündigungen. Wählen Sie „Ausrüstung “ der Voranmeldung, die Sie ändern möchten. Ein neuer Bildschirm wird geöffnet. Ausrüstung  kann geändert werden, indem die Zeile mit der falschen Ausrüstung gelöscht wird.

Die neue Gerätenummer muss zusammen mit der Buchung unter „Transportmittel hinzufügen“ eingetragen werden. Hinweis: Wählen Sie „Speichern“ erst nach allen Anpassungen. Sie können auch unten links die gesamte Vorabankündigung löschen, indem Sie „Sendung löschen“ auswählen.

Es gibt zwei mögliche Ursachen:

• Das Terminal hat Portbase nicht aufgefordert, die Vorankündigung weiterzuleiten. Bitte wenden Sie sich an die Reederei oder Ihren Ansprechpartner, um dies zu klären.
• Die Buchungsnummer ist nicht korrekt eingegeben worden. Lesen Sie hier, wie Sie die Angaben ändern können.

Die Berichtigung oder Löschung eines vorab angemeldeten Ausfuhrdokuments kann nur von der Organisation vorgenommen werden, die die Voranmeldung erstellt hat, und zwar vor der Ankunft am Terminal oder wenn ein Dokument nach der Ankunft abgelehnt wurde.

Die Fracht wurde am Terminal empfangen

Nach erfolgreichem Eingang der Fracht können nur die Terminals Änderungen an den Ausfuhrdokumenten vornehmen, da sie für die auf ihrem Gelände befindliche Fracht verantwortlich sind. Dies kann je nach Terminal über das Terminal selbst oder über die Reederei erfolgen. Klicken Sie hier für die Kontaktdaten und Informationen, über die eine Änderung veranlasst werden kann. Der Portbase-Kundendienst kann keine Änderungen oder Löschungen vornehmen.

Bitte beachten Sie: Sobald das Exportmanifest an den Zoll gesendet wurde, sind Änderungen an den Dokumenten nicht mehr möglich.

Die Ladung ist noch nicht am Terminal eingetroffen

Die Organisation, die die Voranmeldung erstellt hat, kann Änderungen vornehmen.

• Ändern Sie die Dokumentennummer:
  • Klicken Sie auf die Dokumentennummer der Vorabanmeldung.
  • Die Belegnummer kann sofort angepasst werden.
• Equipmentdaten anpassen oder hinzufügen:
  • Klicken Sie auf die Belegnummer des Vorbescheids, es öffnet sich ein neuer Bildschirm.
  • Löschen Sie die Zeile mit der falschen Equipment- oder Buchungsnummer
  • Wählen Sie „Transporthilfsmittel hinzufügen“, um eine neue Zeile oder eine benutzerdefinierte Zeile hinzuzufügen.
• Ändern oder Hinzufügen von Dokumenten
  • Klicken Sie auf die Gerätenummer der Voranmeldung, es öffnet sich ein neuer Bildschirm.
  • Löschen Sie die Zeile mit dem falschen Dokument
  • Wählen Sie „Dokument hinzufügen“, um eine neue oder geänderte Zeile hinzuzufügen.
• Das gesamte Dokument löschen:
  • Klicken Sie auf die Belegnummer der Voranmeldung, es öffnet sich ein neues Fenster.
  • Klicken Sie unten links auf „Sendung löschen“ und bestätigen Sie die Löschung.

*Hinweis: Wenn die Ausrüstung am Terminal angekommen ist und eine Ankunftsmeldung gesendet wurde, die vom Zoll abgelehnt wurde, muss der Absender immer die Voranmeldung löschen und dann eine neue Voranmeldung einreichen. Erst dann sendet Portbase eine neue Ankunftsmeldung an den Zoll.

Im Dienst können Sie sehen, dass eine Sendung eingetroffen ist, indem Sie auf dem Hauptbildschirm unter „Status“ mit dem Mauszeiger auf den Punkt neben einer bestimmten Zeile/Vorankündigung fahren. Der Status „freigegeben durch PCS“ und „Prüfung durch den Zoll“ zeigt an, dass Ihre Sendung erfolgreich am Terminal eingegangen ist.

Nachdem das Gerät erfolgreich am Terminal empfangen wurde, kann nur das Terminal Anpassungen vornehmen. Vorausgesetzt, die Sendung befindet sich nicht auf einem Manifest; die Reederei/Schiffsmakler und das Terminal verfügen über diese Informationen.

Wenn du Fragen zu einer Anmeldung hast, z. B. wenn ein Dokument/MRN bei der Ankunft am Terminal verweigert wurde, solltest du dich an die Zollbehörden des Landes wenden, in dem die Anmeldung vorgenommen wurde. Wurde die Anmeldung in den Niederlanden vorgenommen, kannst du dich an denNational Customs Helpdesk wenden.

Nachstehend finden Sie die Kontaktdaten der Zollbehörden in den Niederlanden und in den wichtigsten Herkunftsländern:

Für Dokumenttypen, die beim Zoll eingereicht werden müssen, wie zum Beispiel REX oder ATA, musst du dich an das Centraal Werkpunt Zoll wenden.

Leerer Behälter:
Es ist keine Voranmeldung erforderlich. Vergewissern Sie sich nur, dass Sie bei der Buchung bei Ihrer Reederei / Fährgesellschaft angeben, dass Sie leere Ausrüstung verschiffen möchten.

Container mit Ladung:
Es sollte immer eine Dokumentenvoranmeldung erfolgen. Für weitere Informationen über die Verwendung der richtigen Dokumentenart klicken Sie hier

Sendungen für den Export (Zollregelung Ausfuhr) werden bei Ankunft auf dem Terminal vom Terminal bei der Zollbehörde gemeldet. Auf Basis einer Risikoanalyse kann die Zollbehörde entscheiden, die Sendung zu kontrollieren.

Wenn eine Kontrolle des Equipments stattfinden soll, erscheint ein rotes Stoppschild bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“. Wenn die Zollbehörde eine Inspektion ankündigt, wird die Benachrichtigung meistens innerhalb von 5 Minuten nach der Gestellung verschickt (in Ausnahmefällen auch zu einem späteren Zeitpunkt). Bei einer Kontrolle wird die Exportsendung auf dem Terminal blockiert, bis die Zollbehörde die Kontrolle durchgeführt und einen Freigabebericht verschickt hat.

Die Reederei ist dafür verantwortlich, der Zollbehörde die Sendung zur Kontrolle anzubieten. Sie werden auch von uns über die Kontrollankündigung informiert.

Sobald die Sendung freigegeben ist, erscheint ein grünes Häkchen bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“.

Wenn die Kontrolle stattgefunden hat, aber kein grünes Häkchen erscheint, können Sie unter der Telefonnummer 0031 88 - 1566655 Kontakt zum National Helpdesk Douane aufnehmen. Dort kann man den Status abrufen und einen Freigabebericht an Portbase schicken.

Wenn keine Kontrolle einer Sendung stattfindet, wird bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“ immer ein grauer Punkt stehen.
Bei anderen Dokumenten wird keine Ankunftsmeldung an die Zollbehörde verschickt. Auch dann wird bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“ immer ein grauer Punkt stehen.

Tipp: Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn der Status von Dokumenten, die Sie vorangemeldet haben, sich ändert. Lesen Sie die FAQ über E-Mail-Benachrichtigungen.

Die Ausgangsbestätigung wird in der Regel vom Zoll versandt, sofern:

• Eine Ankunftsanzeige für das Dokument vom Terminal an den Zoll gesendet wurde und
• Ein Ausfuhrmanifest von der Reederei an den Zoll geschickt wurde und
• Das ATD des Schiffes beim Zoll registriert wurde.

Sollten Sie keine Ausgangsbestätigung erhalten haben, reicht ein Bildschirmausdruck unseres Track & Trace Exportmoduls aus, um die Ausgangsbestätigung vom Zoll zu erhalten. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Je nach Terminal kann die Kontaktaufnahme direkt oder über die Reederei/den Schiffsmakler erfolgen.

Das Zoll-Zentralarbeitszentrum (CWP) Zoll kümmert sich administrativ um die Zollformalitäten rund um die Terminals. Für Änderungen von Dokumenten/MRN, die am Terminal eingehen, können Sie sich an das CWP +31 88 153 39 63 oder per E-Mail wenden, die auf dem Terminal eingerichtet ist.

Wenn die Voranmeldung erfolgreich war, wird der Punkt neben der „Buchungsnummer“ grün. An einigen Terminals muss zusätzlich zur Voranmeldung des Dokuments auch ein Termin für die Zustellung der Ladung über diesen Dienst vereinbart werden. Hier können Sie sehen, welche Terminals diese Anforderung haben.
Prüfen Sie immer sorgfältig, ob Sie die Nummer des Zolldokuments richtig eingegeben haben. Diese Nummer wird bei der Ankunft am Terminal vom Zoll überprüft.

Wenn Sie viele Dokumente auf einmal vorankündigen möchten, können Sie die Upload-Funktion verwenden. Sie können eine Excel-Datei hochladen, um mehrere Vorankündigungen auf einmal zu übermitteln. Das Hochladen funktioniert nur, wenn Sie unsere Excel-Vorlage verwenden. Laden Sie auf dem PCS-Startbildschirm unter „My downloads“ die Datei „Import Notifications export documentation“ herunter.

Für die Verwendung der korrekten Dokumenttypen gibt es eine praktische Anleitung. Dort können Sie alles über die Voranmeldung von Ausfuhrdokumenten, ATA-Carnets und TIR-Carnets lesen.

Ja, für Ausrüstungen mit Ladung ist immer eine Voranmeldung erforderlich.
Die Art des Dokuments hängt von der Route und dem gewählten Zollverfahren ab:

• Werden Ihre Waren direkt von den Niederlanden nach Irland befördert?
  Wenn ja, befördern Sie Unionswaren in ein anderes Unionsland. Dann verwenden Sie die Dokumentenart ICT (Unionsgeschäft).
•  Werden Ihre Waren im Vereinigten Königreich entladen und dann per Lkw nach Irland befördert?
  Dann werden Ihre Waren in ein Nicht-EU-Land verbracht. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Zollspediteur, unter welcher Zollregelung Sie die Waren transportieren lassen wollen.
  Es ist üblich, die Waren im zollrechtlichen Transit von den Niederlanden nach Irland zu befördern. In diesem Fall sollten Sie die Dokumentenart TT1 (externes Versandverfahren der Union) verwenden.

Weitere Erklärungen finden Sie im Handbuch für die Anleitung Nutzung Dokumenttypen Export.

Die ersten 4 Buchstaben der Buchungsnummer geben an, zu welcher Fährgesellschaft die Buchungsnummer gehört.

Über den Dienst Notification Export Documentation können Transitdokumente (T-Dokumente) vorab angemeldet werden. Verwenden Sie den korrekten Dokumentencode, damit das T-Dokument bei der Ankunft am Terminal an den Zoll weitergeleitet/gemeldet wird oder nicht.

Soll das T-Dokument bei Ankunft am Terminal entladen/angemeldet werden?

• Ja, verwenden Sie die Dokumentenart RT1 oder RT2. Wenn Sie diese Dokumenttypen verwenden, wird das T-Dokument bei der Ankunft am Terminal an den Zoll übergeben/gemeldet. Die Fracht kann das Terminal nur über die Seeseite verlassen.
• Nein, verwenden Sie Dokumenttyp TT1 oder TT2. Wenn Sie diese Dokumenttypen verwenden, wird das T-Dokument bei der Ankunft im Terminal nicht an den Zoll weitergeleitet/gemeldet. Das T-Dokument kann für den Weitertransport der Fracht in ein anderes EU-Land verwendet werden.

In Feld 53 des T-Dokuments finden Sie das Bestimmungsamt (und das Land). Klicken Sie hier für einen umfassenden Leitfaden zu den verschiedenen Dokumentenarten.

Kombinierte Ladung T1 und T2: enthält eine Warensendung, die sowohl unter T1 als auch unter T2 fällt; diese sollte als T1-Ware registriert werden (Code RT1 oder TT1).

Mit E-Mail-Benachrichtigungen können Sie über Ihre Sendungen informiert werden, ohne dass Sie angemeldet sein müssen.
Wählen Sie auf dem PCS-Hauptbildschirm unter „Mein Profil“ die Option „Benachrichtigungseinstellungen“. Im Abschnitt „ECS-Benachrichtigung (für Spediteure)“ finden Sie die für Exportsendungen verfügbaren Benachrichtigungen.
Am Ankunftsterminal kann der Zoll anzeigen, dass das Dokument/MRN nicht akzeptiert wird. Die Sendung ist blockiert und wird nicht verladen. Portbase empfiehlt, die unten stehenden Benachrichtigungen zu aktivieren, damit Sie eine E-Mail erhalten und den Zoll kontaktieren können:

• Fehlermeldung von der Zollbehörde für die Ausfuhrsendung
• Benachrichtigung über die Ablehnung der Umleitung durch den Zoll

Geben Sie die E-Mail-Adresse neben der Nachricht ein, die Sie erhalten möchten, und wählen Sie unten auf der Seite „Speichern“.

Beim Ausfüllen der Transportgerätekennung können die folgenden Richtlinien verwendet werden:

• Bei begleiteten Transporten: die Zulassungsnummer des Zugfahrzeugs (ohne Bindestriche, NL-AB-99 als NLAB99 eingeben).
• Bei Anhängern (unbegleitet): die Anhängernummer, wie sie am Anhänger angebracht ist.
• Für andere Fahrzeuge: die Fahrgestellnummer (VIN-Nummer).