1. Hoe beheer ik mijn B/L’s?
Binnen Cargo Controller kan je organisatie op meerdere manieren gekoppeld worden aan een B/L en de informatie die daarbij beschikbaar komt. In dit kennisartikel lichten we toe hoe je deze data kan onsluiten en welke mogelijkheden we daarin bieden.
Optie 1: Zelf toevoegen van een B/L
Iedere gebruiker kan via het webscherm (of via Cargo Controller API) een B/L-nummer opvoeren i.c.m. minstens 1 containernummer. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die door de rederij of cargadoor is ingediend op het import manifest. Als deze bekend is tonen wij direct alle informatie (en alle containers) die Portbase op dat moment beschikbaar heeft, een "Extended B/L".
B/L's die je als gebruiker zelf hebt toegevoegd worden gelijk gemarkeerd als 'Favoriet', te herkennen aan de gele ster voor het B/L nummer. B/L's die je collega's hebben toegevoegd kan je ook activeren als favoriet door op het sterretje te klikken.
Optie 2: Toegewezen worden aan een B/L
Een rederij, een cargadoor of opdrachtgever kan een commerciële vrijstelling (via Vertrouwensketen) aan je organisatie toekennen zonder dat je organisatie de container op het bijbehorende B/L trackt binnen Cargo Controller. Op basis van deze gegevens haalt Portbase informatie op die binnen de Vertrouwensketen beschikbaar is, een "Basic B/L".
Zoals toegelicht in onze Quick Start Guide zijn er filteropties beschikbaar, maar ook 'Snelfilters'. Deze snelfilters maken snel onderscheid in het hoofdscherm, zoals de snelfilter "Mijn Lading"die direct alle B/L's selecteert die jij als favoriet hebt geregistreerd.
Daarnaast kan je voor iedere B/L een label toevoegen, een referentie die dit voor jouw organisatie uniek maakt. Hierdoor is ook weer extra onderscheid te maken in B/L's en op de ingestelde labels kan je ook een filter toepassen. Klik op het Label icoon van de B/L en voeg unieke of terugkerende labels toe, deze worden vervolgens opgeslagen en met de filter 'Labels' kan je op deze waardes filteren worden.
Zoals eerder aangegeven bepaald de manier waarop je organisatie aan een B/L is gekoppeld hoeveel informatie je van een B/L kan zien. Bij een Basic B/L zie je alleen de hoognodige informatie die je nodig hebt voor de Vertrouwensketen, deze B/L wordt je organisatie niet toegerekend als betaalde transactie.
Heb je deze informatie wel nodig? Dan kan iedere gebruiker dit eenvoudig ophalen door op de knop 'Toegang krijgen'. Portbase registreert dan wel een betaalde transactie en levert direct alle beschikbare B/L informatie aan zoals je dat ook gewent bent. De B/L die je handmatig upgrade wordt direct als favoriet gemarkeerd.
Portbase maakt dit onderscheid om onverwachte kosten te voorkomen aangezien je organisatie niet actief deze B/L had getracked.
Voor de goederenomschrijving zijn er uitzonderingen mogelijk waardoor je wel of niet deze data kan inzien.
Optie 1:
Indien jouw organisatie de eerste tracker is van een B/L, krijg jouw organisatie het recht op de goedereninformatie in te zien (en te beheren). Je kan verzoeken om goederenomschrijving in te zien toekennen door onder B/L details bij het onderdeel Lading de knop "Goederenomschrijving vrijgeven" aan te klikken.
Optie 2:
Indien jouw organisatie de tweede tracker is van een B/L krijg jouw organisatie geen goedereninformatie te zien. De partij die dit recht blokkeert staat vermeldt op de plek waar normaal gesproken de goederenomschrijving zichtbaar is.
Optie 3:
Indien jouw organisatie onderdeel is van de Vertrouwensketen krijgt jouw organisatie alle goedereninformatie in te zien, ongeacht wanneer je gekoppeld wordt in de keten. Maar in dat geval dien je wel de Extended B/L te tracken.
Via dit kennis artikel ben je nu volledig op de hoogte over de verschillende manier van B/L's tracken en hoe je deze kunt filteren. In onze andere kennisartikelen gaan we dieper in op de importstatus van je lading en welke databronnen hiervoor beschikbaar zijn.
Het bovenstaande is ook via onze Cargo Controller API aan te sturen, waarmee je volledige integratie maakt met je eigen interne systemen. Lees daar hier meer over.
Mocht je organisatie nog niet klaar zijn voor onze Cargo Controller API integratie, dan hebben we ook een tussenoplossing met een Excel upload functie. Lees daar hier meer over.
2. Hoe volg ik de status van mijn lading?
Na het toevoegen van je lading ontdek je de kracht van Cargo Controller, je bent nu in staat al je lading te monitoren op basis van 3 hoofd indicatoren. Deze 3 hoofd indicatoren staan voor de 3 fases van het import proces dat je lading doorgaat voordat je deze kunt laten ophalen bij de terminal. Deze 3 hoofd indicatoren worden ook 'gates' genoemd en onze statusmeldingen 'milestones'. In dit artikel lichten we de statussen toe, maar ook hoe je deze kan toepassen om je dagelijkse werkzaamheden te versimpelen door te werken op basis van de uitzonderingen (management by exceptions).
Import fases
Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator bevat een groep van specifieke indicatoren voor die fase:
* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.
** Deze indicator is alleen beschikbaar indien de terminal deze data beschikbaar stelt, wilt u meer weten over terminal data binnen Cargo Controller? Lees dan eerst hier verder.
Legenda status indicator
Zoals je kan zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 10 individuele indicatoren. Deze kun je inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:
Kleuren en iconen
De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. Je moet de kleur en iconen als volgt lezen:
: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.
Monitoren van statussen
In onze Quick Start Guide hebben we de filter opties binnen Cargo Controller al benoemd, in dit deel lichten we er een aantal toe om te gebruiken om zo belangrijke status updates uit te filteren. Dit in combinatie met een aantal van onze ondersteunende e-mail notificaties.
Filter 1: Importmanifest
Vink aan 'Gegevens niet beschikbaar', alle B/L's die niet bekend zijn worden nu getoond in het overzicht. Zonder manifest kan Cargo Controller geen enkele andere status met je delen. De rederij is hierbij verantwoordelijk voor het indienen van het import manifest. Zij moeten dit 4 dagen voor ETA bevestigen aan de Havenmeester.
Tip 1: Controleer als eeste altijd of er geen typefout zit in het geregistreerde B/L nummer, dat is onze nummer 1 oorzaak bij vragen in deze situatie.
Tip 2: Soms kan een B/L onterecht zijn geregistreerd op het manifest en is deze daarna verwijderd. Voor deze situatie is ook een e-mailnotificatie beschikbaar (B/L verwijderd).
Filter 2: Lossen
Vink aan 'Niet gelost' en worden containers nog niet bevestigd zijn door de terminal. Dit kan door verschillende situaties ontstaan, zoals een communicatie verstoring tussen de terminal en Portbase, een cut-and-run situatie van de rederij óf dat je organisatie bij deze terminal deze data niet mag inzien (zie Terminal data).
Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als het schip vertrokken is, maar de losbevestiging nog niet binnen is.
Filter 3: Inspectie status
Vink aan 'Aangezegd', alle containers die de Douane heeft geselecteerd voor inspectie, 'rood zijn gevallen', worden nu getoond in het scherm.
Of: Vink aan 'Vrijgegeven' om alle containers te selecteren die geïnspecteerd waren en nu zijn vrijgegeven door de Douane.
Tip: Er zijn e-mail notificaties beschikbaar die een mail stuurt als de container is aangezegd en daarna is vrijgegeven.
Filter 4: Importdocument
Vink aan 'Onbekend', alle containers waarvoor nog geen importdocument (MID) ingediend is bij de terminal worden nu getoond in het scherm.
Tip: Er is een e-mail notificatie beschikbaar die een mail stuurt als 6 uur na lossing van de container er nog geen MID ingediend is.
Filter 5: Vervoerder
Vink aan 'Niet genomineerd', alle containers waarvoor nog geen vervoerder is genomineerd (Vertrouwensketen actie) worden nu getoond in het scherm.
De status van mijn lading volgen...
Op basis van dit kennisartikel kan je nu makkelijk navigeren door de statussen van de lading en ben je in controle over de actuele status. De vervolgstappen als een status afwijkt verschillen per situatie. Lees hier meer over hoe je e-mailmeldingen kunt instellen.
3. Terminal data of Rederij data?
Binnen Cargo Controller zijn aanvullende databronnen beschikbaar die door derden beschikbaar worden gesteld. Zogeheten add-on's stellen tegen hun eigen voorwaarden data beschikbaar binnen Cargo Controller. Je vindt aanbieders van deze add-on's voornamelijk in de Portbase Marketplace.
Basis: Rederij data
Op basis van het import manifest toont Cargo Controller de meest actuele informatie die de rederij beschikbaar stelt op basis van haar scheepsbezoek in de Nederlandse haven. De betrouwbaarheid en accressen is op z'n hoogst 4 dagen voor de geplande ETA. Om de basis te verbeteren is de terminal data aanzienlijk betrouwbaarder, soms tot wel 14 dagen voor de geplande ETA. Cargo Controller biedt standaard de rederij data, tenzij andere bronnen beschikbaar zijn en of je organisatie aan de voorwaarden voldoet. Over deze voorwaarden lees je onderaan deze pagina meer.
Kijk ik naar terminal data of rederij data?
In het statusscherm van Cargo Controller wordt duidelijk aangegeven of de data door de rederij of door de terminal is geleverd. In het onderstaande voorbeeld wordt data getoond van de rederij:
Per terminal kunnen de voorwaarden waarop u data te zien krijgt verschillen, hieronder een voorbeeld van de APM Terminals die haar terminal data gratis beschikbaar stelt aan alle Cargo Controller gebruikers:
De voorwaarden die een terminal stelt kunnen ook resulteren dat je organisatie geen data te zien krijgt totdat aan deze voorwaarden is voldaan. Zie hieronder een voorbeeld van een organisatie die geen ECT MyTerminal Free account had en daardoor geen losbevestiging ontvangt:
Terminal data onder voorwaarden
Iedere data eigenaar bepaald haar eigen voorwaarden voor de beschikbaarheid van deze data. Zo biedt APM Terminals haar terminal data gratis beschikbaar, zonder dat hier aan enige voorwaarden hoeft te worden voldaan.
ECT MyTerminal stelt dat iedere organisatie minimaal een MyTerminal Free account moet bezitten voor de losbevestiging van de container (ATA Container) zichtbaar wordt binnen Cargo Controller. Aanvullende data die ECT MyTerminal aanbiedt (MyTerminal Premium Plus) zijn ook beschikbaar binnen Cargo Controller. Lees hier hoe je organisatie dit kan aanvragen bij ECT MyTerminal en de opties die beschikbaar zijn.
* ECT MyTerminal account van toepassing, sommige elementen zijn afhankelijk van type abonnement.
**ECT en APM Terminals behouden het recht om wijzigingen aan te brengen in de voorwaarden.
Betrokkenen worden tijdig op de hoogte gesteld van eentuele wijzigingen in de voorwaarden.
Terminal data via API
Indien je organisatie voldoet aan de voorwaarden is deze data ook direct beschikbaar in onze API. Op deze manier kan je Cargo Controller API gebruiken als single-source i.p.v. allemaal losse verbindingen opstellen. Voor meer informatie zie onze API-specificaties op ons Developer Portal.