Hoe kan ik MFA inschakelen voor al mijn gebruikers?
Schakel MFA in via de tab ‘organisatiebeheer’ – ‘mijn organisaties’ – [kies organisatie].
Na het inschakelen van MFA moeten alle gebruikers bij opnieuw inloggen MFA configureren. Als MFA aan staat dan is het niet meer mogelijk om deze weer uit te zetten! Meer informatie vind je op de speciale MFA-pagina.
Hoe kan ik mijn Hoofdbeheerder wijzigen?
De huidige Hoofdbeheerder kan een nieuwe hoofdbeheerder aanwijzen via organisatiebeheer. Dit moet worden goedgekeurd door de tekenbevoegde.
Als de huidige Hoofdbeheerder buiten beeld is geraakt, neem dan contact op met de afdeling Sales, via +31(0)88 625 25 00 of sales@portbase.com.
Hoe kan ik een nieuwe organisatie aanmaken (als beoogd Hoofdbeheerder)?
Dit kan op twee manieren. Als je nog niet gekoppeld bent met een organisatie dan krijg je bij het inloggen een pop-up scherm zien met de mogelijkheid om een organisatie aan de maken.
Ben je al wel gekoppeld met een organisatie dan kun je een additionele organisatie aanmaken via de tab ‘organisatiebeheer’ > ‘Nieuwe organisatie aanmelden’.
Bij het aanmaken van een organisatie worden eerst de bedrijfsgegevens opgehaald. Betreft het een Nederlands bedrijf, dan kan er gezocht worden op KvK-nummer en voor buitenlandse bedrijven op organisatie naam, adres en plaats.
Selecteer de gewenste tekenbevoegde en vul de bijhorende contactgegevens, het organisatietype en eigen zakelijke contactgegevens in. De tekenbevoegde zal via email een uitnodiging krijgen om zich te identificeren. Wanneer de identificatie doorlopen en goedgekeurd is, zal de tekenbevoegde een activatiecode toegestuurd krijgen, waarmee de beoogde hoofdbeheerder de aanmelding kan voltooien. De hoofdbeheerder wordt hiermee officieel de hoofdbeheerder van de organisatie. De code dient ingevuld te worden op het scherm ‘open verzoek’, te benaderen via de tab ‘open verzoek’. Als de organisatie aangemeld is kunnen medewerkers zich vervolgens koppelen aan de nieuwe organisatie.
Deze functionaliteit is nog niet actief.
Hoe kan ik Periodieke validatie inschakelen?
Dit vind je in de tab ‘organisatiebeheer’ – ‘mijn organisaties’ – [kies organisatie] – ‘periodieke validatie inschakelen’
Kies de gewenste frequentie voor het ontvangen van de herinneringsmail voor de periodieke validatie. Deze email wordt zowel naar de hoofdbeheerder als naar alle gebruikersbeheerders gestuurd.
De ingestelde frequentie kun je wijzigen via de tab ‘organisatiebeheer’ – ‘mijn organisaties’ – [kies organisatie] – ‘frequentie periodieke validatie herinnering’.
Hoe valideer ik mijn organisatiegegevens?
Het valideren gebeurt door de tekenbevoegde op verzoek van de hoofdbeheerder. Deze vraagt dat aan via de tab ‘organisatiebeheer’ – ‘mijn organisaties’ – [kies organisatie]. Het scherm bestaat uit verschillende onderdelen die aangepast kunnen worden d.m.v. het pennetjes icoon.
Als een nieuwe tekenbevoegde wordt geselecteerd dan zal deze zich eerst moeten identificeren via het “remote identification” proces.
De tekenbevoegde ontvangt een email met een overzicht van de oorspronkelijke en gewijzigde organisatiegegevens. In de email staat ook een activatiecode die bij akkoord moet worden doorgegeven aan de hoofdbeheerder. De hoofdbeheerder kan de activatiecode invullen bij het openstaande verzoek onder “Open verzoek”.
Deze functionaliteit is nog niet actief.