Im folgenden Video führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Dienst Cargo Declaration Export Containers. Unter dem Video haben wir die wichtigsten Schritte als Nachschlagewerk aufgelistet.
Auch verfügbar auf Niederländisch.
Cargo Declaration Export Containers hat zwei Hauptbildschirme:
- die Manifest-Übersicht
- die Ladungsdetails
Die Manifest-Übersicht (Hauptbildschirm) mit der Übersicht der verschiedenen Manifeste sieht so aus.
Neues Manifest anlegen
Viele Unternehmen senden die Ladeliste über eine EDI-Fact Systemverknüpfung an Portbase. Diese Ladeliste ist anschließend in der Manifest-Übersicht sichtbar. Es ist auch möglich, ein Manifest manuell in den Weboberflächen zu erstellen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:
- Wählen Sie oben rechts im Hauptbildschirm + Neues Manifest aus.
- Suchen Sie das Schiff über den Schiffsnamen oder das CRN und wählen Sie das richtige Terminal aus.
Die Reiseznummer ist optional, wir empfehlen jedoch, diese auszufüllen, wenn Sie mehrere Manifeste für ein Schiff einreichen, das vom selben Terminal abfährt. So können Sie die Manifeste unterscheiden. Auch werden Extra geladene equipments, die nicht auf dem Manifest stehen, über die Reiseznummer verknüpft.
Ein Manifest suchen und sortieren
In der Manifest-Übersicht können Sie ein Manifest über die Suchleiste finden. Sie können auch eine Auswahl auf Basis von Merkmalen treffen. Dies ist auf folgende Weise möglich:
- Geben Sie in der Suchleiste (einen Teil) des Schiffnamens oder der Call Reference Number (CRN) ein, um ein Manifest zu suchen.
- Über die Dropdown-Filter können Sie pro Kategorie Gruppen von Manifesten anhand von Merkmalen auswählen. Eine weitere Möglichkeit ist, die Reihenfolge zu ändern, indem Sie auf eine Spalte klicken, zum Beispiel Manifest Status.
- Durch Auswahl eines Datumsbereichs bei ETD/ATD wird eine Auswahl der Manifeste getroffen. Wenn das Schiff noch nicht abgefahren ist, ist die Estimated Time of Departure (ETD) sichtbar. Wenn das Schiff abgefahren ist, ändert sich dieses Feld in die Actual Time of Departure (ATD).
Erklärung der Tabs Alle Manifeste und Dringend
Im Tab Dringend stehen die Manifeste, wenn das Schiff bereits abgefahren ist, das Manifest aber noch nicht vom Zoll akzeptiert wurde. Eine weitere Kategorie, die hier zu finden ist, sind Manifeste, die nach der Annahme durch den Zoll ein Update erhalten haben, zum Beispiel wenn ein Dokument gefunden wird, das zuvor nicht vorhanden war, weil keine Voranmeldung (NED) gemacht wurde.
Alle Manifeste finden Sie im Tab Alle Manifeste, unabhängig vom Status eines Manifests. Auch die Manifeste aus dem Tab Dringend sind hier enthalten.
Erklärung der verschiedenen Status
In der Abbildung unten finden Sie eine Erläuterung zu den verschiedenen Status aus Cargo Declaration Export Containers.
Erläuterung Bildschirm Ladungsdetails
Der Bildschirm Ladungsdetails öffnet sich, wenn Sie ein Manifest auswählen. Unten sehen Sie ein Beispiel, wie dieser Bildschirm aussieht.
Manifest kontrollieren und versenden
Es gibt vier Möglichkeiten, das Manifest zu kontrollieren, bevor es an den Zoll gesendet wird.
Nicht geladene equipments
Wählen Sie den Tab Nicht geladen, um zu sehen, welche equipment(s) zwar auf der Ladeliste stehen, ohne dass eine Ladebestätigung vom Terminal erhalten wurde. Prüfen Sie gemeinsam mit dem Terminal, ob das equipment geladen wurde, und löschen Sie das equipment gegebenenfalls.
Equipments ohne Dokument
Im Tab Ohne Dokument stehen die vollen equipments mit Buchungsnummer, für die kein Dokument gefunden wurde. Es ist möglich, manuell ein Dokument zuzuweisen, indem Sie Dokument verknüpfen auswählen.
Ein Dokument zu verknüpfen ist nur möglich, wenn für das equipment ein Dokument gefunden wurde, aber mit einer anderen Buchungsnummer. Wenn kein Dokument verknüpft werden kann, müssen Sie Ihren Kunden kontaktieren.
Wählen Sie die richtige Zeile aus, wenn mehrere Optionen verfügbar sind.
Extra geladene equipment
Wenn Sie Extra equipments geladen auswählen, sehen Sie, welche equipments vom Terminal bestätigt wurden, aber nicht auf dem Manifest stehen. Für diese equipments hat Portbase noch keine Information erhalten, dass sie auf dem Manifest aufgeführt werden müssen.
Sie können ein equipment über +Equipment hinzufügen ergänzen. Hier lesen Sie, wie das geht.
Kontrolle auf Anzahl und Manifest versenden
Auf der linken Seite des Bildschirms unter Transport equipments können Sie sehen, ob die Gesamtanzahl der equipments auf dem Manifest mit der Terminalliste übereinstimmt. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Übersicht der Manifestdaten herunterladen können, um diese Informationen mit den Daten aus Ihrem eigenen System zu vergleichen.
Auf der Zeitleiste oben rechts im Bildschirm unter Historie können Sie unter anderem sehen, wann ein equipment auf der Ladeliste nicht verarbeitet wurde.
Das Manifest kann an den Zoll gesendet werden, indem Sie auf Manifest versenden klicken. Im neuen Bildschirm kontrollieren Sie die Angaben.
Hinzufügen und Löschen von equipments
Equipments können über die Weboberflächen oder per Excel-Upload zu einem bestehenden Manifest hinzugefügt werden.
Manuelles equipment hinzufügen
Folgen Sie dazu diesen Schritten:
- Wählen Sie + Equipment hinzufügen im Bildschirm Ladungsdetails
- Geben Sie die equipment-Nummer und die Buchungsnummer ein. Geben Sie auch an, ob das equipment voll oder leer ist.
- Wählen Sie Equipment hinzufügen, um die Angaben zu bestätigen und zum Manifest zurückzukehren. Während der Eingabe erscheint automatisch eine neue Eingabezeile.
Mehrere equipments per Excel hochladen
Folgen Sie dazu diesen Schritten:
- Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte und wählen Sie Equipment hochladen im Dropdown-Menü, das erscheint.
- Haben Sie eine Excel-Datei gemäß der Vorlage bereit, ziehen Sie diese in das Upload-Feld oder navigieren Sie zum Speicherort der Vorlage.
Haben Sie die Vorlage noch nicht, finden Sie diese unten im Popup unter diese Vorlage.
Löschen von equipment
Sie können ein equipment löschen, indem Sie das Auswahlkästchen vor dem equipment aktivieren und dann auf den Papierkorb klicken. Möchten Sie alle equipments auf einmal löschen? Aktivieren Sie das Auswahlkästchen links neben Equipment ID und klicken Sie anschließend auf den Papierkorb. Der Papierkorb erscheint, sobald ein Auswahlkästchen aktiviert ist.
Ladeliste und Manifest herunterladen
Folgen Sie dazu diesen Schritten:
- Klicken Sie im Bildschirm Ladungsdetails auf die drei vertikalen Punkte.
- Wählen Sie Ladeliste herunterladen oder Manifest herunterladen im Dropdown-Menü. Der Download startet automatisch.
- In der Excel-Datei der Ladeliste stehen die gleichen Angaben wie im Bildschirm. Das Manifest zeigt auch Dokumentnummern, aber keine Ladelisten- und Ladebestätigungsinformationen.
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