Dieser Dienst bietet für Prüfstationen eine Übersicht, mit der Sie den Status von Prüfungen verfolgen und verwalten können.
Prüfungsübersicht
Verfolgen Sie den Status einer Prüfung, einschließlich Equipment, GGB-Nummer(n), Verlader, Prüfungsart, Kundenreferenz und Status. Die Übersicht bietet verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten, mit denen Sie eine Prüfung einfach wiederfinden können.
Die Filtereinstellungen bleiben erhalten, wenn Sie den Browser schließen.
Tip: Möchten Sie alle neuen Prüfungsanfragen einsehen? Verwenden Sie hierfür im linken Menü die Option Requested. Möchten Sie alle durchzuführenden Prüfungen an einem bestimmten Datum einsehen? Filtern Sie im linken Menü auf das entsprechende Datum mit dem Status Approved.
Status der Prüfung und des Prüfpunktes
Nachfolgend finden Sie eine Erläuterung aller möglichen Status:
Status Prüfung
- Saved (Grey): Dieser Status ist für eine Prüfstation nicht sichtbar, da die GGB-Anmeldung noch nicht mit einer Inspektionsanfrage für einen Prüfpunkt verknüpft ist.
- Requested (Blue): Die Anfrage wurde eingereicht und wartet auf eine Reaktion des Prüfpunktes.
- Rejected (Red): Die Anfrage wurde vom Prüfpunkt für den angefragten Zeitpunkt abgelehnt, der Kunde kann einen neuen Termin wählen.
- Approved (Green): Die Anfrage wurde vom Prüfpunkt genehmigt und ist für den angefragten Zeitpunkt eingeplant.
Status Prüfpunkt
- Saved (Grey): Es wurde noch kein Status übermittelt.
- Cargo arrived (Blue): Die Ladung ist am Prüfpunkt angekommen.
- Deregistered (Green): Die Prüfung ist abgeschlossen.
Details der Prüfung
Auf der rechten Seite der Prüfungsanfrage finden Sie über die Schaltfläche Details alle Informationen zur Prüfungsanfrage.
Im Tab Overview stehen alle Details zur Prüfung, wie z. B. wer der Verlader ist und das Zeitfenster der Prüfung. Im Tab Timeline sind alle Ereignisse dieser Prüfung aufgeführt, wie z. B. wann die Prüfung erstellt und genehmigt wurde. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel.
Verwalten von Zeitplänen
Ein Prüfpunkt muss Zeitpläne anlegen, um die Öffnungszeiten und Kapazitäten zu verwalten. Den Zeitplan können Sie nach eigenem Ermessen ändern. Das Einrichten und Verwalten erfolgt in folgenden Schritten:
- Öffnen Sie die User preferences. Diese finden Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm, die runde Schaltfläche mit Ihrem Anfangsbuchstaben.
- Wählen Sie Manage schedules
- Im sich öffnenden Fenster sehen Sie alle Zeitpläne, die aktuell oder abgelaufen sind. Wählen Sie Details, um einen Zeitplan zu bearbeiten, oder + Add schedule, um einen neuen anzulegen.
- Geben Sie den Zeitraum an, in dem dieser Zeitplan gültig ist. Ändern sich die Öffnungszeiten oder Kapazitäten nicht? Dann erstellen Sie einen Zeitplan mit einem Enddatum weit in der Zukunft. Ändern sich die Öffnungszeiten und Kapazitäten ab einem bestimmten Datum (z. B. Abendprüfungen oder ein angepasstes Ferienzeitfenster)? Dann können Sie einen neuen Zeitplan mit diesem Start- und Enddatum anlegen.
Achten Sie darauf, dass diese Zeiträume aneinander anschließen und sich nicht mit anderen Zeitplänen überschneiden. Außerdem muss der Zeitplan immer länger als 1 Tag sein.
Es ist möglich, pro Tag (in mehreren Zeitblöcken) anzugeben, wie lange ein Zeitfenster verfügbar ist und welche Kapazität darin zur Verfügung steht. Die Kapazität ist die Anzahl der GGB-Anmeldungen, die in diesem Zeitfenster angefordert werden können.
Tip: Durch die Angabe der Kapazität pro Zeitfenster sieht ein Verlader sofort, ob noch Platz im Zeitfenster ist. Beispiel: Ist die Gesamtkapazität für ein Zeitfenster 30 und Sie haben bereits 28 Anfragen akzeptiert, beträgt die aktuelle Kapazität noch 2.
Nachfolgend sehen Sie den Bildschirm, in dem Sie den Zeitplan anpassen können.
Eine Prüfungsanfrage akzeptieren, ablehnen oder ändern
Auf der rechten Seite der Prüfungsanfrage können Sie über die Optionsschaltfläche (drei übereinanderliegende Punkte) eine Anfrage accept oder reject. Nachfolgend sehen Sie, wie dies im Dienst aussieht.
Für Anfragen mit dem Status Requested können Sie über Details auch den Zeitplan noch ändern. Beachten Sie, dies immer in Absprache mit dem Antragsteller zu tun.
Wenn Sie eine Anfrage ablehnen, müssen Sie einen Grund angeben. Der Verlader erhält diesen Ablehnungsgrund in einer E-Mail-Benachrichtigung und er wird auch in der Timeline registriert.
Genehmigte Prüfung dennoch ablehnen oder Ankunft melden
Auf der rechten Seite der Prüfungsanfrage können Sie über die Optionsschaltfläche (drei übereinanderliegende Punkte) eine bereits genehmigte Prüfung dennoch ablehnen. Der Antragsteller muss dann einen neuen Termin vereinbaren.
Mit Report arrival bestätigen Sie, dass das Equipment am Prüfpunkt angekommen ist.
Eine erhaltene Prüfung nach Kontrolle abmelden
Nachdem die Ankunft des Equipments gemeldet wurde, können Sie angeben, dass die Prüfung durchgeführt wurde. Auf der rechten Seite der Prüfungsanfrage können Sie über die Optionsschaltfläche (drei übereinanderliegende Punkte) die Prüfung abmelden.
Dadurch erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung, dass die Ladung freigegeben wurde. Wenn der Verlader die GGB-Anmeldungen über Portbase einreicht, wird die Prüfung automatisch abgemeldet, sobald die NVWA die Anmeldung freigibt. Nicht alle Verlader nutzen Portbase für die Einreichung der Anmeldungen.
E-Mail-Benachrichtigung und Spracheinstellungen festlegen
E-Mail-Benachrichtigungen können Sie für die wichtigsten Statusänderungen einrichten. So bleiben Sie einfach über wichtige Statusänderungen informiert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Benutzerpräferenzen und wählen Sie Notification settings
- Über den Schalter können Sie die E-Mail-Benachrichtigung ein- oder ausschalten. Sie müssen nicht auf speichern klicken.
E-Mail-Benachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse Ihres PCS-Kontos gesendet, diese können Sie auch über die Schaltfläche Edit hinter der eingestellten E-Mail-Adresse ändern.
Spracheinstellungen
Veterinary Inspection Process ist auf Niederländisch und Englisch verfügbar. Jeder Benutzer kann seine bevorzugte Sprache über die Benutzerpräferenzen einstellen.
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