Quartalskontrollen werden von Hauptadministratoren und Nutzerrechteverwalters in IAMconnected durchgeführt.
Sie können die Quartalskontrollen auf 2 Arten durchführen
- Über die Quartalskontrolle-Bildschirme (Sie gelangen hier über die Erinnerungsmail).
- Über den Bericht Benutzerübersicht. Diese Methode ist besonders nützlich bei großen Anzahlen von Mitarbeitern.
Quartalskontrollen über die Quartalskontrolle-Bildschirme durchführen
Im Bildschirm Quartalskontrollen (erreichbar über die Erinnerungsmail) sehen Sie die Liste der noch zu validierenden Mitarbeiter. Mit dem Pfeil hinter dem Mitarbeiter sehen Sie die Details des betreffenden Mitarbeiters und können diesen suspendier oder löschen. Um zu validieren, folgen Sie den folgenden Schritten. Sie sind hierfür bereits eingeloggt und haben den Link aus der Mail gefolgt, um die Quartalskontrolle durchzuführen.
- Wählen Sie die Mitarbeiter, die Sie validieren möchten, indem Sie auf das Kontrollkästchen vor den Namen klicken. Überspringen Sie also die Mitarbeiter, die Sie (noch) nicht validieren können.
- Drücken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiter validieren. Sie erhalten eine Bestätigung auf dem Bildschirm, sobald dies erfolgreich ist. Auch verschwinden die kontrollierten Mitarbeiter aus der Liste.
In dem Moment, in dem alle Mitarbeiter validiert sind, erscheint Quartal abgeschlossen im Bild.
Quartalskontrollen über den Benutzerübersicht-Bericht für große Gruppen von Benutzern
Diese zweite Arbeitsweise ist insbesondere für die Kontrolle größerer Anzahlen von Mitarbeitern geeignet.
- Auf der Registerkarte Mitarbeiter können Sie die Liste der Mitarbeiter über die Schaltfläche Download Benutzerübersicht herunterladen. Dieser Download kann in beispielsweise Excel geöffnet oder in ein eigenes Kontrolltool geladen werden.
Tipp: Vergleichen Sie die Liste (automatisch) mit einer internen aktuellen Liste von Mitarbeitern. Dabei verwenden Sie die E-Mail-Adresse als Suchschlüssel. - Überprüfen Sie, ob alle Mitarbeiter in der Liste noch Zugang benötigen. Gehen Sie zur Registerkarte Mitarbeiter. Suchen Sie den betreffenden Mitarbeiter und drücken Sie auf den Pfeil hinter dem Mitarbeiter, um das Detailfenster zu öffnen. Hier können Sie Mitarbeiter löschen.
- Wenn Sie sicher sind, dass alle verbleibenden Mitarbeiter noch im Dienst sind, können Sie die gesamte Liste der Mitarbeiter auf einmal validieren. Gehen Sie zur Registerkarte Quartalskontrollen. Drücken Sie auf das oberste Kontrollkästchen neben den Spaltennamen, um die gesamte Liste auszuwählen. Drücken Sie auf Mitarbeiter validieren, um alle Mitarbeiter zu validieren. In einem Popup bestätigen Sie dies mit der Schaltfläche Alle Mitarbeiter validieren.
In dem Moment, in dem alle Mitarbeiter kontrolliert sind, erscheint Quartal abgeschlossen im Bild.
Tipps für die Durchführung der Quartalskontrolle über die Benutzerübersicht
- Klicken Sie auf Datum genehmigt, um die Benutzer nach dem Genehmigungsdatum zu sortieren. So können Sie die Validierung mit den Benutzern starten, die am längsten genehmigt wurden.
- Als Nutzerrechteverwalter können Sie nur vom Hauptadministrator genehmigt werden.
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