Im folgenden Video führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Dienst Cargo Declaration Export Containers. Unter dem Video haben wir die wichtigsten Schritte als Nachschlagewerk ausgeschrieben.
Auch verfügbar auf Niederländisch.
Cargo Declaration Export Containers hat zwei Basisbildschirme;
- die Manifest overview
- die Cargo details
Die Manifest overview (Hauptbildschirm) mit der Übersicht der verschiedenen Manifeste sieht so aus.
Neues Manifest einrichten
Viele Unternehmen senden die Ladeliste über eine EDIFACT Systemverknüpfung an Portbase. Diese Ladeliste ist anschließend in der Manifest overview sichtbar. Es ist auch möglich, in den Webbildschirmen manuell ein Manifest anzulegen. Folgen Sie dafür den folgenden Schritten:
- Wählen Sie oben rechts im Hauptbildschirm + New manifest.
- Suchen Sie das Schiff über den Schiffsnamen oder CRN und wählen Sie das richtige Terminal aus.
Die Reisenummer ist optional, wir empfehlen jedoch, diese auszufüllen, wenn Sie mehrere Manifeste für 1 Schiff einreichen, das vom selben Terminal abfährt. Auf diese Weise können Sie zwischen den Manifesten unterscheiden. Außerdem werden Extra loaded equipment, die nicht auf dem Manifest stehen, über die Reisenummer verknüpft.
Ein Manifest suchen und sortieren
In der Manifest overview können Sie ein Manifest über die Suchleiste suchen. Außerdem können Sie anhand von Merkmalen eine Auswahl treffen. Das können Sie auf folgende Weise tun:
- Geben Sie in der Suchleiste (einen Teil) des Ship name oder der Call Reference Number (CRN) ein, um ein Manifest zu suchen.
- Über die Dropdown-Filter können Sie pro Kategorie Gruppen von Manifesten anhand von Merkmalen auswählen.
- Durch die Auswahl eines Datumsbereichs bei ETD/ATD wird eine Auswahl der Manifeste erstellt. Wenn das Schiff noch nicht abgefahren ist, ist die Estimated Time of Departure (ETD) sichtbar. Wenn das Schiff abgefahren ist, ändert sich dieses Feld zur Actual Time of Departure (ATD).
Erläuterung der Tabs "All manifests" und "Urgent"
Im Tab Urgent stehen die Manifeste, wenn das Schiff bereits abgefahren ist, das Manifest aber noch nicht vom Zoll akzeptiert wurde. Eine weitere Kategorie, die hier zu finden ist, sind Manifeste, die nach der Akzeptanz durch den Zoll ein Update erhalten haben, zum Beispiel wenn ein Dokument gefunden wird, das zuvor nicht vorhanden war, weil keine Voranmeldung (NED) gemacht wurde.
Alle Manifeste sind im Tab All manifests zu finden, unabhängig vom Status eines Manifests. Auch die Manifeste aus dem Tab Urgent stehen dazwischen.
Erläuterung der verschiedenen Status
In der Abbildung unten sehen Sie eine Erläuterung der verschiedenen Status aus Cargo Declaration Export Containers.
Erläuterung Bildschirm Cargo details
Der Bildschirm Cargo details öffnet sich, wenn Sie ein Manifest auswählen. Unten sehen Sie ein Beispiel, wie dieser Bildschirm aussieht.
Manifest prüfen und senden
Es gibt vier Möglichkeiten, um das Manifest zu prüfen, bevor es an den Zoll gesendet wird.
Nicht geladene Equipment
Wählen Sie den Tab Not loaded, um zu prüfen, welche Equipment(s) zwar auf der Ladeliste stehen ohne dass eine Ladebestätigung vom Terminal erhalten wurde. Prüfen Sie gemeinsam mit dem Terminal, ob das Equipment geladen wurde, und löschen Sie das Equipment bei Bedarf.
Equipment ohne Dokument
Im Tab No document stehen die vollen Equipment mit Buchungsnummer, für die kein Dokument gefunden wurde. Es ist möglich, manuell ein Dokument zuzuweisen, indem Sie Link document auswählen.
Ein Dokument verknüpfen ist nur möglich, wenn für das Equipment zwar ein Dokument gefunden wurde, aber mit einer anderen Buchungsnummer. Wenn kein Dokument verknüpft werden kann, müssen Sie Kontakt mit Ihrem Kunden aufnehmen.
Wählen Sie die richtige Zeile, wenn mehrere Optionen verfügbar sind.
Extra geladenes Equipment
Wenn Sie Extra loaded equipment auswählen, sehen Sie, welche Equipment vom Terminal bestätigt wurden, aber nicht auf dem Manifest stehen. Für diese Equipment hat Portbase noch keine Informationen erhalten, dass sie auf dem Manifest aufgeführt werden müssen.
Sie können ein Equipment über +Add equipment hinzufügen. Hier lesen Sie, wie das geht.
Kontrolle der Anzahl und Manifest versenden
Auf der linken Seite des Bildschirms bei Transport equipment sehen Sie, ob die Gesamt-Anzahl Equipment auf dem Manifest mit der Terminalliste übereinstimmt. Hier lesen Sie, wie Sie eine Übersicht der Manifestdaten herunterladen können, um diese Informationen mit den Informationen aus Ihrem eigenen System zu vergleichen.
Auf der Zeitleiste oben rechts im Bildschirm unter History können Sie unter anderem sehen, wann Equipment auf der Ladeliste nicht verarbeitet wurden.
Das Manifest kann an den Zoll gesendet werden, indem Sie auf Send manifest klicken. Im neuen Bildschirm prüfen Sie die Daten.
Hinzufügen und Löschen von Equipment
Equipment kann über die Webbildschirme oder per Excel-Upload zu einem bestehenden Manifest hinzugefügt werden.
Equipment manuell hinzufügen
Folgen Sie dafür den folgenden Schritten:
- Wählen Sie +Add equipment im Bildschirm Cargo details
- Geben Sie die Equipmentnummer und Buchungsnummer ein. Geben Sie auch an, ob das Equipment voll oder leer ist.
- Wählen Sie Add equipment, um die Daten zu bestätigen und zum Manifest zurückzukehren. Während der Eingabe der Daten erscheint automatisch eine neue Eingabezeile.
Mehrere Equipment per Excel hochladen
Folgen Sie dafür den folgenden Schritten:
- Klicken Sie auf die 3 vertikalen Punkte und wählen Sie Upload equipment im Dropdown-Menü, das erscheint.
- Wenn Sie eine Excel-Datei gemäß der Vorlage bereitstehen haben, ziehen Sie diese in das Upload-Feld oder klicken Sie zur Position der gespeicherten Vorlage.
Wenn Sie die Vorlage noch nicht haben, finden Sie sie unten im Pop-up, das sich öffnet, unter this template.
Equipment löschen
Sie können Equipment löschen, indem Sie das Auswahlkästchen vor dem Equipment ankreuzen und anschließend auf den Papierkorb klicken. Möchten Sie alle Equipment auf einmal löschen? Kreuzen Sie das Auswahlkästchen links neben Equipment ID an, gefolgt vom Papierkorb. Der Papierkorb erscheint, wenn ein Auswahlkästchen angekreuzt ist.
Ladeliste und Manifest herunterladen
Folgen Sie dafür den folgenden Schritten:
- Klicken Sie im Bildschirm Cargo details auf die 3 vertikalen Punkte.
- Wählen Sie Download load list oder Download manifest im Dropdown-Menü. Der Download startet automatisch.
- In der Excel-Datei der Ladeliste stehen dieselben Daten wie im Bildschirm. Das Manifest zeigt auch Dokumentnummern, aber keine Informationen zur Ladeliste und Ladebestätigung.