Deze procedure is generiek. In deze back-up procedure lees je wat je kan doen wanneer een van de benodigde systemen niet beschikbaar is:
- het Port Community System (PCS)
- het Douanesysteem
- het terminalsysteem
Het Port Community System is niet beschikbaar
Is deze situatie is het niet mogelijk om een voormelding bij de terminal te doen via de service Melding Export Documentatie (MED). Informatie over storingen kan je vinden op onze statuspagina. Wanneer de storing niet vermeld is, kan je contact opnemen met onze Customer service.
Hoe te handelen tijdens de storing?
Exportdocumenten kunnen via de website van de terminal worden voorgemeld. Mocht de terminal geen online service bieden, dan kan je de voormelding via de terminalbalie op de terminal doen. In het artikel Welke terminals hebben een fysieke balie? staat het benodigde overzicht.
Bij terminals die dit alternatief niet bieden, moet je wachten totdat de storing voorbij is. Komt het geplande vertrek in gevaar, neem dan contact op met de betreffende terminal. De contactgegevens zijn te vinden in het artikel Contactgegevens van Terminals voor exportproces
Hoe te handelen na de storing?
Als de storing voorbij is kan je de exportdocumenten alsnog via Melding Export Documentatie aanbieden. Ook als de exportdocumenten zijn ingeleverd bij de terminalbalie.
De exportdocumenten zijn nodig voor de vermelding op het Douane manifest. Heb je vragen? Neem contact op met onze Customer Service.
Het Douanesysteem is niet beschikbaar
Wanneer het Douanesysteem AGS/DMS of DVA niet beschikbaar is, ontbreekt het benodigde Douanedocumentnummer voor de voormelding in de service Melding Export Documentatie (MED).
Een storing in het Douanesysteem wordt gemeld via een servicebericht op de website van de Douane. Via de website kan je je aanmelden om deze serviceberichten te ontvangen.
Hoe te handelen tijdens de storing?
De Douane kan bij een storing de noodprocedure in werking stellen. De Douane-noodprocedure die van toepassing is, is afhankelijk van het land waar de aangifte gedaan wordt:
Stel de documentatie op behorende bij de noodprocedure. Als de noodprocedure geldt, kan je de volgende werkwijze hanteren.
Noodprocedure Uitvoer AGS/DMS:
- Als documenttype in de MED-melding gebruik: REX
- Voor het documentnummer gebruik je het MRN-nummer als beschikbaar, een LRN nummer kan ook gebruikt worden. Als beiden niet beschikbaar zijn, kan het EORI-nummer van de aangever gebruikt worden. Bij meerdere aangiften voeg je hieraan een letter toe, bijvoorbeeld A, B, AA, AB, etc.
Noodprocedure Transit lading(DVA):
- Als documenttype in de MED-melding gebruik: RTR
- Voor het documentnummer gebruik je het MRN-nummer als beschikbaar. Als dit niet beschikbaar is, kan het EORI-nummer van de aangever gebruikt worden. Bij meerdere aangiften voeg je hieraan een letter toe, bijvoorbeeld A, B, AA, AB, etc.
De documentatie behorende bij de noodprocedure stuur je op naar het Centraal Werkpunt Douane (CWP) op het moment dat de lading aanwezig is op de terminal. Dit is terug te lezen in het artikel Contactgegevens Centraal Werkpunt Douane.
Het CWP stelt de lading vrij voor de Rotterdamse terminals zodat deze kan vertrekken vanaf de terminal. Mocht het land waar de noodprocedure actief is speciale wensen hebben voor het documentnummer, wat ook op het export manifest komt, dan kan dit met het CWP afgestemd worden.
Hoe te handelen na de storing?
Voor een goed verloop van het douaneproces is het noodzakelijk dat je na beëindiging van de storing alsnog een elektronische aangifte doet. Dit geldt zowel voor uitvoer- als voor transitzendingen. Van de Douane krijg je dan een nieuw documentnummer. Bij een storing in een douanesysteem buiten Nederland dien je bij de Douane daar de werkwijze na te gaan na een storing
Als je tijdens de noodprocedure de voormelding hebt gedaan met documenttype REX / RTR en de zending staat al op de terminal, dan stuurt je de terminal géén nieuwe melding meer met het achteraf alsnog verkregen documentnummer uit de elektronische aangifte.
Heb je vragen? Neem contact op met onze Customer Service.
Het terminalsysteem is niet beschikbaar
Wanneer het terminalsysteem niet beschikbaar is, kan de terminal de voormelding uit de service Melding Export Documentatie (MED) niet ontvangen. Hierdoor kan lading ook niet worden toegelaten tot de terminal.
Hoe te handelen tijdens de storing?
Documentregistratie kan afgehandeld worden via de terminalbalie. In het artikel Welke terminals hebben een fysieke balie? staat het benodigde overzicht.
Bij terminals die dit alternatief niet bieden, moet je wachten totdat de storing voorbij is. Komt het geplande vertrek in gevaar, neem dan contact op met de betreffende terminal. De contactgegevens zijn te vinden in het artikel Contactgegevens van Terminals voor exportproces. Volg daarnaast de gebruikelijke procedure voor de vooraanmelding richting de terminal via Melding Export Documentatie.
Hoe te handelen na de storing?
Portbase zal de aankomstmelding (export lading) en afmelding (transit lading) na de storing doorzetten aan de Douane mits de terminal de ontvangst van de lading kenbaar heeft gemaakt bij Portbase. We adviseren de aankomst bij de terminal in de Portbase service Track en Trace te verifiëren.
Gerelateerd aan