Deze informatie is bedoeld voor de rol beheerder binnen Portbase.
Je kan als beheerder in IAMconnected gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen. Elke organisatie heeft één hoofdbeheerder. Deze kan meerdere gebruikersbeheerders aanwijzen.
Gebruikers aanmaken
Je kan als beheerder nieuwe gebruikers aanmaken in IAMconnected. Ga in IAMconnected naar het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers. Daar vind je de knop Nieuwe medewerker.
Vul de gevraagde gegevens in en klik op Stuur uitnodiging. De gebruiker ontvangt per email de uitnodiging om het account aan te maken. De nieuwe gebruiker is direct gekoppeld met jouw organisatie.
Koppelverzoeken behandelen
Een gebruiker kan zelf een IAMconnected account aanmaken en een koppelverzoek met jouw organisatie indienen. Deze keur je als beheerder in IAMconnected goed (of wijs je af). Lees het artikel Koppelverzoek behandelen in IAMconnected voor meer informatie.
Als jouw organisatie ook in het Port Community Systeem (PCS) is geregistreerd dan wordt de gebruiker ook aangemaakt in PCS en kun je daar onder Organisatiebeheer services aan de gebruiker toewijzen. Lees meer over het toewijzen van services in het Gebruikers toegang geven tot een service.
Multi Factor Authenticatie (MFA) Resetten
Een MFA reset door de beheerder is nodig als gebruikers geen beschikking meer hebben over hun oude telefoon of beveiligingssleutel. Lees hiervoor het artikel MFA resetten voor een medewerker
Gebruikers kunnen ook zelf hun MFA resetten als zij bijvoorbeeld een nieuwe telefoon of beveiligingssleutel hebben. Lees hiervoor het artikel MFA resetten.
Wijzigingsverzoeken goedkeuren
Gebruikers kunnen zelf hun persoonlijke gegevens wijzigen. Sommige van de wijzigingen moet je als beheerder goedkeuren. Via een e-mail wordt je geïnformeerd dat er een wijzigingsverzoek klaar staat. Je behandelt deze als volgt:
- Selecteer in IAMconnected een medewerker in het tabblad Gebruikersbeheer > Wijzigingsverzoek
- Klik op het wijzigingsverzoek
- Beoordeel het wijzigingsverzoek en klik op Accepteren of Weigeren
Medewerkers op non-actief zetten
Medewerkers die tijdelijk geen toegang nodig hebben kan je op non-actief zetten. Deze kan je op een later moment weer herstellen wanneer de medewerker weer toegang moet hebben. Volg hiervoor de volgende stappen om een medewerker op non-actief te zetten.
- Selecteer in IAMconnected een medewerker in het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers
- Klik op de knop Op non-actief.
Als jouw organisatie ook in PCS is geregistreerd dan is de gebruiker nog steeds zichtbaar in PCS. Deze kan PCS echter niet meer gebruiken.
Medewerkers verwijderen (met of zonder einddatum)
Medewerkers die geen toegang meer nodig hebben kun je verwijderen door de volgende stappen te volgen:
- Selecteer in IAMconnected een medewerker in het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers
- Klik op de knop Verwijderen.
Als jouw organisatie ook in PCS is geregistreerd, dan wordt de medewerker daar ook definitief verwijderd. Het is ook mogelijk om een medewerker in de nabije toekomst te verwijderen (bijvoorbeeld aan het eind van deze maand). Vul bij Einddatum (optioneel) de gewenste einddatum in.
Non-actieve medewerkers herstellen
Je kan medewerkers die (tijdelijk) op non-actief zijn gezet weer toegang geven:
- Selecteer in IAMconnected de medewerker in het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers
- Klik op de knop Herstellen
Als jouw organisatie ook in PCS is geregistreerd, dan kan de medewerker daar ook weer inloggen en gebruik maken van de eerder toegewezen services.
Medewerkers gebruikersbeheerder maken
Alleen een hoofdbeheerder kan medewerkers promoveren tot gebruikersbeheerder.
Je kan één of meerdere medewerkers rechten geven om ook gebruikers te beheren. Dit is handig als je tijdelijk niet beschikbaar bent wegens vakantie of ziekte. Je kunt ook bijvoorbeeld per afdeling of vestiging een gebruikersbeheerder aanwijzen.
- Selecteer in IAMconnected een medewerker in het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers
- Selecteer Gebruiksbeheerder onder het kopje Toegangsniveau (zie onderstaande screenshot).
Gebruikersbeheer rechten verwijderen bij medewerkers
- Selecteer in IAMconnected een medewerker in het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers
- Selecteer Medewerker onder het kopje Toegangsniveau. (zie onderstaande screenshot).
Een nieuwe hoofdbeheerder aanwijzen
Als hoofdbeheerder kan je je taak als hoofdbeheerder overdragen aan één andere medewerker.
- Selecteer in IAMconnected een medewerker in het tabblad Gebruikersbeheer > Medewerkers
- Selecteer Hoofdbeheerder onder het kopje Toegangsniveau.
- Druk op de knop Hoofdbeheerder overdragen (zie onderstaande screenshot) en volg de stappen op het scherm.
Er wordt gevraagd om je tekenbevoegde te controleren. Vervolgens wordt via de mail de tekenbevoegde gevraagd akkoord te gaan met de nieuwe hoofdbeheerder. De juiste tekenbevoegde met het juiste e-mailadres is daarvoor noodzakelijk.
Als je tekenbevoegde of de contactgegevens van je tekenbevoegde niet kloppen, kun je deze direct aanpassen. Klik hiervoor op Tekenbevoegde klopt niet. Je kunt vervolgens de juiste tekenbevoegde en contactgegevens kiezen, zolang deze in het handelsregister bekend zijn.
Omdat er nooit meer dan één hoofdbeheerder kan zijn, zorgt deze actie ervoor dat je zelf geen hoofdbeheerder meer bent.
Gerelateerd aan