Kwartaalcontroles worden door hoofdbeheerders en gebruikersbeheerders uitgevoerd in IAMconnected.
Je kan de kwartaalcontroles op 2 manieren uitvoeren
- Via de kwartaalcontrole schermen (je komt hier via de herinneringsmail).
- Via de rapportage gebruikersoverzicht. Deze manier is vooral handig bij grote aantallen medewerkers.
Kwartaalcontroles uitvoeren via de kwartaalcontrole schermen
In het scherm Kwartaalcontroles (te bereiken via de herinneringsmail) zie je de lijst met nog te valideren medewerkers. Met het pijltje achter de medewerker zie je de details van de betreffende medewerker en kan je deze op non-actief zetten of verwijderen. Om te valideren volg je de volgende stappen. Je bent hiervoor al ingelogd en hebt de link uit de mail gevolgd om de kwartaalcontrole uit te voeren.
- Selecteer de medewerkers die je wilt valideren door te klikken op de checkbox voor de namen. Sla dus de medewerkers over die je (nog) niet kan valideren.
- Druk op de knop Valideer medewerkers. Je krijgt een bevestiging op het scherm zodra dit gelukt is. Ook verdwijnen de gecontroleerde medewerkers uit de lijst.
Op het moment dat alle medewerkers zijn gevalideerd, verschijnt Kwartaal afgerond in beeld.
Kwartaalcontroles via de gebruikersoverzicht rapportage voor grote groepen gebruikers
Deze tweede manier van werken is met name geschikt voor het controleren van grotere aantallen medewerkers.
- Op de tab Medewerkers kan je de lijst met medewerkers downloaden via de knop Download gebruikersoverzicht. Deze download kan je openen in bijvoorbeeld Excel of inladen in een eigen controletool.
Tip: vergelijk de lijst (automatisch) met een interne actuele lijst van medewerkers. Daarbij gebruikt je het emailadres als zoeksleutel. - Controleer of alle medewerkers in de lijst nog steeds toegang nodig hebben. Ga naar de tab Medewerkers. Zoek de betreffende medewerker op en druk op het pijltje achter de medewerker om het detail-scherm te openen. Hier kan je medewerkers verwijderen.
- Als je zeker bent dat alle overgebleven medewerkers nog steeds in dienst zijn, dan kan je de hele lijst medewerkers in één keer valideren. Ga naar de tab Kwartaalcontroles. Druk op de bovenste checkbox naast de kolomnamen om de hele lijst te selecteren. Druk op Valideer medewerkers om alle medewerkers te valideren. In een popup bevestig je dit met de knop Alle medewerkers valideren.
Op het moment dat alle medewerkers zijn gecontroleerd, verschijnt Kwartaal afgerond in beeld.
Tips voor het uitvoeren van de kwartaalcontrole via het gebruikersoverzicht
- Klik op Datum goedgekeurd om de gebruikers op de goedkeuringsdatum te sorteren. Zo kan je de validatie starten met de gebruikers die het langst geleden zijn goedgekeurd.
- Als gebruikersbeheerder kan je alleen door de hoofdbeheerder worden goedgekeurd.
Gerelateerd artikel
Gerelateerd aan