Deze service biedt voor keurstations een overzicht waarmee je de status van keuringen kunt volgen en beheren.
Keuringsoverzicht
Volg de status van een keuring, inclusief equipment, GGB-nummer(s), ladingaanbieder, type keuring, klantreferentie en Status. Het overzicht biedt verschillende filter- en zoekmogelijkheden waarmee je eenvoudig een keuring terug kan vinden.
De filterinstellingen blijven bewaard als je de browser afsluit.
Tip: Wil je alle nieuwe keuringsaanvragen inzien? Gebruik hiervoor in het linker menu de de optie Aangevraagd. Wilt je alle uit te voeren keuringen op een datum inzien? Filter via het linker menu op de betreffende datum met daarbij status Geaccepteerd.
Statussen van de keuring en keurpunt
Hieronder vind je uitleg van alle mogelijke statussen:
Status Keuring
- Opgeslagen (Grijs): Deze status is niet zichtbaar voor een keuringsstation, gezien de GGB-aangifte nog niet is gekoppeld aan een inspectieverzoek voor een keurpunt.
- Aangevraagd (Blauw): De aanvraag is ingediend en wacht op een reactie van het keurpunt.
- Afgewezen (Rood): De aanvraag is door het keurpunt afgekeurd voor het aangevraagde moment, de klant kan een nieuw moment kiezen.
- Geaccepteerd (Groen): De aanvraag is goedgekeurd door het keurpunt en staat gepland op het aangevraagde moment.
Status Keurpunt
- Opgeslagen (Grijs): Er is nog geen status doorgekomen.
- Lading aangekomen (Blauw): De lading is aangekomen bij het keurpunt.
- Afgemeld (Groen): De keuring is afgehandeld.
Details van de keuring
Aan de rechterkant van de keuringsaanvraag kun je via de knop Details alle informatie over de keuringsaanvraag vinden.
In het tabblad Overzicht staan alle details over de keuring, zoals wie de ladingaanbieder is en het tijdvak van de keuring. In het tabblad Tijdlijn staan alle gebeurtenissen van deze keuring, zoals wanneer de keuring is aangemaakt en geaccepteerd. Hieronder zie je een voorbeeld.
Beheren van tijdschema’s
Een keurpunt moet een tijdschema’s aanmaken om zo de openingstijden en capaciteit te beheren. Het tijdschema kan je naar eigen inzicht wijzigen. Het instellen en beheren doe je via de volgende stappen:
- Open de gebruikersvoorkeuren. Deze vind je aan de rechtsbovenin je scherm, de ronde knop met jouw voorletter.
- Kiest voor Beheer tijdschema’s
- In het scherm dat opent staan alle tijdschema’s die actueel of verlopen zijn. Selecteer Details om een tijdschema te bewerken of + Toevoegen tijdschema om een nieuwe aan te maken.
- Geef de periode aan wanneer dit tijdschema geldig is. Veranderen de openingstijden of capaciteit niet? Maak dan een tijdschema aan met een einddatum ver in de toekomst. Veranderen de openingstijden en capaciteit vanaf een bepaalde datum (bijvoorbeeld avondkeuringen of een aangepast vakantieschema? Dan kan je een nieuw tijdschema aanmaken met deze begin- en einddatum.
Zorg dat deze periodes aansluiten en niet overlappen met andere tijdschema’s. Ook dient het tijdsschema altijd langer dan 1 dag te zijn.
Het is mogelijk om per dag aan te geven (in meerdere tijdsblokken) hoe lang een tijdvak beschikbaar is en welke capaciteit daarin beschikbaar is. De capaciteit is het aantal GGB's aangiftes dat aangevraagd kan worden in dat tijdvak.
Tip: Door de capaciteit per tijdvak op te geven ziet een ladingaanbieder direct of er nog plaats is in tijdvak. Voorbeeld: Is de totale capaciteit voor een tijdvak 30 en heeft u al 28 aanvragen geaccepteerd, dan is de actuele capaciteit nog 2.
Hieronder zie je het scherm waarin je het tijdschema kan aanpassen.
Een keuringsaanvraag accepteren, afwijzen of wijzigen
Aan de rechterkant van de keuringsaanvraag kan je via de opties-knop (drie puntjes boven elkaar) een aanvraag accepteren of afwijzen. Hieronder zie je hoe dit eruit ziet in de service.
Voor aanvragen met de status Aangevraagd kan je via Details ook het tijdschema nog wijzigen. Let op, doe dit altijd in overleg met de indiener.
Als je een aanvraag afwijst moet je een reden opgegeven. De ladingaanbieder ontvangt deze reden van afwijzing in een e-mailnotificatie en word ook geregistreerd in de tijdlijn.
Geaccepteerde keuring toch afwijzen of de aankomst melden
Aan de rechterkant van de keuringsaanvraag, via de opties-knop (drie puntjes boven elkaar) kan je een geaccepteerde keuring alsnog afwijzen. De aanvrager zal een nieuwe afspraak moeten maken.
Door Aankomst melden bevestig je dat het equipment is aangekomen bij het keurpunt.
Een ontvangen keuring afmelding na controle
Nadat de aankomst van het equipment is gemeld kan je aangegeven dat de keuring is uitgevoerd. Aan de rechterkant van de keuringsaanvraag kun je via de opties-knop (de drie puntjes boven elkaar) de keuring afmelden.
Hierdoor krijgt de aanvrager een melding dat de lading is vrijgegeven. Wanneer de ladingaanbieder de GGB-aangiftes indient via Portbase, wordt de keuring automatisch afgemeld zodra de NVWA de aangifte vrijgeeft. Niet alle ladingaanbieders gebruiken Portbase voor het indienen van de aangiftes.
Instellen van e-mailnotificatie en schermtaal
E-mailnotificaties kan je instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijf je eenvoudig of de hoogte bij belangrijke statuswijzigingen. Volg hiervoor de volgende stappen:
- Open de gebruikersvoorkeuren en kies Notificatie instellingen
- Via de toggle kan je de e-mailnotificatie aan of uit zetten. Je hoeft niet op opslaan te drukken.
E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van jouw PCS-account, dit kan je ook wijzigen via de knop Aanpassen dat achter het ingestelde e-mailadres staat.
Schermtaal
Veterinair Inspectie Proces is beschikbaar in Nederlands en Engels. Iedere gebruiker kan zelf zijn of haar voorkeur hiervoor aangeven via de gebruikersvoorkeuren.