In onderstaande video nemen we je stap voor stap mee in de service Track & Trace Export. Onder de video hebben we de belangrijkste stappen uitgeschreven als naslag.
Ook beschikbaar in het Nederlands.
Hoofdscherm
In het hoofdscherm staan de zendingen die je volgt gegroepeerd op boekingsnummer. Als je zelf de digitale voormelding doet in de service Melding Export Documentatie (MED), dan vind je hier deze voormeldingen.
Recht bovenin het scherm heb je de mogelijkheid om een boeking handmatig toe te voegen. Je kan iedere voormelding volgen, dus ook als de voormelding door een andere partij is gedaan. Selecteer + Boeking toevoegen. In het scherm dat opent kan je het boekingsnummer die je wilt volgen, toevoegen.
Zoeken kan op equipment, boekings- en documentnummer. Het is ook mogelijk om op een gedeelte van de zoekterm te zoeken.
Uitleg statusinformatie in het hoofdscherm
In het hoofdscherm is via symbolen aangegeven wat de laatste status is. Er zijn vier kleuren mogelijk in combinatie met een status. De kleuren en statussen staan onder de afbeelding verder toegelicht. * Geen inspectie ontvangen = Automatisch vrijgeven.
Boeking
Grijs = Onbekend bij terminal. De voormelding is nog niet gedaan.
Wanneer de voormelding is gedaan wordt bekend of een terminal de zending verwacht of heeft opgevraagd.
Geel = Onbekend bij terminal. De voormelding is gedaan, alleen is deze nog niet opgevraagd door een terminal/ er is geen terminal die de zending verwacht.
Groen = Bekend bij terminal. De voormelding is gedaan en is opgestuurd aan een terminal/ er is een terminal die de zending verwacht.
Document
Grijs
- Document onbekend. De voormelding is nog niet gedaan.
Rood
- Document verwijderd. Er was een voormelding aanwezig, het equipment gekoppeld aan het document/MRN is hierna verwijderd.
- Document afgekeurd. Het document/MRN in de voormelding is afgekeurd door de Douane bij aankomst terminal, de zending zal niet geladen worden op het schip. De voormelding moet aangepast worden met een geldig document/MRN of de terminal moet een nieuwe aankomst melden bij Portbase.
- Één van de documenten afgekeurd. Eén van de documenten/MRNs in de voormelding is afgekeurd door de Douane bij aankomst terminal, de zending zal niet geladen worden op het schip. De voormelding moet aangepast worden met een geldig document/MRN of de terminal moet een nieuwe aankomst te melden bij Portbase.
Groen
- Document bekend. De voormelding is gedaan en het document/MRN is bekend gemaakt.
- Document goedgekeurd. Alle documenten/MRNs in de voormelding zijn geaccepteerd door de Douane.
Douane inspecties
In geval van meerdere documenten/MRNs in een zending zal de meest urgente status zichtbaar zijn. Indien een zending uit twee documenten bestaat waarbij 1 document/MRN een inspectie heeft zal het stoplicht rood kleuren met de opmerkingen Inspectie.
Grijs
- Inspectie onbekend. De aankomst van het document/MRN is nog niet gemeld bij de terminal.
Rood
- Inspectie. De aankomst van het document/MRN is gemeld en de Douane heeft een Inspectie aangezegd. Het type inspectie is onbekend.
- Inspectie (Scan/Zegel). De aankomst van het document/MRN is gemeld en de Douane heeft een Inspectie aangezegd. Het equipment moet door de scanner of het zegel wordt gecontroleerd.
- Inspectie (Fysiek). De aankomst van het document/MRN is gemeld en de Douane heeft een Inspectie aangezegd. Het equipment zal fysiek gecontroleerd worden op een locatie buiten de terminal.
Groen
- Vrijgegeven na inspectie. De aankomst van het document/MRN is gemeld en de Douane heeft een Inspectie aangezegd. De inspectie is inmiddels uitgevoerd en het equipment is vrijgegeven.
- Automatisch vrijgegeven. De aankomst van het equipment en boekingsnummer bijbehorende het document/MRN is gemeld door de terminal. De status kleurt groen wanneer het documenttype geen vrijgave nodig heeft (bijvoorbeeld ICT en TT1) of de Douane heeft geen Inspectie aangezegd.
Wanneer het documenttype een vrijgave vereist wordt de aankomst gemeld bij de Douane. Nadat het document geaccepteerd is, kan de inspectie aangezegd worden door de Douane. Bij geen reactie wordt de zending na 5 minuten automatisch vrijgegeven door Portbase. Vanuit de Douane zijn er geen beperkingen om het equipment te laden op het schip.
Schip
Grijs
- Planning onbekend. Er is geen laadlijst ontvangen van de rederij/cargadoor voor de combinatie boekingsnummer met equipment.
Blauw
- Gepland op schip. De laadlijst is ontvangen van de rederij/cargadoor voor de combinatie boekingsnummer met equipment. De zending staat gepland om geladen te worden.
- Geladen op schip. De terminal heeft een laadbevestiging gestuurd aan Portbase voor de combinatie boekingsnummer met equipment.
Groen
- Manifest geaccepteerd. Het document/MRN gekoppeld aan de combinatie boekingsnummer en equipment, staat op een manifest welke de Douane correct heeft ontvangen.
Rood
- Manifest afgekeurd: Het document/MRN gekoppeld aan de combinatie boekingsnummer met equipment, staat op een manifest welke de Douane heeft afgekeurd. Je zal geen confirmation of exit ontvangen voor deze zending.
Tijdlijn
Voor gedetailleerde informatie over de boeking selecteert je de Tijdslijn naast de boeking. In het scherm staan de datum en tijdstippen van de verschillende statussen van de export zending. Je kan bijvoorbeeld zien wanneer de voormelding gedaan is en eventuele veranderingen van deze voormelding. Een aantal voorbeelden van gebeurtenissen die getoond worden zijn:
- Voormelding aangemaakt: Document X toegevoegd voor equipment X.
- Voormelding opgevraagd door terminal: Boeking bekend bij terminal.
- Equipment aangekomen bij terminal: Gate in ontvangen voor equipment.
- Portbase heeftdocument/MRN gemeld aan de Douane en Douane herkent het documentnummer: Document X geaccpteerd door Douane
- Nadat het document geaccepteerd is door de Douane wordt het document door Portbase na 5 minuten automatisch vrijgegeven. Vanuit de Douane zijn er geen beperkingen om het equipment te laden op het schip: Automatische vrijgave voor document