In onderstaande video nemen we je stap voor stap mee in de service Melding Lading Export Containers. Onder de video hebben we de belangrijkste stappen uitgeschreven als naslag.
Ook beschikbaar in het Nederlands.
Melding Lading Export Containers heeft twee basisschermen;
- het Manifest overzicht
- de Lading details
Het Manifest overzicht (hoofdscherm) met het overzicht van de verschillende manifesten, Ziet er zo uit.
Opzetten nieuw manifest
Vele bedrijven sturen de laadlijst via een EDI-fact systeemkoppeling op aan Portbase. Deze laadlijst is hierna zichtbaar in het Manifest overzicht. Het is ook mogelijk om in de webschermen een manifest handmatig aan te maken. Volg hiervoor de volgende stappen:
- Selecteer rechtsbovenin + Nieuw manifest in het hoofdscherm.
- Zoek het schip op via de scheepsnaam of CRN en selecteer de juiste terminal.
Het reisnummer is optioneel, we adviseren dit wel in te vullen wanneer je meerdere manifesten indient voor 1 schip die vertrekt vanaf dezelfde terminal. Op deze manier kan je onderscheid maken tussen de manifesten. Ook worden Extra geladen equipments die niet op het manifest staan, gekoppeld via het reisnummer.
Een manifest opzoeken en sorteren
In het Manifest overzicht kan je een manifest opzoeken via de zoekbalk. Ook kan je een selectie maken van een op basis van kenmerken. Dit kan je op de volgende manieren doen:
- Vul in de zoekbalk (een deel) van de Scheepsnaam of het Call Referenfce Number (CRN) in om een manifest op te zoeken.
- Via de dropdown filters is het mogelijk om per categorie groepen manifesten te selecteren op basis van kenmerken.
- Door een datum range te selecteren bij ETD/ATD wordt een selectie van de manifesten gemaakt. Wanneer het schip niet is vertrokken, is de Estimated Time of Departure (ETD) zichtbaar. Wanneer het schip vertrokken is, verandert dit veld naar de Actual Time of Departure (ATD).
Uitleg tabs Alle manifesten en Urgent
In de tab Urgent staan de manifesten als het schip al is vertrokken, maar het manifest nog niet geaccepteerd is door de Douane. Een andere categorie die hier terug te vinden is zijn manifesten welke na de acceptatie door de Douane een update gehad hebben bijvoorbeeld als een document gevonden wordt welke eerder niet aanwezig was omdat er geen vooraanmelding (MED) was gedaan.
Alle manifesten zijn terug te vinden onder de tab Alle manifesten, onafhankelijk van de status van een manifest. Ook de manifesten uit de tab Urgent staan hiertussen.
Uitleg verschillende statussen
In de afbeelding hieronder zie een toelichting op de verschillende statussen vanuit Melding Lading Export Containers.
Toelichting scherm Lading details
Het scherm Lading details opent wanneer je een manifest selecteert. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe dit scherm eruit ziet.
Controleren en opsturen manifest
Er zijn vier mogelijkheden om het manifest te controleren, voordat het verstuurd wordt aan de Douane.
Niet geladen equipments
Selecteer de tab Niet geladen om na te gaan welke equipment(s) wel op de laadlijst staan zonder dat er een laadbevestiging van de terminal is ontvangen. Controleer samen met de terminal of het equipment geladen is en verwijder het equipment indien nodig.
Equipments zonder document
In de tab Zonder document staan de volle equipments met boekingsnummer waarvoor geen document is gevonden. Het is mogelijk om handmatig een document toe te wijzen door Document koppelen te selecteren.
Een document koppelen is alleen mogelijk als voor het equipment wel een document gevonden is, maar met een ander boekingsnummer. Als er geen document gekoppeld kan worden moet je contact opnemen met je klant.
Selecteer de juiste regel wanneer meerdere opties beschikbaar zijn.
Extra geladen equipment
Wanneer je Extra equipments geladen selecteert kan je zien welke equipments bevestigd zijn door de terminal maar niet op het manifest staan. Voor deze equipments heeft Portbase nog geen informatie ontvangen dat ze op het manifest vermeld moeten worden.
Je kan een equipment toevoegen via +Equipment toevoegen. Hier lees je hoe dat moet.
Controleer op aantallen en verstuur het manifest
Aan de linkerkant van het scherm bij Transport equipments kan je zien of het totaal aantal equipments op het manifest overeenkomt met de terminallijst. Hier lees je hoe je een overzicht van de manifest data kan downloaden om deze informatie te vergelijken met de informatie uit jouw eigen systeem.
Op de tijdslijn, rechtsboven in het scherm onder Historie kan je onder andere zien wanneer een equipment op de laadlijst niet verwerkt zijn.
Het manifest kan opgestuurd worden aan de Douane door te klikken op Manifest versturen. In het nieuwe scherm controleer je de gegevens.
Toevoegen en verwijderen van equipments
Equipments kunnen via de webschermen of Excel upload toegevoegd worden aan een bestaand manifest.
Manueel equipment toevoegen
Volg hiervoor de volgende stappen:
- Selecteer + Equipment toevoegen in het scherm Lading details
- Vul het equipmentnummer en boekingsnummer in. Geef ook aan of het equipment vol of leeg is.
- Selecteer Equipment toevoegen om de gegevens te bevestigen en terug te keren naar manifest. Tijdens het invoeren van de gegevens zal automatisch een nieuwe invoerregel verschijnen.
Uploaden van meerdere equipments via een Excel
Volg hiervoor de volgende stappen:
- Klik op de 3 verticale puntjes en selecteer Equipment uploaden in het drop-down menu wat verschijnt.
- Heb je een Excel file volgens het template klaar staan, sleep deze dan naar het upload vak, of klik naar de locatie van het opgeslagen templaten.
Heb je de template nog niet dan staat deze onderin de pop up die opent onder deze template.
Verwijderen van equipment
Een equipment kan je verwijderen door het keuzevakje voor het equipment aan te vinken en hierna te klikken op de prullenbak. Wil je alle equipments in één keer verwijderen? Vink het keuzevak links naast Equipment ID aan, gevolgd door de prullenbak. De prullenbak verschijnt wanneer een keuzevak is aangevinkt.
Download laadlijst en manifest
Volg hiervoor de volgende stappen:
- Klik in het scherm Lading details op de 3 verticale puntjes.
- Selecteer Laadlijst downloaden of Manifest downloaden in het dropdown menu. De download start automatisch.
- In de Excel van de laadlijst staan dezelfde gegevens als in het scherm. Het manifest laat ook documentnummers zien maar geen laadlijst en laadbevestiging informatie.