Starten met Melding Schip

In dit artikel leggen weg belangrijke functies en handige onderdelen uit van de service Melding Schip. 

De service werkt volgens het principe:

• Click and Act: vanuit jouw overzicht klik je voor meer details en het uitvoeren van benodigde acties
• Manage by exception: afwijkende zaken worden in de service onder de aandacht gebracht. Je ziet duidelijk waar actie gevraagd is

Binnen het overzicht kan je eenvoudig zoeken op je eigen zoekterm. 

Visit overview 

In het overzicht Visit overview heb je 24/7 realtime inzicht in al je scheepsbezoeken. Alles staat overzichtelijk bij elkaar: bovenaan de verwachte schepen daaronder de aangekomen schepen vervolgens de vertrokken schepen en tot slot de geannuleerde scheepsbezoeken

Nieuw scheepsbezoek aanmaken

• Klik op de knop New visit.
• Vul de verplichte velden in als vessel, port of call, location en ETA en klik op Create visit.
• In het overzicht Visit overview zie je het aangemaakte scheepsbezoek.

Je kan een nieuw scheepsbezoek aanmaken op basis van een eerder bezoek. Vul je het call reference number van dat vorige scheepsbezoek in, dan worden alle gegevens automatisch gekopieerd, met uitzondering van de tijden.

Melden van een inkomende of doorgaande reis

Meldingen moeten worden gedaan volgens de geldende regels in de Regeling Meldingen en Communicatie Scheepvaart. Het tijdstip van melden is uiterlijk 24 uur (geulers 48 uur) voor aankomst Sea Buoy en daarna iedere afwijking van meer dan 30 minuten.

Intenties 

Bij het melden van een inkomende of doorgaande reis dien je een keuze te maken:

• Waiting for orders (WFO) Wanneer er nog geen tijdstip bekend is waarop het schip naar binnen kan en het tot nader order buiten blijft. De rest van de melding kan verder zo volledig mogelijk worden ingevuld
• Request for entry (RFE) Het tijdstip waarop het schip naar binnen kan, is (bij benadering) bekend en de tijdsaspecten in de melding kunnen worden ingevuld.

ETA sea buoy 

Je moet ook de ETA sea buoy invullen. Dit is de referentietijd voor de verwachte aankomst van het schip bij de sea buoy.

De sea buoy is de locatie voor de kust die als referentiepunt dient voor aankomst bij de havenplaats:

• Voor Rotterdam is dit de Maas Center buoy.

• Voor Amsterdam is dit de Kruispost.

Gaat een schip al vóór de sea buoy voor anker? Dan is de ETA sea buoy een virtuele tijd: het tijdpad van het schip wordt dan geëxtrapoleerd tot aan de sea buoy.

Komt een schip vanuit het achterland? Dan kan je geen WFO kiezen en is er ook geen sea buoy.

Planning baseren op

• ETA PBP is het ijdstip waarop het schip bij de betreffende Pilot Boarding Place verwacht wordt met de intentie om naar binnen te komen. Havenmeester en nautisch dienstverleners gaan bij de planning uit van de tijd bij het beloodsingsstation. Het verwachte tijdstip waarop het schip op de ligplaats aankomt (ETA berth) wordt vervolgens door de havenmeester via het PCS aangegeven.
• ETA Berth is de verwachte tijd waarop het schip op de ligplaats is en de eerste tros vastzit (first line secured). Havenmeester en nautisch dienstverleners gaan bij de planning uit van de aankomsttijd op de ligplaats. De Havenmeester en de dienstverleners plannen zodanig dat de daadwerkelijke aankomst op de ligplaats zo dicht mogelijk bij deze tijd ligt. Hiertoe koppelen zij via het systeem de ETA PBP die nodig is om de planning op de ligplaats te halen terug. De agent stemt de ETA PBP vervolgens af met de gezagvoerder.

Beloodsingsstation 

Bij het melden van I/D-reizen bestaat de keuze uit een aantal verschillende beloodsingsstations (Pilot Boarding Places)  

The earliest time of port entry 

Hiermee geef je aan dat het schip -indien mogelijk- eerder opgevoerd en evt. beloodst mag worden dan de ETA PBP, maar niet vóór deze ‘earliest time’.  

Bestellen van een inkomende of doorgaande reis

Alle reizen moeten in zijn geheel via het PCS gemeld én besteld worden. 

Besteltermijn 

Dit is tijd die door het PCS wordt afgedwongen tussen het moment van bestellen en het moment van beloodsen of binnenkomst zonder loods.

• 15 minuten voor ETA Pilot Boarding Place Voor schepen via Maascenter/Kruispost zonder nautische dienstverleners is de besteltermijn 15 minuten. Dit geldt ook voor reizen vanuit het achterland.
• 30 minuten voor ETA Pilot Boarding Place Voor schepen met alleen roeiers via Maascenter/Kruispost is de besteltermijn 30 minuten. Dit geldt ook voor reizen vanuit het achterland.
• 2 uur voor ETA Pilot Boarding Place Voor reizen vanuit het achterland geldt een besteltermijn van 2 uur.
• 3 uur voor ETA Pilot Boarding Place Voor schepen met loods en/of slepers via E13 of Maas Center/Kruispost moet 3 uur voor ETA PBP de inkomende of doorgaande reis besteld worden.
• 12 uur voor ETA Pilot Boarding Place Voor geulschepen en LNG-schepen groter dan 180 meter geldt een ongewijzigde besteltermijn van 12 uur.

Je kan in het PCS aangeven dat het schip eerder op de Pilot Boarding Place kan zijn om beloodst te worden dan de besteltermijn toelaat. In dat geval zal het Loodswezen, net als nu, haar best doen om zo vroeg mogelijk te beloodsen. 

Aangepaste loodsdienst 

Net als bij uitgaande reizen dien je, zodra er sprake is van een aangepaste loodsdienst en afhankelijk van het type schip, extra gegevens in te vullen zodra je het inkomende schip bestelt:

• Captain agrees with shore based pilotage
• Captain is imo-loa registered
• Suitable for helicopter Hoisting/Landing (bij uitgaande reizen is dit alleen Yes/No)
• Remarks (optioneel)

Terugkoppeling in PCS 

Na het bestellen van de inkomende of doorgaande reis bevestigen de Havenmeester en de nautische dienstverleners hun beoordeling en capaciteit – eventueel met een gewijzigd aantal sleepboten. Zodra alle partijen hebben bevestigd, zie je de planning teruggekoppeld in het PCS. Wijzigt de ETA PBP op aangeven van de Havenmeester of op verzoek van de nautische dienstverleners? Dan wordt dit ook zichtbaar in het PCS. Het streven is om deze terugkoppeling, net als bij U/V-reizen, binnen 30 minuten te tonen met de vertrouwde iconen.

Uitwisselen

Een belangrijk uitgangspunt is dat jij als agent zelf verantwoordelijk bent voor het tijdig bestellen van je inkomende schip. Dat geldt ook als de binnenkomst afhankelijk is van een ander schip.

Het PCS ondersteunt je hierbij. Bij het invullen van een inkomende reis kan je aangeven dat de binnenkomst van jouw schip afhankelijk is van een ander schip.

Exchange with other vessel

• De ligplaats van bestemming van jouw schip is bezet.

• De binnenkomst is afhankelijk van de bestelde vertrektijd van het andere schip.

Entry after other vessel

Moet jouw schip afmeren langszij een ander schip? Dan is de binnenkomst afhankelijk van de bestelde binnenkomst van dat andere schip.

In beide gevallen ontvang je – als je dit hebt ingesteld in je preferences – een notificatie (per e-mail en sms) zodra het andere schip besteld wordt en wanneer die bestelling wijzigt.

Op basis daarvan kan je de bestelling van je inkomende schip plaatsen of aanpassen.

Regels voor handmatig bestellen van inkomende schepen bij ‘Uitwisselen met’ 

Auto-order 

Je kan instellen dat het PCS jouw inkomende reis automatisch bestelt – en waar nodig aanpast – zodra het andere schip besteld wordt (of wanneer die bestelling wijzigt).

Je ontvangt dan een notificatie dat de bestelling van jouw schip automatisch is gedaan of aangepast.

Let op: automatisch bestellen is alleen mogelijk:

• voor schepen naar de Europoort

• en voor schepen van 200 meter of langer naar ligplaatsen buiten de Europoort.

Voorbeeld voor automatisch schuiven bij ‘Uitwisselen met’ 

Voor Amsterdam alle schepen zoals blok 1 (>= 150m en Europoort).

Volgende agent autoriseren

In onderstaande video zie je hoe je een volgende agent kan autoriseren. 

Overdragen naar volgende agent

In onderstaande video zie je hoe je iets kan overdragen naar een volgende agent. 

Gerelateerd artikel

• Starten met Melding Schip in Vlissingen en Terneuzen