Het aanvragen van een vergunning of ontheffing voor bezoeken aan Rotterdam (en aangrenzende havens) is mogelijk vanuit het bezoek in Melding Schip.
Ontheffingen aanvragen in tekstveld 'Exemptions'
Het is mogelijk om op een ligplaats van een visit een ontheffing toe te voegen. Gebruik hiervoor het veld 'Exemptions' in Melding Schip.
Het veld is een tekstveld waar door middel van tekstinvoer een ontheffing geselecteerd wordt. De tekstinvoer is niet hoofdlettergevoelig en de resultaten zijn gebaseerd op een configuratie. Hierdoor wordt per ligplaats geconfigureerd welke ontheffing kan worden aangevraagd. We voorkomen hiermee dat er een ontheffing wordt aangevraagd op een ligplaats waar dit niet mogelijk is of juist niet nodig is.
De titels van de ontheffingen zijn Engelstalig. Op zoek naar een Nederlandse vertaling? Bekijk dan de tabel.
Terugkoppeling met 'Consideration' en 'General Information'
Bij het selecteren van een ontheffing verschijnt er een pop-up. In dit scherm staan 2 mogelijke informatieblokken: 'Consideration' en 'General Information'. Dit wordt niet bij alle ontheffingen weergegeven, de weergave is afhankelijk van de aanvraag.
Voor de 'Consideration' is akkoord met de wettekst bijbehorend bij de ontheffing nodig. Zonder akkoord is het aanvragen van de ontheffing niet mogelijk.
Bij 'General Information' staat aanvullende informatie die te gebruiken is bij de aanvraag van de ontheffing.
Zie onderstaand een voorbeeld van het type ontheffing 'To be located or berth in an area where this is not permitted with a certain category of vessel.'
Aanvullende velden invullen
Na het akkoord gaan met de 'Consideration' verschijnen er aanvullende velden bijbehorend bij de geselecteerde ontheffing. Standaard worden er een aantal algemene velden getoond zoals telefoonnummer, e-mailadres, naam van aanvrager, op wiens verzoek de ontheffing wordt aangevraagd en of de ontheffing naar waarheid is ingevuld.
Ook is er de ruimte om een reden voor de ontheffing mee te geven of aanvullende details te noteren. Zie de geel gemarkeerde velden in de onderstaande afbeelding voor de ontheffing 'To be located or berth in an area where this is not permitted with a certain category of vessel.'
Verder is het mogelijk voor alle formulieren één of meerdere bijlage(n) toe te voegen. Voor een aantal ontheffingen is het verplicht om een bijlage mee te sturen, indien dat het geval is wordt dit getoond in het informatie-icoon bij “Attachment”.
Naast de algemene velden zijn er ook velden die specifiek voor die ontheffing van toepassing zijn. Deze velden zijn voor de ontheffing “To be located or berth in an area where this is not permitted with a certain category of vessel.”, rood gemarkeerd. Voor alle andere ontheffingen zijn dit dus specifieke velden die van toepassing zijn voor die ontheffing.
Voor elk veld wordt aangegeven of het verplicht of optioneel is. Verplichte velden worden aangeduid met een asterisk (*).
Tot slot wordt bij een aantal velden een informatie-icoon weergegeven waarin een toelichting of instructie over de gewenste invoer wordt gegeven. Door met de muis over een icoon te bewegen, verschijnt aanvullende tekst.
Ontheffing versturen
Wanneer alle velden zijn gevuld kan de ontheffing via “Save & Send” naar het Haven Coördinatie Centrum (HCC) verzonden worden. Na het klikken op ‘Save & Send’ wordt er een e-mail gegenereerd die wordt verzonden naar het HCC, met de aanvrager in cc. Deze e-mail bevat alle ingevoerde waarden van de ontheffing, plus gewenste informatie die al beschikbaar was in Melding Schip (bijvoorbeeld de lengte van het schip of de ligplaats). Het HCC geeft via de mail verdere terugkoppeling aan de aanvrager.
Muteren en annuleren ontheffing
Indien een wijziging gewenst is, kan het betreffende veld worden aangepast, waarna opnieuw op ‘Save & Send’ moet worden geklikt. In dat geval wordt er een nieuwe e-mail verzonden, met ‘Mutatie’ in de onderwerpregel, zodat het HCC op de hoogte is van de aangebrachte wijziging op de oorspronkelijke ontheffing.
Daarnaast is het mogelijk om een ontheffing te annuleren. Klik hiervoor op het kruisje in het veld ‘Exemption', dan start het annuleringsproces. De gebruiker ontvangt vervolgens een validatieverzoek. Indien deze actie wordt bevestigd, ontvangt het HCC een e-mail met als onderwerpregel ‘Annulering’.
Meerdere ontheffingen op één ligplaats
Het is mogelijk om op één ligplaats meerdere ontheffingen toe te voegen. Na het selecteren van een ontheffing in het veld “Exemption” verschijnt er automatisch een nieuwe regel waarin opnieuw via tekstinvoer een ontheffing geselecteerd kan worden. Dit geldt ook voor eventuele aanvullende ontheffingen.
Gerelateerd aan