IAMconnected

De huidige hoofdbeheerder kan een nieuwe hoofdbeheerder aanwijzen via organisatiebeheer. Dit dient te worden goedgekeurd door de tekenbevoegde.

Als de huidige hoofdbeheerder buiten beeld is geraakt dan kun je contact opnemen met onze Customer Service.

Dit kan op twee manieren. Als je nog niet gekoppeld bent met een organisatie dan krijg je bij het inloggen een pop-up scherm zien met de mogelijkheid om een organisatie aan de maken.

Ben je al wel gekoppeld met een organisatie dan kun je een additionele organisatie aanmaken via de tab ‘organisatiebeheer’ > ‘Nieuwe organisatie aanmelden’.

Bij het aanmaken van een organisatie worden eerst de bedrijfsgegevens opgehaald. Betreft het een Nederlands bedrijf, dan kan er gezocht worden op KvK-nummer en voor buitenlandse bedrijven op organisatie naam, adres en plaats.

Selecteer de gewenste tekenbevoegde en vul de bijhorende contactgegevens, het organisatietype en eigen zakelijke contactgegevens in. De tekenbevoegde zal via email een uitnodiging krijgen om zich te identificeren. Wanneer de identificatie doorlopen en goedgekeurd is, zal de tekenbevoegde een activatiecode toegestuurd krijgen, waarmee de beoogde hoofdbeheerder de aanmelding kan voltooien. De hoofdbeheerder wordt hiermee officieel de hoofdbeheerder van de organisatie. De code dient ingevuld te worden op het scherm ‘open verzoek’, te benaderen via de tab ‘open verzoek’. Als de organisatie aangemeld is kunnen medewerkers zich vervolgens koppelen aan de nieuwe organisatie.

Deze functionaliteit is nog niet actief.

Het valideren gebeurt door de tekenbevoegde op verzoek van de hoofdbeheerder. Deze vraagt dat aan via de tab ‘organisatiebeheer’ – ‘mijn organisaties’ – [kies organisatie]. Het scherm bestaat uit verschillende onderdelen die aangepast kunnen worden d.m.v. het pennetjes icoon.

Als een nieuwe tekenbevoegde wordt geselecteerd dan zal deze zich eerst moeten identificeren via het “remote identification” proces.

De tekenbevoegde ontvangt een email met een overzicht van de oorspronkelijke en gewijzigde organisatiegegevens. In de email staat ook een activatiecode die bij akkoord moet worden doorgegeven aan de hoofdbeheerder. De hoofdbeheerder kan de activatiecode invullen bij het openstaande verzoek onder “Open verzoek”.

Deze functionaliteit is nog niet actief.

De openstaande koppelverzoeken vind je via ‘gebruikersbeheer’ > In behandeling. Klik op een koppelverzoek op het open te klappen. Check de (zakelijke) gegevens die de gebruiker heeft ingevuld. Er worden er drie opties getoond: Accepteren, Weigeren en Einddatum.

Bij accepteren kan ook de einddatum worden ingevuld de gekoppelde medewerker b.v. een tijdelijk contract heeft. De gebruiker wordt automatisch ontkoppeld op deze datum en ontvangt 7 dagen voor de beëindiging een waarschuwingsemail.

Alle geaccepteerde gebruikers zijn te vinden onder de tab medewerkers.

Het verzoek is terug te vinden via ‘Gebruikersmanagement’ > tab ‘wijzigingsverzoeken. Elk verzoek kun je openklikken om meer informatie te zien. Hier kun je het verzoek accepteren of weigeren.

Zoek de betreffende medewerker op via ‘gebruikersbeheer’ > Medewerkers. Klap de medewerker open die je wilt ontkoppelen van de organisatie en selecteer de optie ‘schort gebruiker op’ om hem tijdelijk te ontkoppelen. De medewerker kan op dit moment geen werkzaamheden meer doen voor de organisatie.

Wanneer je er zeker van bent dat de medewerker verwijderd moet worden navigeer dan naar het ‘Opgeschort’ tab. Klap de medewerker nogmaals open. Gebruik “ontkoppel gebruiker” om de medewerker volledig te ontkoppelen. Via “herstel” kun je de tijdelijk ontkoppelde gebruiker weer activeren.

Dit is alleen mogelijk als “periodieke validatie” voor de organisatie aan staat.

Deze optie is terug te vinden in de tab ‘gebruikersbeheer’ – ‘werknemers’ – [uitklappen overzicht gebruiker] – ‘valideer gebruiker’

Check (1) of de gebruiker nog steeds in dienst heeft (2) of de gebruiker nog steeds toegang nodig heeft tot IAMconnected (3) de gegevens van de gebruiker kloppen:

• Ontkoppel de gebruikers als deze niet meer in dienst is of geen toegang meer nodig heeft.
• Vraag de gebruiker om zijn gegevens te wijzigen als deze niet correct zijn.
• Alles in orde? Klik op “valideer gebruiker”.

Je kunt de gebruikersnaam terugvinden onder ‘gebruikersbeheer’ bij de betreffende gebruiker.