Hoe kan ik een gedane voormelding aanpassen of verwijderen?

Hoe kan ik een export document verwijderen/wijzigen in Portbase?

U kunt uw melding aanpassen tot het PCS een “gate in” van de terminal heeft ontvangen. Indien er al een container is aangekomen op de terminal, kan alleen de terminal de melding nog aanpassen. Wilt u nog wijzigingen doorvoeren? Neem dan contact op met de rederij. De rederij kan de terminal verzoeken om uw melding aan te passen.

Hoe kunt u meldingen wijzigen/verwijderen?

In de service “Melding Export Documentatie” kunt u uw melding opzoeken via het filter. U doet dit door het export document nummer/containernummer/boekingsnummer in te geven. Indien u het onderstreepte documentnummer aan klikt, kunt u de zending verwijderen en/of wijzigen. Indien u het onderstreepte containernummer aan klikt, kunt u het boekingsnummer en containernummer aanpassen.

Omvat uw melding meerdere containers? Dan dient u op het te wijzigen/verwijderen exportdocumentnummer te klikken. U kunt dan het exportdocumentnummer en het documenttype aanpassen. U kunt hier ook een foutieve container verwijderen en deze vervolgens opnieuw toevoegen met de juiste gegevens.

Hoe komt het dat het boekingsnummer niet bekend is?

In de service Melding Export Documentatie is er een automatische controle op het boekingsnummer. Na het indienen ziet u als expediteur of exporteur direct of het betreffende boekingsnummer bij de terminal bekend is. Er is een aantal redenen waarom een match (in eerste instantie) kan ontbreken:

1. De container is bestemd voor een terminal die niet meedoet aan Melding Export Documentatie. De volgende containerterminals in Rotterdam gebruiken de service: Hutchison Ports ECT Delta Terminal, Euromax Terminal Rotterdam, RST, Uniport, Hutchison Ports Delta II, APM Terminals Maasvlakte II en RWG.
2. U heeft het boekingsnummer niet correct ingevoerd of de rederij heeft het boekingsnummer nog niet doorgezet naar de terminal. In dat geval dient u contact op te nemen met de rederij om te achterhalen wat er aan de hand is.

Ik ontvang de Foutcode 3074

Indien uw exportzending wordt afgekeurd met foutcode 3074 houdt dit in: “registreren aankomstmelding onmogelijk bij huidige status MRN”.

Indien uw melding met deze foutcode is afgekeurd kunt u het beste contact opnemen met de douane. De douane heeft namelijk de “arrival at exit” van het document afgekeurd.

U kunt de douane bereiken via telefoonnummer: 088-1566655.

Ik ontvang een Diversion Rejection

Diversion rejection houdt in dat de aankomstmelding afgekeurd is door de douane uit het land van herkomst van het document.

Dit kan diverse redenen hebben, zoals bijvoorbeeld dat het document al is afgemeld in een ander EU-land. U kunt het beste contact opnemen met de douane uit het land van herkomst van het document om de status van het document na te vragen. Eventueel naar aanleiding van de uitkomst van het gesprek met de buitenlandse douane kunt u de douane in Nederland bellen voor meer informatie, via het telefoonnummer 088-1566655.

Vaak wordt er aangeraden om een nieuw document op te laten maken, echter is dit de verantwoordelijkheid van de aangever.

Het document wat afgekeurd is kan verwijderd worden uit Portbase. U kunt dit doen door in de service Melding Export Documentatie het documentnummer in het filter in te voeren.

Let op! Het filter moet wel aangepast worden indien u het document eerder heeft opgevoerd dan dat de “registratiedatum vanaf” aangeeft.

Vervolgens kunt u het onderstreepte documentnummer aanklikken en links onderin kiezen voor “Zending verwijderen”.

Wij raden u aan wel nog even contact op te nemen met de rederij om hun te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document is opgevoerd is.

Ik ontvang de foutmelding: “Container .... bevat exportzendingen van een andere expediteur. Weet u zeker dat u uw exportzending(en) aan deze container wilt toevoegen?”

Dit is een waarschuwing die optreedt in onderstaande gevallen:

1. Als de combinatie van het container- en boekingsnummer al eerder in Portbase zijn aangegeven.
2. Als het documentnummer al door een andere partij is opgevoerd
3. Als de container meerdere documenten bevat

Indien de container meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en zal de zending opgeslagen worden.

Indien 1 of 2 het geval is dat wordt deze gevolgd door de onderstaande foutmelding:

De exportzending voor document … bestaat al.

Indien deze foutmelding optreedt, houdt dit in dat de combinatie van documentnummer en containernummer reeds in ons systeem bestaat omdat iemand deze al heeft opgevoerd. Dit kunt u zelf geweest zijn of een andere partij in de keten, zoals een vervoerder of de terminal.

Ik ontvang de foutmelding: “De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal.”

Als het papieren document nog wordt meegegeven, dan voeren de terminals in sommige gevallen de documenten op. Terminals zijn echter niet verplicht om dit te doen, om die reden kan het voor komen dat containers blijven staan.

Wij raden aan de documenten op te voeren voordat de containers op de terminal aankomen. Dit voorkomt deze foutmelding en heeft u zelf inzicht in alle informatie over de zending.

Welke documenttypes kan ik voormelden in Portbase?

Wat is het verschil tussen RT1/TT1 en RT2/TT2?

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen doorgaande lading en lading die in Rotterdam wordt afgemeld door de Douane. Let bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend in Rotterdam
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam is worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand vervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een ander kantoor dan Rotterdam. Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het EU-land van bestemming.

Wat moet ik invullen bij notificatiepartij?

Bij notificatiepartij kan een e-mailadres van een derde partij ingevuld worden. Bijvoorbeeld een vervoerder of leverancier. De Notificatiepartij is geen verplichtveld.

Hoe kan ik bij Niet Unie goederen welke onder T1 uitgaan een wederuitvoer document opmaken.

In geval van wederuitvoer van niet-uniegoederen kunt u de volgende werkwijze hanteren:

1. U maakt via AGS (of DSU) een aangifte wederuitvoer op en ontvangt daarbij een EX A als bewijs. Wanneer u met deze aangifte wederuitvoer de goederen vervoert naar het kantoor van uitgang (de containerterminal) dan kunt u de goederen in dit geval registreren als “EX” in het Port Community System (PCS). Het exportmanifest zuivert uw aangifte wederuitvoer.
2. U maakt via AGS (of DSU) een aangifte wederuitvoer op en ontvangt daarbij een EX A als bewijs van wederuitvoer. U laat deze direct opvolgen door een NCTS  T1-document  i.v.m. de verantwoordelijkheden tijdens het vervoer. Het T1-document zuivert per direct uw aangifte wederuitvoer. In dit geval registreert u uw goederen als “RT1” in het PCS. Het is niet nodig om in dit geval ook uw EX A te registreren in het PCS. Het T1-document wordt gezuiverd op het moment dat de containerterminal uw zending heeft ontvangen en het T1-document afmeldt bij de Douane.

Hoe kan ik een ATA Carnet voormelden in Portbase?

Het is mogelijk om een ATA-carnet te registreren via Melding export documentatie. Hiervoor kunt u de documentcode ATA gebruiken.

Let wel, dat u voor deze overige documenten wel het fysieke document moet overhandigen bij de terminal. Er is namelijk nog steeds een fysieke afhandeling van deze documenten bij de Douane.

Ik ontvang de foutmelding: “You must supply a value for Document number”

Dit heeft te maken dat er bij een groupage container een documentregel is toegevoegd die nog leeg is. Deze kunt u invullen of met het prullenbakje verwijderen.