In onderstaande video leggen we alles uit over de service Melding Container Achterland Road. Onder de video vind je meer informatie als naslag bij de video.
Ook beschikbaar in het Nederlands of Duits.
MCA Road opstarten
- Ga naar iamconnected.eu in jouw browser.
- Klik op Inloggen en volg de stappen om je aan te melden.
- Klik na inloggen op de tegel PCS.
- Kies in My services onder Road voor de service Melding Container Achterland.
Heb je nog geen toegang tot deze service? De collega binnen jouw organisatie die als Portbase-hoofdgebruiker is aangemerkt, kan jou hiervoor de benodigde autorisatie geven.
Dashboard
Aan de hand van vijf tabbladen links op het dashboard worden jouw statusaanvragen en voormeldingen gecategoriseerd.
- All handlings: Dit tabblad toont alle statusaanvragen (handlings die nog niet aan een visit gekoppeld zijn) en voormeldingen (handlings die aan een visit gekoppeld zijn).
- To do: Hier worden alle handlings getoond exclusief de handlings die zijn opgehaald/afgezet.
- Status requests: Dit tabblad toont alle statusaanvragen.
- Not ready: Dit tabblad toont alle handlings die nog niet volledig klaar zijn om opgehaald/afgezet te worden.
- Completed: Als een handling is opgehaald/afgezet, kan je deze op dit tabblad terugvinden.
Om ervoor te zorgen dat MCA Road stabiel en snel blijft functioneren, worden bij het starten van de service de 500 meest recente voormeldingen en de 500 meest recente statusaanvragen opgehaald. Wanneer je de zoekbalk, tabbladen, het terminal filter of het drop-off/pick-up filter gebruikt, wordt er gezocht in/gefilterd uit deze 1000 resultaten. Als je een specifieke handling zoekt die niet tussen deze resultaten staat, kan je het datumfilter gebruiken om alle resultaten op te halen binnen de geselecteerde tijdsperiode.
Niet alle terminals sturen gate-in/gate-out informatie aan MCA Road. Voormeldingen waarvoor geen gate-in/gate-out wordt gestuurd, worden zeven dagen na ETA automatisch verplaatst van het ‘To do’ naar het ‘Completed’ tabblad.
Zoeken en (datum)filter
In de zoekbalk bovenin het dashboard kan je zoeken op zaken zoals:
- Shipping company
- TAR-code
- Pick-up/drop-off number
- Etc.
Je kan meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie. Je zoekt automatisch binnen het tabblad waarop je je op dat moment bevindt. Als een handling niet gevonden wordt binnen het huidige tabblad, kan je met één druk op de knop zoeken binnen het tabblad All handlings.
Je kan je zoekopdracht verfijnen met het datumfilter links op het dashboard.
Klik op Date onder de tabbladen.
Selecteer een datumrange (max. 31 dagen) of kies één specifieke dag.
Klik op Apply om het filter toe te passen.
Wil je de datumrange aanpassen? Klik dan opnieuw op het filter.
Wil je het filter verwijderen? Klik op het kruisje rechts van Date.
Rechts van de zoekbalk vind je een pick-up/drop-off- en terminalfilter. Deze filters maken het mogelijk de zoekopdracht verder te specificeren.
Sorteren
Met de sorteerfunctie, die te vinden is rechts van de filters, kan je de handlings sorteren op basis van:
- Tijdslot (oplopend)
- Recent geüpdatet
- Status
In het tabblad All handlings wordt standaard gesorteerd op tijdslot (aflopend).
Statusinformatie
Op het dashboard worden visits weergegeven met de bijbehorende handling(s). Visits worden aangeduid door lichtgrijze blokken. Onder een visit vallen één of meerdere handelings. Binnen het grijze blok van een visit wordt een handling aangeduid door een wit blok.
Per handling wordt op het dashboard de meeste essentiële statusinformatie getoond aan de hand van bolletjes. Ga met jouw muis over deze bolletjes voor meer detailinformatie over documenten, aanwezigheid van de container, commercial release en meer.
Nieuwe handling registreren met een statusaanvraag of voormelding
Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van een nieuwe statusaanvraag of voormelding:
- Klik op de knop Add handling rechtsboven in het dashboard.
- Vul de verplichte velden in. Deze zijn aangegeven door een asterisk (*). Tip: je kan snel door de datum- en tijdvelden heen gaan met behulp van de tabknop. Door in het datumveld bijvoorbeeld 15 in te vullen en vervolgens op de tabknop te drukken, wordt de datum aangevuld met de huidige maand en het huidige jaartaal. Het tijdveld vult automatisch aan met het hele uur.
- Klik op de knop Submit status request onderaan het scherm voor het indienen van een statusaanvraag. Indien je de nieuwe handling wil indienen als voormelding, klik dan op de knop Submit pre-notification. Met het indienen van een voormelding maak je een afspraak bij de terminal voor het halen/brengen van een container.
Niet elke terminal ondersteunt statusaanvragen. Zie hier welke terminals statusaanvragen ondersteunen.
Upload functionaliteit
Het is mogelijk om meerdere containers tegelijk te uploaden met behulp van de Upload functionaliteit in combinatie met het XLS-template. Volg hiervoor onderstaande stappen:
- Klik op de knop Add handling rechtsboven in het dashboard.
- Klik op het tabblad Excel rechts van het tabblad Manual bovenin het scherm.
- Klik op Download Excel template om de spreadsheet te downloaden.
- Open de spreadsheet in Excel.
- Lees de instructies op het eerste tabblad goed door met betrekking tot de verplichte velden.
- Vul de spreadsheet in en sla deze op jouw computer op.
- Upload of sleep het Excel-bestand naar het daarvoor bestemde gebied op het tabblad Excel.
- Klik op de knop Submit as status request om de handlings als statusaanvraag in te dienen. Indien je de handlings als voormelding wilt uploaden, klik je op de knop Submit as pre-notification. Door het doen van een voormelding maak je een afspraak op de terminal voor het ophalen/afleveren van een container.
Handling of visit bewerken
Handling bewerken
Volg onderstaande stappen om een handling te bewerken:
- Klik op Details rechts van de handling die je wil bewerken.
- Klik op de knop Edit rechtsboven op het dashboard. Hier kan je de handling details aanpassen (bv. container nummer, acceptance reference, rederij, etc.).
- Voor het aanpassen van een statusaanvraag, klik op de knop Update status request om de aanpassingen op te slaan. Voor het aanpassen van een voormelding, klik op de knop Update pre-notification om de aanpassingen op te slaan.
Volg onderstaande stappen voor het annuleren van een handling:
- Selecteer de handling(s) die je wil annuleren.
- Klik op de Cancel handling(s) knop in de menubalk bovenin het dashboard.
Wil jij de geannuleerde handling opnieuw voormelden, koppel de geannuleerde handling dan aan een nieuw bezoek om kosten te besparen. Dit kan door de geannuleerde handling te selecteren en op Attach to visit te klikken in de menubalk bovenin het scherm. Maak je een nieuwe voormelding aan, dan zul je uiteindelijk voor twee voormeldingen betalen.
Statusaanvraag omzetten in een voormelding
Volg onderstaande stappen voor het omzetten van een statusaanvraag in een voormelding. Je kan de statusaanvraag omzetten in een voormelding op een nieuw bezoek of de voormelding direct koppelen aan een bestaand bezoek.
Volg onderstaande stappen om een statusaanvraag om te zetten in een voormelding op een nieuw bezoek:
- Selecteer de statusaanvraag die je om wilt zetten in een voormelding.
- klik op de knop Create pre-notification in de menubalk boven in het dashboard.
- Kies de terminal waar je de container wilt voormelden en vul de ETA in.
- Klik vervolgens op Submit pre-notificaiton om de statusaanvraag definitief om te z
- klik op de knop Create pre-notification in de menubalk boven in het dashboard.
- Kies de terminal waar je de container wilt voormelden en vul de ETA in.
- Klik vervolgens op Submit pre-notificaiton om de statusaanvraag definitief om te zetten in een voormelding.
Volg onderstaande stappen om een statusaanvraag om te zetten in een voormelding onder een al bestaand bezoek. Je kan onderstaande handeling ook voor meerdere statusaanvragen tegelijkertijd uitvoeren.
- Selecteer de statusaanvraag die je om wilt zetten in een voormelding.
- Klik op de knop Attach to visit in de menubalk bovenin het dashboard.
- De visits worden automatisch gefilterd op de terminal waarvoor de statusaanvraag is ingediend.
- Zet de statusaanvraag definitief om in een voormelding onder een bestaand visit door op Attach to this visit rechts van het desbetreffende visit te klikken.
Aanpassen uitvoerende wegvervoerder / Executing Charter
Lees het artikel Executing charter aanpassen in Melding Container Achterland Road voor meer informatie.
(Ont)koppelen containers
Koppelen containers
Er zijn twee manieren om containers te koppelen.
- Selecteer een bestaande handling / meerdere handlings en koppel deze aan een bestaande visit.
- Selecteer een bestaande visit en voeg hier een nieuwe of bestaande handling aan toe.
Optie 1: Selecteer een bestaande handling en koppel deze aan een bestaande visit.
Het is ook mogelijk meerdere handlings tegelijkertijd te selecteren.
- Selecteer de handling(s) die je aan een bestaande visit wilt koppelen.
-
Klik op de knop Attach to other visit in de menubalk bovenin het dashboard.
- Klik op de knop Attach to other visit in de pop-up die verschijnt.
- De visits worden automatisch gefilterd op de terminal waarvoor de handling is ingediend.
- Klik op de knop Attach to this visit rechts van de visit waaraan je de handling wilt koppelen.
Optie 2: Selecteer een bestaande visit en voeg hier een nieuwe of bestaande handling aan toe.
- Klik op Actions rechts van de visit waar je een handling aan toe wilt voegen.
- Klik op Add handling to this visit.
- De handlings worden automatisch gefilterd op de terminal waarnaar de visit is gepland.
-
Als je een nieuwe handling aan de visit wilt toevoegen, klik dan op de knop Create new handling rechtsboven in het dashboard. Vul de verplichte velden in en dien de nieuwe voormelding in door op de knop Submit pre-notification te klikken rechts onderin het scherm.
- Als je een bestaande handling aan de visit wilt toevoegen, klik op de knop Move handling rechts van de handling die je aan het bezoek wilt toevoegen.
Loskoppelen containers
Om containers los te koppelen van een bezoek, volg onderstaande stappen:
- Selecteer de handling(s) die je los wilt koppelen van een visit.
-
Klik op de knop Detach from visit in de menubalk bovenin het dashboard.
- Klik op de knop Detach handling in de pop-up die verschijnt.
Shipments
Bekijk onderstaande video voor meer informatie over shipments.
Ook beschikbaar in het Nederlands.
Met de functie Shipments heb je inzicht in welke containers aan je zijn toegewezen door middel van nominatie. Ook kan je een andere vervoerder nomineren voor de voormelding en het ophalen van de container. Dit is een nieuwe werkwijze om op een veilige manier data met elkaar te delen, ook wel de Vertrouwensketengenoemd.
Onderdelen
Ga vanuit de service MCA Road naar de tab Shipments. Hier zie je een overzicht van alle containers waarvoor je via de Vertrouwensketen bent genomineerd en waarvoor eventueel verdere actie noodzakelijk is.
Onder de tab Arrivals vind je de containers per zeeboot weergegeven. Onder de tab Shipments staan de containers gegroepeerd per opdrachtgever of ladingregisseur. Met het filter, boven de containers, vind je snel jouw container(s).
Zorg dat het datumbereik op de ETA van de zeeboot staat.
Uit te voeren acties
Op containerniveau kan je een aantal acties uitvoeren. Selecteer eén of meerdere containers en onderaan het scherm zie je een drietal knoppen met acties:
- Forward: een andere vervoerder nomineren
- Cancel forward: een nominatie intrekken
- Download: containerdata downloaden
Forward
- Klik op de knop Forward om een vervoerder te nomineren voor de afhandeling van het transport en de voormelding.
- Typ vervolgens de naam van de organisatie in die je wilt nomineren. Terwijl je typt, verschijnen de organisaties in het scherm die van toepassing zijn.
- Selecteer de juiste organisatie en deze is direct gekoppeld.
Je hebt nu de voormelding en het transport van de container uitbesteed aan een andere vervoerder. De gekozen vervoerder is nu te zien bij de containergegevens. De container blijft zichtbaar voor je en je kan de containerstatus, geplande en actual pick-up tijden blijven volgen. Alleen jouw eigen statusaanvraag of voormelding wordt geannuleerd bij de overdracht.
Cancel Forward
Wil je jouw nominatie intrekken van één of meerdere containers? Klik na het selecteren van een container op Cancel Foward. Deze container verdwijnt uit jouw overzicht. Vervolgens nomineer je een andere vervoerder.
Download
Via de knop Download, download je een Excelbestand met data van de geselecteerde containers voor jouw eigen TMS.
E-mailnotificaties
Het is mogelijk om per e-mail geïnformeerd te worden in het geval van bv. het afwijzen of accepteren van handlings en/of visits. Om deze updates te ontvangen, moet je je abonneren op de e-mailnotificaties.
- Klik op het belpictogram rechtsboven in het dashboard.
- Vul onder de notificaties het e-mailadres in waarop je de notificaties wilt ontvangen.
- Klik op de knop Save om jouw voorkeuren op te slaan.
Indien je gebruik maakt van groep e-mailadressen, dient het e-mailadres maar door één gebruiker binnen jouw organisatie te worden opgezet. Dit om te voorkomen dat je dezelfde mail meerdere keren ontvangt op dit e-mailadres.
E-mail containerstatussen
Het is mogelijk om containerstatus(sen) direct vanuit MCA naar jezelf of naar een extern e-mailadres te mailen. Volg hiervoor onderstaande stappen:
- Selecteer de handeling(s) waarvan je de containerstatussen per e-mail wilt ontvangen.
- Klik op de knop E-mail handeling(s) in de menubalk bovenin het dashboard.
- Vul het e-mailadres in waarnaar je de containerstatussen wilt laten verzenden.
- Klik op de knop Send.
Binnen enkele minuten wordt er een e-mail verzonden naar het opgegeven e-mailadres. Zie onderstaande voorbeeldmail ter illustratie.
Kopieer visit details als tekst
MCA Road biedt ook de mogelijkheid om bezoekgegevens als tekst te kopiëren, die via de boordcomputer met jouw chauffeur kan worden gedeeld.
- Klik op Actions rechts van het bezoek waarvan je de details als tekst wilt kopiëren.
- Klik op Copy visit as text.
Zie onderstaande screenshot ter illustratie.
Ontvang e-mail bij een Vertrouwensketen nominatie of annulering
E-mail notificaties zijn nu beschikbaar bij ontvangst van een Vertrouwensketen-nominatie en wanneer een nominatie wordt ingetrokken
Wil je deze notificaties ontvangen, voeg dan jouw e-mailadres toe in het webscherm van MCA.
Maak je gebruik van groep mailadressen? Dan mag het e-mailadres slechts door één gebruiker binnen jouw organisatie worden ingesteld om te voorkomen dat je meerdere exemplaren van hetzelfde bericht in de groepsinbox ontvangt.
Met deze e-mailmeldingen krijg je inzicht in (last-minute) wijzigingen, en daardoor een betere controle over jouw Vertrouwensketen zendingen.
Statusverzoeken en voormeldingen worden automatisch geannuleerd wanneer een Cargo Director/klant de Vertrouwensketen nominatie intrekt. Dit kan jouw planning beïnvloeden. Neem contact op met jouw klant als dit tot problemen leidt.