Durch regelmäßige Validierung können Sie als Hauptverwalter kontrollieren, ob die in IAMconnected registrierten Mitarbeiter noch immer Zugang benötigen.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollten alle Autorisierungen sofort zurückgenommen werden, inklusive der Autorisierung für IAMconnected. So verhindern Sie, dass Ex-Mitarbeiter unbefugt Zugang zu Daten haben. In der Praxis passiert dies leider nicht immer. Wenn Sie die regelmäßige Validierung durchführen, können Sie dann die unberechtigten Autorisierungen zurücknehmen.

Tipp: Vereinbaren Sie mit Ihrer Personalabteilung, dass Sie einen Hinweis erhalten, wenn Mitarbeiter (inklusive Zeitarbeitskräfte) aus dem Dienstverhältnis ausscheiden. Auf dieser Grundlage können Sie die Autorisierung zurücknehmen. Sie können einen Mitarbeiter direkt herausnehmen oder ein Datum in der Zukunft angeben. Das bietet sich z.B. bei Mitarbeitern mit befristetem Vertrag an.

Wie stelle ich die regelmäßige Validierung ein?

Dies finden Sie unter dem Tab „Unternehmensverwaltung – Meine Unternehmen – [Unternehmen auswählen] – „regelmäßige Validierung aktivieren“. Wählen Sie aus, mit welcher Frequenz Sie die Erinnerungsmail für die regelmäßige Validierung erhalten möchten. Diese E-Mail wird sowohl an den Hauptverwalter als auch an alle Benutzerverwalter geschickt.

Wie führe ich die regelmäßige Validierung durch?

Klicken Sie in „Nutzerverwaltung“ auf „Mitarbeiter“. Sie sehen eine Übersicht über alle Nutzer Ihres Unternehmens. In der Spalte „Datum überprüft“ sehen Sie, wann die Nutzer das letzte Mal überprüft und/oder validiert wurden.

Klicken Sie auf einen Mitarbeiter, kontrollieren Sie die angezeigten Informationen und ob der Mitarbeiter noch immer Zugang benötigt. Ist dies der Fall? Klicken Sie auf „Nutzer validieren“. Das „Datum überprüft“ wird jetzt auf das aktuelle Datum geändert. Braucht der Nutzer keinen Zugang mehr? Dann können Sie ihn mit „Nutzer unterbrechen“ vorübergehend herausnehmen.

Tipp

Klicken Sie auf „Datum überprüft“, um die Nutzer nach Überprüfungsdatum zu sortieren. So können Sie die Validierung mit den Nutzern beginnen, deren Überprüfung am längsten her ist.

Wie validiere ich eine große Nutzergruppe?

Unter „Download Nutzerübersicht“ können Sie eine aktuelle Übersicht aller aktiven Mitarbeiter herunterladen. Die Datei ist im CSV-Format, das z.B. mit Excel geöffnet werden kann.

Diese Datei können Sie mit einer aktuellen internen Nutzerliste vergleichen, indem Sie z.B. nach E-Mail-Adressen abgleichen. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie, welche Nutzer Sie herausnehmen müssen.

Nach dem Lösen der Verknüpfung können Sie erneut eine aktuelle Übersicht herunterladen und so kontrollieren, dass alle Nutzer in IAMconnected mit Ihren eigenen aktuellen Aufzeichnungen übereinstimmen.

Tipp: Archivieren Sie diese Vorgänge, sodass Sie sie später bei eventuellen Fragen oder Audits zur Hand haben.