Cargo Release Manager

Nur gemeinsam mit Ihnen können wir den Freigabe- und Abholprozess von Importcontainern im Rotterdamer Hafen sicherer und zuverlässiger machen. Der „Schlüssel“ in Form eines Pincodes hat ausgedient. Jede Partei ermächtigt das nächste Glied in der Logistikkette. Nur die autorisierten Parteien können Aktionen durchführen und vertrauliche Daten einsehen.

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Verwenden Sie die Entscheidungshilfe, um herauszufinden, welche Lösung am besten zu Ihrer Situation passt.

Cargo Controller oder Cargo Release Manager
Die Dienste Cargo Controller und Cargo Release Manager sind Teil der Secure Chain, einem neuen Prozess für den sicheren und vertraulichen Datenaustausch in den niederländischen Häfen. Sie brauchen entweder Cargo Controller oder Cargo Release Manager, um in die Secure Chain einzusteigen und Ihre Kette(n) managen zu können.

Mit Cargo Controller haben Sie Track-and-Trace-Informationen in Echtzeit. Sie haben die vollständige Kontrolle und Einblick in die Ladung, sodass diese auf proaktive Weise korrekt abgefertigt wird.

Mit Cargo Release Manager können Sie nur grundlegende Ladungsinformationen einsehen und Ihre Kettenpartner managen.

In der folgenden Übersicht finden Sie weitere Unterschiede zwischen den Diensten:

* Einmalige Anschlusskosten pro Dienst, zzgl. USt.

**Ab dem 01/01/25 beträgt die monatliche Festgebühr 76,88 € und die Kosten pro angefordertem B/L 0,42 € für Cargo Controller.

Dienst anfordern
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Support-Seiten

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Controller.

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Release Manager.

Ja, Sie können Ihre(n) Logistikpartner als „Vertraute(n) Ladungsregisseur(e)“ zu Ihrem Unternehmen hinzufügen. Um dies zu aktivieren, benötigen Sie die Rechte des Hauptbenutzers oder des Benutzeradministrators Ihres Unternehmens. Diese werden im IAM-Konto Ihres Unternehmens verwaltet.

Rollen zuweisen

Anhand der nachstehenden Beschreibung können Sie reguläre Spediteure registrieren und so die Autorisierung dieser vertrauten Parteien teilweise automatisieren. Diese Option ist für Ketten anwendbar, bei denen Sie als Unternehmen die Rolle „Release-to-Party“ besitzen und Ihrem Kettenpartner die Rolle Ladungsregisseur (Cargo Director) zuweisen werden.

Bitte beachten! Möchten Sie die Gruppe Ihrer regulären, vertrauten Transportunternehmen bei der Nominierung eines Frachtführers einschränken? Hier lesen Sie, wie Sie dies tun können.

Registrierung von Kettenpartnern

1. Melden Sie sich beim Cargo Controller oder beim Cargo Release Manager an und gehen Sie zum Benutzermenü.
   
2. Sie befinden sich in der kommerziellen Freigabe. Wählen Sie die Registerkarte „Vertrauter Ladungsregisseur“, um Ihre Logistikpartner auszuwählen. Sie können mehrere Parteien hinzufügen.

Aktivierung:

Wenn Ihr Lieferkettenpartner im Voraus dasselbe B/L im Cargo Controller trackt, wird er dank dieser Registrierung automatisch als „Ladungsregisseur“ verknüpft. Hier sehen Sie eine schematische Darstellung, wie dies in der Praxis aussehen kann:

Tipp: Verwenden Sie diese Option nur für eine begrenzte Anzahl von Unternehmen, da dies zu Verwirrung führen kann, wenn zu viele Unternehmen diese automatischen Rechte beanspruchen können. Wenn mehrere automatisch autorisierte Parteien dasselbe B/L tracken, führt dies zu einer unerwünschten Situation, die Sie nur schlecht überwachen können. Wir empfehlen deshalb, diese Option nur sehr eingeschränkt zu nutzen und aktiv zu verwalten. Sie können Parteien über die Schaltfläche „Löschen“ entfernen.

Innerhalb von Cargo Release Manager sind die Möglichkeiten begrenzt. Die Secure Chain unterstützt vorbereitendes Arbeiten, solange die kommerzielle Freigabe noch nicht erhalten wurde. Im Dienst Cargo Release Manager sind jedoch einige zusätzliche Funktionen nicht verfügbar, da dieser Dienst kostenlos angeboten wird.

Das ist an sich kein Problem, aber es ist gut, wenn Sie wissen, welche Auswirkungen das hat und welche Möglichkeiten Sie haben, um effektiver zu arbeiten:

Cargo Release Manager:

Wenn Sie die Rolle der Release-to-party haben, reagieren Sie auf die kommerzielle Freigabe und sind deshalb langsamer, als wenn Sie in Cargo Controller vorarbeiten könnten.
Tipp: Die Registrierung eines vertrauenswürdigen Ladungsregisseurs kann Ihnen dabei helfen, sofern Ihr Spediteur Cargo Controller nutzt.

Cargo Controller kostenlos?

In Cargo Controller haben Sie vollständigen Einblick in die B/L, wenn Sie vor der kommerziellen Freigabe eine B/L tracken. Dafür fallen allerdings Transaktionskosten an. Es gibt jedoch auch einen Zwischenschritt: Sie können in Cargo Controller auswählen, dass Sie keine zusätzlichen Ladungsinformationen sehen möchten, können trotzdem noch auf die kommerzielle Freigabe reagieren, aber ohne Transaktionskosten die Secure-Chain-Handlungen über API automatisieren. Dadurch ändert sich nichts am oben dargestellten Schema, außer dass keine händischen Aktionen Ihrer Benutzer mehr erforderlich sind.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie es funktioniert und nehmen Sie Kontakt zu unserer Abteilung Sales auf, um mehr über die Möglichkeiten zu erfahren.

Nein, Sie sollten sich trotzdem mit der Reederei in Verbindung setzen, wenn Ihnen nicht automatisch die Handelsbefreiung zugewiesen wird.

Mit dem Erhalt der Freigabe von der Reederei sollten Sie normalerweise direkt die B/L und B/L-Daten einsehen können. Von der Freigabe bis zur Verfügbarkeit in unseren Diensten sollte maximal eine Stunde vergehen. Dauert es länger als eine Stunde? Dann durchlaufen Sie folgende Schritte, bevor Sie dem Customer Service eine Meldung schicken. Diese Schritte stehen in der Reihenfolge der häufigsten Ursachen für Meldungen:

1. Korrekte B/L-Nummer:Wenn Sie die B/L schon vor der Freigabe in Cargo Controller verfolgt haben, erhalten Sie ein Update, in dem Sie als die „Release-to-party“ angegeben sind.
   Eine Freigabe wird nur für eine B/L gegeben, die über das Importmanifest bekannt ist, die B/L kann dadurch nicht den Status „Diese B/L ist (noch) nicht verfügbar“ haben. Kontrollieren Sie, ob Sie die richtige B/L-Nummer verfolgen.
2. Filter aktiv:Eine häufige Ursache ist, dass unbeabsichtigt ein Filter aktiv ist, sodass Sie die B/L nicht finden können. Kontrollieren Sie Ihre Filter, deaktivieren Sie diese mit dem Button „Filter löschen“ und suchen Sie erneut nach Ihrer B/L.
   
3. PCS-Freigabe:In Cargo Release Manager können Sie eine Ladung nur ab dem Zeitpunkt der Freigabe verfolgen. Überprüfen Sie als erstes, ob die Reederei Ihnen eine kommerzielle Freigabe außerhalb des PCS geschickt hat. Reedereien nutzen dafür den Begriff „PCS-Freigabe“ oder „pincodelose Freigabe“. Nehmen Sie anschließend Kontakt zu Ihrer Reederei auf. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe über das PCS verschickt hat und Sie tatsächlich die „Release-to-party“ sind, können Sie Kontakt zum Customer Service aufnehmen. Möglicherweise gibt es eine Störung oder es ist ein Filter aktiv, sodass Sie die B/L nicht finden.

Wenn Sie die obigen Schritte durchlaufen haben und das Ergebnis unverändert ist, nehmen Sie Kontakt zu unserem Customer Service auf.

Zurückgezogene Freigabe

So wie Sie die Rechte der nachfolgenden Partei zurückziehen können, kann Ihr Auftraggeber in der Kette diese auch für Sie als Release-to-party, Regisseur oder Transporteur zurückziehen.

So kann eine Reederei die gesamte kommerzielle Freigabe für die Release-to-party zurückziehen. Der Container steht dann nicht mehr zur Abholung zur Verfügung, bis die kommerzielle Freigabe erneut erteilt wurde.

Möglicherweise war Ihre Kette bereits vollständig vorbereitet, und diese Kette ist zu diesem Zeitpunkt noch immer aktiv. Doch ohne die kommerzielle Freigabe kann Ihr Transportunternehmen den Container nicht abholen. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe erneut verschickt, stellt dies automatisch Ihre bereits vorbereitete Kette wieder her und Ihr Transportunternehmen kann die Voranmeldung einreichen.

Der gleiche Effekt kann auch auftreten, wenn die Gültigkeit Ihrer kommerziellen Freigabe abgelaufen ist. Dies ist zwar in der jetzigen Phase der Secure Chain noch nicht der Fall, kann sich aber in Zukunft ändern.

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Reederei auf, um eine neue kommerzielle Freigabe zu erhalten.

Zurückgezogene Ermächtigung oder Nominierung

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Auftraggeber auf, wenn Sie nicht mehr für diese Ladung ermächtigt oder nominiert sind.

In Absprache mit der Reederei legen Sie gemeinsam fest, ab wann die kommerziellen Freigaben über das PCS in Cargo Controller oder Cargo Release Manager stattfinden. Portbase spielt dabei keine aktive Rolle, dies läuft über die Reederei.

Basisfunktionen
Sie können jetzt die Kette managen, um den jeweiligen Container ohne Pincode abzuholen. Wie gewohnt erhalten Sie von der Reederei immer noch einen Lieferschein per Mail, jedoch ohne Pincode.

• Für Cargo Controller haben wir für die Secure Chain die folgende Anleitung
• Für Cargo Release Manager haben wir für die Secure Chain die folgende Anleitung zusammengestellt.

Auf der aktuellen Seite finden Sie verschiedene themenbezogene FAQs. Dort gehen wir bei bestimmten Schritten auch genauer auf das Managen Ihrer Logistikkette innerhalb der Secure Chain ein.

Nehmen Sie Kontakt zur Reederei auf. Sie haben einen Anlass gesehen, den Kundencode, den Sie eingereicht haben, abzulehnen. Den Grund dafür müssen Sie bei der Reederei erfragen.

Kundencodes verwalten

Wenn Sie den Kundencode nicht korrekt eingegeben haben, können Sie ihn einfach wieder löschen. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Für die Aktivierung benötigen Sie die Rechte von Ihrem Hauptadministrator oder Benutzeradministrator Ihres Unternehmens, dies wird im IAMconnected-Account Ihres Unternehmens verwaltet.

Loggen Sie sich in den Dienst Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein und gehen Sie zum Benutzermenü. Hier wählen Sie „Datenzugang verwalten“.

Sie kommen direkt auf die Registerkarte „Kommerzielle Freigabe“. Hier wählen Sie die Reederei aus, tragen den Kundencode ein und klicken auf Speichern.

Sie sehen jetzt die eingereichten Kundencodes je Reederei. Die Reederei erhält direkt eine Mitteilung und entscheidet über Ihre Verifikation.

Startzeitpunkt Secure Chain

In Absprache mit der Reederei legen Sie gemeinsam fest, ab wann die kommerziellen Freigaben über das PCS in Cargo Controller oder Cargo Release Manager stattfinden. Portbase spielt dabei keine aktive Rolle, dies läuft über die Reederei.

Kundencodes verwalten

Pro Reederei können Sie mehrere Kundencodes haben. Diese können Sie einzeln registrieren. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Pro Container ermächtigen oder nominieren

Sie können einfach pro Container einen anderen Logistikpartner für die Rolle als „Ladungsregisseur“ ermächtigen oder ein Transportunternehmen für die Rolle „Transportunternehmen“ nominieren.

Klicken Sie auf den „...“-Button hinter dem jeweiligen Container und klicken Sie auf „Ladungsregisseur übertragen“ oder „Transportunternehmen nominieren“. Jetzt können Sie Ihren Partner auswählen und nur diesen Container an Ihren Logistikpartner übertragen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie die Rolle als „Ladungsregisseur“ nur übertragen können, nachdem Sie die Freigabe von der Reederei erhalten haben.

Pro B/L nominieren

Sie können pro B/L für alle Container auf einmal ein Transportunternehmen nominieren. Sie wählen die B/L durch Anklicken aus, woraufhin oben der Button „Transportunternehmen nominieren“ erscheint.

In der gegenwärtigen Phase der Secure Chain kann sich dieser Prozess aufgrund von Rückmeldungen aus der Hafencommunity noch ändern. Wir werden Sie darüber per E-Mail und mittels der Updateberichte im Dienst informieren.

Nachdem Sie die Möglichkeit „Rolle Ladungsregisseur übertragen“ ausgewählt haben, erscheint eine Pop-up-Seite. Wenn Sie beginnen, den Namen Ihres Logistikpartners einzutippen, wird der Eintrag automatisch auf Basis aller Unternehmen, die bei Portbase bekannt sind, ergänzt.

Wenn Ihr Logistikpartner nicht in Cargo Controller oder Cargo Release Manager bekannt ist, können Sie ihn nicht für die Rolle des Ladungsregisseurs auswählen. Ihr Logistikpartner muss sich dazu erst bei Portbase anmelden und sich für Cargo Controller oder Cargo Release Manager entscheiden, bevor Sie mit der Secure Chain fortfahren können. Wenn dies Ihre aktuelle Ladung für die weitere Abfertigung blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie nutzen einen anderen Logistikdienstleister, der bei Portbase schon bekannt ist, oder
• Sie bitten die Reederei, diese B/L nicht über das PCS freizugeben, sondern mit einem Pincode per Mail an Sie und Ihren Logistikpartner.

Ihr Partner kann sich bei Portbase registrieren, indem er den Link unten auf der Seite der Secure Chain nutzt.

Achtung! Die Möglichkeit der Abholung mit einem Pincode wird in absehbarer Zeit wegen ihrer Betrugsanfälligkeit gestoppt. Ihr Partner wird sich bei Portbase anmelden müssen, um innerhalb der Secure Chain operieren zu können.

Nein, aktuell ist diese Funktion noch nicht verfügbar. Zurzeit wird geprüft, auf welche Weise dies funktionieren könnte. Wenn Sie weitere Informationen dazu haben, möchten wir Sie gerne kontaktieren. Nehmen Sie Kontakt zum Customer Service auf. Dort wird man Sie mit einem unserer Kollegen in Kontakt bringen.

Cargo Controller: Ja, Sie können die B/L und Container in Cargo Controller schon lange vor der ETA des Schiffs tracken. Erst nachdem das Importmanifest bekannt ist, können Sie die gesamte Kette managen, indem Sie eine Partei ermächtigen oder nominieren.

Die Kette wird jedoch erst aktiv, nachdem die kommerzielle Freigabe erteilt wurde. Erst dann kann die Voranmeldung beim Terminal eingereicht werden. Jeder in der Kette kann ein Update erhalten, wenn die kommerzielle Freigabe erfolgt ist.

Cargo Release Manager: Nein, in Cargo Release Manager können Sie erst nach der Freigabe über die B/L verfügen und anschließend die Kette managen.

Achtung! Wenn die kommerzielle Freigabe nie erfolgt, weil eine andere Partei die kommerzielle Freigabe erhält oder sich die B/L-Nummer ändert (z.B. aufgrund einer Teilung), wird diese gesamte Kette überflüssig. Sie können dann die B/L-Daten entfernen. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.

Ja, die Secure Chain ist in dieser Phase nur darauf ausgerichtet, einen Container ohne Pincode abholen zu können. Eine Ermächtigung oder Nominierung ist noch kein rechtsgültiger Auftrag. Die zugrunde liegende Vereinbarung muss noch bilateral auf die jeweils andere Seite übertragen werden.

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Reederei auf, um eine neue kommerzielle Freigabe zu erhalten oder diese zu verlängern.

Wenn Ihre Kette bereits vollständig vorbereitet ist, ist sie zu diesem Zeitpunkt noch immer aktiv. Doch ohne die kommerzielle Freigabe kann Ihr Transportunternehmen den Container nicht abholen. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe erneut verschickt, stellt dies automatisch Ihre vorbereitete Kette wieder her und Ihr Transportunternehmen kann die Voranmeldung einreichen.

Nein, im Moment steht die Secure Chain nur für Importcontainer zur Verfügung.

Ja, vorläufig brauchen Sie noch den Lieferschein für eine Reihe von Angaben, die noch nicht in den Diensten der Secure Chain verfügbar sind, wie z.B. die rückkehrenden Leercontainer. Zurzeit wird mit den Reedereien daran gearbeitet, auch diese Werte in den Diensten für alle Parteien in der Kette verfügbar zu machen.

Nein, aktuell sind diese Daten in der Secure Chain noch nicht verfügbar. Dies folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

In Cargo Release Manager können Sie den Ablauf verfolgen und sehen, ob Ihre Ladung beim Terminal abgeholt werden kann.

Importphasen

Jeder Indikator überwacht den Status der Importphase, in der sich Ihr Container zu dem jeweiligen Zeitpunkt befindet. Somit wird entweder der allgemeine Status oder der kritischste Status angezeigt. Ein Indikator kann eine Gruppe spezieller Indikatoren für diese Phase umfassen:

• Freigabe Transport-Equipment
  • Status kommerzielle Freigabe
• Abholen Transport-Equipment
  • Status Nominierung Transportunternehmen
  • Status Voranmeldung beim Terminal

Wie Sie sehen, setzen sich die 2 Indikatoren aus 3 individuellen Indikatoren zusammen. Sie können sie ansehen, indem Sie auf das i-Icon klicken und damit die Detailseite öffnen:

Farben und Icons

Die Hauptindikatoren zeigen einen allgemeinen Status pro Phase an, oder den kritischsten Status. Sie können die Farben und Icons folgendermaßen lesen:

• : Status ist bestätigt, alle Indikatoren stehen auf Grün.
• : Mindestens 1 Indikator ist gelb, möglicherweise muss man sich darum kümmern.
• : Mindestens 1 Indikator ist rot, Sie müssen sich darum kümmern.
• : Prozess läuft. Noch nicht alle Indikatoren stehen auf Grün, aber es gibt auch keine Warnungen. Warten Sie auf ein Update.
• : Status noch nicht bekannt. Es gibt noch kein Update, möglicherweise wird ein Status erwartet, wie z.B. die Voranmeldung. Warten Sie auf ein Update.

Mit diesen Indikatoren haben Sie die Kontrolle über den Status Ihrer Ladung für die Secure Chain. Ergänzt durch die Filtermöglichkeiten in Cargo Release Manager können Sie jetzt Ausnahmen managen.

Ja, Sie können in Cargo Controller und Cargo Release Manager eine feste Liste mit Transportunternehmen registrieren. Dies kann nur ein Haupt- und/oder Benutzeradministrator einrichten und es hat operative Folgen für Ihre Benutzer.

Sie können nicht automatisch Transportunternehmen nominieren, da dies den operativen Prozess zu sehr beeinflussen würde, wenn sich die Situation ergibt, dass ein anderes Transportunternehmen beauftragt werden soll.

Vertrauenswürdige Partner registrieren

Sie können Ihre(n) Logistikpartner als „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“ zu Ihrem Unternehmen hinzufügen.

1. Loggen Sie sich in Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein, gehen Sie zum Benutzermenü > Datenzugang verwalten.
   
2. Sie befinden sich in der kommerziellen Freigabe. Wählen Sie den Tab „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“. Hier können Sie Ihre Logistikpartner auswählen. Sie können mehrere Parteien hinzufügen.
   

Aktivierung: Sobald Sie hier 1 Transportunternehmen registriert haben, können keine weiteren Transportunternehmen nominiert werden. Die Liste der Transportunternehmen muss sofort möglichst vollständig sein. Änderungen können dann nur durch Haupt- und/oder Benutzeradministratoren durchgeführt werden.

Diese Parteien müssen Sie jedoch trotzdem noch pro Container nominieren.