Met Cargo Release Manager kunt u uw lading importeren in de Nederlandse havens. U kunt snel uw lading vinden, volgen en direct acties doen naar uw ketenpartners. Op deze manier heeft u regie over uw lading en kunt u optimaal samenwerken met geverifieerde partners in uw logistieke keten en start u de Vertrouwensketen.
Via het ladingoverzicht ziet u altijd de actuele ophaalstatus van uw lading; het schip waarmee uw lading aankomt en welke containers onder dit B/L bekend zijn. Voor een veilige afhandeling van uw lading moet u de volgende partij in uw logistieke keten nomineren en/of machtigen met Cargo Release Manager. In deze dienst bent u altijd in de rol van Release-to-party en krijgt u automatisch B/L gegevens in te zijn nadat de rederij u een commerciële release heeft verstrekt. De tijdlijn geeft inzicht in het logistieke proces en alle betrokken partijen bij uw lading. Via de status indicator kunt u volgen of uw lading gereed staat voor ophalen.
Met Cargo Release Manager bieden we een service aan waarmee u basale ladinginformatie kunt inzien en uw ketenpartners kunt aansturen. Vanuit uw rol in de Vertrouwensketen start u de Vertrouwensketen. Via de uitgebreide service Cargo Controller kunt u met meer inzicht en opties dezelfde rol uitvoeren. Deze services zijn op deze manier onderdeel van de Vertrouwensketen, een vernieuwd proces om veilig en vertrouwd data met elkaar te delen in de Nederlandse havens. Meer informatie over de Vertrouwensketen vindt u hier.
Verladers maken gebruik van Cargo Release Manager.
Voor container, trailer en bulklading.
Via web is de service Cargo Release Manager werkzaam.
Kan ik een e-mail notificatie instellen voor als ik een vrijstelling ontvang?
Ja, dat is mogelijk.
Rederijen kunnen u zelfs een commerciële vrijstelling versturen voor een container terwijl u zelf de B/L en container nog niet trackt. In dit geval bent u niet direct op de hoogte als er een onbekende B/L aan uw organisatie wordt gekoppeld via de commerciële vrijstelling.
U krijgt vanaf nu een e-mail notificatie als u als release-to party wordt aangewezen.
Kan ik een e-mail notificatie instellen voor als ik gemachtigd wordt?
Ja, dat is mogelijk. Indien u gebruikt maakt van een systeemkoppeling (Cargo Controller API) is het volgende voor u ook relevant.
Andere partijen kunnen u machtigen voor een container terwijl u zelf de B/L en container nog niet trackt. In dit geval bent u niet direct op de hoogte als er een onbekende B/L aan uw organisatie wordt gekoppeld omdat u voor een container, of containers, bent gemachtigd.
U krijgt vanaf nu een e-mail notificatie als u als ladingregisseur wordt aangewezen.
Ik heb een commerciële vrijstelling per mail ontvangen, maar zie de B/L niet terug in mijn overzicht. Wat nu?
Met het ontvangen van de vrijstelling van de rederij hoort u normaal gesproken direct de B/L en B/L-gegevens inzichtelijk te krijgen. Tussen het moment van vrijstellen en het beschikbaar stellen binnen onze services zou maximaal een uur vertraging mogen zitten. Duurt het langer dan een uur? Neem deze stappen dan door vóór u de customer service raadpleegt. Deze stappen staan in volgorde van meest voorkomende oorzaken van meldingen:
Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.
Kan ik nomineren of machtigen per B/L of per container?
U kunt eenvoudig per container een andere logistieke partner machtigen voor de rol van 'Ladingregisseur' of een vervoerder nomineren voor de rol van 'Vervoerder.
Selecteer de '...'-knop achter de desbetreffende container en klik op 'Ladingregisseur Overdragen' of 'Nomineer Vervoerder'. U kunt nu uw partner selecteren en alleen deze container overdragen aan uw logistieke partner.
Let wel, u kunt pas de rol van 'Ladingregisseur' overdragen nadat u de vrijstelling heeft ontvangen vanuit de rederij.
U kunt per B/L alle containers in één actie nomineren aan een vervoerder. Selecteer de B/L door deze aan te vinken en bovenin ziet u nu de knop zichtbaar worden 'Nomineer Vervoerder'.
In de huidige fase van de Vertrouwensketen kan dit proces nog wijzigen op basis van feedback uit de haven community, hierover zullen wij u dan ook informeren via email en de nieuwsupdates in de service.
Ik kan mijn logistieke partner niet selecteren om te machtigen, wat nu?
Nadat u de optie heeft gekozen 'Rol ladingregisseur overdragen' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw logistieke partner zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.
Indien uw logistieke partner niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor de rol Ladingregisseur. Uw logistieke partner moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en een keuze maken tussen Cargo Controller of Cargo Release Manager voor u verder kunt met de Vertrouwensketen. Mocht dit uw huidige lading blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:
Uw partner kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.
Let op! De vrijblijvendheid met een pincode uithalen verdwijnt op termijn door fraudegevoeligheid. Uw partner zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.
Ik kan mijn vervoerder niet selecteren om te nomineren, wat nu?
Nadat u de optie heeft gekozen 'Nomineer vervoerder' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw vervoerder zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.
Indien uw vervoerder niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor het overdragen van de rol Vervoerder. Uw vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en aansluiten op MCA Road, Rail of Barge om aan te sluiten op de Vertrouwensketen.
Mocht dit uw huidige container blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:
Uw vervoerder kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.
Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht en zal de vrijblijvendheid met een pincode uithalen op termijn verdwijnen. Dit in verband met fraudegevoeligheid. Uw vervoerder zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.
Kan ik automatisch de (volgende) ladingregisseur voor mijn lading machtigen?
Ja, u kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'gemachtigde ladingregisseur(s)'.
Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
U bent in de Commercial Release. Kies voor de tab 'Ladingregisseur' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.
Activering: Als uw partner dezelfde B/L trackt in Cargo Controller, wordt deze automatisch gekoppeld als 'Ladingregisseur', dankzij deze registratie.
Tip: Gebruik deze optie voor een gelimiteerd aantal organisaties gezien dit verwarring kan geven als teveel organisaties deze automatische rechten kunnen claimen. Als meerdere automatisch gemachtigde partijen dezelfde B/L tracken wordt dit een onwenselijke situatie, die door u slecht gemonitord kan worden. Wij adviseren deze optie zeer gelimiteerd te gebruiken en actief te beheren. U kunt partijen verwijderen middels de knop 'Verwijder'.
Kan ik automatisch de vervoerder voor al mijn lading nomineren?
Nee, in de huidige fase is deze functie nog niet beschikbaar. Er wordt op dit moment onderzocht op welke wijze dit functioneel kan werken, graag komen we met u in contact als u daar meer informatie over heeft. Neem contact op met de Customer Service en zij brengen u in contact met één van onze collega's.
Kan ik machtigen of nomineren zonder dat de commerciële vrijstelling is verstrekt?
Cargo Controller: Ja, u kunt de B/L en container(s) in Cargo Controller al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt pas nadat het Import manifest bekend is de gehele keten aansturen door een partij te machtigen of nomineren.
Echter, de keten wordt pas actief nadat de commerciële vrijstelling is verstrekt. Pas dan kan de voormelding worden gemaakt bij de terminal. Iedereen in de keten kan een update ontvangen als de commerciële vrijstelling vrij gegeven is.
Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.
Let op! Als de commerciële vrijstelling nooit volgt doordat een andere partij de commerciële vrijstelling ontvangt of het B/L nummer wijzigt (vb: i.v.m. splitsing), zal deze gehele keten overbodig raken. U kunt dan de B/L gegevens verwijderen, daar leest u hier meer over.
Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?
Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos uithalen van een container. Een machtiging of nominatie is nog geen rechtsgeldige opdracht. Uw onderliggende overeenkomst moet u nog steeds bilateraal aan elkaar overdragen.
Hoe kan ik de status van mijn lading volgen?
In Cargo Release Manager kunt u het proces volgen of uw lading opgehaald kan worden bij de terminal.
Import fases
Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator kan een groep bevatten van specifieke indicatoren voor die fase:
Zoals u kunt zien vormen de 2 indicatoren zich op basis van 3 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:
Kleuren en iconen
De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:
: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de voormelding. Wachten op update.Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading t.b.v. de Vertrouwensketen. Aangevuld met de filter opties in Cargo Release Manager kunt nu sturen op de uitzonderingen.
Hoe kan ik zien dat de voormelding van de vervoerder is geaccepteerd door de terminal?
In Cargo Controller en Cargo Release Manager tonen we in de laatste status-icoon o.a. de status van de voormelding. Het nomineren van een vervoerder geeft een blauwe status en bij acceptatie verandert de status in groen.
Zoals u kunt zien, wordt de voormelding getoond met de geplande ophaaldatum, tijd en modaliteit bij de terminal.
Hoe kan ik zien waar en of de lege container is ingeleverd door de vervoerder?
Deze waarde is op dit moment nog niet beschikbaar in Cargo Controller en Cargo Release Manager. Deze waarde vind u voorlopig nog terug op de delivery note die de rederij aan u verstrekt per e-mail. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de Vertrouwensketen, via de Portbase services, te tonen aan alle partijen in de keten.
Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager
Alleen samen met u maken we het import container releaseproces en dus de logistieke keten veiliger maken. De ‘sleutel’ in de vorm van een pincode verdwijnt. Elke partij in de keten machtigt de volgende schakel in de logistieke keten. Enkel die geautoriseerde partijen kunnen acties uitvoeren en vertrouwelijke data inzien.
Cargo Controller of Cargo Release Manager
De service Cargo Controller en Cargo Release Manager zijn onderdeel van de Vertrouwensketen, een vernieuwd proces om veilig en vertrouwd data met elkaar te delen in de Nederlandse havens. U heeft óf Cargo Controller óf Cargo Release Manager nodig om in te stappen in de Vertrouwensketen en uw keten(s) aan te sturen.
Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.
Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladinginformatie inzien en uw ketenpartners kunt aansturen.
In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:
Service aanvragen
Doet u mee met de Vertrouwensketen en sluit u zich aan bij de grootste havencommunity van Europa?
Hier kunt u klant worden en op een centrale plek uw gewenste Portbase-service(s) aanvragen.
Support pagina's
Hier vind u praktisch informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.
Hier vind u praktisch informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.
Hoe kom ik achter mijn klantcode bij de rederij?
Van de rederij krijgt u per e-mail de klantcode toegestuurd. Dit gaat buiten de services van Portbase om. U registreert vervolgens deze klantcode in Cargo Controller of Cargo Release Manager, om via PCS geverifieerd te worden door de rederij.
Hoe kan ik mijn klantcode registeren in Cargo Controller of Cargo Release Manager?
Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kiest u 'Beheer gegevenstoegang'.
U komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteert u de rederij, voert u de klantcode in en drukt u op Opslaan.
U ziet nu per rederij de ingediende klantcodes. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller of Cargo Release Manager worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij.
Klantcodes beheren
Per rederij kunt u meerdere klantcodes hebben, deze kunt u per stuk registreren. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.
Mijn klantcode is niet geverifieerd. Wat moet ik nu doen?
Neem contact op met de rederij. Zij hebben aanleiding gezien om de klantcode die u heeft ingediend af te wijzen. De reden hiervoor kunt u het beste opvragen bij de rederij.
Klantcodes beheren
Wanneer u de klantcode niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.
Mijn klantcode is geverifieerd. Wat gebeurd er nu?
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller, of Cargo Release Manager, worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij.
Basis-functionaliteiten
U kunt nu de keten aansturen om de desbetreffende containers pincodeloos uit te halen. Zoals gewend, ontvangt u van de rederij nog steeds per mail een delivery note, maar nu zonder pincode.
Op de huidige pagina vind u diverse FAQ's per onderwerp en daar gaan we op specifieke stappen dieper in op het aansturen van uw logistieke keten binnen de Vertrouwensketen.
Hoe kan ik een machtiging intrekken?
Iedere partij kan de machtiging van de volgende partij intrekken.
Let op! De rest van de keten wordt daarna overbodig doordat u de keten heeft afgebroken, u bent daarna de enige partij die de keten weer kan activeren.
Ga naar de ...-knop op de container waarvan u de machtiging wilt intrekke en klik op 'Ladingregisseur overdragen' of 'Transportregisseur overdagen', afhankelijk van de soort machtiging die u gaat intrekken.
In een actieve keten waarbij andere partijen al zijn gemachtigd of genomineerd wordt u gewaarschuwd voor de actie die u gaat uitvoeren.
Selecteer of uw andere logistieke partner, of uw eigen organisatie, als u de machtiging wilt intrekken aan de huidige logistieke partner. Klik op Overdragen en de machtiging is gewijzigd.
Hoe kan ik een nominatie intrekken?
Iedere partij kan de nominatie van de volgende partij intrekken.
Let op! De rest van de keten wordt daarna overbodig doordat u de keten heeft afgebroken, u bent daarna de enige partij die de keten weer kan activeren.
Ga naar de 
-knop op de container (of B/L) waarvan u de nominatie wilt intrekken en klik op 'Vervoerder nomineren'.
U kunt vervolgens rechtsbovenin op de knop 'Intrekken vervoerder' klikken.
De keten is hierbij doorbroken en de nominatie ingetrokken. U kunt nu vrij een andere vervoerder nomineren.
Ik zie dat ik geen vrijstelling of machtiging meer bezit voor mijn B/L, hoe kan dat?
Ingetrokken vrijstelling
Net als dat u de rechten van de volgende partij in de keten kunt intrekken, kan uw opdrachtgever in de keten dit ook intrekken voor u als release-to-party, regisseur of vervoerder.
Zo kan een rederij voor de release-to-party de gehele commerciële vrijstelling intrekken. De container is op dat moment niet meer beschikbaar om op te halen totdat de commerciële vrijstelling weer is verstrekt.
Uw keten was mogelijk al volledig voorbereid, en deze keten is op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw reeds voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.
Hetzelfde effect kan ook ontstaan als de geldigheid van uw commerciële vrijstelling is verlopen. Al is dat in deze fase van de Vertrouwensketen nog niet het geval, dit kan in de toekomst veranderen.
Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling.
Ingetrokken machtiging of nominatie
Neem contact op met uw opdrachtgever als u niet meer gemachtigd of genomineerd bent voor deze lading.
Ik zie dat de geldigheid van de commerciële vrijstelling is verlopen, wat nu?
Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling of om de commerciële vrijstelling te verlengen.
Wanneer uw keten al volledig is voorbereid, is deze keten op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.
Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?
Ja, u heeft voorlopig nog de delivery note nodig voor een aantal gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de services binnen de Vertrouwensketen, zoals de empty return. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de services te tonen aan alle partijen in de keten.
Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?
Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.
Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?
Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.
Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?
Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.
