Kan ik data downloaden om in te lezen in mijn eigen systemen?
U kunt net als bij het uploaden van GGB's, ook updates eenvoudig downloaden over deze GGB's en de huidige status van de keuring. De download betreft een Excel die uw vervolgens kunt verwerken in uw eigen systemen.
Het proces in deze is eenvoudig, u klikt bovenin in het overzichtscherm op de knop 'Download' naast het zoekveld. U ontvangt direct een download van alle zichtbare keuringen die u nu ziet in uw overzichtscherm.
Selectie data
U kunt de download beperken door vooraf het overzichtscherm te filteren met alle filteropties aan de linkerkant. Uw download betreft dan alleen data die u op dat moment ziet in het overzichtscherm.
Hoe weet ik of er iets is gewijzigd aan mijn keuringsaanvraag?
Een keuringsstation kan door verschillende oorzaken besluiten uw keuring te moeten wijzigen. Dit kan betekenen dat uw aanvraag wordt afgewezen of dat een tijdvak is komen te vervallen. U kunt hiervoor een e-mail notificatie instellen.
Zo blijft u eenvoudig of de hoogte bij belangrijke statuswijzigingen:
E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account, dit kunt u ook wijzigen via ‘Aanpassen’ dat achter het ingestelde e-mailadres staat.
Kan ik mijn GGB’s uploaden via Excel?
U kunt uw GGB's eenvouding in bulk uploaden via onze Excel template. Op die manier kunt u data vanuit uw eigen systeem eenvoudig en efficient in PCS verwerken.
Download Excel template
In het inspectieoverzicht scherm klikt u rechtsbovenin op de knop 'Aanvragen keuring' en het invoer scherm komt naar voren. Onderin het scherm klikt u op de knop 'Upload GGB's'.
Een klein scherm opent en hier kunt u de template downloaden.
Excel template vullen
De template bevat 2 tabbladen, waarbij de eerst tabblad behouden moet blijven en u voorziet van uitleg over welke waarde in welke kolom gevuld moet worden in het tweede tabblad. Deze waardes kunt u vervolgens in het tweede tabblad invullen. Sla dit bestand op (met beide tabbladen) en u kunt nu deze GGB's in bulk inlezen.
Excel template uploaden
U kunt de ingevulde Excel template nu uploaden in het scherm via de link 'selecteer' of door het bestand in de het grijze kader te slepen. De knop ' Upload' wordt hierna actief.
Excel template verwerkt
Indien er geen fouten zijn gemaakt in de template zal deze worden verwerkt en ziet u de volgende bevestiging in het scherm.
De GGB's zijn nu zichtbaar in het inspectieoverzicht en klaar voor verdere verwerking.
Support
Indien uw template niet verwerkt kon worden ontvangt u een rode melding en een toelichting. Wijzig de data en/of de template op basis van deze toelichting en probeer opnieuw. Mocht u er toch niet uitkomen kunt u altijd contact opnemen met de Customer Service.
Wanneer krijg ik mijn goedkeuring van het NVWA?
Indien uw keuring is afgehandeld ziet u dit aan de status ‘Afgemeld’ in het VIP-overzichtsscherm.
In de tijdlijn kunt u het verloop van de keuring achterhalen:
Via de NVWA wordt uw keuringsrapport afgegeven in onze dienst Melding Voedsel Waren. Lees hier meer over in dit aansluitende MVW-kennisartikel.
Hoe kan ik zien dat een GGB is geweigerd door de NVWA?
Indien de NVWA uw GGB-aangifte heeft geweigerd, wordt dit in het VIP overzicht als volgt getoond:
U kunt op dit moment geen keuring aanvraag indienen en uw keuring is hierbij direct afgemeld. Via 'Details' kunt u in de tijdlijn kunt u deze events ook inzien:
U zult uw GGB-aangifte moeten controleren en opnieuw indienen om een keuring aan te vragen.
Mijn keuringsaanvraag is afgekeurd, wat nu?
U heeft bericht gekregen dat uw aanvraag is afgewezen. U kunt dezelfde aanvraag opnieuw gebruiken om nogmaals, op een ander moment, een keuring aan te vragen. Klik op ‘Details’ of op uw referentie bij ‘Equipmentnummer’, er verschijnt een pop-up waarbij u de vervolgens een nieuw tijdslot kan selecteren. Klik vervolgens weer op ‘Aanvragen keuring’ en uw heeft een nieuwe aanvraag ingediend.
Voor welke goederen kan ik de service Veterinair Inspectie Proces gebruiken?
U kunt deze service gebruiken voor het aanvragen van keuringen voor goederen in containers en voor goederen in trailers.
Kan ik data downloaden om in te lezen in mijn eigen systemen?
U kunt net als bij het uploaden van GGB's, ook updates eenvoudig downloaden over deze GGB's en de huidige status van de keuring. De download betreft een Excel die uw vervolgens kunt verwerken in uw eigen systemen.
Het proces in deze is eenvoudig, u klikt bovenin in het overzichtscherm op de knop 'Download' naast het zoekveld. U ontvangt direct een download van alle zichtbare keuringen die u nu ziet in uw overzichtscherm.
Selectie data
U kunt de download beperken door vooraf het overzichtscherm te filteren met alle filteropties aan de linkerkant. Uw download betreft dan alleen data die u op dat moment ziet in het overzichtscherm.
Hoe weet ik of mijn klant een inspectie heeft gecanceld?
Een klant kan door verschillende oorzaken besluiten de keuring te moeten wijzigen en daarmee de bestaande inspectie canceled. Indien de inspectie al geaccepteerd was komt deze te vervallen, u kunt als keurpunt specifiek voor die situatie een e-mail notificatie instellen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte bij belangrijke statuswijzigingen voor uw planning: E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account, dit kunt u ook wijzigen via ‘Aanpassen’ dat achter het ingestelde e-mailadres staat.
Hoe kan ik een tijdvak aanmaken en beheren?
Als keurpunt kunt u tijdschema’s aanmaken om zo uw openingstijden en capaciteit te beheren. Deze kunt u naar eigen inzicht wijzigen.
Vervolgens ziet u alle tijdschema’s die actueel of verlopen zijn. U kunt deze bewerken via de knop ‘Details’ of een nieuwe aanmaken via ‘+ Toevoegen tijdschema’.
Toevoegen tijdschema
Geef de periode aan wanneer dit tijdschema geldig is. Veranderen uw openingstijden of capaciteit niet? Maak dan een tijdschema aan met een einddatum ver in de toekomst. Veranderen uw openingstijden en capaciteit vanaf een bepaalde datum (bijvoorbeeld avondkeuringen of een aangepast vakantieschema? Dan kunt u een nieuw tijdschema aanmaken met deze begin- en einddatum. Let op! Zorg dat deze periodes aansluiten en niet overlapt met andere tijdschema’s .
Weekdagen
U kunt per dag aangeven (in meerdere tijdsblokken) hoe lang uw tijdvak beschikbaar is en welke capaciteit daarin beschikbaar is. De capaciteit is het aantal GGB's aangiftes dat aangevraagd kan worden in dat tijdvak. Is de totale dagcapaciteit 60 GGB's en heeft u twee tijdvakken, vul dan bij ieder tijdvak een capaciteit van 30 in. Maakt u geen onderscheidt in meerdere tijdvakken? Maak dan 1 tijdvak met capaciteit 60 aan.
Klik vervolgens op Opslaan en uw tijdschema is gereed.
Ik zie geen GGB-aangifte van mijn klant, hoe kan dat?
Indien de keuring van de GGB-aangifte bij een uw keurstation is aangevraagd ziet u deze direct in het overzichtsscherm van VIP. U kunt de volgende zaken controleren:
Heeft dit niet geholpen? Meldt u dan bij customerservice@portbase.com.