VIP biedt een overzicht waarmee u de status van keuringen van uw klanten kunt volgen en beheren
Keuringsoverzicht
Volg de status van een keuring, inclusief equipment, GGB-nummer(s), ladingaanbieder, type keuring, klantreferentie en Status.
Het overzicht biedt u verschillende filter- en zoekmogelijkheden op status waarmee u eenvoudig een keuring kunt terugvinden. Uw filterinstellingen blijven bewaard als u de browser afsluit.
Tip: Wilt u alle nieuwe keuringsaanvragen inzien? Filter dan op status ‘Aangevraagd’.
Wilt u alle uit te voeren keuringen op een datum inzien? Filter dan op de betreffende datum + status ‘Geaccepteerd’.
Statusinformatie in het ladingscherm
Door op het i-icoon te klikken bij de status van een keuringsaanvraag, kunt u terugzien wat de status van de keuring is.
Hieronder vindt u uitleg van alle mogelijke statussen:
Status Keuring:
Hier vindt u de huidige status van een keuringsaanvraag. De volgende statussen zijn mogelijk:
Status Keurpunt:
Status GGB-aangifte
Indien er een afwijzing vanuit de NVWA is verstrekt op de GGB-aangifte wordt deze als volgt weergegeven:
De keuring is daarbij direct afgemeld en uw klant zal eerst de GGB-aangifte moeten bijwerken voordat een nieuwe aanvraag ingediend kan worden.
Keuringsaanvraag beheren
Aan de rechterkant van de keuringsaanvraag kunt u via de opties-knop een aanvraag accepteren of afwijzen.
Voor aanvragen met de status ‘Aangevraagd’ kunt u via ‘Details’ ook het tijdschema nog wijzigen (in overleg met de indiener).
Als u een aanvraag afwijst dient u ook een reden op te geven. De ladingaanbieder ontvangt deze reden van afwijzing in een e-mailnotificatie en deze wordt geregistreerd in de tijdlijn.
Geaccepteerde keuringen beheren
Voor geaccepteerde keuringen kunt u de aankomst van een equipment melden via dezelfde optie-knop.
Ook in deze fase kunt u een keuring nog afwijzen, ook dan zult u een reden moeten opgeven van de afwijzing.
Afmelding keuring
Uitgevoerde keuringen kunt u afmelden.
Hierdoor verdwijnen ze uit uw overzicht en krijgt en krijgt de ladingaanbieder direct een melding dat de lading is vrijgegeven. (Indien de ladingaanbieder de GGB-aangiftes indient via Portbase, dan wordt de keuring automatisch afgemeld zodra de NVWA de aangifte vrijgeeft. Niet alle ladingaanbieders gebruiken Portbase voor het indienen van de aangiftes)
Details en tijdlijn
U kunt ook de details en historie van de keuringsaanvraag inzien via de knop ‘details’. In het tabblad ‘overzicht’ vindt u alle details. In het tabblad ‘tijdlijn’ ziet u alle gebeurtenissen van deze keuring.
Als keurpunt kunt u tijdschema’s aanmaken om zo uw openingstijden en capaciteit te beheren. Deze kunt u naar eigen inzicht wijzigen.
Vervolgens ziet u alle tijdschema’s die actueel of verlopen zijn. U kunt deze bewerken via de knop ‘Details’ of een nieuwe aanmaken via ‘+ Toevoegen tijdschema’.
Toevoegen tijdschema
Geef de periode aan wanneer dit tijdschema geldig is. Veranderen uw openingstijden of capaciteit niet? Maak dan een tijdschema aan met een einddatum ver in de toekomst. Veranderen uw openingstijden en capaciteit vanaf een bepaalde datum (bijvoorbeeld avondkeuringen of een aangepast vakantieschema? Dan kunt u een nieuw tijdschema aanmaken met deze begin- en einddatum. Let op! Zorg dat deze periodes aansluiten en niet overlapt met andere tijdschema’s .
Weekdagen
U kunt per dag aangeven (in meerdere tijdsblokken) hoe lang uw tijdvak beschikbaar is en welke capaciteit daarin beschikbaar is. De capaciteit is het aantal GGB’s aangiftes dat aangevraagd kan worden in dat tijdvak. Is de totale dagcapaciteit 60 GGB’s en heeft u twee tijdvakken, vul dan bij ieder tijdvak een capaciteit van 30 in. Maakt u geen onderscheidt in meerdere tijdvakken? Maak dan 1 tijdvak met capaciteit 60 aan.
Klik vervolgens op Opslaan en uw tijdsschema is gereed.
Tip: Door de capaciteit per tijdvak op te geven ziet een ladingaanbieder direct of er nog plaats is in tijdvak. Voorbeeld:
Is de totale capaciteit voor een tijdvak 30 en heeft u al 28 aanvragen geaccepteerd, dan is de actuele capaciteit nog 2. Als een ladingaanbieder een lading van 1 GGB heeft kan hij een aanvraag voor dit tijdvak indienen. Heeft de aanbieder een lading van 3 GGB’s, dan kan het dit tijdvak niet selecteren.
Bijwerken via Details
Mogelijk wilt u een minimale wijziging doorvoeren of een tijdschema volledig verwijderen, dit kunt u doen via ‘Details’.
Let op, u kunt zoveel tijdschema’s actief laten als u wens, maar de praktijk toont dat er een minimaal aantal actieve tijdschema’s zijn en daarmee het beheer ook eenvoudig blijft.
E-mailnotificaties
U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte bij belangrijke statuswijzigingen:
E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account, dit kunt u ook wijzigen via ‘Aanpassen’ dat achter het ingestelde e-mailadres staat.
Schermtaal
Veterinair Inspectie Proces is beschikbaar in Nederlands en Engels. Iedere gebruiker kan zelf zijn voorkeur hiervoor aangeven.