Cargo Controller


Eigen regie over uw lading

Met Cargo Controller kunt u sneller, makkelijker en transparanter uw lading importeren in de Nederlandse havens. Deze pagina is een bron aan informatie om voorbereid en vertrouwd te starten met deze service. Als u naar beneden scrolt kunt u diverse kennisartikelen lezen en introductiefilmpjes bekijken. Als dit uw eerste bezoek is, neem dan vooral de Quick Start Guide door!

Cargo Controller en de Vertrouwensketen

Met Cargo Controller zijn we transparant in de data van uw lading en is bepaalde informatie alleen toegankelijk voor partijen die deze informatie ook echt mogen inzien, door middel van nominatie en machtiging. U bepaalt in Cargo Controller welke partners uw lading mogen behandelen. De service is op deze manier onderdeel van de Vertrouwensketen, een vernieuwd proces om veilig en vertrouwd data met elkaar te delen in de Nederlandse havens. Meer informatie over de Vertrouwensketen vindt u hier.

Voor wie?

Expediteurs en verladers maken gebruik van Cargo Controller.

Voor welke type lading?

Voor container, trailer en bulklading.

Hoe kan ik Cargo Controller gebruiken?

Via web en API is de service Cargo Controller werkzaam.

Zoeken

Snel naar

Veelgestelde vragen

Verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager

Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager

Alleen samen met u kunnen we het process van het vrijstellen en ophalen van importcontainers in de Rotterdamse haven veiliger en betrouwbaarder maken. De ‘sleutel’ in de vorm van een pincode verdwijnt. Elke partij in de keten machtigt de volgende schakel in de logistieke keten. Enkel die geautoriseerde partijen kunnen acties uitvoeren en vertrouwelijke data inzien.

Cargo Controller of Cargo Release Manager
De service Cargo Controller en Cargo Release Manager zijn onderdeel van de Vertrouwensketen, een vernieuwd proces om veilig en vertrouwd data met elkaar te delen in de Nederlandse havens. U heeft óf Cargo Controller óf Cargo Release Manager nodig om in te stappen in de Vertrouwensketen en uw keten(s) aan te sturen.

Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.

Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladingfinformatie inzien en uw ketenpartners aansturen.

In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:

* Eenmalige aansluitkosten per service, excl. btw.

Service aanvragen
Doet u mee met de Vertrouwensketen en sluit u zich aan bij de grootste havencommunity van Europa?
Hier kunt u klant worden en op een centrale plek uw gewenste Portbase-service(s) aanvragen.

Support pagina's

Hier vind u praktisch informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.

Hier vind u praktisch informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Algemeen

Waarom is de B/L informatie soms afgeschermd?

Dit heeft te maken met de Vertrouwensketen, in die situatie volgt een organisatie vooraf niet de B/L, maar een ketenpartij wijst de release in de Vertrouwensketen.

Scenario's

In twee scenario's kan je organisatie toegewezen worden aan een B/L die niet door jezelf is gekoppeld:

  1. Een rederij heeft een release toegestuurd voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde. Je krijgt de B/L automatisch in het overzicht in Cargo Controller, in het tabje My Release. Je kunt hiervoor een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.
  1. Een andere partij heeft je organisatie aangewezen als ketenpartij voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde.  Dit kan ontstaan in de situatie van 'overwijzen' van lading tussen expediteurs. Je krijgt de B/L automatisch in het algemene overzicht in Cargo Controller nadat u bent aangewezen als de volgende ketenpartij. Ook hiervoor kan je een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.

Let op! In onze Cargo Controller API specificatie's zijn er aanvullende details die te maken hebben met een systeemkoppeling. Deze kan je hier lezen.

Upgrade B/L

Doordat je organisatie onverwachts wordt verbonden aan een B/L voorkomt Portbase de standaard transactiekosten die ontstaan als je een B/L trackt binnen Cargo Controller.

Een afgeschermde B/L bevat alle data om de Vertrouwensketen mee aan te sturen, zonder dat hier transactiekosten tegenover staan. Binnen de service Cargo Release Manager is dit alle informatie die beschikbaar is, maar voor Cargo Controllers is er de optie om de B/L data uit te breiden door deze te 'upgraden' naar een betaalde transactie. Voor de Vertrouwensketen is dit niet noodzakelijk.

Upgrade B/L: Web

Als je meer informatie wilt hebben over de lading, dan kan dit met een eenvoudige actie worden uitgebreid. Op dat moment wordt er een betaalde transactie geregistreerd.

  1. Klik op
  2. Klik vervolgens '+ Toegang krijgen tot hele B/L'
    De data wordt nu bijgewerkt. Voor de uitgebreide B/L wordt nu een transactie gerekend.

Upgrade B/L: API

Als je toch meer informatie wilt hebben over de lading, dan is de keuze aan jouw om een afgeschermde B/L om te zetten naar een volledige B/L. Via API stuur je dan een standaard track request in voor dit B/L welke Portbase zal beantwoorden met alle beschikbare informatie. Hier lees je daar meer over. Voor een volledige B/L wordt een transactie gerekend.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik B/L-data downloaden om in te lezen in mijn eigen systemen?

Ja. In Cargo Controller kunt u heel eenvoudig een overzicht downloaden van alle B/L’s die u momenteel zichtbaar heeft in uw overzichtsscherm. Dit is afhankelijk van de filters die u actief heeft.

Download selectie

Op basis van uw filters kunt u ervoor kiezen om alle B/L's of een aantal specifieke B/L's te downloaden. Klik op het 'checkbox' bovenaan het overzichtsscherm om alle B/L's in één keer te selecteren om te downloaden.

Of selecteer de gewenste B/L's op B/L-niveau door het 'checkbox' per B/L aan te vinken.

Download

Nadat je minimaal 1 B/L hebt geselecteerd, worden er bovenaan het overzichtsscherm extra actieknoppen zichtbaar. In het onderstaande voorbeeld zijn alle zichtbare B/L's geselecteerd. Bijna links ziet u de knop 'Download'.

U ontvangt via een pop-upbericht een bevestiging van het aantal B/L's dat is geselecteerd voor de download en u kunt de download bevestigen. Er volgt dan een CSV-bestand met de gevraagde gegevens.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?

Als u al gebruikt maakt van de Vertrouwensketen kunt u het volgende door de hoofdbeheerder van uw organisatie laten activeren. Voor Cargo Controller API gebruikers zijn de onderstaande stappen ook noodzakelijk eerst te doorlope voor u gebruikt kunt maken van onze uitgebreide API-functies.

Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.

In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.

Voor alle bestaande Cargo Controller gebruikers hebben we hiervoor een Gebruikersgroep toegevoegd 'Cargo Controller (Director)'. Klik op deze titel en u kunt vervolgens collega's toevoegen aan deze groep. Klik op 'Save' om de wijzigingen door te voeren.

Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.

Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een foutieve B/L verwijderen uit mijn overzicht?

Soms komt het voor dat een B/L-nummer wijzigt nadat deze door de rederij is opgesplitst of dat u een typefout heeft gemaakt. In beide gevallen is het wenselijk om foutieve B/L's te verwijderen om zo een acuraat mogelijk overzicht te houden.

U kunt B/L's selecteren via de checkbox voor het B/L-nummer en vervolgens op de knop 'Verwijderen'.

Er volgt nog een bevestigingsvraag die u kunt bevestigen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik de status van mijn lading volgen?

In Cargo Controller bent u in staat uw lading te monitoren op basis van 3 hoofd indicatoren voor de 3 fases van het import proces dat uw lading doorgaat voordat u deze kunt ophalen bij de terminal.

Import fases

Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator bevat een groep van specifieke indicatoren voor die fase:

  • Aankomst transport equipment
    • Status aankomst schip
    • Status import manifest
    • Gelost op terminal
  • Vrijgave transport equipment
    • Status Douane inspectie
    • Status commerciële vrijgave*
    • Status import aangifte
  • Ophalen transport equipment*
    • Status nominatie vervoerder
    • Status voormelding op terminal

* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.

Zoals u kunt zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 8 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:

  • : Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
  • : Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
  • : Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
  • : Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
  • : Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.

De laatste status is hierbij het meest interessant, deze status geeft aan dat u in controle bent over uw lading, maar dat er een status ontbreekt en deze nog grijs is. Hieronder ziet u een situatie waarin dit kan voorkomen:

Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading. Aangevuld met de filter opties in Cargo Controller kunt nu sturen op de uitzonderingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld

  • Klant A / Klant B
  • afdeling Douane / afdeling expeditie
  • Vers / Veterinair / high priority

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading, in de Excel-upload of vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm of volg de onderstaande instructie:

Klik op het label-icon van de B/L en vervolgens op 'Bewerken'.

Geef uw tekst in (repeterende labels worden nu ook automatisch aangevuld). U kunt meerdere labels per B/L registreren.

Klik op Opslaan. U kunt nu op deze label filteren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de technische vereisten voor gebruik van de Cargo Controller webschermen?

Cargo Controller werkt met Google Chrome, Microsoft Edge en Mozilla Firefox. Een goede werking van Cargo Controller kan niet gegarandeerd worden bij gebruik van andere browsers zoals Internet Explorer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik elke equipment op de B/L apart toevoegen?

Nee. Cargo Controller werkt op basis van B/L's. Bij het invoeren van een combinatie van een B/L en één equipmentnummer haalt Cargo Controller automatisch de volledige B/L op met alle equipments daaronder. Het is daarom niet nodig om elke losse equipment van de B/L in te voeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke type lading kan ik volgen met Cargo Controller?

Cargo Controller is geschikt voor Containers, trailers (begeleid/onbegeleid) en overige equipments

Type equipment  Wijze van koppelen in de service Cargo controller
Containers Containernummer + B/L-nummer
Trailers Onbegeleid vervoer: Trailernummer + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via CLDN:
Zendingsnummer = CLVW031699KGRT214
Equipmentnummer (trailernummer) = HMB739

Begeleid vervoer:
Kenteken trekkende eenheid + zendingsnummer

Bijvoorbeeld lading via Stena Line:
Zendingsnummer = STNL0012345678001
Equipmentnummer (kenteken van trekkende eenheid): AB1788

Overige equipments Equipmentnummer zoals opgegeven door de rederij

Heeft u gevonden wat u zocht?

Van welke terminals kan ik de statusgegevens volgen?

Een overzicht van welke terminals bij ons zijn aangesloten vindt u hier.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Van welke rederijen kan ik de ladinggegevens volgen?

Van vrijwel alle rederijen die de Nederlandse havens bezoeken zijn de ladinggegevens inzichtelijk.

Rederijen hebben echter wel een mogelijkheid om (delen van) de ladinggegevens niet inzichtelijk te maken. Heeft u het idee dat u gegevens van een rederij niet kunt volgen, neem dan contact op met onze service desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik email notificaties instellen?

Lees in onze handleiding hoe u e-mail notificaties kunt instellen. Indien u gebruikt maakt van een systeemkoppeling (Cargo Controller API) is het volgende voor u ook relevant.

Heeft u gevonden wat u zocht?

API Service

Wat is het verschil tussen Basic en Extended tracking?

Het verschil is voornamelijk gericht op kosten versus informatie. Je kunt in de volgende situatie zonder onze transactie kosten (per B/L) toch de Vertrouwensketen handelingen uitvoeren, maar hier zijn wel voorwaarden aan verbonden.

Scenario's

In twee scenario's kan je toegewezen worden aan een B/L die niet door jezelf is gekoppeld:

  1. Een rederij heeft een release toegestuurd voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde. Je krijgt de B/L automatisch in het overzicht in Cargo Controller, in het tabje My Release. Je kunt hiervoor een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.
  1. Een andere partij heeft je organisatie aangewezen als ketenpartij voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde. Je krijgt de B/L automatisch in het algemene overzicht in Cargo Controller nadat u bent aangewezen als de volgende ketenpartij. Ook hiervoor kan je een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.

Let op! In onze Cargo Controller API specificatie's zijn er aanvullende details die te maken hebben met een systeemkoppeling. Deze kan je hier lezen.

Basic tracking

Als je zelf een B/L koppelt (via Web of API) is dat voor Portbase een indicator dat er behoefte is aan aanvullende gegevens die wij met jouw organisatie delen. Om die reden rekenen wij per B/L een transactie, dit noemen wij een 'Extended tracking'.

Met de bovenstaande twee scenario's heb je niet zelf gekozen om voor dat B/L aanvullende data op te halen. Voor die situatie koppelt Portbase een 'Basic Tracking', je ziet op dat moment een zeer beperkt hoeveelheid data in de B/L. Dit beeld is op dat moment gelijk aan wat een klant ziet in onze service 'Cargo Release Manager'.

In beide vormen van tracking kunnen de handelingen van de Vertrouwensketen uitgevoerd worden.

Upgrade tracking - via Web

Als je toch meer informatie wilt hebben over de lading, dan is de keuze aan jouw om een 'Basic tracking' om te zetten naar een 'Extended tracking'.

  1. Klik op op B/L-niveau
  2. Klik op 'Toegang B/L'
  3. De data wordt nu bijgewerkt. Voor een 'Extended tracking' wordt dan nu een transactie gerekend.

Upgrade tracking - via API

Als je toch meer informatie wilt hebben over de lading, dan is de keuze aan jouw om een 'Basic tracking' om te zetten naar een 'Extended tracking'. Via API stuur je dan een standaard track request in voor dit B/L welke wij zullen beantwoorden met alle beschikbare informatie. Hier lees je daar meer over. Voor een 'Extended tracking' wordt een transactie gerekend.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik in de Vertrouwensketen ook zonder transactiekosten werken?

Ja, ook via de Cargo Controller API.

Je kunt in de volgende situatie zonder onze transactie kosten (per B/L) toch de Vertrouwensketen handelingen uitvoeren, maar hier zijn wel voorwaarden aan verbonden.

Scenario's

In twee scenario's kan je toegewezen worden aan een B/L die niet door jezelf is gekoppeld:

  1. Een rederij heeft een release toegestuurd voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde. Je krijgt de B/L automatisch in het overzicht in Cargo Controller, in het tabje My Release. Je kunt hiervoor een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.
  1. Een andere partij heeft je organisatie aangewezen als ketenpartij voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde. Je krijgt de B/L automatisch in het algemene overzicht in Cargo Controller nadat u bent aangewezen als de volgende ketenpartij. Ook hiervoor kan je een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.

Let op! In onze Cargo Controller API specificatie's zijn er aanvullende details die te maken hebben met een systeemkoppeling. Deze kan je hier lezen.

Basic tracking

Als je zelf een B/L koppelt (via Web of API) is dat voor Portbase een indicator dat er behoefte is aan aanvullende gegevens die wij met jouw organisatie delen. Om die reden rekenen wij per B/L een transactie, dit noemen wij een 'Extended tracking'.

Met de bovenstaande twee scenario's heb je niet zelf gekozen om voor dat B/L aanvullende data op te halen. Voor die situatie koppelt Portbase een 'Basic Tracking', je ziet op dat moment een zeer beperkt hoeveelheid data in de B/L. Dit beeld is op dat moment gelijk aan wat een klant ziet in onze service 'Cargo Release Manager'.

In beide vormen van tracking kunnen de handelingen van de Vertrouwensketen uitgevoerd worden.

Upgrade tracking - via Web

Als je toch meer informatie wilt hebben over de lading, dan is de keuze aan jouw om een 'Basic tracking' om te zetten naar een 'Extended tracking'.

  1. Klik op op B/L-niveau
  2. Klik op 'Toegang B/L'
  3. De data wordt nu bijgewerkt. Voor een 'Extended tracking' wordt dan nu een transactie gerekend.

Upgrade tracking - via API

Als je toch meer informatie wilt hebben over de lading, dan is de keuze aan jouw om een 'Basic tracking' om te zetten naar een 'Extended tracking'. Via API stuur je dan een standaard track request in voor dit B/L welke wij zullen beantwoorden met alle beschikbare informatie. Hier lees je daar meer over. Voor een 'Extended tracking' wordt een transactie gerekend.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de Vertrouwensketen via API aansturen?

Ja en Nee.

Ja, u kunt met een Cargo Controller API abonnement de release ontvangen en uw ketenpartners machtigen en nomineren. Lees daar meer over in onze API specificaties (Engelstalig) en dan met name de Use Cases rondom de Vertrouwensketen.

Nee, u kunt het toevoegen en beheren van klantcodes per rederij en het beheren van authorisaties van ketenpartners niet via API aansturen. Dit zult u via de webschermen moeten onderhouden.

Activatie Vertrouwensketen

Binnen de Cargo Controller API heeft u direct toegang tot de Vertrouwensketen en de informatie die daarin beschikbaar wordt gesteld.

Als u een bestaande klant bent moet u voor de webschermen via uw hoofdgebruiker of gebruikersbeheerder eerst rechten opvragen om deze functionaliteiten in de webschermen vrij te geven. Hier leest u daar meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom nomineer ik via API mijn vervoerder met een EAN-code?

In de service Melding Container Achterland (MCA) is de EAN-code verplicht bij het maken van een voormelding. Hiermee wordt een bedrijf geïdentificeerd.

Vertrouwensketen

Terminals controleren op de geldigheid van de EAN-code en of de organisatie achter de chauffeur ook de organisatie is die binnen de Vertrouwensketen is. Indien deze match niet gevonden is zal de chauffeur toegang geweigerd worden tot de terminal.

Secure Logistics

De organisatie Secure Logistics geeft een EAN-code uit aan een bedrijf dat zichzelf registreert. Zij checken verschillende gegevens van het bedrijf, zoals de NIWO-vergunning. Om de digitale veiligheid ook in andere services te waarborgen, die onderdeel uitmaken van de Vertrouwensketen, is ervoor gekozen om dit ook in de service Cargo Controller op te nemen.

Om niet steeds de EAN-code handmatig in te moeten voeren, zijn we een adressenboek aan het ontwikkelen. Hierin worden de EAN-codes van bedrijven (automatisch) opgeslagen na een eerste invoer.

Hoe kan ik de EAN-code van mijn vervoerder achterhalen?

Deze kan uw vervoerder aan u aanleveren. U kunt deze ook zelf manueel achterhalen via de webschermen van nomineren:

  1. Ga naar de -knop op de container (of B/L) waarvan u de nominatie wilt intrekken en klik op 'Nomineer Vervoerder'.
  2. Het scherm opent en u kunt hier de naam van uw vervoerder in typen. Wij vullen deze automatisch aan met alle vervoerders die bekend zijn binnen PCS.
  3. U ziet in de resultaten zowel de vestigingsplaats als het EAN-nummer van de vervoerder. Deze kunt u overnemen voor uw eigen administratie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik een webhook in voor de API koppeling?

Voor de volledige technische specificaties kunt u onze Developer Portal raadplegen.

Indien u gebruik gaat maken van onze API-koppeling moet u, uw webhook bij Portbase registreren. Dit is als het ware het postvak waar uw software alle updates vanuit Cargo Controller ontvangt. Uw IT-specialist of softwareleverancier kan hiervoor zelf een URL aanmaken.

Interface Specialisten

Uw IT-specialist of softwareleverancier wordt in contact gebracht met onze Interface Specialisten. Zij verstrekken de API-keys en stemmen de webhook registratie met elkaar af. U bent op die manier verzekerd dat uw connectie succesvol is geregistreerd.

Meerdere webhooks

Op dit moment ondersteunt Portbase maximaal 2 afwijkende URL's. Dit is met name efficiënt als u gebruik maakt van verschillende systemen die beide, gelijkertijd geupdate moeten worden. Beide URL's ontvangen dan dezelfde B/L updates tegelijkertijd. De transactiekosten zullen hierbij niet verdubbelen, transacties worden geregistreerd op basis van B/L's die u trackt, niet op het aantal updates die u van ons ontvangt.

Als u hier gebruik van wilt maken zult u de tweede webhook als een aanvullende service moeten aanvragen, dit kunt u doen bij de Sales afdeling. Hier zijn eenmalige aansluitkosten aan verbonden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de systeemkoppeling en de webschermen tegelijkertijd gebruiken?

Ja. Als u gebruik maakt van de systeemkoppeling heeft u ook altijd toegang tot de webschermen.

Als u een B/L koppelt via de systeemkoppeling, dan is deze automatisch ook zichtbaar in de webschermen. Andersom werkt dit ook; als u een B/L koppelt in de webschermen, ontvangt u de updates ook via de API in uw in-huis systeem.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een systeemkoppeling beschikbaar?

Cargo Controller is beschikbaar als API voor een directe koppeling met uw inhuis-systeem.

Indien u gebruikt wilt maken van de API, neem dan contact op met onze sales afdeling. Zij helpen u bij de aansluiting op onze systeemkoppeling.

Kijk voor de specificaties van onze API op onze developer portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Commerciële vrijstelling verwerken

Kan ik de lijst met Inland Operators beperken tot mijn vaste vervoerders?

Ja, u kunt binnen Cargo Controller en Cargo Release Manager een vaste lijst met vervoerders registreren. Dit is alleen in te stellen door een hoofd- en/of gebruikersbeheerder en heeft operationele gevolgen voor uw gebruikers.

U kunt niet automatisch vervoerders nomineren, omdat dit het operationele proces te veel zou beïnvloeden als zich een scenario voordoet waarin een andere vervoerder moet worden aangewezen.

Registreer vertrouwde partners

U kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Vervoerders'.

  1. Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar het gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
  2. U bevindt zich in de commerciële release. Kies het tabblad 'Vertrouwde Vervoerders' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.

Activering: Vanaf het moment dat u hier 1 vervoerder registreert, is de mogelijkheid om nog een vervoerders te nomineren uitgesloten. Deze lijst van vervoerders moet onmiddellijk zo volledig mogelijk worden gemaakt. Afwijkingen kunnen dan alleen door hoofd- en/of gebruikersbeheerders worden bijgewerkt.

Deze partijen dient u nog wel per container te nomineren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik machtigen en/of nomineren via een Excel upload?

Ja, dat is mogelijk. Het is grotendeels gelijk aan het volgen van nieuwe B/L's via een Excel upload, maar u zult meer informatie moeten aanleveren.

Meerdere B/L’s in één keer volgen

We noemen dit ook wel een batch upload. U kunt max. 500 B/L’s in één keer opvoeren met een Excelbestand. U kunt per container nu ook de Vertrouwensketen aansturen.

  1. Kies ‘Voeg toe’.
  2. In het onderdeel ‘Lading’ vindt u onderaan de knop ‘Upload bestand’ en daarna volgt een link naar een Excel-template.
  3. Vul de Excel-template in met de benodigde gegevens, deze gegevens worden aangegeven in het eerste tabblad en sla het bestand op.
  4. Kies ‘Upload bestand’ en selecteer het zojuist opgeslagen Excelbestand. Kies vervolgens ‘Upload’.
  5. U krijgt een bevestiging van alle succesvol en niet-succesvol toegevoegde B/L’s.
    a. De succesvol toegevoegde B/L’s worden automatisch toegevoegd aan Cargo Controller en als favoriet gemarkeerd.
    b. De niet-succesvol toegevoegde B/L’s voldoen niet aan de criteria. Een toelichting voor afkeuring staat vermeld. U kunt nu de gegevens handmatig corrigeren of verwijderen.
    c. Wanneer u de gegevens handmatig corrigeert of verwijdert, kiest u daarna voor Opslaan. De gecorrigeerde B/L-gegevens worden alsnog toegevoegd aan Cargo Controller.

U heeft nu de Vertrouwensketen in bulk aangestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een e-mail notificatie instellen voor als ik een vrijstelling ontvang?

Ja, dat is mogelijk.

Rederijen kunnen u zelfs een commerciële vrijstelling versturen voor een container terwijl u zelf de B/L en container nog niet trackt. In dit geval bent u niet direct op de hoogte als er een onbekende B/L aan uw organisatie wordt gekoppeld via de commerciële vrijstelling.

  1. Open de gebruikersvoorkeuren via de ronde knop met uw voorletter, rechts bovenin het hoofdscherm.
  2. Kies ‘Notificatie instellingen’.
  3. Zoek naar de e-mail notificatie (bijna onderaan) met de title 'Vrijstellingsmelding'.
  4. Via het schuifje kunt een e-mailnotificatie aan of uit zetten.
  5. E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

U krijgt vanaf nu een e-mail notificatie als u als release-to party wordt aangewezen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een e-mail notificatie instellen voor als ik gemachtigd wordt?

Ja, dat is mogelijk. Indien u gebruikt maakt van een systeemkoppeling (Cargo Controller API) is het volgende voor u ook relevant.

Andere partijen kunnen u machtigen voor een container terwijl u zelf de B/L en container nog niet trackt. In dit geval bent u niet direct op de hoogte als er een onbekende B/L aan uw organisatie wordt gekoppeld omdat u voor een container, of containers, bent gemachtigd.

  1. Open de gebruikersvoorkeuren via de ronde knop met uw voorletter, rechts bovenin het hoofdscherm.
  2. Kies ‘Notificatie instellingen’.

  1. Zoek naar de e-mail notificatie (bijna onderaan) met de title 'Ladingregisseur toegewezen'.
  2. Via het schuifje kunt een e-mailnotificatie aan of uit zetten.
  3. E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

U krijgt vanaf nu een e-mail notificatie als u als ladingregisseur wordt aangewezen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een commerciële vrijstelling per mail ontvangen, maar zie de B/L niet terug in mijn overzicht. Wat nu?

Met het ontvangen van de vrijstelling van de rederij hoort u normaal gesproken direct de B/L en B/L-gegevens inzichtelijk te krijgen. Tussen het moment van vrijstellen en het beschikbaar stellen binnen onze services zou maximaal een uur vertraging mogen zitten. Duurt het langer dan een uur? Neem deze stappen dan door vóór u de customer service raadpleegt. Deze stappen staan in volgorde van meest voorkomende oorzaken van meldingen:

    1. Correct B/L-nummer: Als u de B/L voor de vrijstelling al volgde in Cargo Controller, ontvangt u een update waarin u aangewezen wordt als de 'Release-to party'.
      Een release wordt alleen gegeven op een B/L dat via het import manifest bekend is, de B/L kan daardoor niet de status 'Deze B/L is (nog) niet beschikbaar.' hebben. Controleer of u de juiste B/L-nummer volgt.
    2. Filter actief: Een veel voorkomende oorzaak is als uw onbedacht een filter actief heeft staan waardoor u de B/L niet kunt vinden. Controleer uw filters, deactiveer deze met de knop 'Wis filters' en zoek opnieuw naar uw B/L.
    3. PCS-vrijstelling: In Cargo Release Manager kunt u alleen lading volgen vanaf het moment van de vrijstelling. Controleer als eerste of de rederij u een commerciële vrijstelling heeft gestuurd buiten PCS om. Rederijen gebruiken hier de term 'PCS-vrijstelling' voor of 'pincodelose vrijstelling'. Neem vervolgens contact op met uw rederij.Indien de rederij de commerciële vrijstelling via PCS heeft verstuurd en u de daadwerkelijke 'release-to-party' bent, kunt u contact opnemen met de Customer Service. Mogelijk is er een verstoring of een filter actief waardoor u de B/L mist.

Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik nomineren of machtigen per B/L of per container?

Per container machtigen of nomineren

U kunt eenvoudig per container een andere logistieke partner machtigen voor de rol van 'Ladingregisseur' of een vervoerder nomineren voor de rol van 'Vervoerder.

Selecteer de '...'-knop achter de desbetreffende container en klik op 'Ladingregisseur Overdragen' of 'Nomineer Vervoerder'. U kunt nu uw partner selecteren en alleen deze container overdragen aan uw logistieke partner.

Let wel, u kunt pas de rol van 'Ladingregisseur' overdragen nadat u de vrijstelling heeft ontvangen vanuit de rederij.

Per B/L nomineren

U kunt per B/L alle containers in één actie nomineren aan een vervoerder. Selecteer de B/L door deze aan te vinken en bovenin ziet u nu de knop zichtbaar worden 'Nomineer Vervoerder'.

In de huidige fase van de Vertrouwensketen kan dit proces nog wijzigen op basis van feedback uit de haven community, hierover zullen wij u dan ook informeren via email en de nieuwsupdates in de service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn logistieke partner niet selecteren om te machtigen, wat nu?

Nadat u de optie heeft gekozen 'Rol ladingregisseur overdragen' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw logistieke partner zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.

Indien uw logistieke partner niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor de rol Ladingregisseur. Uw logistieke partner moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en een keuze maken tussen Cargo Controller of Cargo Release Manager voor u verder kunt met de Vertrouwensketen. Mocht dit uw huidige lading blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

  • U gebruikt een andere logistieke dienstverlener die wel bekend is bij Portbase, of
  • U vraagt de rederij deze B/L's niet via PCS vrij te geven, maar met pincode per mail aan u en uw logistieke partner.

Uw partner kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.

Let op! De vrijblijvendheid met een pincode uithalen verdwijnt op termijn door fraudegevoeligheid. Uw partner zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan mijn vervoerder niet selecteren om te nomineren, wat nu?

Nadat u de optie heeft gekozen 'Nomineer vervoerder' komt u in een pop-up scherm. Als u begint met typen van de naam van uw vervoerder zou deze automatisch worden aangevuld met alle organisaties die Portbase kent.

Indien uw vervoerder niet bekend is in Cargo Controller of Cargo Release Manager, dan kunt u deze niet selecteren voor het overdragen van de rol Vervoerder. Uw vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en aansluiten op MCA Road, Rail of Barge om aan te sluiten op de Vertrouwensketen.

Mocht dit uw huidige container blokkeren voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

  • U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
  • u vraagt de rederij deze B/L's niet via PCS vrij te geven, maar met pincode per mail aan u en uw vervoerder.

Uw vervoerder kan zich registreren bij Portbase, volg de link onderaan de pagina van de Vertrouwensketen.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht en zal de vrijblijvendheid met een pincode uithalen op termijn verdwijnen. Dit in verband met fraudegevoeligheid. Uw vervoerder zal zich moeten gaan aanmelden bij Portbase om binnen de Vertrouwensketen te blijven opereren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik automatisch de (volgende) ladingregisseur voor mijn lading machtigen?

Ja, u kunt uw logistieke partner(s) toevoegen aan uw organisatie als 'Vertrouwde Ladingregisseur(s)'. Om dit te activeren heeft U de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.

Toekennen van rollen

Via de onderstaande uitleg kunt u vaste expediteurs registreren en daarmee de machtiging naar deze vertrouwde partijen deels automatiseren. Deze optie is van toepassing voor de ketens waarbij u als organisatie de rol van 'Release-to Party' bezit en uw ketenpartner de rol van Ladingregisseur (Cargo Director) gaat toewijzen.

Let op! Mocht u ook de keuze van uw vaste, vertrouwde groep vervoerders willen beperken bij het nomineren van een Inland Operators, lees dan hier hoe u dat kunt instellen.

Registreren ketenpartners

  1. Log in Cargo Controller of Cargo Release Manager, ga naar gebruikersmenu > Beheer gegevenstoegang.
  2. U bent in de Commercial vrijgave. Kies voor de tab 'Vertrouwde ladingregisseur' en hier kunt u uw logistieke partners selecteren. U kunt meerdere partijen toevoegen.

Activering:

Als uw ketenpartner dezelfde B/L vooraf trackt in Cargo Controller, wordt deze automatisch gekoppeld als 'Ladingregisseur', dankzij deze registratie. Hier ziet u een schematische weergave hoe dit in de praktijk voor u kunt werken:

Tip: Gebruik deze optie voor een gelimiteerd aantal organisaties gezien dit verwarring kan geven als teveel organisaties deze automatische rechten kunnen claimen. Als meerdere automatisch gemachtigde partijen dezelfde B/L tracken wordt dit een onwenselijke situatie, die door u slecht gemonitord kan worden. Wij adviseren deze optie zeer gelimiteerd te gebruiken en actief te beheren. U kunt partijen verwijderen middels de knop 'Verwijder'.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik automatisch de vervoerder voor al mijn lading nomineren?

Nee, in de huidige fase is deze functie nog niet beschikbaar. Er wordt op dit moment onderzocht op welke wijze dit functioneel kan werken, graag komen we met u in contact als u daar meer informatie over heeft. Neem contact op met de Customer Service en zij brengen u in contact met één van onze collega's.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik machtigen of nomineren zonder dat de commerciële vrijstelling is verstrekt?

Cargo Controller: Ja, u kunt de B/L en container(s) in Cargo Controller al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt pas nadat het Import manifest bekend is de gehele keten aansturen door een partij te machtigen of nomineren.

Echter, de keten wordt pas actief nadat de commerciële vrijstelling is verstrekt. Pas dan kan de voormelding worden gemaakt bij de terminal. Iedereen in de keten kan een update ontvangen als de commerciële vrijstelling vrij gegeven is.

Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.

Let op! Als de commerciële vrijstelling nooit volgt doordat een andere partij de commerciële vrijstelling ontvangt of het B/L nummer wijzigt (vb: i.v.m. splitsing), zal deze gehele keten overbodig raken. U kunt dan de B/L gegevens verwijderen, daar leest u hier meer over.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?

Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos uithalen van een container. Een machtiging of nominatie is nog geen rechtsgeldige opdracht. Uw onderliggende overeenkomst moet u nog steeds bilateraal aan elkaar overdragen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De Vertrouwensketen

Kan ik in de Vertrouwensketen ook zonder transactiekosten werken?

Ja, ook via de Cargo Controller API.

Je kunt in de volgende situatie zonder onze transactie kosten (per B/L) toch de Vertrouwensketen handelingen uitvoeren, maar hier zijn wel voorwaarden aan verbonden.

Scenario's

In twee scenario's kan je toegewezen worden aan een B/L die niet door jezelf is gekoppeld:

  1. Een rederij heeft een release toegestuurd voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde. Je krijgt de B/L automatisch in het overzicht in Cargo Controller, in het tabje My Release. Je kunt hiervoor een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.
  1. Een andere partij heeft je organisatie aangewezen als ketenpartij voor een B/L die jezelf op dat moment nog niet volgde. Je krijgt de B/L automatisch in het algemene overzicht in Cargo Controller nadat u bent aangewezen als de volgende ketenpartij. Ook hiervoor kan je een e-mailnotificatie inrichten, hoe je dit kan doen lees je hier.

Let op! In onze Cargo Controller API specificatie's zijn er aanvullende details die te maken hebben met een systeemkoppeling. Deze kan je hier lezen.

Basic tracking

Als je zelf een B/L koppelt (via Web of API) is dat voor Portbase een indicator dat er behoefte is aan aanvullende gegevens die wij met jouw organisatie delen. Om die reden rekenen wij per B/L een transactie, dit noemen wij een 'Extended tracking'.

Met de bovenstaande twee scenario's heb je niet zelf gekozen om voor dat B/L aanvullende data op te halen. Voor die situatie koppelt Portbase een 'Basic Tracking', je ziet op dat moment een zeer beperkt hoeveelheid data in de B/L. Dit beeld is op dat moment gelijk aan wat een klant ziet in onze service 'Cargo Release Manager'.

In beide vormen van tracking kunnen de handelingen van de Vertrouwensketen uitgevoerd worden.

Upgrade tracking - via Web

Als je toch meer informatie wilt hebben over de lading, dan is de keuze aan jouw om een 'Basic tracking' om te zetten naar een 'Extended tracking'.

  1. Klik op op B/L-niveau
  2. Klik op 'Toegang B/L'
  3. De data wordt nu bijgewerkt. Voor een 'Extended tracking' wordt dan nu een transactie gerekend.

Upgrade tracking - via API

Als je toch meer informatie wilt hebben over de lading, dan is de keuze aan jouw om een 'Basic tracking' om te zetten naar een 'Extended tracking'. Via API stuur je dan een standaard track request in voor dit B/L welke wij zullen beantwoorden met alle beschikbare informatie. Hier lees je daar meer over. Voor een 'Extended tracking' wordt een transactie gerekend.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?

Als u al gebruikt maakt van de Vertrouwensketen kunt u het volgende door de hoofdbeheerder van uw organisatie laten activeren. Voor Cargo Controller API gebruikers zijn de onderstaande stappen ook noodzakelijk eerst te doorlope voor u gebruikt kunt maken van onze uitgebreide API-functies.

Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.

In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.

Voor alle bestaande Cargo Controller gebruikers hebben we hiervoor een Gebruikersgroep toegevoegd 'Cargo Controller (Director)'. Klik op deze titel en u kunt vervolgens collega's toevoegen aan deze groep. Klik op 'Save' om de wijzigingen door te voeren.

Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.

Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?

Ja, u heeft voorlopig nog de delivery note nodig voor een aantal gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de services binnen de Vertrouwensketen, zoals de empty return. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de services te tonen aan alle partijen in de keten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?

Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Terminal Data

Ik zie geen terminal data in mijn B/L’s, hoe kan dat?

Per terminal kunnen de voorwaarden waarop u data te zien krijgt verschillen, hieronder lichten we terminals toe die data beschikbaar stellen. Bent u een API-gebruiker? Kijk dan onderaan voor aanvullende informatie hoe u deze informatie via API kan ontsluiten.

Ziet u nog steeds geen MyTerminal data in Cargo Controller?

Om data in te zien van deze terminals heeft uw organisatie minimaal een gratis MyTerminal account nodig. Als uw organisatie een uitgebreider, betaald, MyTerminal abonnement af neemt, krijgt u ook meer data-elementen te zien in Cargo Controller. Hier vraagt u een MyTerminal-account aan bij Hutchison Ports ECT Rotterdam.

Uw organisatie bij MyTerminal is niet gelijk aan uw organisatie in PCS. Dit kunt u eenvoudig checken door uw KvK-nummer te controleren in PCS: Ga naar User Management in het PCS hoofdmenu. U komt direct in het scherm met uw organisatiegegevens, en ziet hier met welke NAW- en KvK gegevens u in het PCS bent geregistreerd. Dit moet exact overeenkomen met uw organisatie accountgegevens in MyTerminal.

U leest hier hoe u uw organisatiegegevens in MyTerminal kunt inzien.

Wijken deze gegevens af? Dan zult u het afwijkende account moeten herstellen met de juiste gegevens. Stuur dan een email zowel sales@portbase.com als myterminal@ect.nl. Vermeld hierin met welke bedrijfsnaam en KVK nummer in beide platformen geregistreerd staat.

Terminal data via API

Voor de Cargo Controller API hebben we nieuwe velden toegevoegd waarbij de terminal data wordt getoond (als deze beschikbaar is voor die terminal). Voor meer informatie zie onze changelog in de API-specificaties op ons Developer Portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Klantverificatie

Hoe kom ik achter mijn klantcode bij de rederij?

Van de rederij krijgt u per e-mail de klantcode toegestuurd. Dit gaat buiten de services van Portbase om. U registreert vervolgens deze klantcode in Cargo Controller of Cargo Release Manager, om via PCS geverifieerd te worden door de rederij.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn klantcode registreren?

Om dit te activeren heeft u de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.

Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kiest u 'Beheer gegevenstoegang'.

U komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteert u de rederij, voert u de klantcode in en drukt u op Opslaan.

U ziet nu per rederij de ingediende klantcodes met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.

Start moment Vertrouwensketen

In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller of Cargo Release Manager worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij. De status van uw verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor u daadwerkelijk kunt starten.

Klantcodes beheren

Per rederij kunt u meerdere klantcodes hebben, deze kunt u per stuk registreren. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn klantcode is niet geverifieerd. Wat moet ik nu doen?

Zolang uw klantcode in de status van 'In behandeling' of  'Afgewezen' staat kunt u niet starten met de Vertrouwensketen.

In behandeling

De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.

Afgewezen

Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.

Klantcodes beheren

Wanneer u de klantcode niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn klantcode is geverifieerd. Wat gebeurt er nu?

Start moment Vertrouwensketen

In overleg met de rederij bepaalt u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller, of Cargo Release Manager, worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij.

Basis-functionaliteiten
U kunt nu de keten aansturen om de desbetreffende containers pincodeloos uit te halen. Zoals gewend, ontvangt u van de rederij nog steeds per mail een delivery note, maar nu zonder pincode.

  • Voor Cargo Controller hebben we voor de Vertrouwensketen de volgende handleiding opgesteld.
  • Voor Cargo Release Manager hebben we voor de Vertrouwensketen de volgende handleiding opgesteld.

Op de huidige pagina vindt u diverse FAQ's per onderwerp en daar gaan we op specifieke stappen dieper in op het aansturen van uw logistieke keten binnen de Vertrouwensketen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Commerciële vrijstelling intrekken

Hoe kan ik een machtiging intrekken?

Iedere partij kan de machtiging van de volgende partij intrekken.

Let op! De rest van de keten wordt daarna overbodig doordat u de keten heeft afgebroken, u bent daarna de enige partij die de keten weer kan activeren.

Ga naar de ...-knop op de container waarvan u de machtiging wilt intrekke en klik op 'Ladingregisseur overdragen' of 'Transportregisseur overdagen', afhankelijk van de soort machtiging die u gaat intrekken.

In een actieve keten waarbij andere partijen al zijn gemachtigd of genomineerd wordt u gewaarschuwd voor de actie die u gaat uitvoeren.

Selecteer of uw andere logistieke partner, of uw eigen organisatie, als u de machtiging wilt intrekken aan de huidige logistieke partner. Klik op Overdragen en de machtiging is gewijzigd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een nominatie intrekken?

Iedere partij kan de nominatie van de volgende partij intrekken.

Let op! De rest van de keten wordt daarna overbodig doordat u de keten heeft afgebroken, u bent daarna de enige partij die de keten weer kan activeren.

Ga naar de -knop op de container (of B/L) waarvan u de nominatie wilt intrekken en klik op 'Vervoerder nomineren'.

U kunt vervolgens rechtsbovenin op de knop 'Intrekken vervoerder' klikken.

De keten is hierbij doorbroken en de nominatie ingetrokken. U kunt nu vrij een andere vervoerder nomineren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat ik geen vrijstelling of machtiging meer bezit voor mijn B/L, hoe kan dat?

Ingetrokken vrijstelling

Net als dat u de rechten van de volgende partij in de keten kunt intrekken, kan uw opdrachtgever in de keten dit ook intrekken voor u als release-to-party, regisseur of vervoerder.

Zo kan een rederij voor de release-to-party de gehele commerciële vrijstelling intrekken. De container is op dat moment niet meer beschikbaar om op te halen totdat de commerciële vrijstelling weer is verstrekt.

Uw keten was mogelijk al volledig voorbereid, en deze keten is op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw reeds voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.

Hetzelfde effect kan ook ontstaan als de geldigheid van uw commerciële vrijstelling is verlopen. Al is dat in deze fase van de Vertrouwensketen nog niet het geval, dit kan in de toekomst veranderen.

Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling.

Ingetrokken machtiging of nominatie

Neem contact op met uw opdrachtgever als u niet meer gemachtigd of genomineerd bent voor deze lading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik zie dat de geldigheid van de commerciële vrijstelling is verlopen, wat nu?

Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling of om de commerciële vrijstelling te verlengen.

Wanneer uw keten al volledig is voorbereid, is deze keten op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ladingstatus

Hoe kan ik zien dat de voormelding van de vervoerder is geaccepteerd door de terminal?

In Cargo Controller en Cargo Release Manager tonen we in de laatste status-icoon o.a. de status van de voormelding. Het nomineren van een vervoerder geeft een blauwe status en bij acceptatie verandert de status in groen.

Zoals u kunt zien, wordt de voormelding getoond met de geplande ophaaldatum, tijd en modaliteit bij de terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik zien waar en of de lege container is ingeleverd door de vervoerder?

Deze waarde is op dit moment nog niet beschikbaar in Cargo Controller en Cargo Release Manager. Deze waarde vind u voorlopig nog terug op de delivery note die de rederij aan u verstrekt per e-mail. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de Vertrouwensketen, via de Portbase services, te tonen aan alle partijen in de keten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Procesvoortgang

Hoe weet ik of de losterminal is veranderd?

In sommige situaties kan de losterminal wijzigen. In het verleden moest u hiervoor handmatig bijhouden of de losterminal gewijzigd was op uw B/L’s. U kunt hiervoor ook een notificatie instellen die u direct informeert bij een wijziging:

Instellen notificatie

U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte indien de status van uw gevolgde lading verandert.

  1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
  2. Kies ‘Notificatie instellingen’
  3. Via het schuifje kunt één of meerdere e-mail notificatie aan of uit zetten.

E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn lading staat in het overzicht ‘Nog niet bekend’, waar komt dit door?

Indien u een B/L met een equipment (en referentie) toevoegt, ziet u na het toevoegen in het scherm of de lading succesvol is gevolgd.  Indien er zich geen bijzonderheden voordoen, kunt u de B/L terugvinden in het B/L-ladingoverzicht.

Het kan ook voorkomen dat de B/L in het overzicht ‘Nog niet bekend’ wordt geplaatst. Dit komt meestal omdat de rederij de B/L nog niet bekend heeft gemaakt in Portbase. Registratie door de rederij vindt vaak één week voor aankomst plaats maar uiterlijk 72u voor aankomst.

Indien uw lading na dit moment nog steeds in het overzicht ‘Nog niet bekend’ staat, controleer dan eerst of de gegevens juist zijn ingevoerd. Indien de gegevens juist zijn kunt u contact opnemen met de rederij. Mogelijk is het B/L-nummer gewijzigd of heeft de rederij heeft de B/L nog niet ingestuurd naar Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?