Quick Start Guide Cargo Controller

Overzicht van de service

Cargo Controller biedt twee verschillende overzichten waarmee u respectievelijk de status van een schip of van uw lading kunt volgen:

1. Lading:

Volg de status van uw lading, inclusief B/L’s, equipments, schip, eigen referentie, terminal, vervolgregelingen en Status. Het ladingscherm bevat verschillende overzichten:
• ‘Alle lading’: alle B/L’s die door uw organisatie gekoppeld zijn. Lading die u zelf hebt toegevoegd worden als Favoriet gemarkeerd (Ster-icoon).
• ‘Mijn lading’: Lading die u zelf heeft toegevoegd of als favoriet gemarkeerd heeft)
• ‘Nog niet bekend’: Lading die uw organisatie heeft toegevoegd maar die (nog) niet bekend zijn bij Portbase

Het ladingoverzicht biedt u verschillende filter- en zoekmogelijkheden waarmee u eenvoudig uw B/L’s kunt terugvinden. Door middel van selectieboxen kunt u meerdere B/L’s selecteren om snel vervolgacties zoals een Melding Domproc uit te kunnen voeren.

2. Schip:
Volg de status van een specifiek schip, inclusief ETA/ATA, ETD/ATD, Terminal en gekoppelde lading:

Statusinformatie in het ladingscherm

Door op het i-icoon te klikken bij de status van een B/L, kunt u terugzien wat de status van uw lading is.

Hieronder vindt u uitleg van alle mogelijke statussen:

Status Schip:

Hier vindt u de huidige status van het schip. De volgende statussen zijn mogelijk:

• Verwacht (Groen): Het schip is onderweg, de ETA wordt getoond
• Aangekomen (Groen): Het schip is aangekomen, de ATA wordt getoond

Status Lossen:

• Niet gelost (Grijs): Het equipment is nog niet gelost.
• Gelost (Groen): Het equipment is gelost, het tijdstip van lossen wordt getoond.
• Gelost (andere terminal) (Oranje): Het equipment is gelost op een andere terminal dan oorspronkelijk gepland, het tijdstip van lossen wordt getoond.
• Lossen onbekend (grijs): Het schip is vertrokken maar er is geen losbevestiging bekend bij Portbase. Let op: Dit kan ook veroorzaakt worden doordat een losbevestiging niet correct is ingestuurd of verwerkt.

Status Inspectie:

• Onbekend (Grijs): Er is (nog) geen inspectie gemeld door de Douane. De statusbalk wordt groen als er na het lossen van de container geen inspectie gemeld is.
• Scan inspectie (Oranje): Er is een Scan inspectie gemeld door de Douane, het tijdstip van aanzeggen wordt getoond.
• Fysieke inspectie (RIT) (Rood): Er is een Fysieke Inspectie in de Rijks Inspectie Terminal (RIT) gemeld door de Douane, het tijdstip van aanzeggen wordt getoond.
• Fysieke inspectie (terminal) (Oranje): Er is een Fysieke Inspectie in het inspectievak op de terminal gemeld door de Douane, het tijdstip van aanzeggen wordt getoond.
• Geblokkeerd (Oranje): Het equipment is geB/Lokkeerd door de Douane in afwachting van de inspectie op andere equipments uit de zending, het tijdstip van aanzeggen wordt getoond.
• Vrijgegeven (Groen): De Douane heeft de inspectie afgerond en het equipment is vrijgegeven, het tijdstip van de vrijgave wordt getoond.

Status Import Document:

• Import document onbekend: Er is nog geen Melding Import Documentatie verstuurd naar de terminal.
• Import document bekend: Er is een Melding Import Documentatie verstuurd aan de terminal, het tijdstip van versturen wordt getoond.

Het volgen van lading en schepen

Het volgen van lading
1. U kunt nieuwe lading volgen door deze toe te voegen via de knop ‘Voeg toe’.
2. Vul het (Master) Bill of Lading (‘B/L’) en het transport equipment nummer in.
3. Optioneel kunt u ook een eigen referentie invullen, zodat u deze lading snel kunt terugvinden.
4. Kies ‘opslaan’
5. U krijgt een bevestiging van de van de B/L’s die u heeft toegevoegd en kunt de details van de B/L bekijken.

• Een B/L wordt meestal een week voor aankomst aan Portbase gemeld door de rederij. Voegt u de B/L éérder toe, dan zal Cargo Controller deze vermelden als ‘nog niet bekend’.
• Indien de B/L (nog) niet bekend is wordt de B/L in het scherm ‘nog niet bekend’ geplaatst. Zie ‘ Overzicht van de service’.
• Indien de B/L-gegevens verkeerd zijn ingevoerd kunt u de B/L verwijderen. De B/L wordt dan niet in het ‘nog niet bekend’-overzicht geplaatst.
• Indien u weet op welk schip uw lading wordt verscheept kunt u al wel het schip volgen.
• Eenmaal gevolgde lading kunt u ook weer verwijderen via de ladingdetails.

Lading volgen in uw persoonlijke overzicht
Cargo Controller maakt een onderscheid tussen de lading die u zelf volgt, en lading die door uw organisatie wordt gevolgd.
1. Lading die u zelf toevoegt worden automatisch getoond in het scherm ‘alle lading’ en ‘mijn lading’. Lading die uw collega’s toevoegen verschijnen alleen in ‘alle lading’.
2. U kunt lading in uw persoonlijke scherm toevoegen of verwijderen door op het sterretje links naast het B/L-nummer te klikken

Het volgen van schepen
1. Wilt u alleen de status van een schip volgen, kies dan ‘voeg toe’ en kies vervolgens ‘voeg schip toe’.
2. Vul de scheepsnaam, de IMO-code of het Call Reference Number in.
3. Selecteer vanuit de zoekresultaten het gewenste schip en kies ‘voeg toe’.
4. Het schip is nu toegevoegd aan uw scheepsoverzicht.

Schepen volgen in uw persoonlijke werkomgeving
Cargo Controller maakt een onderscheid tussen de schepen die u zelf volgt, en schepen die door uw organisatie worden gevolgd.
1. Schepen die u zelf toevoegt worden automatisch getoond in het scherm ‘alle schepen en ‘mijn schepen. Schepen die uw collega’s toevoegen verschijnen alleen in ‘alle schepen.
2. U kunt schepen in uw persoonlijke scherm toevoegen of verwijderen door op het sterretje links van de scheepsnaam te klikken

Meerdere B/L’s in één keer volgen (batch upload)
U kunt meerdere B/L’s (max 500) tegelijkertijd opvoeren middels een excel bestand.
1. Kies ‘voeg toe’.
2. Hier vindt u onderaan sectie ‘lading’ een knop ‘upload bestand’ en daarnaast een link naar het excel template.
3. Vul de excel template in met de benodigde gegevens (B/L-nummer, equipmentnummer en optioneel een eigen referentie) en sla het bestand op op uw of computer.
4. Kies ‘upload bestand’ en selecteer het zojuist opgeslagen excel bestand en kies vervolgens ‘upload’.
5. U krijgt een bevestiging van alle succesvol en niet-succesvol toegevoegde B/L’s.
a. De succesvol toegevoegde B/L’s worden automatisch toegevoegd in Cargo Controller.
b. De niet-succesvol toegevoegde B/L’s voldoen niet aan de criteria. Een toelichting voor afkeuring staat vermeld. U kunt de gegevens handmatig corrigeren of verwijderen.
c. Kies opslaan; de gecorrigeerde B/L gegevens worden alsnog toegevoegd aan Cargo Controller.

De details van uw gevolgde lading inzien

Door op ‘Details’ te klikken bij een B/L kunt u de details van uw lading inzien. Hier vindt u informatie over de reis, de B/L, de lading en de equipments. Er is tevens een tijdlijn zichtbaar waarin u de historie van de B/L kunt terugvinden. Door op ‘Openen’ bij het equipment te klikken, kunt u de details en de status van de lading in het specifieke equipment terugvinden. In het detailscherm kunt u ook een B/L verwijderen uit Cargo Controller.

Geblokkeerde goederenomschrijving opvragen of vrijgeven
1. Opvragen
Met Cargo Controller is het mogelijk gemaakt dat iedereen ten alle tijden lading mag volgen. Vanwege commerciële afwegingen is alleen de goederenomschrijving nog gemaskeerd voor alle organisaties die niet als eerste de lading gevolgd hebben. Als u toegang nodig heeft tot de goederenomschrijving, dan dient u contact op te nemen met de organisatie die de lading als eerste toegevoegd heeft. In het detailscherm ziet u welke organisatie dit is.

2. Vrijgeven
Als u de lading als eerste toegevoegd heeft in Cargo Controller dan kunt u de goederenomschrijving inzien. U heeft daarnaast de mogelijkheid om de maskering van de omschrijving op te heffen voor organisaties die na u de lading gevolgd hebben. U doet dit in het detailscherm via de knop ‘Geef vrij’. U geeft de goederenomschrijving daarmee vrij voor de organisaties die na u de lading hebben toegevoegd in Cargo Controller.
Printen van de ladingdetails
In het detailscherm kunt u twee verschillende printopties terugvinden:
• Print: Hiermee maakt u een digitale afdruk van alle informatie bij het B/L bekend is die u kunt gebruiken voor uw eigen dossier of kan delen met uw klant. Het bestand wordt als PDF-beschikbaar gesteld.
• Download volgbrief: Wanneer u een Melding Domproc heeft gemaakt dan kunt u ook direct vanuit Cargo Controller de volgbrief downloaden die u tijdens het transport of de inslag in het entrepot kunt inzetten.

Historie inzien via de Tijdlijn
Via de Tijdlijn kunt u zien wat de historie is van de B/L. U ziet hier alle wijzigingen en belangrijke statusmomenten die sinds de oorspronkelijke registratie van de B/L zijn gedaan. U kunt hierbij denken aan wijzigingen in de lading, de losmomenten van equipments en eventuele Douane inspecties. U kunt ook zien welke collega’s binnen uw organisatie acties hebben uitgevoerd op de lading.

Verwijderen van lading
Via het detailscherm kunt u ook een B/L verwijderen uit Cargo Controller. U verwijdert de B/L hiermee voor uw gehele organisatie waardoor u deze niet meer volgt. Indien u de B/L later weer wilt volgen dan zult u deze opnieuw moeten toevoegen in Cargo Controller.

De details van uw gevolgde schip inzien

Een omschrijving van de mogelijk scheepsstatussen vindt u in onderstaande overzicht:

Scheepsdetails

In het scheepsoverzicht kunt u de details van het schip inzien.

1. Klik op het gewenste schip op ‘details’.
2. In het getoonde overzicht ziet u informatie over
• Het scheepsbezoek
• Ligplaatsen*

* Let op: u ziet hier de eerste terminal in de haven waar wordt aangelegd. Als de equipments van een gevolgde B/L op een andere terminal gelost worden, dan ziet u bij die B/L de ETA en ATA op de betreffende terminal.

Vervolgacties uitvoeren

Met Cargo Controller kunt u eenvoudig uw vervolgacties uitvoeren die u nu in aparte services van Portbase doet. Op dit moment is het mogelijk om vanuit Cargo Controller een Melding Domproc en/of een Melding Import Documentatie te doen. U kunt op drie manieren een vervolgactie uitvoeren:
• Meerdere B/L’s: Selecteer via de multiselectiebox één of meerdere B/L’s
• Eén B/L: Selecteer via de driepuntsknop op de B/L regel
• Eén equipment: Selecteer via de driepuntsknop op de equipmentregel het specifieke equipment binnen de B/L
Na het doen van deze actie ziet u de beschikbare vervolgacties en kunt u een keuze maken.

Melding Domproc
Nadat u de relevante B/L’s of het equipment heeft geselecteerd kunt u kiezen voor ‘Melding Domproc’. Als u toegang heeft tot deze service opent een nieuw formulier waarin u de relevante informatie terugziet die u nodig heeft voor uw melding. U hoeft op dit moment alleen de vergunning* te selecteren en aangeven of u na acceptatie door Douane ook direct de terminal wilt informeren via een Melding Import Documentatie. U kunt in dit scherm evt. de geselecteerde lading aanpassen. Cargo Controller zorgt na het klikken op verzenden ervoor dat beide acties uitgevoerd worden.
* Let op: Bij vergunning worden op dit moment alleen vergunningen getoond die u via de schermen van de service Melding Domproc aan uw adresboek heeft toegevoegd. Nieuwe vergunningen of wijzigingen in uw adresboek kunt alleen doorvoeren in de service Melding Domproc.

Melding Import Documentatie
Nadat u de relevante B/L’s en equipment heeft geselecteerd kunt u kiezen voor ‘Melding Import Documentatie’. Als u toegang heeft tot deze service opent een nieuw formulier waarin u de relevante informatie terugziet die u nodig heeft voor uw melding. U hoeft op dit moment enkel nog de terminal, documenttype, documentnummer en optioneel de modaliteit te kiezen. Cargo Controller zorgt na het klikken op verzenden ervoor dat de Melding Import documentatie aan de door u gekozen terminal verstuurd wordt.

Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal

E-mailnotificaties
U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte indien de status van uw gevolgde lading verandert.
1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
2. Kies ‘Notificatie instellingen’
3. Via het schuifje kunt een e-mail notificatie aan of uit zetten.
E-mail notificaties worden verstuurd naar het mailadres van uw PCS-account.

Schermtaal
Cargo Controller is beschikbaar in Nederlands en Engels. Iedere gebruiker kan zelf zijn voorkeur hiervoor aangeven.
1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
2. Onder ‘taal’ kies NL (Nederlands) of EN (Engels)