Handleiding | Cargo Controller

Overzicht van de service

Cargo Controller biedt twee verschillende overzichten waarmee u de actuele status van een schip of van uw lading volgt:

1. Lading

Volg de actuele status van uw lading. Dit kunnen bulkladingen, containerladingen of trailerladingen zijn.

De status van uw lading houdt o.a. in: B/L’s, schip, eigen referentie, terminal, vervolgregelingen en statussen. Het ladingscherm bevat verschillende overzichten:

• Alle lading
  Alle B/L’s die door uw organisatie gekoppeld zijn. Lading die u zelf hebt toegevoegd worden als Favoriet gemarkeerd (Ster-icoon).
• Mijn lading
  Persoonlijk overzicht van alle B/L ladingen die u wilt volgen; door zelf toe te voegen of als favoriet te markeren (Ster-icoon).
• Mijn releases
  Lading die u volgt of aan uw is toegewezen met het ontvangen van de commerciële vrijstelling.

Het ladingoverzicht biedt u verschillende filter- en zoekmogelijkheden waarmee u eenvoudig de B/L’s vindt die voor u relevant zijn of die uw aandacht vragen. Door middel van selectieboxen kunt u meerdere B/L’s selecteren om snel vervolgacties uit te voeren, zoals een MID-melding.

2. Schip

Volg de status van een specifiek schip, inclusief ETA/ATA, ETD/ATD, Terminal en gekoppelde lading.

Statusinformatie in het ladingscherm

In Cargo Controller bent u in staat uw lading te monitoren op basis van 3 hoofd indicatoren voor de 3 fases van het import proces dat uw lading doorgaat voordat u deze kunt ophalen bij de terminal.

Import fases

Iedere indicator monitort de status van de import fase waar uw container zich op dat moment in bevind. Zo wordt of de algemene status of de meest kritische status getoond. Een indicator bevat een groep van specifieke indicatoren voor die fase:

• Aankomst transport equipment
  • Status aankomst schip
  • Status import manifest
  • Gelost op terminal
• Vrijgave transport equipment
  • Status Douane inspectie
  • Status commerciële vrijgave*
  • Status import aangifte
• Ophalen transport equipment
  • Status nominatie vervoerder*
  • Status voormelding op terminal*
  • Gate out**

* Deze indicator is alleen beschikbaar binnen de Vertrouwensketen. Meer informatie hierover vindt u hier, zoals onze Quick Start Guide, Factsheet of introductie film.

** De beschikbaarheid van de actuele status van de Gate out is afhankelijk van de losterminal. Voor meer informatie lees hier verder.

Zoals u kunt zien vormen de 3 indicatoren zich op basis van 8 individuele indicatoren. Deze kunt u inzien als u op het i-icoon drukt en het detail scherm opent:

Kleuren en iconen

De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase, of de meest kritische status. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:

• : Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
• : Minstens 1 indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
• : Minstens 1 indicator is rood, uw aandacht is nodig.
• : Proces bezig. Nog niet alle indicatoren staan op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
• : Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, mogelijk wel een verwachte status, zoals de ETA. Wachten op update.

De laatste status is hierbij het meest interessant, deze status geeft aan dat u in controle bent over uw lading, maar dat er een status ontbreekt en deze nog grijs is. Hieronder ziet u een situatie waarin dit kan voorkomen:

Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading. Aangevuld met de filter opties in Cargo Controller kunt nu sturen op de uitzonderingen.

Het volgen van lading en schepen

Het volgen van lading

1. U volgt nieuwe lading door deze toe te voegen via de knop ‘Voeg toe’.
2. Vul het (Master) Bill of Lading (‘B/L’) en het transport equipment nummer in.
3. Optioneel vult u ook een eigen referentie in, zodat u deze lading snel kunt terugvinden.
4. Kies ‘Opslaan’.
5. U krijgt een bevestiging van de B/L’s die u heeft toegevoegd en ziet nu de details van deze B/L(‘s).
6. Optioneel: Als u al weet op welk schip uw lading wordt verscheept, kunt u het schip volgen zonder dat het manifest bekend is. Dit doet u door het schip toe te voegen met ‘+ Voeg schip toe’.

Import manifest bekend

• Een B/L wordt meestal een week voor aankomst aan Portbase gemeld door de rederij. Voegt u de B/L éérder toe, dan zal Cargo Controller deze vermelden als ‘B/L nog niet bekend’.
  
• Als de B/L (nog) niet bekend is, blijft de statusindicator ‘Import manifest’ grijs. Op die waarde kunt u links ook filteren.
  
• Als de B/L-gegevens verkeerd zijn ingevoerd, kunt u deze verwijderen. Lees daarvoor dit kennisartikel.

Lading volgen in uw persoonlijke overzicht: Mijn lading

Cargo Controller maakt een onderscheid tussen lading die u zelf volgt en lading die door uw organisatie wordt gevolgd.

1. Lading die u zelf als gebruiker toevoegt, wordt automatisch getoond in het scherm ‘Alle lading’ en ‘Mijn lading’. Lading die uw collega’s toevoegen verschijnen alleen in ‘Alle lading’.
2. U voegt lading aan uw persoonlijk overzicht toe of verwijdert deze door op het sterretje links naast het B/L-nummer te klikken.

Het volgen van schepen

1. Wilt u de status van een schip of lading volgen? Kies dan ‘Voeg toe’ en daarna ‘Voeg schip toe’.
2. Vul de scheepsnaam, de IMO-code of het Call Reference Number in.
3. Selecteer vanuit de zoekresultaten het gewenste schip en kies daarna ‘Voeg toe’.
4. Het schip is nu toegevoegd aan uw scheepsoverzicht.
   

Schepen volgen in uw overzicht

Cargo Controller maakt een onderscheid tussen de schepen die u zelf volgt en schepen die door uw organisatie worden gevolgd.

1. Schepen die u zelf toevoegt, worden automatisch getoond in het scherm ‘Alle schepen’ en ‘Mijn schepen’. Schepen die uw collega’s toevoegen verschijnen alleen in ‘Alle schepen’.
2. U voegt schepen aan uw persoonlijk overzicht toe of verwijdert deze door op het sterretje links van de scheepsnaam te klikken.

Meerdere B/L’s in één keer volgen

We noemen dit ook wel een batch upload.
U kunt max. 500 B/L’s in één keer opvoeren met een Excelbestand.

1. Kies ‘Voeg toe’.
2. In het onderdeel ‘Lading’ vindt u onderaan de knop ‘Upload bestand’ en daarna volgt een link naar een Excel-template.
   
3. Vul de Excel-template in met de benodigde gegevens (B/L-nummer, equipmentnummer en optioneel een eigen referentie) en sla het bestand op.
   
4. Kies ‘Upload bestand’ en selecteer het zojuist opgeslagen Excelbestand. Kies vervolgens ‘Upload’.
   
5. U krijgt een bevestiging van alle succesvol en niet-succesvol toegevoegde B/L’s.
   a. De succesvol toegevoegde B/L’s worden automatisch toegevoegd aan Cargo Controller en als favoriet gemarkeerd.
   b. De niet-succesvol toegevoegde B/L’s voldoen niet aan de criteria. Een toelichting voor afkeuring staat vermeld. U kunt nu de gegevens handmatig corrigeren of verwijderen.
   c. Wanneer u de gegevens handmatig corrigeert of verwijdert, kiest u daarna voor Opslaan. De gecorrigeerde B/L-gegevens worden alsnog toegevoegd aan Cargo Controller.

De details van uw gevolgde lading inzien

U ziet de details van uw lading door op ‘Details’ te klikken bij een B/L. Hier vindt u informatie over de reis, de B/L en de lading. Er is tevens een tijdlijn zichtbaar waarin u de geschiedenis van de B/L kunt terugvinden. Hierin vindt u informatie over wie, wat, wanneer betrokken is bij de lading.

U vindt de details en de status van de lading terug door op ‘Openen’ te klikken bij de lading. In het detailscherm kunt u ook een B/L verwijderen uit Cargo Controller.

Geblokkeerde goederenomschrijving opvragen of vrijgeven

1. Opvragen
   Met Cargo Controller is het mogelijk voor iedereen om altijd de lading te volgen. Echter, niet alles is zichtbaar voor partijen buiten de Vertrouwensketen. Als u toegang nodig heeft tot de goederenomschrijving, neem dan contact op met de organisatie die als release-to-party geregistreerd staat. In het detailscherm ziet u welke organisatie dit is.
2. Vrijgeven
   Als u de lading als eerste toevoegt aan Cargo Controller, dan heeft u inzicht in de goederenomschrijving. Daarnaast kunt u deze omschrijving zichtbaar maken voor organisaties die na u de lading volgen. U doet dit in het detailscherm via de knop ‘Goederenomschrijving vrijgeven’.
   

Printen van de ladingdetails

In het detailscherm vindt u twee verschillende printopties:

• Print
  Hiermee maakt u een digitale afdruk (pdf) van alle informatie bij het B/L bekend is. U kunt deze informatie gebruiken voor uw eigen dossier of u kunt het delen met uw klant.
• Download volgbrief
  Wanneer u een Melding Transitaangifte heeft gemaakt. In Cargo Controller kunt u direct de volgbrief downloaden om te gebruiken tijdens het transport of inslag in het entrepot.

Details inzien via de Tijdlijn

De Tijdlijn geeft u inzicht in wie, wat, wanneer betrokken is bij de lading. U ziet hier alle wijzigingen en belangrijke statusmomenten die sinds de oorspronkelijke registratie van de lading zijn gedaan. Denk hierbij aan wijzigingen in de lading, de losmomenten van ladingen en eventuele Douane inspecties. Ook ziet u welke collega’s binnen uw organisatie acties hebben uitgevoerd op de lading.

Verwijderen van lading

Via het detailscherm kunt u ook een B/L verwijderen uit Cargo Controller. U verwijdert de B/L hiermee voor uw gehele organisatie en volgt deze niet meer. Als u de B/L later weer wilt volgen, dan voegt u deze opnieuw toe aan Cargo Controller.

De details van uw gevolgde schip inzien

Een omschrijving van mogelijke scheepsstatussen vindt u in dit overzicht:

Scheepsdetails

In het scheepsoverzicht ziet u de details van het schip.

1. Klik bij het gewenste schip op ‘Details’.
2. In het getoonde overzicht ziet u informatie over:
   • Het scheepsbezoek
   • Ligplaatsen*

* Let op: u ziet hier de eerste terminal in de haven waar wordt aangelegd. Als de ladingen van een gevolgde B/L op een andere terminal gelost worden, dan ziet u bij die B/L de ETA en ATA op de betreffende terminal.

Vervolgacties Vertrouwensketen

Met Cargo Controller voert u eenvoudig uw vervolgacties uit in de Vertrouwensketen, alles is geintegreerd binnen de bestaande service. Voor detailstappen verwijzen wij u voorlopig naar een aparte handleiding: Vertrouwensketen: Cargo Controller.

Overige vervolgacties uitvoeren

Met Cargo Controller voert u eenvoudig uw vervolgacties uit die u nu in aparte services van Portbase doet. Op dit moment is het mogelijk om vanuit Cargo Controller een Transitaangifte en/of een Melding Import Documentatie te doen.

U kunt op drie manieren een vervolgactie uitvoeren:

• Meerdere B/L’s via de multiselectiebox.
• Eén B/L via de driepuntsknop op de B/L regel.
• Eén equipment via de driepuntsknop aan het einde van de equipmentregel. Na het doen van deze actie ziet u de beschikbare vervolgacties en maakt u een keuze.
  

Melding Transitaangifte

Nadat u de relevante B/L’s of het equipment heeft geselecteerd, kiest u voor ‘Maak transitaangifte’. Als u toegang heeft tot deze service, opent een nieuw formulier waarin u een eerder gebruikte lay-out selecteert en de timing waarop u de aangifte wilt insturen: ATA schip of een specifieke gekozen datum.

U kunt de details inzien, wijzigen, aanvullen en indienen in de door u gekozen template. Via de knop Save & Send maakt u geheel eenvoudig een concept (draft) transitaangifte aan op basis van alle beschikbare B/L-data uit Cargo Controle. De aangifte wordt automatisch ingestuurd op het door u gekozen moment.

Melding Import Documentatie (MID)

Nadat u de relevante B/L’s en equipment heeft geselecteerd, kiest u voor ‘Melding Import Documentatie’. Als u toegang heeft tot deze service, opent een nieuw formulier waarin u de relevante informatie terugziet die u nodig heeft voor uw melding. U hoeft op dit moment enkel nog de terminal, documenttype, documentnummer en optioneel de modaliteit te kiezen. Cargo Controller stuurt de Melding Import documentatie aan de door u gekozen terminal nadat u klikt op Verzenden.

Instellen van e-mailnotificaties en schermtaal

E-mailnotificaties

U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig op de hoogte als de status van uw gevolgde lading verandert.

1. Open de gebruikersvoorkeuren via de ronde knop met uw voorletter, rechts bovenin het hoofdscherm en kies ‘Notificatie instellingen’.
   
2. Via het schuifje kunt een e-mailnotificatie aan of uit zetten.
   
3. E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

Schermtaal

Cargo Controller is beschikbaar in Nederlands en Engels. Iedere gebruiker kan zelf zijn voorkeur hiervoor aangeven.

1. Open de gebruikersvoorkeuren via de ronde knop met uw voorletter, rechts bovenin het hoofdscherm.
2. Onder ‘Taal’ kiest u voor NL (Nederlands) of EN (Engels).