Melding Container Achterland Rail

Zodra je als transportbedrijf door de klant wordt aangewezen voor het vervoer van een Vertrouwensketencontainer, wordt er automatisch een statusaanvraag klaargezet. Wij adviseren om deze te hergebruiken voor de voormelding bij de terminal, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Daarnaast is het voordeel hiervan dat je minder informatie hoeft in te vullen, de kans op fouten afneemt en je tijd bespaart.

Heb je al een statusaanvraag of voormelding gestart?
Als je zelf al een statusaanvraag of voormelding hebt aangemaakt, probeert MCA deze automatisch te koppelen aan de Vertrouwensketen. Door de complexiteit van sommige ketens kan dit niet altijd. Zorg ervoor dat je het B/L-nummer opneemt in je statusaanvraag of voormelding, zodat deze direct wordt gekoppeld aan het juiste Vertrouwensketen B/L. Hiermee voorkom je problemen en ben je verzekerd van een soepele afhandeling.

In het kort:

1. Maak gebruik van de vooraf ingevulde statusaanvragen (alleen van toepassing op Vertrouwensketen containers)
2. Heb je zelf een statusaanvraag of voormelding aangemaakt? Volg dan dit dringende advies:

• Vul het B/L-nummer in bij de statusaanvraag of voormelding.
• B/L-nummer niet bekend? Je kunt het B/L-nummer terugvinden in het Shipmentscherm van MCA en dit overnemen in je statusaanvraag of voormelding.
• Geen shipment te vinden voor de betreffende container? Jouw transportbedrijf is mogelijk (nog) niet geautoriseerd. Neem contact op met je klant om dit op te lossen.

Let op:
ECT en Euromax kunnen geen updates verwerken. Daarom adviseren we om pas een voormelding bij deze terminals te doen, zodra de statusaanvraag volledig correct en groen is.

Voor vervoerders en softwareleveranciers met een MCA-API systeemkoppeling:

Aan het bestaande object handlingData is het nieuwe veld consignmentNumber toegevoegd. Voor meer details, bekijk de Changelog en de API-specificaties op ons Developer Portal.

Problemen ondervonden?
Heeft u alle genoemde stappen doorlopen, maar ervaart u nog steeds problemen? Neem dan contact op met de Portbase Customer Service.

In het scherm ziet dit er als volgt uit:  

In MCA Road:

In MCA Barge en Rail als volgt:

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Als vervoerder kan je de cargo opening en -closing en de ETA/ETD bij APMII opvragen door het handmatig koppelen van een handling aan een zeeschip. Dat kan door in de voormelding in het veld hieronder het zeeschip in te vullen waar de container op meegaat.  

Let op! Als er een wijziging plaatsvindt in het zeeschip waar uw container op meegaat, wordt dit niet automatisch aangepast! U dient deze wijziging zelf handmatig door te voeren, anders zal er onjuiste informatie getoond worden voor de desbetreffende voormelding. U kunt het zeeschip wijzigen door de handling open te klappen en in het zeeschip veld het correcte zeeschip door te voeren.  

Voor Vertrouwensketen containers wordt het zeeschip wel automatisch aangevuld binnen de voormelding. Deze informatie zit namelijk in het Vertrouwensketen dossier. 

De informatie wordt op meerdere plekken binnen MCA Rail getoond.  

1. Open een rotatie en open de visit bij APMII. Klik in het tabblad ‘Handlings’ op ‘Show’ en hover over het zeeschip in een handling.
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open.
   
    

Onderstaande data is RWG in 2024 extra gaan delen via MCA Rail. De gegevens worden gedeeld zodra de terminal ze beschikbaar heeft. 

1. Call reference number (CRN): referentienummer ter identificatie van scheepsbezoeken. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
2. Cargo closing time: ná deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
3. Cargo opening time: vóór deze tijd is het niet toegestaan om exportcontainers af te zetten op de terminal voor een specifiek scheepsbezoek. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) drop-off containers. 
4. Estimated time of arrival (ETA) zeeschip: verwacht aankomstmoment van het zeeschip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
5. Estimated time of departure (ETD) zeeschip: verwacht vertrekmoment van het deepsea schip volgens de terminal. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  
6. Expected discharge time (EDT)*: verwacht losmoment van een importcontainer. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up containers. De informatie wordt beschikbaar na actual time of arrival (ATA) van het zeeschip. Na lossing wordt het informatieveld weer leeggemaakt.  
7. Size type: de container size type zoals bekend bij de terminal wordt teruggekoppeld in het geval er sprake is van een size type mismatch. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers en voor lege pick-up containers in geval het containernummer bekend is.  
8. Ultimate release date: einddatum commerciële vrijstelling. Deze informatie is zichtbaar voor volle pick-up containers. 
9. Voyage number: nummer ter identificatie van de reis van een schip. Deze informatie is zichtbaar voor (volle en lege) pick-up en drop-off containers.  

De extra data van RWG wordt op meerdere plekken binnen MCA Rail getoond.  

Voor pick-up containers: 

1. Open een rotatie en open de visit bij RWG. Klik in het tabblad ‘Handlings’ op ‘Show’ en hover over het zeeschip in een handling. 
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open. 
   
   

Voor drop-off containers: 

1. Open op een visit het ‘Handlings’ tabblad en klik vervolgens op ‘Show’ om alle handlings op de visit te tonen.
   
2. Klik vanuit het hierboven genoemde overzicht een handling open.
   
   

* Let op! RWG meldt het volgende over de EDT: “Terwijl RWG zich tot het uiterste inspant om ervoor te zorgen dat de Expected Discharge Time […] nauwkeurig en actueel is, is de ETD slechts een indicatie. RWG [is] niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of onvolledigheden of voor de gevolgen van het gebruik van de ETD. De ETD wordt verstrekt in de feitelijke staat, zonder garantie op de volledigheid, juistheid en tijdigheid daarvan. Het gebruik van de ETD geschiedt op eigen risico en RWG aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid in verband met dat gebruik.”. Zie berichtgeving hier.  

Volg onderstaande stappen voor het ophalen van uw factuurspecificaties:

1. Klik binnen de MCA webschermen op het drop down menu rechts bovenin het scherm en vervolgens op ‘Billable transactions’.
   
2. Selecteer de periode waarover u de factuurspecificaties op wilt vragen.
3. Klik op ‘Download’ om de factuurspecificatie over de geselecteerde periode op te vragen.

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop 'Acknowledge update' gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Wanneer alle gewijzigde bezoeken ‘acknowledged’ zijn, zal ook de blauwe bol voor de rotatie automatisch verdwijnen.

Dit zijn slots in de dienstregeling op het spoor, waarbij van te voren vastgelegd worden op welke tijden in de week bij welke terminal een bepaalde rail operator langskomt. Deze worden door de terminal in MCA gezet en door de rail operator gebruikt, wanneer zij een bezoek aanvragen in MCA.

Door te klikken op 'Loading' of 'Discharge' of op de 'Visit voyage ID' (rechts op het scherm, zie schermafbeelding) hebt u de mogelijkheid om alleen afhandelingen voor laden of lossen te zien. Het filter wordt geactiveerd als het woord 'Laden' of 'Lossen' in oranje is opgelicht. Dit filter blijft geactiveerd als je door bezoeken navigeert en ook over sessies heen. Dus, als u geen container ziet, controleer dan of u de juiste filter hebt geselecteerd.

Gebruikt u de zoekbalk? Gebruik minstens drie karakters om een zoekopdracht te beginnen. Let erop dat het dashboard alleen de statusaanvragen en/of voormeldingen toont met een ETA vanaf vandaag 00:00u tot een jaar in de toekomst. Zoekt u een statusaanvraag of voormelding van verder in het verleden, klik dan op ‘Search older results’ onderaan de pagina.

Klik hier voor meer informatie over de zoekfunctie.

In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.

Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.

Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande printscreen).

Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.

Let op: zoeken binnen het logboek kunt u doen door middel van de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.

Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in de webschermen van MCA Barge en MCA Rail.

De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested".

Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge / MCA Rail.

Ja, dat is mogelijk.

Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome. Internet Explorer, de microsoft voorganger van Edge, wordt niet ondersteund (vanaf 31 oktober 2021).

Wanneer er bijvoorbeeld 5/50 staat betekent dit: 5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.

Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.

De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.

Wanneer u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:

1. Containernummer
2. Richting (laden/lossen)
3. Vrijstellingsreferentie/boekingsnummer
4. Terminal
5. Rederij

Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.

Ja, u kunt in MCA de container(s) al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt dan ook al de subcontractor informeren door deze partij al aan uw lading te koppelen. De keten wordt namelijk pas actief als de commerciële vrijstelling is vrijgegeven.

De voormelding kan ook al vóór de commerciële vrijstelling gedaan, maar er is een uitzondering voor de terminal van ECT. Deze kan namelijk geen updates verwerken.

Selecteer de container(s) die u aan een andere vervoerder wilt toewijzen door te klikken op het selectievakje voor de containerregel. Daarna verschijnt de knop Forward onderaan de pagina. Door hierop te klikken, kunt u de juiste organisatie kiezen voor de voormelding en het transport van de geselecteerde container(s).

Let op! U kunt meerdere containers tegelijk selecteren, maar slechts één vervoerder per forward nomineren.

Indien de vervoerder niet bekend is in MCA kunt u deze niet selecteren voor het nomineren van de rol Vervoerder. De vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en vervolgens kiezen voor (één van) de services MCA Road, Rail of Barge. Zo stapt u in de Vertrouwensketen.

Als dit de huidige container blokkeert voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

• U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
• de pincode wordt op de gebruikelijke manier door de rederij met uw opdrachtgever gedeeld.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht. Het ophalen van de container met een pincode verdwijnt op termijn in verband met fraudegevoeligheid.

Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos ophalen van een container. De overige noodzakelijke informatie voor het transport moet buiten PCS worden gedeeld met de vervoerder. Bij het downloaden van de containerinformatie ziet u welke informatie binnen PCS en MCA beschikbaar is.

De partij die de nominatie heeft gedaan, kan de nominatie ook weer intrekken. Dit kan voor één of meerdere containers. Klik hiervoor op de selectievak(ken) van de juiste container(s) en klik op de knop Cancel shipment. De nominatie is voor de gekozen container(s) ingetrokken en er is geen vervoerder meer actief. U kunt nu een andere vervoerder nomineren.

Let op! Als u de nominatie intrekt bij een subcontractor, is het belangrijk om eerst de transportopdracht in te trekken om onnodige kosten te voorkomen.

Uw opdrachtgever heeft de nominatie voor u ingetrokken en kiest voor een andere vervoerder voor de container(s). Dit is te zien doordat de container wel zichtbaar is in dashboard Handlings, maar niet meer zichtbaar is in Shipments.

Wanneer er wel een transportopdracht in uw eigen TMS bestaat, maar geen registratie in het PCS, is deze komen te vervallen.

Het annuleren of verwijderen van een container moet altijd kenbaar worden gemaakt door de opdrachtgever om een foutvracht te voorkomen. Het kan namelijk voorkomen dat een vervoerder reeds het transport heeft opgestart om container op te halen.

Neem contact op met de rederij of uw opdrachtgever voor een nieuwe commerciële vrijstelling of verlenging. De opdrachtgever ziet namelijk ook in zijn eigen overzicht dat de commerciële vrijstelling niet meer actief is of een rode status heeft gekregen.

Uw keten was mogelijk al volledig voorbereid, en deze keten is op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw reeds voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.

Onder de tab Handlings staan alle containers weergegeven. Onder de tab Shipments ziet u alleen de containers die via de Vertrouwensketen aan u zijn toegewezen door nominatie. Wat u vervolgens doet, hangt af van uw situatie:

• Wanneer u zelf de voormelding en het transport voor de container(s) doet, of het transport uitbesteed, dan verandert er niks in uw huidige werkwijze. Laat u het transport door een andere partij uitvoeren, lees dan hier de instructie voor ECT Remote Check-in.

• Nieuw! Wanneer u zowel de voormelding als het ophalen van de container(s) uitbesteed, dan is er een aanvulling in uw werkwijze. Via het dashboard Shipments, bij Shipments en vervolgens via de knop Forward, nomineert en registreert u een andere vervoerder voor uw container(s).

U heeft nu twee opties, afhankelijk van uw situatie:

1. Wanneer u zelf de voormelding doet en het ophalen van de container eventueel uitbesteed, dan regelt u dit via Handlings. Er verandert niks in uw huidige werkwijze. Laat u het transport door een andere partij uitvoeren, lees dan hier de instructie voor ECT Remote Check-in.
2. Wanneer u voor zowel de voormelding als het ophalen van de container een andere vervoerder wilt nomineren, dan regelt u dit via Shipments. Via het dashboard Shipments, bij Shipments en vervolgens via de knop Forward, nomineert en registreert u een andere vervoerder voor uw container(s).

Door deze acties wordt uw vervoerder opgenomen in de Vertrouwensketen en worden alle gekoppelde cargocards, aan deze organisatie, herkent. Als u dit niet doet, wordt de chauffeur geweigerd bij de terminal. Als de commerciële vrijstelling is verstrekt, kunt u de voormelding indienen.

Dit betekent dat de commerciële vrijstelling nog niet is vrijgegeven. De status van een container kan worden opgevraagd, ook als de commerciële vrijstelling nog niet is vrijgegeven.

Ja, dat kan zeker. Afhankelijk van de terminal, is het nodig om de voormelding te updaten of volledig te annuleren en opnieuw te doen. Bij zowel het updaten als het annuleren, kunt u de juiste vervoerder nomineren voor de voormelding en het transport.

Voor een overzicht van alle rederijen die binnen de service MCA Road zijn geregistreerd, inclusief de SCAC- en SMDG-codes, klikt u rechts bovenin het dashboard op het icoon van een poppetje. Klik hier vervolgens op ‘Reference data’. Er opent nu een nieuwe pagina, waar u de lijst met rederijen kan downloaden door op ‘Shipping companies’ te klikken.

Vanaf 17 april 2023 is voor ECT Delta en ECT Euromax terminals een uitvoerdocument vereist vóór de aankomst van een container op de terminal. Meer informatie over deze wijziging vindt u door op deze link te klikken.

Gebruik de gratis tool Gadwin Printscreen.

Ook is het mogelijk direct statussen van gekozen handelings te mailen naar een e-mailadres.

Lees de Quick Start Guide onder de tab 'E-mailnotificaties' om te zien hoe dit werkt. 

De snelheid waarmee statusaanvragen en voormeldingen worden beantwoord hangt af van verschillende factoren. Het versturen en verwerken van statusaanvragen en voormeldingen is een reeks aan acties via verschillende partijen. Op verschillende punten in die keten kan het soms misgaan. Het streven is om dit tot een minimum te beperken.

Port Community System (PCS)

Voormeldingen en statusaanvragen van vervoerders/operators worden overwegend in seconden verwerkt via het Portbase platform en verstuurd aan de terminal.

Desondanks kan het voorkomen dat er een storing is of onderhoud gepleegd wordt aan de services. Portbase gaat dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen. Via status.portbase.com kunt u zien wat de status is van de verschillende Portbase services. U kunt zich via die pagina abonneren op meldingen, zo blijft u constant op de hoogte. Goed om te weten dat het Portbase (PCS) systeem een uptime heeft van 99,8%.

Terminal Operating Systems (TOS)

De meeste terminals werken met een EDI-koppeling. EDI-berichten moeten, na ontvangst van Portbase, uitgelezen worden, verwerkt in het terminal systeem, en uiteindelijk een antwoord bericht aan Portbase worden teruggestuurd. In al deze stappen kan vertraging optreden. Denk hierbij aan de verwerkingscapaciteit tijdens piekmomenten op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Dan worden veel EDI-berichten verstuurd en kan er vertraging ontstaan.

API-koppelingen zijn de toekomst en kunnen een verbetering betekenen op dit vlak. De eerste terminals gaan hier nu mee aan de slag.

Ook bij terminals kan er onverhoopt een storing plaatsvinden of onderhoud gepleegd worden aan de systemen. De terminals gaan dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen en informeren zelf de klanten en gebruikers.

Transport Management Systemen (TMS)

Vervoerders kunnen gebruik maken van een systeemkoppeling tussen hun planningssysteem (TMS) en het Portbase (PCS) systeem, ook in deze systemen kan vertraging of storing zich voordoen. Inventariseer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het werken met API.

Vertraging kan dus op verschillende momenten en in verschillende stappen in het proces voorkomen. Heeft u aanleiding te denken dat er sprake is van ongewoon grote vertraging tijdens het voormelden, neem dan neem contact op met onze Customer Service, via +31 (0) 88 625 25 25 of per e-mail.