Melding Container Achterland Road

Ja, u kunt in MCA de container(s) al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt dan ook al de subcontractor informeren door deze partij al aan uw lading te koppelen. De keten wordt namelijk pas actief als de commerciële vrijstelling is vrijgegeven.

De voormelding kan ook al vóór de commerciële vrijstelling gedaan, maar er is een uitzondering voor de terminal van ECT. Deze kan namelijk geen updates verwerken.

Selecteer de container(s) die u aan een andere vervoerder wilt toewijzen door te klikken op het selectievakje voor de containerregel. Daarna verschijnt de knop Forward onderaan de pagina. Door hierop te klikken, kunt u de juiste organisatie kiezen voor de voormelding en het transport van de geselecteerde container(s).

Let op! U kunt meerdere containers tegelijk selecteren, maar slechts één vervoerder per forward nomineren.

Indien de vervoerder niet bekend is in MCA kunt u deze niet selecteren voor het nomineren van de rol Vervoerder. De vervoerder moet zich hiervoor eerst aanmelden bij Portbase en vervolgens kiezen voor (één van) de services MCA Road, Rail of Barge. Zo stapt u in de Vertrouwensketen.

Als dit de huidige container blokkeert voor verdere verwerking, dan heeft u twee keuzes:

• U gebruikt een andere vervoerder die wel bekend is bij Portbase, of
• de pincode wordt op de gebruikelijke manier door de rederij met uw opdrachtgever gedeeld.

Let op! Bij de meeste terminals is een voormelding door uw vervoerder verplicht. Het ophalen van de container met een pincode verdwijnt op termijn in verband met fraudegevoeligheid.

Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos ophalen van een container. De overige noodzakelijke informatie voor het transport moet buiten PCS worden gedeeld met de vervoerder. Bij het downloaden van de containerinformatie ziet u welke informatie binnen PCS en MCA beschikbaar is.

De partij die de nominatie heeft gedaan, kan de nominatie ook weer intrekken. Dit kan voor één of meerdere containers. Klik hiervoor op de selectievak(ken) van de juiste container(s) en klik op de knop Cancel shipment. De nominatie is voor de gekozen container(s) ingetrokken en er is geen vervoerder meer actief. U kunt nu een andere vervoerder nomineren.

Let op! Als u de nominatie intrekt bij een subcontractor, is het belangrijk om eerst de transportopdracht in te trekken om onnodige kosten te voorkomen.

Uw opdrachtgever heeft de nominatie voor u ingetrokken en kiest voor een andere vervoerder voor de container(s). Dit is te zien doordat de container wel zichtbaar is in dashboard Handlings, maar niet meer zichtbaar is in Shipments.

Wanneer er wel een transportopdracht in uw eigen TMS bestaat, maar geen registratie in het PCS, is deze komen te vervallen.

Het annuleren of verwijderen van een container moet altijd kenbaar worden gemaakt door de opdrachtgever om een foutvracht te voorkomen. Het kan namelijk voorkomen dat een vervoerder reeds het transport heeft opgestart om container op te halen.

Neem contact op met uw opdrachtgever voor een nieuwe commerciële vrijstelling of om de commerciële vrijstelling te verlengen. De opdrachtgever ziet namelijk ook in zijn eigen overzicht dat de commerciële vrijstelling niet meer actief is of een rode status heeft gekregen.

Wanneer de keten al volledig is voorbereid, is deze op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kun je als vervoerder de container niet ophalen. Als de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch de voorbereide keten en kun je als vervoerder de voormelding indienen.

Onder de tab Handlings staan alle containers weergegeven. Onder de tab Shipments ziet u alleen de containers die via de Vertrouwensketen aan u zijn toegewezen door nominatie. Wat u vervolgens doet, hangt af van uw situatie:

• Wanneer u zelf de voormelding en het transport voor de container(s) doet, of het transport uitbesteed, dan verandert er niks in uw huidige werkwijze. Laat u het transport door een andere partij uitvoeren, lees dan hier de instructie voor ECT Remote Check-in.

• Nieuw! Wanneer u zowel de voormelding als het ophalen van de container(s) uitbesteed, dan is er een aanvulling in uw werkwijze. Via het dashboard Shipments, bij Shipments en vervolgens via de knop Forward, nomineert en registreert u een andere vervoerder voor uw container(s).

U heeft nu twee opties, afhankelijk van uw situatie:

1. Wanneer u zelf de voormelding doet en het ophalen van de container eventueel uitbesteed, dan regelt u dit via Handlings. Er verandert niks in uw huidige werkwijze. Laat u het transport door een andere partij uitvoeren, lees dan hier de instructie voor ECT Remote Check-in.
2. Wanneer u voor zowel de voormelding als het ophalen van de container een andere vervoerder wilt nomineren, dan regelt u dit via Shipments. Via het dashboard Shipments, bij Shipments en vervolgens via de knop Forward, nomineert en registreert u een andere vervoerder voor uw container(s).

Door deze acties wordt uw vervoerder opgenomen in de Vertrouwensketen en worden alle gekoppelde cargocards, aan deze organisatie, herkent. Als u dit niet doet, wordt de chauffeur geweigerd bij de terminal. Als de commerciële vrijstelling is verstrekt, kunt u de voormelding indienen.

Dit betekent dat de commerciële vrijstelling nog niet is vrijgegeven. De status van een container kan worden opgevraagd, ook als de commerciële vrijstelling nog niet is vrijgegeven.

Ja, dat kan zeker. Afhankelijk van de terminal, is het nodig om de voormelding te updaten of volledig te annuleren en opnieuw te doen. Bij zowel het updaten als het annuleren, kunt u de juiste vervoerder nomineren voor de voormelding en het transport.

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.

Piekuren zijn van 06:00 uur tot 17:59 uur. Daluren zijn van 18:00 uur tot 05:59 uur. De toeslag geldt van maandag tot en met vrijdag. Tijdslots op feestdagen die op een werkdagen vallen (zoals bijvoorbeeld tweede pinksterdag) kennen geen toeslag tijdens piekuren. Klik hier voor meer informatie.

Controleer of het vinkje aanstaat in het XS-ID portal direct van Secure Logistics. Zo ja, neem contact op met Customer Service van RWG via customerservice@rwg.nl. Zo niet, vanaf maandag 24 april 2023 06:00 uur is het niet mogelijk om tijdslots te boeken als er geen account is bij Secure Logistics en je niet akkoord bent gegaan met de voorwaarden.

Extra informatie EAN-Nummer

Wanneer jouw EAN-nummer niet (meer) actief is, kun je op termijn geen gebruik meer maken van de service Melding Container Achterland (MCA) van Portbase en de binnen deze service beschikbare functionaliteiten. Voor de service MCA is een actief EAN-nummer een eis. Portbase zorgt er graag voor dat je gebruik kunt blijven maken van de service MCA. Daarom verzoeken zij je vriendelijk, doch dringend, om jouw bedrijfsgegevens en jouw actieve EAN-nummer aan hen door te geven. Dit doe je door het wijzigingsformulier in te vullen. Je kunt hierbij “Service specifiek” aanvinken. Portbase controleert deze gegevens na ontvangst en neemt vervolgens contact met jou op om de vervolgstappen met je te bespreken. Nadat het proces is doorlopen, kun je gebruik blijven maken van de service MCA.

Klik hier voor meer informatie.

Voor vragen over betalingen, facturen of andere financieel gerelateerde vragen kun je contact opnemen met Finance; Finance@Secure-Logistics.nl. Voor inhoudelijke vragen omtrent de tijdslots kan er contact met Customer Service van RWG worden opgenomen via customerservice@rwg.nl. Voor algemene vragen over het gebruik van de XS-Key kun je wenden tot de CSD; 010-4367777 / rwg@secure-logistics.nl.

Klik hier voor meer informatie.

Commercial Window: tijdspanne waarbinnen een container afgehaald mag worden van de terminal/depot.

Door in de statusaanvraag of voormelding het verwachte afhaalmoment (ETA) van het vervoersmiddel op te geven zal de terminal/depot de specifieke datum en tijds informatie terugsturen. Voor af te halen containers, is dit als Commercial Window terug te zien. Valt de ETA buiten de geldigheid van de vrijstelling, dan zal op de voormelding het bolletje Commercial Release rood kleuren

• Cargo Opening: eerste tijdstip waarna een container op de terminal/depot aangeleverd mag worden. 
• Cargo Closing: laatste moment waarvoor een container aangeleverd moet worden op de terminal. 

Voor aan te leveren containers, is dit als Cargo Opening/Closing terug te zien. Valt de ETA voor de Cargo Opening of na de Cargo Closing, dan zal op de voormelding het bolletje Cargo Opening rood kleuren.

Bekijk hier welke terminal deze functionaliteit ondersteund.

Loopt u tegen problemen aan rondom Commercial Window, Cargo Opening/Closing in relatie tot uw voorgenomen transportplanning, neem dan contact op met uw transportopdrachtgever.

Elke voormelding krijgt binnen MCA namelijk een uniek label waaraan Portbase de transactie herkent. Deze voormelding met uniek label, kunt u steeds opnieuw én onbeperkt wijzigen, annuleren en opnieuw indienen. Zolang u dezelfde oorspronkelijke voormelding blijft gebruiken, betaalt u slechts één transactie van € 0,35*.

Voorbeeld: Annuleert u de eerste oorspronkelijke voormelding (uniek label A) en start u vervolgens een geheel nieuwe tweede voormelding (uniek label B) voor dezelfde container? Dan zijn er twee unieke labels en twee transacties van € 0,35. Gebruik dus zoveel mogelijk de oorspronkelijk voormelding en voorkom onnodige kosten!

*Uitzonderingen

• RST ondersteunt updates op voormeldingen voor MCA Barge
• ECT en Euromax ondersteunen geen updates op voormeldingen van MCA Road en MCA Barge

Portbase werkt aan een oplossing om updates van voormeldingen mogelijk te maken. Zo kunnen onnodige transacties voorkomen worden. We informeren u zodra deze oplossing beschikbaar is.

Het filter werkt op verschillende manieren. Zorg er altijd voor dat je het juiste datumbereik hebt geselecteerd.
Gebruik je de zoekbalk? Gebruik minstens 3 karakters om te vinden wat je zoekt.

Ja dat kan. Door in de balk te klikken op Visit / Handling / Status kunt u het overzicht naar wens sorteren van A-Z of Z-A.

Bekijk de overige manieren om te filteren in de Quick Start Guide onder de tab ‘Statusinformatie & Filter’

Ja dat kan met de ‘kopieer voormelding’ functie. Hiermee is het mogelijk om van een bestaande voormelding alle gegevens behalve het containernummer te dupliceren, om zo snel een nieuwe voormelding te maken.

Daarnaast is er de mogelijkheid om middels een excel-lijst met voormeldingen aan te maken en deze te upload.

Een template is te vinden op het overzichtsscherm.

Ja, dat kan. U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie.

Om snel door de datumvelden te gaan kunt u het eerste het veld (deels) invullen en vervolgens met tab doorspringen naar het volgende veld.

Datumvoorbeeld: het systeem pakt automatisch de complete datum van de huidige maand nadat de dag van de maand (bijv. 15) is ingevuld en tab op het toetsenbord is ingedrukt.

Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.

Het dashboard biedt realtime inzicht in uw handlings in 4 bakjes:

• Detached: Bevat statusaanvragen, oftewel handlings (containers) die nog niet gekoppeld zijn aan een bezoek aan de terminal.
• Expected: Bevat voormeldingen, oftewel handlings (containers) die gekoppeld zijn aan een terminalbezoek. Dit betekent niet dat de afspraak al helemaal geaccepteerd is. Houd de statussen goed in de gaten.
• In Operation: Dit betekent dat de ingeplande truck op dit moment de containers aan het op- en/of afzetten is bij de terminal.
• Completed: De containers zijn gebracht of opgehaald. De voormelding is voltooid. Hier vindt u meer informatie over gate-in en gate-out.

Note: Niet alle terminals sturen gate-in/out informatie aan MCA Road, in dat geval kunt u de website van de terminal raadplegen voor de gate in/out informatie.

De applicatie is alleen beschikbaar in het Engels.

Er zijn wel mogelijkheden om de website te vertalen d.m.v. het gebruik van een vertaalplug-in/-extensie zoals “Google Translate”

In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.

Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.

Een zegelnummer dat u opgeeft in uw voormelding moet altijd twee tot vijftien posities lang zijn. Langer of alleen één punt of één spatie ingeven is niet toegestaan.

Helaas is het niet meer mogelijk om containers aan te passen wanneer de containerstatus ‘In operation’ is.

Mocht de aankomsttijd van een truck veranderen, dan kunt u de ETA vanuit het overzichtsscherm aanpassen.

Klik hiervoor op de handling. Pas de aankomsttijdstip/ETA aan. Klik vervolgens op ‘Update Visit’.

Let op: ECT Delta en Euromax ondersteunen geen wijzigingen. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding.

U kunt uw voormelding verwijderen door de container aan te vinken en onderaan op de knop ‘Cancel container’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal. Hierdoor wordt een annuleringsbericht verstuurd aan de terminal, die deze zal verwerken zodat ook aan de terminalzijde de voormelding ‘Cancelled’ is.

Ook is het mogelijk om een voormelding te ontkoppelen van het bezoek. Selecteer de container en klik onderaan op ‘Detach container’. De container is daarna als statusaanvraag terug te vinden onder het kopje ‘Detached’.

• APM Maasvlakte II
• Hutchison Ports Delta II
• Kramer Group: RCT & DCS
• R.B.C./Cetem
• Rotterdam Short Sea Terminals (RST)
• Rotterdam World Gateway (RWG)
• United Waalhaven Terminals (UWT)
• Waalhaven Westzijde (WHT)

De overige terminals (Broekman Distriport, Hutchison Ports ECT Euromax en Hutchison Ports ECT Delta) gebruiken geen TAR codes.

Deze informatie kunt u ook vinden in de functionaliteit matrix onder belangrijke links.

Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome. Internet Explorer, de microsoft voorganger van Edge, wordt niet ondersteund (vanaf 31 oktober 2021).

Via het tabblad ‘Configuration’ in MCA Road, MCA Barge en MCA Rail kunt u zich abonneren op e-mailnotificaties rondom voormeldingen en/of visits.

Let op- indien u een groepsmailadres gebruikt, let er dan op dat u maar één collega inschrijft voor deze mails om meer van dezelfde meldingen te voorkomen.

E-mail containers

Het is ook mogelijk om direct vanuit MCA containerstatussen te mailen naar uzelf of een extern e-mailadres.  

Ja, er bestaat een excel upload voor MCA Road, MCA Barge en MCA Rail.

Stappen excel uploaden:

• Ga naar de service MCA Road, MCA Barge of MCA Rail
• Klik op tab 'Rotations'
• Zoek het desbetreffende binnenvaartschip en open de rotatie
• Zoek de visit en open deze door te klikken
• Klik binnen de visit door naar de tab 'Handlings'
• Klik op 'Download XLS template'
• Vul het template (excel sheet) met de statusaanvragen/voormeldinformatie
• Klik op 'Upload handlings'
• Kies of u de informatie als statusaanvragen of als voormelding (pre-notification) wilt uploaden

Koppelen TAR-codes:

1. Maak een voormelding voor container A
2. Wacht tot deze helemaal groen terug komt met een TAR
3. Maak een voormelding voor container B
4. Vul de TAR code in van voormelding A
5. Vervolgens opslaan en versturen

Door de nieuwe container(s) te koppelen aan het bestaande bezoek hoeft u geen datum en tijd in te geven.

Aan de poort bij de ECT terminals wordt een controle op het EAN nummer uitgevoerd. Het EAN nummer in de voormelding moet overeenkomen met het EAN nummer op de Cargo Card van de chauffeur.

Indien u een transport uitbesteedt aan een andere vervoerder (of een uitzendkracht inzet), dan moet dit in de uitvoerende vervoerder (executing charter) worden opgegeven. U kunt exceuting charter wijzigen door deze toe te voegen (of te verwijderen indien nodig) en vervolgens op UPDATE VISIT te klikken.

Dit kan tot 1 november 2022.

Een container die op de truck blijft staan tijdens bezoek aan de terminal. De Remain on Truck functie is enkel voor ECT+Euromax van toepassing. In de toekomst wil ECT+Euromax dit oplossen aan de gate en wordt het proces hetzelfde als bij de andere terminals.

Nee dat is niet noodzakelijk. Het kan wel handig zijn voor uw eigen administratie en/of planning.

Er is een nieuwsbericht op de website van ECT geplaatst, een mailing gestuurd naar de huidige RCI-gebruikers binnen de E-services en er is een servicebericht in de ECT-app geplaatst. Daarnaast is er een nieuwsbericht op de website van Portbase geplaatst, een mailing uitgestuurd naar klanten die MCA Road gebruiken en een bericht in de service MCA Road geplaatst.

• Berichtgeving vanuit ECT
• Berichtgeving vanuit Portbase

Nee, dit is vooralsnog niet mogelijk. Om RCI te verkrijgen dienen de containernummers altijd bekend zijn. ECT werkt aan een oplossing om dit in de toekomst wel mogelijk te maken. Dit houdt in: het nomineren van een containernummer door ECT aan de hand van een boekingsnummer.

Ja, dat is mogelijk. Wijzig de charter en klik op Update visit.

Ja, dit is mogelijk.

Zodra ECT/Euromax een voormelding beantwoord en een RCI-nummer toekent, is deze terug te vinden in het TAR-veld, zoals u ook gewend bent van andere terminals.

Nee, dat is niet nodig. U ontvangt bericht zodra ECT de functie RCI beschikbaar voor u maakt.

U kunt de rederijcodes (SCAC codes) vinden binnen de service MCA. Klik op uw naam rechtsboven en er verschijnt een drop-down-menu. Klik op “Shipping company list” om de laatst bekende rederijen te zien die MCA ondersteunt.

Vanaf 17 april 2023 is voor ECT Delta en ECT Euromax terminals een uitvoerdocument vereist vóór de aankomst van een container op de terminal. Meer informatie over deze wijziging vindt u door op deze link te klikken.

Gebruik de gratis tool Gadwin Printscreen.

Ook is het mogelijk direct statussen van gekozen handelings te mailen naar een e-mailadres.

Lees de Quick Start Guide onder de tab 'E-mailnotificaties' om te zien hoe dit werkt. 

Wanneer u problemen heeft met uw Cargo Card, deze is verlopen of u wilt er één aanvragen, dan moet u contact opnemen met Secure Logistics. Meer informatie hierover vindt u op: https://www.secure-logistics.nl.

Bij het aanmaken van een handling kunt u de keuze maken om deze in te dienen als statusaanvraag of als voormelding. Als u bij het aanmaken kiest voor ‘No’ bij het veld Pre-notification zal er eerst een statusaanvraag uitgestuurd worden naar de terminal.

Als u kiest voor ‘Yes’ bij het veld Pre-notification zal direct een voormelding verstuurd worden.

Indien de container al is aangemeld als statusaanvraag kan er een voormelding van gemaakt worden d.m.v. de knop “Submit as pre-notification”

De terminals ECTDELTA en EUROMAX sturen geen bevestiging dat een container de terminal heeft verlaten of is binnengekomen. Dit zijn zogenaamde Gate In/Out berichten. Hierdoor blijven deze voormeldingen in het bakje Expected staan.

Wanneer er geen document ingestuurd is, dan zal er altijd een Douaneblokkade op de container blijven staan.
Als het document ingestuurd wordt en verwerkt is bij de APM MVII dan zal de Douaneblokkade opgeheven worden.

U kunt via de website van de ECT controleren of het document erin staat of u kunt in dit geval contact moeten opnemen met de Service Desk van Portbase.

Het kan namelijk zijn dat de ECT/Euromax terminal een dubbele APERAK (retourbericht) naar Portbase heeft gestuurd. Hierdoor wordt de volgorde niet correct verwerkt.

De Service Desk zal dan een retourbericht opnieuw aanbieden, waardoor het probleem verholpen is.

Wanneer u voor de volgende terminals geen TAR-code heeft ontvangen, kan het zijn dat uw voormelding afgekeurd is, dat er een verstoring is, of dat de terminal gesloten is.

• APM Maasvlakte II
• Hutchison Ports Delta II
• Kramer Group (RCT & DCS)
• R.B.C./Cetem
• Rotterdam World Gateway (RWG)
• Rotterdam Short Sea Terminals (RST)
• United Waalhaven Terminals (UWT)
• Waalhaven Westzijde (WHT)

Terminal APM Maasvlakte II

Indien er voor de aangevraagde dag geen beschikbare tijdsloten meer beschikbaar zijn dan zal de voormelding worden afgewezen. De getoonde foutmelding is: THERE ARE NO APPOINTMENT OPENINGS AVAILABLE FOR THE ENTERED DATE .

U kunt de voormelding opnieuw indienen met een nieuw gewenst tijdstip op een andere dag. Kortom, er wordt dus geen tijdslot uitgegeven op een andere dag dan aangevraagd is.

Pin doesn’t match or expired, contact line operator.
De vrijstelling komt niet overeen of is verlopen. Gelieve hiervoor contact op te nemen met de rederij.

CDM – Customs document missing
Wanneer u de afkeuring vanuit de terminal ontvangt: ‘CDM blokkade, DD.’ kunt u met uw expediteur/importeur controleren of de correcte terminal gebruikt is met wat u gekozen heeft als terminal. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Customer Service van Portbase voor een oplossing.

Afkeuring RUB25 – Boeking is vol
Neem contact op met de rederij om de boeking te laten verhogen.

Afkeuring ORN – Boeking is onbekend
De acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een foutief acceptatie nummer ingestuurd. Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Wanneer u zeker weet dat dit nummer in orde is dan kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen nakijken of de acceptatieopdracht verstuurd is naar terminal. Als blijkt dat bovenstaande zaken allemaal in orde zijn dan is het ook mogelijk dat het containernummer niet juist is ingevoerd.

BLA – Order (for line) not found, contact line operator.
Neem contact op met de rederij. U heeft waarschijnlijk een andere rederij gekozen dan de rederij die bekend is bij de terminal.

BLT – Blocked by terminal.
Dit is een algemene melding die zegt dat de container niet gehaald of gebracht kan worden. Wanneer er geen aanvullende informatie in het responsebericht staat kunt u voor de toelichting contact opnemen met de terminal.

COR – Container not released
Er is nog geen commerciële vrijstelling verleend door de rederij.

BCO – Before cargo opening
Dit is het moment waarop een Export container op zijn vroegst mag worden afgeleverd op de terminal (in veel gevallen een x-aantal dagen voor aankomst schip).

ORN – de acceptatieopdracht is niet ingestuurd door de rederij of u heeft een verkeerd acceptatienummer ingestuurd

Indien deze foutmelding optreedt, kunt u het beste het acceptatienummer controleren. Indien u zeker weet dat dit nummer in orde is, kunt u contact opnemen met de rederij. Zij kunnen voor u nakijken of de acceptatieopdracht naar terminal is gestuurd. Indien blijkt dat bovenstaande aspecten daadwerkelijk in orde zijn, kan het voorkomen dat het containernummer niet juist is ingevoerd in Portbase.

RUB20 – Het door u ingestuurde boekingsnummer staat in het terminalsysteem voor een andere rederij bekend
Als u deze foutmelding ontvangt is het belangrijk om te controleren van welke rederij de boeking/vrijstelling is. Indien dit niet bij u bekend is, kunt u het beste contact opnemen met de opdrachtgever en/of rederij.

DUP – Ik heb een voormelding gedaan maar ik krijg nu een DUP-foutmelding. Wat betekent dit?

Wanneer uw voormelding afgekeurd wordt met als reden: “DUP” (duplicate), dan is er al een voormelding bekend met dit containernummer en boekingsnummer in de terminal. Deze andere voormelding kan door uzelf zijn aangemaakt of door een andere partij. Er bestaat ook de mogelijkheid dat de container voor een binnenvaartschip, trein of zeeschip is voorgemeld.

Indien de voormelding eerder door uzelf is aangemaakt, kunt u deze mogelijk terug vinden in de service MCA Road (zolang deze nog beschikbaar is). Dat doet u door de ‘Vanaf’ filterdatum zover mogelijk terug te zetten en in het zoekveld het containernummer in te geven.

Wanneer u de voormelding niet kunt vinden, neem dan contact op met de terminal om te vragen of de voormelding bij hen bekend is.

Indien u een eerdere voormelding vindt die niet in orde is, dan kunt u deze verwijderen. Dit kunt u doen door op het vinkje te klikken vooraan de regel en vervolgens onderaan op verwijderen te klikken. Wacht een paar minuten, zodat de terminal de annulering kan verwerken. Vervolgens dient u uw nieuwe voormelding die afgekeurd is met DUP, opnieuw te versturen. Deze zal dan wel goed doorlopen.

Wanneer dit niet het geval is (en wordt de voormelding weer afgekeurd met DUP) dan zal de voormelding nog niet helemaal goed uit het systeem van de terminal zijn. U kunt dan contact opnemen met de terminal om dit met hun af te stemmen.

Hutchison Ports ECT Delta: 0181-278088 / CustomerService@ect.nl

Hutchison Ports ECT Euromax: 0181-377200 (02 / 03) / balie.euromax@ect.nl

Rotterdam Short Sea Terminals: applicatiebeheer@rstbv.nl

De snelheid waarmee statusaanvragen en voormeldingen worden beantwoord hangt af van verschillende factoren. Het versturen en verwerken van statusaanvragen en voormeldingen is een reeks aan acties via verschillende partijen. Op verschillende punten in die keten kan het soms misgaan. Het streven is om dit tot een minimum te beperken.

Port Community System (PCS)

Voormeldingen en statusaanvragen van vervoerders/operators worden overwegend in seconden verwerkt via het Portbase platform en verstuurd aan de terminal.

Desondanks kan het voorkomen dat er een storing is of onderhoud gepleegd wordt aan de services. Portbase gaat dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen. Via status.portbase.com kunt u zien wat de status is van de verschillende Portbase services. U kunt zich via die pagina abonneren op meldingen, zo blijft u constant op de hoogte. Goed om te weten dat het Portbase (PCS) systeem een uptime heeft van 99,8%.

Terminal Operating Systems (TOS)

De meeste terminals werken met een EDI-koppeling. EDI-berichten moeten, na ontvangst van Portbase, uitgelezen worden, verwerkt in het terminal systeem, en uiteindelijk een antwoord bericht aan Portbase worden teruggestuurd. In al deze stappen kan vertraging optreden. Denk hierbij aan de verwerkingscapaciteit tijdens piekmomenten op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Dan worden veel EDI-berichten verstuurd en kan er vertraging ontstaan.

API-koppelingen zijn de toekomst en kunnen een verbetering betekenen op dit vlak. De eerste terminals gaan hier nu mee aan de slag.

Ook bij terminals kan er onverhoopt een storing plaatsvinden of onderhoud gepleegd worden aan de systemen. De terminals gaan dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen en informeren zelf de klanten en gebruikers.

Transport Management Systemen (TMS)

Vervoerders kunnen gebruik maken van een systeemkoppeling tussen hun planningssysteem (TMS) en het Portbase (PCS) systeem, ook in deze systemen kan vertraging of storing zich voordoen. Inventariseer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het werken met API.

Vertraging kan dus op verschillende momenten en in verschillende stappen in het proces voorkomen. Heeft u aanleiding te denken dat er sprake is van ongewoon grote vertraging tijdens het voormelden, neem dan neem contact op met onze Customer Service, via +31 (0) 88 625 25 25 of per e-mail.

De verwerkingstijd verschilt per terminal en per moment, dit is mede afhankelijk van het aanbod van het aantal te verwerken berichten op enig moment.

Daarnaast is het zo dat bij het insturen van een gewijzigde voormelding of statusaanvraag deze pas naar de terminal doorgestuurd wordt nadat de terminal op de voorgaande voormelding c.q. statusaanvraag heeft geantwoord. Kortom het meermaals herhalen van statusaanvraag/voormelding kan hierdoor een wachtrij creëren voor u zelf.

History

Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.

Indien u langer dan +/- 30 minuten een voormelding heeft verstuurd en geen terugkoppeling heeft ontvangen kunt u nagaan op status.portbase.com of er een storing/vertraging is. Daarnaast kunt u zich ook inschrijven, wij houden u dan automatisch op de hoogte over incidenten in onze systemen.

U kunt ook contact opnemen met onze Customer Service.

Het verkrijgen van een passende truck tijdslot hangt af van de drukte op de terminal. Het reserveren van een tijdslot kan het beste zo vroeg mogelijk gebeuren. Doordat de gehele capaciteit continu beschikbaar is verwachten we dat slottijden goed verkrijgbaar zijn, echter gedurende piektijden kan het zo zijn dat er enkele uren tussen de gewenste en de eigenlijke slottijd zitten.