Binnenvaartbezoeken en -containers voormelden bij zeeterminals en depots. Melding Container Achterland (MCA) Barge levert bovendien de input voor de integrale planning van havenbezoeken door Nextlogic.
Waarom duurt het soms langer dan gewenst voordat ik een reactie krijg van een terminal op mijn voormelding(en)?
De snelheid waarmee statusaanvragen en voormeldingen worden beantwoord hangt af van verschillende factoren. Het versturen en verwerken van statusaanvragen en voormeldingen is een reeks aan acties via verschillende partijen. Op verschillende punten in die keten kan het soms misgaan. Het streven is om dit tot een minimum te beperken.
Voormeldingen en statusaanvragen van vervoerders/operators worden overwegend in seconden verwerkt via het Portbase platform en verstuurd aan de terminal.
Desondanks kan het voorkomen dat er een storing is of onderhoud gepleegd wordt aan de services. Portbase gaat dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen. Via status.portbase.com kunt u zien wat de status is van de verschillende Portbase services. U kunt zich via die pagina abonneren op meldingen, zo blijft u constant op de hoogte. Goed om te weten dat het Portbase (PCS) systeem een uptime heeft van 99,8%.
De meeste terminals werken met een EDI-koppeling. EDI-berichten moeten, na ontvangst van Portbase, uitgelezen worden, verwerkt in het terminal systeem, en uiteindelijk een antwoord bericht aan Portbase worden teruggestuurd. In al deze stappen kan vertraging optreden. Denk hierbij aan de verwerkingscapaciteit tijdens piekmomenten op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Dan worden veel EDI-berichten verstuurd en kan er vertraging ontstaan.
API-koppelingen zijn de toekomst en kunnen een verbetering betekenen op dit vlak. De eerste terminals gaan hier nu mee aan de slag.
Ook bij terminals kan er onverhoopt een storing plaatsvinden of onderhoud gepleegd worden aan de systemen. De terminals gaan dan aan de slag om dit zo snel mogelijk op te lossen en informeren zelf de klanten en gebruikers.
Vervoerders kunnen gebruik maken van een systeemkoppeling tussen hun planningssysteem (TMS) en het Portbase (PCS) systeem, ook in deze systemen kan vertraging of storing zich voordoen.
Een systeemkoppeling via EDI gaat op termijn vervallen. API is de toekomst en is vele malen sneller qua overdracht van informatie. Inventariseer bij uw softwareleverancier naar de mogelijkheden voor het werken met API.
Vertraging kan dus op verschillende momenten en in verschillende stappen in het proces voorkomen. Heeft u aanleiding te denken dat er sprake is van ongewoon grote vertraging tijdens het voormelden, neem dan neem contact op met de Portbase Servicedesk. Dit kan telefonisch via +31 (0)88 625 25 25 of per e-mail naar servicedesk@portbase.com
Hoeveel karakters zijn toegestaan in het zegelnummer/seal number?
Een zegelnummer dat u opgeeft in uw voormelding moet altijd twee tot vijftien posities lang zijn. Langer of alleen één punt of één spatie ingeven is niet toegestaan.
Kan ik mijn container nog toevoegen aan de Barge als de status in operation is?
Helaas is het niet meer mogelijk om containers toe te voegen wanneer de barge onder de kraan ligt / status in operation heeft.
Waarom verandert de visit status niet tijdig naar “in operation”?
Het is mogelijk dat een visit ruimschoots na het starten of het beëindigen van de los/laad activiteiten naar de status "in operation" veranderd. De aanleiding voor de status verandering in MCA Barge is de eerste gate-in/gate-out melding die de terminal verstuurt aan Portbase voor de desbetreffende barge visit. Indien de gate-in/gate-out bevestiging op een later moment verstuurd of verwerkt wordt, geeft dit een vertekend beeld met de werkelijke operatie.
Waarom blijft de barge visit de status “in operation” behouden?
De terminal zal de visit die afgehandeld is, moeten bevestigen als “completed”. Dit is een handmatige actie van de terminal operator.
Indien de terminal dit niet heeft gedaan zal de visit de status "in operation" behouden.
Voor nu is dat geen probleem. Bij het ondersteunen van de integrale planning van Nextlogic wordt dit wel van belang.
Moet het reisnummer uniek zijn of alleen in combinatie met call ID?
Er is geen validatie of het reisnummer uniek is.
Een grijs aangemerkte handling, wat betekent dit?
Wanneer de handlingstatus grijs is en er vraagtekens in worden getoond dan betekent dat de voormelding/statusaanvraag in behandeling is genomen en dat de terminal met een update van de handlingstatus zal komen, tenzij de voormelding alsnog door u gecancelled is. In de handlingstatus ziet u de code QQQ.
Hoe snel worden voormeldingen/statusaanvragen verwerkt
De verwerkingstijd verschilt per terminal en per moment, dit is mede afhankelijk van het aanbod van het aantal te verwerken berichten op enig moment.
Daarnaast is het zo dat bij het insturen van een gewijzigde voormelding of statusaanvraag deze pas naar de terminal doorgestuurd wordt nadat de terminal op de voorgaande voormelding c.q. statusaanvraag heeft geantwoord. Kortom het meermaals herhalen van statusaanvraag/voormelding kan hierdoor een wachtrij creëren voor u zelf.
Hoe verschilt de Laad-/loslijst per terminal?
*Hours prior to PTA (Planned time of arrival of Barge)
Waarom een cut-off moment voor een barge los-/laadlijst?
De introductie van de automatische cut-off waardoor een definitieve los-laadlijst ontstaat, is noodzakelijk voor de integrale planning door Nextlogic. Aan de hand van de data in de definitieve los-/laadlijsten kan Nextlogic de integrale planning voor Nextlogic deelnemers verder optimaliseren.
Voor een eenduidige werkwijze wordt hetzelfde principe gehanteerd in het geval van handmatig plannen.
Wat houdt cut-off voor de los-/laadlijst in?
De verzameling van ingestuurde voormeldingen voor een barge visit vormen tezamen de los-/laadlijst. De los-/laadlijst wordt, een aantal uren voor aankomst van het binnenvaartschip, automatisch gesloten bij de terminal. Dit is het zogenaamde cut-off moment. Hierna is de los-/laadlijst status definitief en zijn geen wijzigingen meer mogelijk.
Wat zijn de vastgestelde cut-off tijden?
Per terminal kunnen afwijkende tijdstippen gehanteerd worden, maar ook voor het laden van lege containers, laden volle containers, lossen lege containers en lossen volle containers kunnencut-off tijden verschillen. Op binnenvaartschepen met een gemixte lading is de vroegst aangebroken cut-off tijd bepalend voor het sluiten van de gehele los-/laadlijst van de visit.
| cut-off time general | cutt-off time discharging empty | |
|---|---|---|
| ECT Euromax | 8 | |
| ECT Delta | 8 | |
| APMTR | 4 | 1 |
| APMII | 2 | |
| RWG | 2 |
Welke terminals werken met de functionaliteit los-/laadlijst?
Ja
Gepland
Nee
| ECT Delta | |
| Euromax | |
| APMTR | |
| APMII | |
| RWG | |
| RST Noord & Zuid | |
Waaraan kun je zien dat de cut-off is ingegaan en de los-/laadlijst definitief is?
Bij een ingeplande visit wordt een groene bol met wit vinkje getoond. Hierbij wordt een extra icoontje van een “hangslotje” getoond welke aangeeft dat de los-laadlijst definitief is.
Worden alle groene en rode voormeldingen in de definitieve los-/laadlijst opgenomen?
Nee, enkel de voormeldingen die in orde (oftewel “groen”) zijn worden in de definitieve los-/laadlijst opgenomen. Het resultaat is een los-/laadlijst met alleen ‘groene’ voormeldingen. Alle niet in orde bevonden (oftewel “rode”) voormeldingen worden afgewezen (rejected) in MCA Barge.
Waar zijn de afgewezen (rejected) voormeldingen inzichtelijk?
Na de cut-off worden de “rode” voormeldingen automatisch afgewezen (rejected) in MCA Barge. Deze blijven inzichtelijk voor de Bargeoperator onder de handlings van de betreffende visit, met de indicatie “rejected”.
Kunnen ‘groene’ voormeldingen op een definitieve los-/laadlijst alsnog ‘rood’ worden?
Ja, dat is mogelijk. Bijvoorbeeld doordat na het cut-off moment alsnog een douane-inspectie of blokkade wordt aangekondigd. De voormelding blijft vooralsnog in de definitieve los-/laadlijst opgenomen, de container zal niet door de terminal worden geladen of gelost.
Hoe kan ik alsnog een wijziging na de cut-off doorvoeren?
Wanneer in een definitieve los-/laadlijst (na de cut-off) alsnog wijzigingen nodig zijn, kan dat alleen door rechtstreeks contact op te nemen met de terminal. De terminal operator kan de los-/laadlijst dan in MCA Barge heropenen. Hierna voert de barge operator de wijzigingen door en moet de barge operator zelf de los-/laadlijst in MCA Barge weer sluiten. Zodra alle wijzigingen zijn doorgevoerd sluit de barge operator zelf de los-/laadlijst d.m.v. de knop “Finalize Load-Discharge list”.
Wat doe ik als ik zie dat mijn schip de in MCA Barge getoonde slottijd bij ECT niet kan halen?
In een dergelijk geval verwachten wij dat u als barge operator de ETA in MCA Barge aanpast conform de verwachte uitloop.
Hoe kan ik, nadat mijn schip in MCA Barge bij ECT is ingepland, toch profiteren van eventueel eerder beschikbare capaciteit?
Indien u als barge operator wilt profiteren van eerder bij ECT vrijkomende capaciteit moet u via de ETA in MCA Barge het eerste moment opgeven waarop uw barge bij de terminal kan zijn. ECT houdt bij herplanning rekening met deze opgegeven ETA’s.
Is het mogelijk om een statusaanvraag (COPINO 13) te annuleren?
Het is helaas niet mogelijk om een statusaanvraag (COPINO 13) te annuleren. Deze zal vanzelf vervallen of wordt overschreven wanneer u een nieuwe statusaanvraag (COPINO 13) of een voormelding (COPINO 9) instuurt.
Is het mogelijk om een bargenaam op een visit of een barge visit om te hangen?
Bij terminals waarbij barge afspraken automatisch worden verwerkt kan een barge visit niet worden omgehangen als deze zich in de ‘Requested’ status bevindt.
Bij terminals die handmatig barge afspraken verwerken is dit wel mogelijk.
U kunt een barge visit omhangen van de ene barge rotatie naar een andere barge rotatie. Hiermee verandert u automatisch de bargenaam.
U doet dit op het scherm in MCA Barge als volgt:
Wanneer een terminal geen wijziging van voormeldingen ondersteunt; wat moet ik dan doen vanuit het eigen planningsysteem
U dient de voormelding te annuleren en vervolgens een nieuwe voormelding in te sturen.
Bekijk de Functionality Matrix - Hinterland om te zien of de terminal een wijzigingsbericht ondersteunt.
Wanneer een terminal geen annulering van voormeldingen ondersteunt; wat moet ik dan doen vanuit het eigen planningsysteem?
Stuur een cancel in. MCA Barge verwerkt deze zodat deze als ‘geannuleerd’ zichtbaar is in het webscherm van MCA Barge. Naar de terminalzijde is een handmatige actie nodig. Neem contact op met de desbetreffende terminal.
Voor details zie: Functionality Matrix – Hinterland.
Wat voor zegelnummer/seal number vul je in bij een FLAT?
U mag hier FLAT of TANK invullen.
Waar kan ik het logboek inzien?
Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande schermprint). Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.
Note: zoeken binnen het logboek kunt u doen d.m.v. de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.
Kan ik een geannuleerde rotation/visit nog inzien?
Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in het webscherm van MCA Barge.
De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested". Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge.
Hoe kan ik mijn voormelding/statusverzoek, visit of rotatie terugvinden?
Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.
Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.
Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.
Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.
| Gewenst resultaat: overzicht met alle handlings van containers | Zoektermen |
| die geladen worden | Loading |
| die gelost worden | Discharge |
| met containernummer ABCD6170760 | ABCD6170760 |
| met boekingsnummer/vrijstelreferentie
REF6170760 |
REF6170760 |
| die gelost worden waarvan de voormelding is afgewezen | rejected discharge |
| die geannuleerd zijn | Cancelled |
| die leeg zijn en gelost zijn | empty discharged |
| met shipping company 'Orient Overseas Container Line Ltd' | OOCL |
| die geblokkeerd (Blocked) zijn | BLC |
| waarvan de documenten niet in orde zijn (Customs Documents Missing) | CDM |
Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.
| Code | Omschrijving |
| BCO | Before cargo opening |
| BLA | Blocked by shipping line |
| BLB | Blocked by security |
| BLC | Blocked due to customs |
| BLD | Blocked by fire brigade |
| BLI | Blocked by inspection |
| BLN | Blocked due to difference in container number between delivery order and physical container |
| BLP | Blocked by police |
| BLT | Blocked by terminal/Not present |
| CDM | Customs documents missing |
| COA | Container not available |
| COK | Container OK |
| COR | Container not released/Booking status |
| COU | Container unknown |
| CTV | Cancel Terminal Visit |
| DUP | Duplicate order |
| ORA | Booking already in use |
| ORN | Booking number unknown/Carrier or container lessor unknown |
| OTH | Other |
| QQQ | Conditionally accepted |
| RUB | Message has error in specified EDIland category, ie. RUB76.1 |
| BOF | Booking status |
| BON | Size/type |
| NNG | Booking number unknown |
| VES | Vessel unknown |
Kun je MCA Barge ook op je smartphone en tablet gebruiken?
Ja, dat is mogelijk.
Welke browsers worden ondersteund?
Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge en Internet Explorer worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome.
Hoe kan ik e-mailnotificaties instellen voor voormeldingen en/of visits?
Via het tabblad ‘Preferences’ in MCA Road kunt u zich abonneren op e-mailnotificaties rondom voormeldingen en/of visits.
Let op: indien u een groepsmailadres gebruikt, let er dan op dat u maar één collega inschrijft voor deze mails om meer van dezelfde meldingen te voorkomen.
Wat betekenen de getoonde cijfers op het rotatie en visit scherm?
Als er bv. 5/50 staat betekent dit: 5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.
/!\ Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.
De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.
Kan ik nog steeds het connecting zeeschip opgeven op terminalbezoekniveau?
Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.
Hoe voeg ik meevarende barge operators toe?
Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.
Wanneer een voormelding voorwaardelijk geaccepteerd is door de terminal, wat kan ik dan wel en niet met deze voormelding?
U kunt alles met deze voormelding doen; u kunt deze bijvoorbeeld wijzigen of annuleren.
Bestaat er nog een excel upload voor het uploaden van handlings in MCA Barge?
Nee, deze bestaat niet.
Als ik vanuit mijn eigen planningsysteem een statusaanvraag van de visit afhaal, wat gebeurt er dan?
MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.
Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.
U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Voor details zie Functionality Matrix – Hinterland.
Ik heb een voormelding ingestuurd vanuit ons planningsysteem. Kan ik dan een nieuwe voormelding en/of statusaanvraag insturen?
Als u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:
Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.
Waarom moet ik als barge operator overstappen van EDI (Barge Planning) naar API ( MCA Barge)?
API is de nieuwe standaard in IT. Overstap is noodzakelijk voor een toekomstbestendige dienstverlening. Een groot voordeel in relatie tot MCA Barge is dat u ook uw bezoeken en rotaties rechtstreeks vanuit uw eigen systeem kunt gaan melden (in plaats van apart via webschermen).
Welke items zijn opgelost, en welke worden nog opgepakt door ontwikkelteam MCA Barge?
Klik op MCA Barge standalone Customer Issues (update 06042020) voor een overzicht van items die gereed zijn, of die nog opgepakt gaan worden door het ontwikkelteam van MCA Barge.