De service Melding Container Achterland is voortdurend aan verandering onderhevig, waardoor het voor kan komen dat de instructies niet up-to-date zijn met de meest recente versie van de service.
Met de Quick Start Guide leggen we u in een aantal korte stappen uit hoe u de service Melding Container Achterland Road gebruikt.
Voor wie is deze service?
Via deze service kunt u containers (handlings) en bezoeken (visits) via één ingang voormelden bij terminals & depots voor wegvervoer. U heeft hier 24/7 inzicht in uw handlings en visits.
Naar de service navigeren
U kunt Melding Container Achterland Road als volgt opstarten:
Heeft u nog geen toegang tot deze service? Uw collega die voor uw organisatie als Portbase hoofdgebruiker is aangemerkt, kan u de benodigde autorisatie hiervoor geven.
Aan de hand van vijf tabbladen links op het dashboard worden uw statusaanvragen en voormeldingen gecategoriseerd.
Om ervoor te zorgen dat MCA Road stabiel en snel blijft functioneren, worden bij het starten van de service de 500 meest recente voormeldingen en de 500 meest recente statusaanvragen opgehaald. Wanneer je de zoekbalk, tabbladen, het terminal filter, of het drop-off/pick-up filter gebruikt, wordt er gezocht in/gefilterd uit deze 1000 resultaten. Als je een specifieke handling zoekt die niet tussen deze resultaten staat, kan je het datumfilter gebruiken om alle resultaten op te halen binnen de geselecteerde tijdsperiode.
Let op: niet alle terminals sturen gate-in/gate-out informatie aan MCA Road. Voormeldingen waarvoor geen gate-in/gate-out wordt gestuurd, worden zeven dagen na ETA automatisch verplaatst van het ‘To do’ naar het ‘Completed’ tabblad.
Bovenin het dashboard is het mogelijk door middel van de zoekbalk te zoeken op zaken als:
U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie. U zoekt automatisch binnen het tabblad waarop u zich op dat moment bevindt. Als een handling niet gevonden wordt binnen het huidige tabblad, kunt u met één druk op de knop zoeken binnen het tabblad ‘All handlings’.
U kunt ook uw zoekopdracht specificeren door gebruik te maken van het datumfilter links op het dashboard. Klik op ‘Date’ onder de lijst met tabbladen en selecteer een datumrange (max. 31 dagen). U kunt ook één dag selecteren. Klik vervolgens op ‘Apply’ om het filter toe te passen. Wilt u de datumrange aanpassen, klik dan opnieuw op het filter. Door op het kruisje rechts van ‘Date’ te klikken, kunt u het datumfilter verwijderen.
Rechts van de zoekbalk vindt u een pick-up/drop-off- en terminalfilter. Deze filters maken het mogelijk de zoekopdracht verder te specificeren.
Met de sorteerfunctie, die te vinden is rechts van de filters, kunt u de handlings sorteren op basis van:
Note: in het tabblad ‘All handlings’ wordt standaard gesorteerd op tijdslot (aflopend).
Op het dashboard worden visits weergegeven met de bijbehorende handling(s). Visits worden aangeduid door lichtgrijze blokken. Onder een visit vallen één of meerdere handelings. Binnen het grijze blok van een visit wordt een handling aangeduid door een wit blok.
Per handling wordt op het dashboard de meeste essentiële statusinformatie getoond aan de hand van bolletjes. Ga met uw muis over deze bolletjes voor meer detailinformatie over documenten, aanwezigheid van de container, commercial release en meer.
Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van een nieuwe statusaanvraag of voormelding:
Let op: Niet elke terminal ondersteunt statusaanvragen. Zie hier welke terminals statusaanvragen ondersteunen.
Upload functionaliteit
Het is mogelijk om meerdere containers tegelijk te uploaden met behulp van de ‘Upload’ functionaliteit in combinatie met de XLS-template. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Volg onderstaande stappen om een handling te bewerken:
Volg onderstaande stappen voor het annuleren van een handling:
Let op: wilt u de geannuleerde handling opnieuw voormelden, koppel de gecancelde handling dan aan een nieuw bezoek om kosten te besparen. Dit kan door de gecancelde handling te selecteren en op ‘Attach to visit’ te klikken in de menubalk bovenin het scherm. Maakt u een nieuwe voormelding aan, dan zal u uiteindelijk voor twee voormeldingen betalen.
Volg onderstaande stappen voor het omzetten van een statusaanvraag in een voormelding. U kunt de statusaanvraag omzetten in een voormelding op een nieuw bezoek of de voormelding direct koppelen aan een bestaand bezoek. Volg onderstaande stappen om een statusaanvraag om te zetten in een voormelding op een nieuw bezoek:
Volg onderstaande stappen om een statusaanvraag om te zetten in een voormelding onder een al bestaand bezoek. U kunt onderstaande handeling ook voor meerdere statusaanvragen tegelijkertijd uitvoeren.
Een aantal terminals controleert dat, wanneer een chauffeur zich aanmeldt bij de terminal, het EAN-nummer van de Cargo Card van de chauffeur overeenkomt met het EAN-nummer zoals opgenomen in de voormelding.
N.b. betreft het een chauffeur met een cargo card van een uitzendbureau, dan dient dit uitzendbureau als executing charter te worden ingevuld op de voormelding in MCA Road.
Volg onderstaande stappen voor het aanpassen van de executing charter van een visit:
Er zijn twee manieren om containers te koppelen.
1. Selecteer een bestaande handling en koppel deze aan een bestaande visit. Het is ook mogelijk meerdere handlings tegelijkertijd te selecteren.
2. Selecteer een bestaande visit en voeg hier een nieuwe of bestaande handling aan toe.
Om containers los te koppelen van een bezoek, volg onderstaande stappen:
Met de functie Shipments heeft u inzicht in welke containers aan u zijn toegewezen door nominatie voor de voormelding en het afhalen. Ook kunt u een andere vervoerder nomineren voor de voormelding en het ophalen van de container. Dit is een nieuwe werkwijze om op een veilige manier data met elkaar te delen, ook wel de Vertrouwensketen genoemd.
Ga vanuit de service MCA Road naar de tab Shipments.
Hier ziet u een overzicht van alle containers waarvoor u via de Vertrouwensketen bent genomineerd en waarvoor eventueel verdere actie noodzakelijk is.
Onder de tab Arrivals vindt u de containers per zeeboot weergegeven.
Onder de tab Shipments staan de containers gegroepeerd per opdrachtgever of ladingregisseur.
Met het filter, boven de containers, vindt u snel uw container(s).
Let op! Zorg dat het datumbereik op de ETA van de zeeboot staat.
Op containerniveau kunt u een aantal acties uitvoeren.
Selecteer eén of meerdere containers en onderaan het scherm ziet u een drietal knoppen met acties:
U heeft nu de voormelding en het transport van de container uitbesteed aan een andere vervoerder. De gekozen vervoerder is nu te zien bij de containergegevens. De container blijft zichtbaar voor u en u kunt de containerstatus, geplande en actual pick-up tijden blijven volgen. Alleen uw eigen statusaanvraag of voormelding wordt geannuleerd bij de overdracht.
Wilt u uw nominatie intrekken van één of meerdere containers?
Klik na het selecteren van een container op Cancel Foward. Deze container verdwijnt uit uw overzicht.
Vervolgens nomineert u een andere vervoerder.
Via de knop Download download u een Excelbestand met data van de geselecteerde containers voor uw eigen TMS.
Het is mogelijk om per e-mail geïnformeerd te worden in het geval van bv. het afwijzen of accepteren van handlings en/of visits. Om deze updates te ontvangen, moet u zich abonneren op de e-mailnotificaties.
Let op: Indien u gebruik maakt van groep e-mailadressen, dient het e-mailadres maar door één gebruiker binnen uw organisatie te worden opgezet. Dit om te voorkomen dat u dezelfde mail meerdere keren ontvangt op dit e-mailadres.
Het is mogelijk om containerstatus(sen) direct vanuit MCA naar uzelf of naar een extern e-mailadres te mailen. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Binnen enkele minuten wordt er een e-mail verzonden naar het opgegeven e-mailadres. Zie onderstaande voorbeeldmail ter illustratie.
MCA Road biedt ook de mogelijkheid om bezoekgegevens als tekst te kopiëren, die via de boordcomputer met uw chauffeur kan worden gedeeld.
Zie onderstaande screenshot ter illustratie.
E-mail notificaties zijn nu beschikbaar bij ontvangst van een Secure Chain-nominatie en wanneer een nominatie wordt ingetrokken
Wilt u deze notificaties ontvangen, voeg dan uw e-mailadres toe in het webscherm van MCA. Let op: maakt u gebruik van groep mailadressen, dan mag het e-mailadres slechts door 1 gebruiker binnen uw organisatie worden ingesteld om te voorkomen dat u meerdere exemplaren van hetzelfde bericht in de groepsinbox ontvangt.
Met deze e-mailmeldingen krijgt u inzicht in (last-minute) wijzigingen, en daardoor een betere controle over uw Vertrouwensketen zendingen. Let op; statusverzoeken en voormeldingen worden automatisch geannuleerd wanneer een Cargo Director/klant de Vertrouwensketen nominatie intrekt. Dit kan uw planning beïnvloeden. Neem contact op met uw klant als dit tot problemen leidt.
Hieronder leest u hoe u de e-mailmeldingen instelt.
U kunt de informatie van een bestaande handling kopiëren en hergebruiken. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Let op: Niet elke terminal ondersteunt statusaanvragen. Zie hier welke terminals statusaanvragen ondersteunen.
Door op het headset icoon rechtsboven in het dashboard te klikken en op ‘Support and FAQ’ te klikken, opent de Portbase Supportpagina voor MCA Road in een nieuw venster. Deze pagina bevat een instructievideo, Quick Start Guide, FAQ’s, noodprocedures en ondersteunende documenten. Klik bij een probleem op het headset icoon rechtsboven in het dashboard en op ‘Report Issue’ om direct Portbase’s Customer Service op de hoogte te stellen van het probleem.
Klik op het luidspreker icoon rechtsboven in het dashboard om nieuwsberichten met betrekking tot de service te lezen. Bij een nieuw nieuwsbericht verschijnt er een blauwe stip rechtsboven het speaker icoon.
Het gebruik van de mobiele versie van MCA Road wijkt op bepaalde punten af van het gebruik van de service op een computerscherm. Hieronder vindt u een korte handleiding voor het gebruik van MCA Road op de mobiele versie.
In zowel de desktop als mobiele versie zijn statusaanvragen en voormeldingen ingedeeld in vijf tabbladen. Bekijk dit overzicht als u wilt weten welke resultaten u kunt vinden onder elk tabblad. U kunt de tabbladen vinden door rechts onderin uw scherm op de knop ‘Filters’ te klikken. Hier heeft u ook de mogelijkheid om een specifieke tijdsperiode te selecteren waarvoor u resultaten wilt zien.
In de mobiele versie zijn de handlings gesorteerd op tijdslot, waardoor de eerstvolgende rit bovenaan staat. Bent u op zoek naar een specifieke handling? Gebruik dan het datumfilter of de zoekfunctie. U kunt bijvoorbeeld zoeken op containernummer of terminalnaam om de juiste handling te vinden.
De volgende gegevens zijn te vinden op het hoofdscherm van het dashboard: de terminal waarnaar een visit is gepland, het containernummer, of het om een drop-off of pick-up container gaat, en de ETA / het tijdslot. Daarnaast wordt ook de status van een handling getoond. Belangrijk is hierbij het onderscheid tussen de rode bolletjes.
Een mobiel scherm is smaller dan een computerscherm. Hierdoor is er minder ruimte beschikbaar voor het weergeven van informatie. Zoek je informatie met betrekking tot een handling of visit die niet direct zichtbaar is in het hoofdscherm, zoals de TAR-code? Klik dan rechts van de desbetreffende handling op het pijltje. Er opent een nieuw scherm met alle informatie rondom de handling en de visit. Je kan deze informatie aanpassen door rechts bovenin op de ‘Actions’ knop en vervolgens op ‘Edit handling’ te drukken.
Wil je de ETA van een visit, het nummerbord van de truck of de executing charter aanpassen, druk dan naast een visit op de drie bolletjes onder elkaar en vervolgens op ‘Update visit’.
Voor het aanmaken van een nieuwe statusaanvraag of voormelding, druk je op de blauwe knop met een ‘+’ erin. Deze knop bevindt zich op het hoofdscherm van het dashboard naast de zoekbalk.
De opties die normaliter na het selecteren van een handling bovenin het dashboard op de menubalk verschijnen, zoals ‘Cancel handling’, ‘Attach to other visit’, etc. zijn te vinden in het handling detail scherm. Deze kun je vinden door rechts van een handling op het pijltje te drukken. Alle acties staan onder de donkerblauwe ‘Actions’ knop rechts bovenin het scherm.
Op de mobiele versie is het niet mogelijke meerdere handlings tegelijkertijd te selecteren. Daarnaast worden sommige knoppen kleiner weergeven op de mobiele versie. Naast de ‘Add handling’ knop die afwijkt, verschillen ook onderstaande knoppen:
De fuctionaliteiten ‘News’, ‘Notification settings’, ‘Support and FAQ’ en ‘Report issue’ zijn te vinden onder het icoon van een poppetje rechts boven in het scherm.