Quick Start Guide Melding Container Achterland Road

Algemeen & Dashboard

Het dashboard biedt realtime inzicht in uw handlings in 4 bakjes:

• Detached: Statusaanvragen oftewel handlings (containers) die nog niet gekoppeld zijn aan een bezoek aan de terminal.
• Expected: Voormeldingen, oftewel handlings (containers), die gekoppeld zijn aan een terminalbezoek. Dit betekent niet dat de afspraak al helemaal geaccepteerd is. Houd de statussen goed in de gaten.
• In Operation: Dit betekent dat de ingeplande truck op dit moment de containers aan het op- en afzetten is bij de terminal.
• Completed: De containers zijn gebracht of opgehaald, de voormelding is voltooid. Hier vindt u meer informatie over gate-in en gate-out.

Note: niet alle terminals sturen gate-in/out informatie aan MCA Road, in dat geval kunt u de website van de terminal raadplegen voor de gate in/out informatie.

Statusinformatie & Filter

Statusinformatie 
In het overzichtsscherm wordt de meest essentiële statusinformatie van containers getoond.

Ga met uw muis over de status-iconen in de kolom ‘Status’ voor meer detailinformatie over documenten, aanwezigheid van de container, commercial release en meer.

Filter 
Het filter maakt het mogelijk om handlings makkelijk te vinden.

• Het filter kunt u vinden boven de 4 boxen op het dashboard
• Gebruik de kalender voor het selecteren van het juiste databereik.
• Gebruik de zoekbalk (free text) om te zoeken op zaken, zoals:
  • Terminalnaam
  • ‘Loading’ of ‘Discharging’
  • Shipping company
  • TAR code
  • Pick up / drop off number
  • Etc
    • U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie
• Gebruik het trechter-icoon om te filteren op specifieke kenmerken en statussen

Nieuwe handling (container) registreren met een statusaanvraag of voormelding.

Klik op de knop ‘Add handling’.

Er zijn twee mogelijkheden:

• Maak een nieuwe statusaanvraag of voormelding
• Maak een nieuwe voormelding en koppel deze direct aan een bestaand bezoek. Zie instructie hiervoor bij de tab ‘Koppel containers’

Maak een nieuwe statusaanvraag of voormelding.

Klik op ‘No’ bij ‘Link to existing visit’

Kies een terminal en een ETA. Note: ETA is optioneel als u alleen een statusaanvraag wilt versturen.

Diverse terminals ondersteunen statusaanvragen.
Om een statusaanvraag in te dienen doet u het volgende:

• Kies ‘No’ bij het invulveld ‘Pre-notification’.
• Vul de overige velden in bij ‘Handling details’
• Klik op Submit Status request om uw statusaanvraag te verzenden.

LET OP! Dit is alleen voor informatie over uw container

Om een voormelding te verzenden, doet u het volgende:

• Kies ‘Yes’ bij het invulveld ‘Pre-notification’.
• Vul de velden met de nodige informatie
• Klik op Submit Pre-Notification om uw voormelding te verzenden.

LET OP! Hiermee maakt u een afspraak bij de terminal voor halen of brengen.

Handlings bewerken en aanpassen

Klik op een handling in 1 van de boxen om deze te bewerken.

U kunt de volgende zaken wijzigen:

• Een statusaanvraag opnieuw indienen of veranderen naar een voormelding
• De ETA aanpassen van het bezoek
• De handling details aanpassen (b.v. rederij, size/typ, pick-up/drop off reference nummer)
• De handling annuleren

Koppel / ontkoppel containers

Er zijn 2 manieren om containers aan elkaar te koppelen op een TAR)

1. Een nieuwe statusaanvraag of voormelding koppelen aan een bestaande voormelding en TAR via ‘Add handling’
2. Een bestaande handling (statusaanvraag of voormelding) koppelen aan een bestaande handling via het Dashboard

1. Een nieuwe statusaanvraag of voormelding koppelen aan een bestaande voormelding en TAR via ‘Add handling’

• Klik op ‘Add handling’
• Klik op ‘Yes’ bij ‘Link to existing visit’
• Vul de TAR-code van het bestaande bezoek in. Deze kunt u vinden op het dashboard bij een voorgemelde handling in de box ‘Expected’
• De informatie van het bestaande bezoek verschijnt
• Vul de overige velden in en klik op ‘Submit pre-notification’

2. Een bestaande handling (statusaanvraag of voormelding) koppelen aan een bestaande handling via het Dashboard

• Ga naar het dashboard en vink 1 of meer handlings aan die u wilt koppelen aan een bestaande voormelding
• Klik op ‘Attach Container’
• Vul de TAR-code van het bestaande bezoek in
• Klik op ‘Attach & pre-notify’
• De handling is nu gekoppeld aan de bestaande handling. Deze kunt u vinden onder ‘Expected’.

E-mailnotificaties

Het is mogelijk om geïnformeerd te worden via een e-mailnotificatie bij bijvoorbeeld geweigerde voormeldingen of bij wijzigingen in de containerstatus. E-mailnotificaties worden enkel verzonden als u dit zelf instelt.

• Klik in de bovenste balk op ‘Preferences’ en vervolgens op ‘Application’.
• Vul uw e-mailadres in bij de notificaties die u wilt ontvangen
• Klik op ‘Save’ om op te slaan.Note: indien u gebruikt maakt van groep emailadressen, dient het mailadres maar door 1 gebruiker binnen uw organisatie te worden opgezet, om meer van dezelfde berichten in de groep emailbox te voorkomen

E-mail container

Het is mogelijk om direct vanuit MCA containerstatussen te mailen naar uzelf of een extern e-mailadres. Selecteer een of meer handlings met de checkboxen aan de linkerkant en druk op de knop ‘Email containers’ om de statussen te versturen. 

Kopieer- en Uploadfunctionaliteit

Kopieer functionaliteit

U kunt de informatie van een bestaande handling kopiëren en hergebruiken.

• Ga naar het dashboard en vink de handling aan die u wilt kopiëren
• Klik op ‘Copy Container’
• Een nieuwe handling wordt geopend, vul het containernummer in en pas velden aan indien nodig.
• Verstuur de handling

Upload functionaliteit

U kunt meerdere containers per keer voormelden met de ‘Upload’ functionaliteit i.c.m. het ‘XLS Template’

• Ga naar het dashboard
• Klik op ‘Download XLS Template’ om de spreadsheet te downloaden
• Open de spreadsheet met Excel
• Lees de instructies op het eerste tabblad goed door i.v.m. verplichte velden
• Vul de spreadsheet in en sla op op uw computer
• Klik op het dashboard in de service op ‘Upload’ en selecteer de opgeslagen spreadsheet.
• Klik op ‘Open’ om te voltooien

Knoppen News, Tutorial + FAQ en Report Issue

Klik op “News” om nieuwsberichten m.b.t. deze service terug te lezen. Indien er een nieuw item is, kleurt deze knop oranje. Veelal wordt er bij een nieuw item een pop-up in het scherm getoond. Zo blijft u altijd op de hoogte van de laatste informatie.

Klik op “Tutorial + FAQ” en u komt direct terecht op de support omgeving van deze service waar u instructievideo’s, Quick Start guides, veelgestelde vragen, noodprocedures en ondersteunende documenten terug kunt vinden.

Klik op ‘Report issue’ om direct onze Service Desk te informeren over uw probleem in het werken met MCA Barge.