Quick Start Guide

Algemeen & Dashboard

Het dashboard biedt realtime inzicht in uw handlings in 4 bakjes:

• Detached: Statusaanvragen oftewel handlings (containers) die nog niet gekoppeld zijn aan een bezoek aan de terminal
• Expected: Voormeldingen, oftewel handlings (containers), die gekoppeld zijn aan een terminalbezoek. Dit betekent niet dat de afspraak al helemaal geaccepteerd is. Houd de statussen goed in de gaten
• In Operation: Dit betekent dat de ingeplande truck op dit moment de containers aan het op- en afzetten is bij de terminal
• Completed: De containers zijn gebracht of opgehaald, de voormelding is voltooid. Hier vindt u meer informatie over gate-in en gate-out

Note: niet alle terminals sturen gate-in/out informatie aan MCA Road, in dat geval kunt u de website van de terminal raadplegen voor de gate in/out informatie.

Statusinformatie & Filter

Statusinformatie 
In het overzichtsscherm wordt de meest essentiële statusinformatie van containers getoond.

Ga met uw muis over de status-iconen in de kolom ‘Status’ voor meer detailinformatie over documenten, aanwezigheid van de container, commercial release en meer.

Filter 
Het filter maakt het mogelijk om handlings makkelijk te vinden.

• Het filter kunt u vinden boven de 4 boxen op het dashboard
• Gebruik de kalender voor het selecteren van het juiste databereik
• Gebruik de zoekbalk (free text) om te zoeken op zaken, zoals:
  • Terminalnaam
  • ‘Loading’ of ‘Discharging’
  • Shipping company
  • TAR code
  • Pick up / drop off number
  • Etc.
  • U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie
• Gebruik het trechter-icoon om te filteren op specifieke kenmerken en statussen

Nieuwe handling (container) registreren met een statusaanvraag of voormelding

Klik op de knop ‘Add handling’.

Er zijn twee mogelijkheden:

• Maak een nieuwe statusaanvraag of voormelding
• Maak een nieuwe voormelding en koppel deze direct aan een bestaand bezoek. Zie instructie hiervoor bij de tab ‘Koppel containers’

Maak een nieuwe statusaanvraag of voormelding

• Klik op ‘No’ bij ‘Link to existing visit’
• Kies een terminal en een ETA

Note- ETA is optioneel als u alleen een statusaanvraag wilt versturen.

Diverse terminals ondersteunen statusaanvragen.

Om een statusaanvraag in te dienen doet u het volgende:

• Kies ‘No’ bij het invulveld ‘Pre-notification’.
• Vul de overige velden in bij ‘Handling details’
• Klik op Submit status request om uw statusaanvraag te verzenden

Let op! Dit is alleen voor informatie over uw container

Om een voormelding te verzenden, doet u het volgende:

• Kies ‘Yes’ bij het invulveld ‘Pre-notification’
• Vul de velden met de nodige informatie
• Klik op Submit Pre-Notification om uw voormelding te verzenden

Let op! Hiermee maakt u een afspraak bij de terminal voor halen of brengen.

Handlings bewerken en aanpassen

Klik op een handling in 1 van de boxen om deze te bewerken.

U kunt de volgende zaken wijzigen:

• Een statusaanvraag opnieuw indienen of veranderen naar een voormelding
• De ETA aanpassen van het bezoek
• De handling details aanpassen (b.v. rederij, size/typ, pick-up/drop off reference nummer)
• De handling annuleren

Koppel/ontkoppel containers

Er zijn 2 manieren om containers aan elkaar te koppelen op een TAR):

• Een nieuwe statusaanvraag of voormelding koppelen aan een bestaande voormelding en TAR via ‘Add handling’
• Een bestaande handling (statusaanvraag of voormelding) koppelen aan een bestaande handling via het Dashboard

1. Een nieuwe statusaanvraag of voormelding koppelen aan een bestaande voormelding en TAR via ‘Add handling’

• Klik op ‘Add handling’
• Klik op ‘Yes’ bij ‘Link to existing visit’
• Vul de TAR-code van het bestaande bezoek in. Deze kunt u vinden op het dashboard bij een voorgemelde handling in de box ‘Expected’
• De informatie van het bestaande bezoek verschijnt
• Vul de overige velden in en klik op ‘Submit pre-notification’

2. Een bestaande handling (statusaanvraag of voormelding) koppelen aan een bestaande handling via het dashboard

• Ga naar het dashboard en vink 1 of meer handlings aan die u wilt koppelen aan een bestaande voormelding
• Klik op ‘Attach Container’
• Vul de TAR-code van het bestaande bezoek in
• Klik op ‘Attach & pre-notify’
• De handling is nu gekoppeld aan de bestaande handling. Deze kunt u vinden onder ‘Expected’

E-mailnotificaties

Het is mogelijk om geïnformeerd te worden via een e-mailnotificatie bij bijvoorbeeld geweigerde voormeldingen of bij wijzigingen in de containerstatus. E-mailnotificaties worden enkel verzonden als u dit zelf instelt.

• Klik op het tabblad op ‘Configuration’
• Vul uw e-mailadres in bij de notificaties die u wilt ontvangen
• Klik op ‘Save’ om op te slaan

Note- indien u gebruikt maakt van groep emailadressen, dient het mailadres maar door 1 gebruiker binnen uw organisatie te worden opgezet, om meer van dezelfde berichten in de groep e-mailbox te voorkomen

E-mail container

Het is mogelijk om direct vanuit MCA containerstatussen te mailen naar uzelf of een extern e-mailadres. Selecteer één of meer handlings met de checkboxen aan de linkerkant en druk op de knop ‘Email containers’ om de statussen te versturen. 

Kopieer- & Upload functionaliteit

Kopieer functionaliteit

U kunt de informatie van een bestaande handling kopiëren en hergebruiken.

• Ga naar het dashboard en vink de handling aan die u wilt kopiëren
• Klik op ‘Copy Container’
• Een nieuwe handling wordt geopend, vul het containernummer in en pas velden aan indien nodig
• Verstuur de handling

Upload functionaliteit

U kunt meerdere containers per keer voormelden met de ‘Upload’ functionaliteit i.c.m. het ‘XLS Template’

• Ga naar het dashboard
• Klik op ‘Download XLS Template’ om de spreadsheet te downloaden
• Open de spreadsheet met Excel
• Lees de instructies op het eerste tabblad goed door i.v.m. verplichte velden
• Vul de spreadsheet in en sla op, op uw computer
• Klik op het dashboard in de service op ‘Upload’ en selecteer de opgeslagen spreadsheet
• Klik op ‘Open’ om te voltooien

Knoppen: News, Tutorial + FAQ & Report Issue

• Klik op “News” om nieuwsberichten m.b.t. deze service terug te lezen. Indien er een nieuw item is, kleurt deze knop oranje. Veelal wordt er bij een nieuw item een pop-up in het scherm getoond. Zo blijft u altijd op de hoogte van de laatste informatie
• Klik op “Tutorial + FAQ” en u komt direct terecht op de support omgeving van deze service waar u instructievideo’s, Quick Start guides, veelgestelde vragen, noodprocedures en ondersteunende documenten terug kunt vinden
• Klik op ‘Report issue’ om direct onze Customer Service te informeren over uw probleem in het werken met MCA Road