Kurzanleitung

Allgemeines & Dashboard

Das Dashboard bietet einen Echtzeitüberblick über Ihre Handlings in 4 Kästen:

• Detached: Statusabfragen bzw. Handlings (Container), die noch nicht mit einem Besuch dieses Terminals verknüpft sind
• Expected: Voranmeldungen bzw. Handlings (Container), die mit einem Terminalbesuch verknüpft sind. Das bedeutet nicht, dass der Termin bereits vollständig akzeptiert wurde. Behalten Sie die Statusmeldungen gut im Blick
• In Operation: Das bedeutet, dass der eingeplante LKW in diesem Moment die Container auf dem Terminal ab- oder auflädt
• Completed: Die Container wurden gebracht oder abgeholt, die Voranmeldung ist abgeschlossen. Hier finden Sie weitere Informationen über gate-in und gate-out

Hinweis- Nicht alle Terminals schicken Gate-in/out-Informationen an HCN Road. In diesem Fall finden Sie die Gate-in/out-Informationen auf der Website des Terminals.

Statusinformationen & Filter

Statusinformationen 
Auf der Übersichtsseite werden die wichtigsten Statusinformationen der Container angezeigt.

Fahren Sie mit der Maus über die Status-Icons in der Spalte „Status“, um weitere Detailinformationen über Dokumente, Anwesenheit des Containers, kommerzielle Freistellung und Weiteres zu erhalten.

Filter 
Mit dem Filter können Handlings leicht gefunden werden.

• Der Filter befindet sich oberhalb der 4 Kästen auf dem Dashboard
• Verwenden Sie den Kalender, um den korrekten Datumsbereich auszuwählen
• Im Suchfeld (freie Texteingabe) können Sie Suchbegriffe eingeben, z.B.:
  • Terminalname
  • „loading“ oder „discharging“
  • Reederei
  • TAR-Code
  • Pick-up/Drop-off-Nummer
  • Etc.
  • Sie können mehrere Suchbegriffe auf einmal, getrennt durch Leerzeichen, eingeben.
• Verwenden Sie das Trichter-Icon, um nach bestimmten Merkmalen und Statusangaben zu filtern

Neues Handling (Container) mit Statusabfrage oder Voranmeldung registrieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Add handling“.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. Erstellen Sie eine neue Statusabfrage oder Voranmeldung
2. Erstellen Sie eine neue Voranmeldung und verknüpfen Sie diese direkt mit einem bereits angelegten Besuch. Siehe Anleitung oben unter „Container verknüpfen“

Erstellen Sie eine neue Statusabfrage oder Voranmeldung.

• Klicken Sie „No“ bei „link to existing visit“
• Wählen Sie ein Terminal und eine ETA. Hinweis: Die ETA ist optional, wenn Sie nur eine Statusabfrage einsenden möchten

Verschiedene Terminals unterstützen Statusabfragen.

Zum Einreichen einer Statusabfrage gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf „No“ im Feld „Pre-Notification“
• Füllen Sie die anderen Felder bei „Handling details“ aus
• Klicken Sie auf „Submit status request“, um eine Statusabfrage abzuschicken

Achtung! Dies bietet nur Informationen über den Container

Um eine Voranmeldung einzusenden, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf „Yes“ im Feld „Pre-Notification“
• Füllen Sie die Felder mit den benötigten Informationen aus
• Klicken Sie auf „Submit Pre-Notification“, um Ihre Voranmeldung abzuschicken

Achtung! Damit vereinbaren Sie einen Termin zum Abholen oder Bringen mit dem Terminal.

Handlings bearbeiten und ändern

Klicken Sie auf ein Handling in einem der Kästen, um es zu bearbeiten.

Sie können die folgenden Dinge ändern:

• eine Statusabfrage erneut einreichen oder in eine Voranmeldung ändern
• die ETA des Besuchs ändern
• die Handling Details ändern (z.B. Reederei, Größe/Typ, Pick-up/Drop-off, Referenznummer)
• das Handling stornieren

Container verknüpfen / Verknüpfung aufheben

Es gibt 2 Arten, Container auf eine TAR miteinander zu verknüpfen

• Eine neue Statusabfrage oder Voranmeldung über „Add handling“ mit einer vorhandenen Voranmeldung und TAR verknüpfen
• Ein vorhandenes Handling (Statusabfrage oder Voranmeldung) über das Dashboard mit einem vorhandenen Handling verknüpfen

1. Eine neue Statusabfrage oder Voranmeldung über „Add handling“ mit einer vorhandenen Voranmeldung und TAR verknüpfen

• Klicken Sie auf „add handling“
• Klicken Sie auf „Yes“ bei „link to existing visit“
• Tragen Sie den TAR-Code des vorhandenen Besuchs ein. Diesen finden Sie auf dem Dashboard bei einem vorangemeldeten Handling im Kasten „expected“
• Die Informationen zu dem vorhandenen Besuch erscheinen
• Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf „submit pre-notification“

2. Ein vorhandenes Handling (Statusabfrage oder Voranmeldung) über das Dashboard mit einem vorhandenen Handling verknüpfen

• Gehen Sie auf das Dashboard und kreuzen Sie ein oder mehrere Handlings an, die Sie mit einer vorhandenen Voranmeldung verknüpfen wollen
• Klicken Sie auf „attach container“
• Tragen Sie den TAR-Code des vorhandenen Besuchs ein
• Klicken Sie auf „Attach & pre-notify“
• Das Handling ist jetzt mit dem bestehenden Handling verknüpft. Sie finden es unter „expected“

E-Mail-Benachrichtigungen

Bei z.B. abgelehnten Voranmeldungen oder Änderungen des Containerstatus können Sie mittels einer E-Mail-Benachrichtigung informiert werden.
E-Mail-Benachrichtigungen werden nur verschickt, wenn Sie dies selbst eingestellt haben.

• Klicken Sie in der obersten Zeile auf „Configuration“
• Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse bei den Benachrichtigungen ein, die Sie erhalten möchten
• Klicken Sie zum Speichern auf „Save“

Hinweis: Wenn Sie eine Gruppenmailadresse nutzen, sollte die Mailadresse nur von einem Benutzer in Ihrem Unternehmen angegeben werden, damit Sie die gleichen Benachrichtigungen nicht mehrfach im Gruppenmaileingang erhalten.

E-Mail Container

Es ist möglich, direkt von HCN aus den Status von Containern an sich selbst oder an eine externe E-Mail-Adresse zu schicken. Wählen Sie mit den Kästen auf der linken Seite ein oder mehrere Handlings aus und klicken Sie auf „E-Mail Container“, um die Statusmeldungen zu verschicken.

Kopier-Funktion und Upload-Funktion

Kopier-Funktion

Sie können die Informationen einer vorhandenen Behandlung kopieren und wiederverwenden.

• Gehen Sie zum Dashboard und aktivieren Sie die ‚Handling'(container), die Sie kopieren möchten
• Klicken Sie auf „Copy container“
• Eine neue ‚Handling‘ wird geöffnet, geben Sie die Containernummer ein und passen Sie gegebenenfalls die Felder an
• Senden Sie die ‚Handling‘

Upload-Funktion

Mit der Upload-Funktion können Sie mehrere Container auf einmal voranmelden, indem Sie das „XLS-Template“ nutzen.

• Gehen Sie zum Dashboard
• Klicken Sie auf „XLS-Template herunterladen“, um die Tabelle herunterzuladen
• Öffnen Sie die Tabelle mit Excel
• Lesen Sie die Anweisungen bzgl. der Pflichtangaben auf dem ersten Tabellenblatt gut durch
• Füllen Sie die Tabelle aus und speichern Sie sie auf Ihrem Computer
• Klicken Sie auf dem Dashboard im Dienst auf „Upload“ und wählen Sie die gespeicherte Tabelle aus
• Zum Durchführen klicken Sie auf „Open“

Schaltflächen News, Tutorial + FAQ und Report Issue

• Klicken Sie auf „News“, um Nachrichten zu diesem Dienst zu lesen. Wenn es einen neuen Beitrag gibt, färbt sich dieser Knopf orange. Häufig wird bei einem neuen Beitrag ein Pop-up auf dem Bildschirm angezeigt. So sind Sie immer über die neuesten Informationen auf dem Laufenden
• Klicken Sie auf „Tutorial + FAQ“, um direkt in die Support-Umgebung dieses Dienstes zu gelangen, wo Sie Anleitungsvideos, Kurzanleitungen, häufig gestellte Fragen, Notprozeduren und hilfreiche Dokumente finden können
• Klicken Sie auf „Report issue“, um direkt unseren Service Desk über Ihr Problem bei der Nutzung von HCN Road zu informieren