Der Dienst Hinterland Container Notification wird laufend geändert. Daher kann es sein, dass die Anleitungen nicht der neuesten Version des Dienstes entsprechen.
In der Kurzanleitung erklären wir in wenigen Schritten, wie Sie den Dienst Hinterland Container Notification Road nutzen.
Für wen ist dieser Dienst?
Mit diesem Service können Sie über ein einziges Portal Container (Handlings) und Besuche in Terminals und Depots für den Straßentransport voranmelden. Das Portal gibt Ihnen rund um die Uhr Einblick in Ihre Handlings und Besuche.
Den Dienst aufrufen
Sie können Hinterland Container Notification wie folgt öffnen:
Sie haben noch keinen Zugang zu diesem Dienst? Der Kollege, der zum Portbase Lead Administrator für Ihr Unternehmen ernannt wurde, kann Ihnen die erforderliche Autorisierung erteilen.
Anhand von fünf Tabs links auf dem Dashboard werden Ihre Statusanfragen und Voranmeldungen kategorisiert.
Damit HCN Road stabil und schnell funktioniert, werden beim Start des Dienstes die 500 neuesten Voranmeldungen und die 500 neuesten Statusanfragen geladen. Wenn Sie die Suchleiste, Registerkarten, den Terminalfilter oder den Drop-off/Pick-up-Filter verwenden, werden diese 1000 Ergebnisse zum Suchen/Filtern herangezogen. Wenn Sie ein spezielles Handling suchen, das nicht unter den Ergebnissen ist, können Sie den Datumsfilter verwenden, um alle Ergebnisse aus dem gewählten Zeitraum zu bekommen.
Achtung: Nicht alle Terminals schicken eine Gate-in-/Gate-out-Mitteilung an HCN Road. Voranmeldungen, für die kein Gate-in/Gate-out geschickt wird, werden sieben Tage nach der ETA automatisch vom Tab „To do“ zum Tab „Completed“ verschoben.
Mit der Suchleiste oben im Dashboard können Sie ganz einfach nach Handlings suchen, z.B. über:
Sie können mehrere Suchbegriffe gleichzeitig eingeben, indem Sie sie mit einem Leerzeichen voneinander trennen. Sie suchen automatisch in dem Tab, in dem Sie sich gerade befinden. Wenn Sie in dem aktuellen Tab ein Handling nicht finden, können Sie mit einem Knopfdruck innerhalb des Tabs „All handlings“ suchen. Damit durchsuchen Sie alle Handlings, die in der Vergangenheit von Ihrem Unternehmen durchgeführt wurden.
Sie können Ihren Suchauftrag auch spezifizieren, indem Sie den Datumsfilter links auf dem Dashboard verwenden. Klicken Sie auf „Date“ unterhalb der Tabliste und wählen Sie einen Datumsbereich (max. 31 Tage). Sie können auch einen einzelnen Tag auswählen. Klicken Sie dann auf „Apply“, um den Filter anzuwenden. Wenn Sie den Datumsbereich ändern möchten, klicken Sie erneut auf den Filter. Wenn Sie den Datumsfilter löschen wollen, klicken Sie rechts von „Date“ auf das Kreuz.
Rechts von der Suchleiste finden Sie einen Pick-up/Drop-off- und einen Terminalfilter. Mit diesen Filtern können Sie Ihren Suchauftrag weiter eingrenzen.
Mit der Sortierfunktion, die Sie rechts von den Filtern finden, können Sie die Handlings nach folgenden Eigenschaften sortieren:
Achtung: Im Tab „All handlings“ wird standardmäßig nach Zeitfenster (aufsteigend) sortiert.
Auf dem Dashboard werden die Besuche mit den zugehörigen Handling angezeigt. Ein Besuch umfasst eine oder mehrere Handling und ist durch eine hellgraue Zeile gekennzeichnet. Innerhalb der hellgrauen Zeile eines Besuchs wird eine Handling durch eine weiße Zeile angezeigt.
Für jede Handling werden die wichtigsten Statusinformationen auf dem Dashboard durch Punkte angezeigt. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über diese Punkte, um detailliertere Informationen über Dokumente, das Vorhandensein des Containers, die kommerzielle Freigabe und mehr zu erhalten.
Um eine neue Statusanfrage oder Voranmeldung zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Hinweis: Nicht jedes Terminal unterstützt Statusanfragen. Eine Liste der Terminals, die Statusanfragen unterstützen, finden Sie auf dieser speziellen Seite auf Portbase Support.
Upload-Funktion
Es ist möglich, mehrere Container gleichzeitig hochzuladen, indem Sie die „Upload“-Funktion in Kombination mit der XLS-Vorlage verwenden. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
Um eine Handling zu bearbeiten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Zum Stornieren eines Handlings befolgen Sie die folgenden Schritte:
Achtung: Wenn Sie das stornierte Handling erneut anmelden möchten, dann verknüpfen Sie das stornierte Handling mit einem neuen Besuch, um Kosten zu sparen. Dazu können Sie das stornierte Handling auswählen und in der Menüleiste oben auf der Seite auf „Attach to visit“ klicken. Wenn Sie eine neue Voranmeldung erstellen, müssen Sie letztendlich für zwei Voranmeldungen bezahlen.
Befolgen Sie die unten stehenden Schritte, um eine Statusanfrage in eine Voranmeldung umzuwandeln. Sie können die Statusanfrage in eine Voranmeldung für einen neuen Besuch umwandeln oder die Voranmeldung direkt mit einem bereits angelegten Besuch verknüpfen. Befolgen Sie die unten stehenden Schritte, um eine Statusanfrage in eine Voranmeldung für einen neuen Besuch umzuwandeln
Befolgen Sie die unten stehenden Schritte, um eine Statusanfrage in eine Voranmeldung für einen bereits angelegten Besuch umzuwandeln: Sie können die folgenden Schritte auch für mehrere Statusanfragen gleichzeitig durchführen.
Befolgen Sie die unten stehenden Schritte zum Ändern von ETA, truck license plate und executing charter eines Visit:
Es gibt zwei Möglichkeiten, Handlings zu verknüpfen:
1. Wählen Sie ein vorhandenes Handling aus und verknüpfen Sie es mit einem vorhandenen Visit. Es können auch mehrere Handlings gleichzeitig ausgewählt werden.
2. Wählen Sie einen bestehenden Besuch aus und hängen Sie eine neue oder bestehende Handling an diesen Besuch an.
Um die Verknüpfung einer Handlings mit einem Besuch aufzuheben, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Mit der Funktion Shipments können Sie sehen, welche Container Ihnen durch Nominierung zur Voranmeldung und Abholung zugewiesen wurden. Außerdem können Sie einen anderen Fuhrunternehmer für die Voranmeldung und Abholung des Containers nominieren. Diese neue Vorgehensweise zur Gewährleistung eines sicheren Datenaustauschs wird als Vertrauenskette bezeichnet.
Gehen Sie im Dienst HCN Road zum Tab Shipments.
Hier sehen Sie eine Übersicht über alle Container, für die Sie über die Secure Chain nominiert wurden und die möglicherweise weitere Maßnahmen erfordern.
Unter dem Tab Arrivals finden Sie die Container pro Seeschiff aufgelistet.
Unter dem Tab Shipments sind die Container nach Auftraggeber oder Ladungsregisseur gruppiert.
Mit dem Filter, oberhalb der Container, finden Sie schnell Ihre(n) Container.
Achtung! Achten Sie darauf, dass der Datumsbereich auf der ETA des Seeschiffes steht.
Auf Containerebene können Sie eine Reihe von Aktionen durchführen.
Wenn Sie einen oder mehrere Container auswählen, sehen Sie unten auf der Seite drei Buttons mit Aktionen:
Sie haben jetzt die Voranmeldung und den Transport des Containers an ein anderes Fuhrunternehmen vergeben. Der gewählte Fuhrunternehmer ist jetzt bei den Containerdaten zu sehen. Der Container bleibt für Sie sichtbar und Sie können den Containerstatus sowie die geplanten und die tatsächlichen Pick-up-Zeiten verfolgen. Nur Ihre eigene Statusanfrage oder Voranmeldung wird bei der Übertragung storniert.
Möchten Sie Ihre Nominierung für einen oder mehrere Container zurückziehen?
Wählen Sie einen Container aus und klicken Sie auf „Cancel Forward“. Dieser Container verschwindet aus Ihrer Übersicht.
Anschließend nominieren Sie einen anderen Fuhrunternehmer.
Mit dem Button „Download“ laden Sie eine Exceldatei mit den Daten der ausgewählten Container für Ihr eigenes TMS herunter.
Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn z.B. Handlings und/oder Besuche abgelehnt oder akzeptiert wurden. Um diese Updates zu erhalten, müssen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren. Bitte folgen Sie den untenstehenden Schritten, um sich zu abonnieren:
Hinweis: Wenn Sie Gruppen-E-Mail-Adressen verwenden, sollte die E-Mail-Adresse nur von 1 Benutzer innerhalb Ihrer Organisation eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass Sie mehrere Kopien derselben Nachrichten im gemeinsamen Posteingang erhalten.
Sie können den/die Containerstatus direkt aus HCN an sich selbst oder an eine externe E-Mail-Adresse senden. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
Innerhalb weniger Minuten wird eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Sehen Sie sich zur Veranschaulichung die Beispiel-E-Mail unten an.
HCN Road bietet auch die Möglichkeit, Besuchsdetails als Text zu kopieren, den Sie über den Bordcomputer mit Ihrem Fahrer teilen können. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
Sehen Sie sich zur Veranschaulichung den Screenshot unten an.
Es ist möglich, die Informationen einer bestehenden Handling zu kopieren und wiederzuverwenden. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
Hinweis: Nicht jedes Terminal unterstützt Statusanfragen. Eine Liste der Terminals, die Statusanfragen unterstützen, finden Sie auf dieser speziellen Seite auf Portbase Support.
Wenn Sie auf das Headset-Symbol oben rechts auf dem Dashboard und auf „Support and FAQ“ klicken, öffnet sich die Portbase Support-Seite auf HCN Road in einem neuen Fenster. Auf dieser Seite finden Sie ein Anleitungsvideo, einen Quick Start Guide, häufig gestellte Fragen (FAQ), Notfallverfahren und unterstützende Dokumente. Falls ein Problem auftritt, klicken Sie bitte auf das Headset-Symbol oben rechts auf dem Dashboard und auf „Report Issue“, um den Kundendienst von Portbase direkt über das Problem zu informieren.
Klicken Sie auf das Lautsprechersymbol oben rechts auf dem Dashboard, um Neuigkeiten über den Dienst zu lesen. Im Falle einer neuen Meldung erscheint ein blauer Punkt oben rechts neben dem Lautsprechersymbol.
Die Nutzung der mobilen Version von HCN Road weicht an bestimmten Stellen von der Nutzung des Dienstes auf einem Desktop-Computer ab. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung für die Nutzung von HCN Road in der mobilen Version.
Sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version sind Statusanfragen und Voranmeldungen auf fünf Registerkarten aufgeteilt. Schauen Sie in dieser Übersicht nach, wenn Sie wissen wollen, welche Ergebnisse Sie auf welcher Registerkarte finden können. Sie finden die Registerkarten, wenn Sie rechts unten auf Ihrer Seite auf den Button „Filters“’ klicken. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einen bestimmten Zeitraum auszuwählen, aus dem Sie die Ergebnisse erhalten möchten.
In der mobilen Version werden die Handlings nach dem Zeitfenster sortiert, sodass die nächste Fahrt ganz oben steht. Sind Sie auf der Suche nach einem bestimmten Handling? Dann verwenden Sie den Datumsfilter oder die Suchfunktion. Sie können z.B. nach Containernummer oder Terminalname suchen, um das richtige Handling zu finden.
Die folgenden Angaben sind auf der Startseite des Dashboard zu finden: das Terminal, zu dem ein Visit geplant ist, die Containernummer, bzw. ob es sich um einen Drop-off- oder Pick-up-Container handelt, und die ETA/das Zeitfenster. Außerdem wird der Status eines Handlings angezeigt. Wichtig ist dabei der Unterschied zwischen den roten Punkten.
Eine mobile Seite ist schmaler als ein Computerbildschirm. Dadurch ist weniger Platz zum Anzeigen von Informationen verfügbar. Suchen Sie Informationen zu einem Handling oder einem Visit, die nicht direkt auf der Seite zu sehen sind, wie z.B. den TAR-Code? Dann tippen Sie rechts von dem jeweiligen Handling auf den kleinen Pfeil. Es öffnet sich eine neue Seite mit allen Informationen zu diesem Handling und dem Visit. Sie können diese Informationen ändern, indem Sie rechts oben auf den Button „Actions“ tippen und dann auf „Edit Handling“.
Möchten Sie die ETA eines Visit oder das Kennzeichen des LKW bzw. des Executing Charter ändern, dann tippen Sie neben einem Visit auf die drei Punkte und anschließend auf „Update visit“.
Zum Erstellen einer neuen Statusanfrage oder Voranmeldung tippen Sie auf den blauen Button mit dem „+“-Zeichen. Dieser Button befindet sich auf der Startseite des Dashboard neben der Suchleiste.
Die Optionen, die nach der Auswahl eines Handling normalerweise in der Menüleiste oben auf dem Dashboard erscheinen, wie „Cancel Handling“, „Attach to other visit“ etc., sind auf der Detailseite des Handling zu finden. Diese Seite rufen Sie auf, indem Sie rechts von einem Handling auf den Pfeil tippen. Alle Aktionen finden Sie unter dem dunkelblauen „Actions“-Button oben auf der Seite.
In der mobilen Version ist es nicht möglich, mehrere Handlings gleichzeitig auszuwählen. Außerdem werden einige Buttons in der mobilen Version kleiner dargestellt. Neben dem unterschiedlichen Button „Add handling“ unterscheiden sich auch die folgenden Buttons:
Die Funktionen „News“, „Notification settings“, „Support and FAQ“ sowie „Report issue“ finden Sie unter dem Figurenicon rechts oben auf der Seite.