Die Secure Chain

In this knowledge article we explain how you can submit a commercial release via various bulk actions for repetitive actions. Like registering (regular, occuring) partners, per B/L, in bulk via Excel uploads or Cargo Controller API. You can only apply this article if you have received a commercial release.

Passing on releases

Passing on an releases differs for the role of the chain party that you are going to manage. We have elaborated on the standard action per container in this article.

Processing releases in bulk

The above are simple actions if you have a limited volume of commercial releases to process. Within the Cargo Controller service there are several options to perform this in bulk, manually, semi-automatically or fully automated.

1. Nominate via multi select
   Select a whole B/L by checking the checkbox for the B/L number. You can do this directly with multiple B/Ls.
   
2. Nominate via multi select and filters
   The fastest way is to use the Quickview 'My Cargo' in combination with the filter 'Inland Operator' on the value 'Not nominated'. You can use additional filters to determine a range. Then check whether all B/Ls that you see in the overview screen are correct and click the checkbox next to the search field. This will select all containers that have not yet been nominated and that fall within your criteria in one go. Then click on 'Nominate Inland Operator' at the top of the screen. Go through the step-by-step plan and you will work on this action in bulk.
   
3. Trusted Cargo Director
   Register your regular forwarder as a chain partner, we call this a 'trusted cargo director'. If the chain partner tracks the same B/L before you receive the commercial release, your partner will immediately be given the role of Cargo Director and can nominate his Inland Operator. Read further on in the article how you can set this up and apply it.
4. Excel up- and download
   Within Cargo Controller it is possible to download all data that you see in the overview screen. In addition, there is also an option to upload up to 500 lines of data. In addition to tracking B/Ls in bulk in this way, you can also nominate and assign in bulk. Read here how you can apply this.
5. Cargo Controller API
   Upon receipt of the commercial release, another party can be appointed as Cargo Director or a carrier can be nominated. Read all about it on our Developer portal of Cargo Controller API. Especially read the 'use cases Secure Chain'.

Registering Trusted Cargo Directors

This can only be set by Power Users and User Administrators.

1. Log in to Cargo Controller, go to user menu > Manage data authorisations.
   
2. Go to the tab 'Trusted Cargo Directors' and here you can register your logistics partners. You can add multiple parties. They will not receive confirmation of this registration.It only works for the B/Ls that you both track in advance and after which your organization receives the release.

Tip: Use this option for a limited number of organizations as this can cause confusion if too many organizations can claim these automatic rights. If multiple automatically authorized parties track the same B/L this becomes an undesirable situation, which can be poorly monitored by you. We advise to use this option very limited and to actively manage it. You can delete parties using the 'Delete' button.

Registering Trusted Inland Operators

This can only be set by Power Users and User Administrators.

Follow the steps above, but in step 2 go to the tab 'Trusted Inland Operators'. At the moment that NO Inland Operators are registered here, every employee of your organization can search for and use a Inland Operator themselves. From the moment that 1 Inland Operators is registered here, all employees of your organization will only be able to choose this Operator. You can register as many Inland Operators as you like.

In this knowledge article, we explain how to pass on a commercial release in a simple manner. We explain the bulk processing of this action further here. You can only apply this article if you have received a commercial release.

Passing on releases

Passing on an releases differs for the role of the chain party that you are going to manage.

Option 1: Are you passing on the release to your inland operator? Then you nominate the inland operator.

Option 2: Are you passing on the exemption to another forwarder? Then you appoint this party as the next Cargo Director. In some cases, this concerns a 'Tranfser' of cargo upon arrival at the terminal.

Nominate Inland Operator

1. Click on the Secure Chain status of your container. You will then see your role and your rights, based on that Cargo Controller shows you which actions you are allowed to do.
2. Click on Nominate Inland Operator. A new screen will open.
3. Enter the organization name of your inland operator and it will be displayed in alphabetical order. If the name appears in multiple versions, you can use the location and/or the unique EAN number of your inland operator as additional recognition. This list shows all carriers registered with PCS, you can reduce this list by activating 'Trusted Inland Operators', this function concerns a so-called 'white list' that limits the choice options to that list. Read more about this later in this article.
4. Click on 'Nominate Inland Operator'. In the screen overview the status of the Secure Chain is now updated and shows a green color.

Assign Cargo Director

1. Click on the Secure Chain status of your container. You will then see your role and your rights, based on that Cargo Controller shows you which actions you are allowed to do.
   
2. Click on 'Assign someone else as director'. A new screen will open.
3. Type in the organization name of the forwarder and it will be shown in alphabetical order. If the name appears in multiple versions, you can use the location and/or the unique CoC number of the forwarder as additional recognition.
4. Click on 'Assign'. In the screen overview the status of the Secure Chain is now updated and shows a green color.

You have are now able to nominate and assign other parties within the Secure Chain.

In this knowledge article we explain how you can receive a commercial release within the Secure Chain, how to recognize this and how to inform yourself. There are 2 ways in which your organization is linked to the Secure Chain (and thus the commercial release).

In order to understand this article properly, we expect you to be familiar with the Secure Chain via this Quick Start Guide and this article. And that you are already familiar with the basic functionalities of CC via the Quick Start Guide and/or this series of articles.

Option 1: You are the 'Release-to party' for this chain and receive the commercial release directly from the shipping company. The Secure Chain cannot start until your organization has been verified by the shipping company. This process is explained in this knowledge article.

Option 2: You have been designated as a 'Cargo Director' for this chain and receive the commercial release from the 'Release-to party' or from another 'Cargo Director'.

Receiving releases

You will receive a commercial release per container. You can recognize this by a container because it shows its status within the Secure Chain in the main screen.

Container without commercial release:

Container with commercial release:

Secure Chain pop-up

Click on the icon and you will see from whom, and when, you have received the commercial release. In the following knowledge article we will explain how to process this.

E-mail notifications

There are a number of email notifications available within Cargo Controller that can warn you if you are not logged in and a commercial release has become available for your organization within the Secure Chain. Read here how to set this up.

The Secure Chain can start in 2 different ways within the logistics process (and therefore also in Cargo Controller):

Option 1: The carrier sends the commercial release directly to my organisation

In that case, you will automatically receive a message from the carriers that they will activate your organisation for the Secure Chain. With that message, they will also send a customer reference number, that number must be registered in Cargo Controller. Read this knowledge article for what you need to do.

Option 2: A client sends the commercial release to my organization

In that case, you will automatically receive a message from the client that his carrier will activate his organisation for the Secure Chain. Your client will ask you to prepare yourself for the first releases that will be passed on to you without a PIN code. You can read more in this article on how to receive and process a commercial release.

Did you miss an option? Discuss this with your client and/or shipping company. Ultimately, all containers imported via Rotterdam will be handled via the Secure Chain.

Before you continue: Inform your supply chain partners about the change you are going to make with each other.

Registering a customer reference number

You need to be a main user or a user manager of your IAM organisation to access these functionalities. Log in to the service Cargo Controller and go to User Menu. Select ' Manage data authorisations'

The screen will open with the tab ' Commercial releases'. Select the carrier, enter the customer reference and click Save.

You will now see the submitted customer reference listed by carriers company name's. The carrier will immediately receive a notification and will review your verification request.

Verification status

As long as your customer code is in the status of 'Pending' or 'Rejected' you cannot start the Secure Chain.

Pending

The carrier has not yet completed your verification, please contact the carrier.

Rejected

Your entered customer code has not been accepted by the carrier. If a customer reference is rejected, an explanation will be provided. If you have any questions about this rejection, we advise you to contact the carrier.

Manage customer references

If you did not enter the customer reference correctly, you can easily delete it. To do so, click the Delete-button in the same screen where you entered the customer reference for verification. You can have several contracts and thus several customer references per carrier, which you can register individually.

Start Portbase Secure Chain

In consultation with the carrier, you then decide from which date, or for which B/Ls, commercial releases will be issued in Cargo Controller via the PCS. Portbase has no part in this process, this is purely between your organisation and the carrier(s). Your customer reference must have the status 'Accepted' before the Secure Chain can start.

This is how you start the Secure Chain

After reading this article, the foundation is laid to receive and process a commercial release. Read our other articles to see how the process continues.

Within Cargo Controller, your organisation can be linked to a B/L and the information that becomes available in multiple ways. In this knowledge article, we explain how you can unlock this data and what possibilities we offer in this.

Option 1: Add a B/L yourself
Each user can enter a B/L number via the web screen (or via Cargo Controller API) in combination with at least 1 container number. Based on this data, Portbase retrieves information submitted by the carrier or cargo broker on the import manifest. If this is known, we immediately show all information (and all containers) that Portbase has available at that moment, an "Extended B/L".

B/Ls that you as a user have added yourself are immediately marked as 'Favorite', recognizable by the yellow star in front of the B/L number. B/Ls that your colleagues have added can also be activated as favorites by clicking on the star.

Option 2: Assigned to a B/L
A carrier, a freight broker or a principal can grant a commercial exemption (via Secure Chain) to your organization without your organization tracking the container on the corresponding B/L within Cargo Controller. Based on this data, Portbase retrieves information that is available within the Secure Chain, a "Basic B/L".

Monitor your own work with ease

As explained in our Quick Start Guide, there are filter options available, but also 'Quick Views'. These quick views quickly differentiate in the main screen, such as the quick view "My Cargo" which immediately selects all B/Ls that you have registered as favorites.

In addition, you can add a label for each B/L, a reference that makes it unique for your organization. This also allows for additional distinction in B/Ls and you can also apply a filter to the set labels. Click on the Label icon of the B/L and add unique or recurring labels, these are then saved and with the filter 'Labels' you can filter on these values.

Basic and Extended B/L's

As previously stated, the way your organization is linked to a B/L determines how much information you can see from a B/L. With a Basic B/L, you only see the bare essential information you need for the Secure Chain, this B/L is not attributed to your organization as a paid transaction.

Do you need this information? Then every user can easily retrieve it by clicking the 'Get Access' button. Portbase will then register a paid transaction and immediately provide all available B/L information as you are used to. The B/L that you manually upgrade will be marked as a favorite immediately.

Portbase makes this distinction to avoid unexpected costs because your organization had not actively tracked this B/L.

Goods description

There may be exceptions to the goods description, which means you may or may not be able to view this data.

Option 1:
If your organisation is the first tracker of a B/L, your organisation will be granted the right to view (and manage) the goods information. You can grant requests to view goods description by clicking the "Release goods description" button under B/L details in the Cargo section.

Option 2:
If your organisation is the second tracker of a B/L, your organisation will not see any goods information. The party that blocks this right is stated in the place where the goods description is normally visible.

Option 3:
If your organisation is part of the Chain of Trust, your organisation will be able to see all goods information, regardless of when you are linked in the chain. But in that case you do need to track the Extended B/L.

How do I manage my B/Ls?

With this article you are now fully informed about the different ways of tracking B/Ls and how to filter them. In our other knowledge articles we will go deeper into the import status of your cargo and which data sources are available for this.

Cargo Controller API

The above can also be controlled via our Cargo Controller API, which allows you to fully integrate with your own internal systems. Read more about this here.

Excel up- and download

If your organization is not ready for our Cargo Controller API integration, we also have an interim solution with an Excel upload function. Read more about that here.

Nur gemeinsam mit Ihnen können wir den Freigabe- und Abholprozess von Importcontainern im Rotterdamer Hafen sicherer und zuverlässiger machen. Der „Schlüssel“ in Form eines Pincodes hat ausgedient. Jede Partei ermächtigt das nächste Glied in der Logistikkette. Nur die autorisierten Parteien können Aktionen durchführen und vertrauliche Daten einsehen.

Cargo Controller oder Cargo Release Manager
Die Dienste Cargo Controller und Cargo Release Manager sind Teil der Secure Chain, einem neuen Prozess für den sicheren und vertraulichen Datenaustausch in den niederländischen Häfen. Sie brauchen entweder Cargo Controller oder Cargo Release Manager, um in die Secure Chain einzusteigen und Ihre Kette(n) managen zu können.

Mit Cargo Controller haben Sie Track-and-Trace-Informationen in Echtzeit. Sie haben die vollständige Kontrolle und Einblick in die Ladung, sodass diese auf proaktive Weise korrekt abgefertigt wird.

Mit Cargo Release Manager können Sie nur grundlegende Ladungsinformationen einsehen und Ihre Kettenpartner managen.

In der folgenden Übersicht finden Sie weitere Unterschiede zwischen den Diensten:

* Einmalige Anschlusskosten pro Dienst, zzgl. USt.

Dienst anfordern
Machen Sie bei der Secure Chain mit und schließen sich der größten Hafencommunity Europas an?
Hier können Sie Kunde werden und an einem zentralen Ort Ihre gewünschten Portbase-Dienste anfordern.

Support-Seiten

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Controller.

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Release Manager.

Innerhalb von Cargo Release Manager sind die Möglichkeiten begrenzt. Die Secure Chain unterstützt vorbereitendes Arbeiten, solange die kommerzielle Freigabe noch nicht erhalten wurde. Im Dienst Cargo Release Manager sind jedoch einige zusätzliche Funktionen nicht verfügbar, da dieser Dienst kostenlos angeboten wird.

Das ist an sich kein Problem, aber es ist gut, wenn Sie wissen, welche Auswirkungen das hat und welche Möglichkeiten Sie haben, um effektiver zu arbeiten:

Cargo Release Manager:

Wenn Sie die Rolle der Release-to-party haben, reagieren Sie auf die kommerzielle Freigabe und sind deshalb langsamer, als wenn Sie in Cargo Controller vorarbeiten könnten.
Tipp: Die Registrierung eines vertrauenswürdigen Ladungsregisseurs kann Ihnen dabei helfen, sofern Ihr Spediteur Cargo Controller nutzt.

Cargo Controller kostenlos?

In Cargo Controller haben Sie vollständigen Einblick in die B/L, wenn Sie vor der kommerziellen Freigabe eine B/L tracken. Dafür fallen allerdings Transaktionskosten an. Es gibt jedoch auch einen Zwischenschritt: Sie können in Cargo Controller auswählen, dass Sie keine zusätzlichen Ladungsinformationen sehen möchten, können trotzdem noch auf die kommerzielle Freigabe reagieren, aber ohne Transaktionskosten die Secure-Chain-Handlungen über API automatisieren. Dadurch ändert sich nichts am oben dargestellten Schema, außer dass keine händischen Aktionen Ihrer Benutzer mehr erforderlich sind.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie es funktioniert und nehmen Sie Kontakt zu unserer Abteilung Sales auf, um mehr über die Möglichkeiten zu erfahren.

Nein, Sie sollten sich trotzdem mit der Reederei in Verbindung setzen, wenn Ihnen nicht automatisch die Handelsbefreiung zugewiesen wird.

Ja, das ist möglich. Es funktioniert im Wesentlichen genauso wie das Verfolgen von neuen B/L per Excel-Upload, Sie müssen jedoch mehr Informationen anliefern.

Mehreren B/L auf einmal folgen

Wir bezeichnen dies auch als Batch Upload. Sie können mit einer Excel-Datei maximal 500 B/L auf einmal angeben. Sie können jetzt auch pro Container die Secure Chain managen.

1. Wählen Sie „Hinzufügen“.
2. Im Bereich „Ladung“ finden Sie unten den Button „Datei hochladen“, gefolgt von einem Link zu einem Excel-Template.
   
3. Füllen Sie das Excel-Template mit den gewünschten Angaben aus, die auf der ersten Registerkarte angegeben sind und speichern Sie die Datei.
   
4. Klicken Sie auf „Datei hochladen“ und wählen Sie die soeben gespeicherte Excel-Datei aus. Klicken Sie anschließend auf „Hochladen“.
   
5. Sie bekommen eine Bestätigung über alle erfolgreich und nicht erfolgreich hinzugefügten B/L.
   1. Die erfolgreich hinzugefügten B/L werden automatisch zu Cargo Controller hinzugefügt und als Favoriten gekennzeichnet.
      Die nicht erfolgreich hinzugefügten B/L entsprechen nicht den Kriterien. Bei der Ablehnung wird eine Erläuterung angegeben. Sie können jetzt die Angaben von Hand korrigieren oder löschen.
      c. Wenn Sie die Angaben von Hand korrigieren oder löschen, müssen Sie sie danach speichern. Die korrigierten B/L-Angaben werden dann noch zu Cargo Controller hinzugefügt.

Sie sind nun mit mehreren B/L auf einmal in die Secure Chain eingestiegen.

After adding your cargo you will discover the power of Cargo Controller, you are now able to monitor all your cargo based on 3 main indicators. These 3 main indicators represent the 3 phases of the import process that your cargo goes through before you can have it picked up at the terminal. These 3 main indicators are also called 'gates' and our status messages 'milestones'. In this article we explain the statuses, but also how you can apply them to simplify your daily work by working based on exceptions (management by exceptions).

Import phases

Each indicator monitors the status of the import phase your container is currently in. This way, either the general status or the most critical status is shown. An indicator contains a group of specific indicators for that phase:

• Arrival Transport Equipment
  • Vessel Arrival status
  • Import manifest known
  • Discharge at terminal **
  • Vessel departure status
• Release Transport Equipment
  • Customs Inspection status
  • Commercial Release status *
  • Import Declaration status
• Pickup Transport Equipment
  • Inland Nomination status *
  • Pre-Notifcation status *
  • Gate out status */**

* This indicator is only available within the Secure Chain. More information about this can be found in our Quick Start Guide, Factsheet or introduction film.

** This indicator is only available if the terminal makes this data available. Would you like to know more about terminal data within Cargo Controller? Then read more here first.

Legend of the status indicator

As you can see, the 3 indicators are based on 10 individual indicators. You can view this if you press the i icon and open the details screen:

Colors and icons

The main indicator will provide you with the overall status of the phase, or the most urgent one within that phase. Their color and icon will read as the following:

• : Status confirmed, all indicators are green.
• : At least one indicator is yellow, your attention may be needed.
• : At least one indicator is red, attention is needed.
• : Status pending, not all indicators are green, none are yellow or red. No attention needed.
• : Status (yet) unknown. There is no update available, a possible update is expected lika the ETA. Waiting for update.

In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.

Monitoring statuses

In our Quick Start Guide we have already mentioned the filter options within Cargo Controller, in this part we explain a number of them to use to filter out important status updates. This in combination with a number of our supporting email notifications.

Filter 1: Import manifest

Check 'Data not available', all B/Ls that are not known are now shown in the overview. Without a manifest, Cargo Controller cannot share any other status with you. The shipping company is responsible for submitting the import manifest. They must confirm this to the Harbor Master 4 days before ETA.

Tip 1: Always check first that there is no typo in the registered B/L number, that is our number 1 cause for questions in this situation.

Tip 2: Sometimes a B/L may have been wrongly registered on the manifest and subsequently deleted. An email notification is also available for this situation (B/L removed).

Filter 2: Discharge

Check 'Not Discharged' and containers have not yet been confirmed by the terminal. This can arise from various situations, such as a communication disruption between the terminal and Portbase, a cut-and-run situation by the shipping company or your organization at this terminal is not allowed to view this data (see Terminal data).

Tip: An e-mail notification is available that sends an e-mail when the ship has departed, but the discharge confirmation has not yet been received.

Filter 3: Inspection status

Check 'Notified', all containers that Customs has selected for inspection, 'have fallen red', are now shown on the screen.

Or: Check 'Released' to select all containers that were inspected and have now been released by Customs.

Tip: There are e-mail notifications available that send an email when the container has been notified and subsequently released.

Filter 4: Import document

Check 'Unknown', all containers for which no import document (MID) has yet been submitted to the terminal are now shown on the screen.

Tip: An e-mail notification is available that sends an e-mail if no MID has been submitted 6 hours after unloading the container.

Filter 5: Inland operator

Check 'Not nominated', all containers for which no carrier has yet been nominated (Secure Chain action) are now shown on the screen.

You can now track the status of your cargo

Based on this article, you can now easily navigate through the statuses of the cargo and you are in control of the current status. The next steps if a status deviates differ per situation. Read more here how you can set up email notifications.

Mit dem Erhalt der Freigabe von der Reederei sollten Sie normalerweise direkt die B/L und B/L-Daten einsehen können. Von der Freigabe bis zur Verfügbarkeit in unseren Diensten sollte maximal eine Stunde vergehen. Dauert es länger als eine Stunde? Dann durchlaufen Sie folgende Schritte, bevor Sie dem Customer Service eine Meldung schicken. Diese Schritte stehen in der Reihenfolge der häufigsten Ursachen für Meldungen:

1. Korrekte B/L-Nummer:Wenn Sie die B/L schon vor der Freigabe in Cargo Controller verfolgt haben, erhalten Sie ein Update, in dem Sie als die „Release-to-party“ angegeben sind.
   Eine Freigabe wird nur für eine B/L gegeben, die über das Importmanifest bekannt ist, die B/L kann dadurch nicht den Status „Diese B/L ist (noch) nicht verfügbar“ haben. Kontrollieren Sie, ob Sie die richtige B/L-Nummer verfolgen.
2. Filter aktiv:Eine häufige Ursache ist, dass unbeabsichtigt ein Filter aktiv ist, sodass Sie die B/L nicht finden können. Kontrollieren Sie Ihre Filter, deaktivieren Sie diese mit dem Button „Filter löschen“ und suchen Sie erneut nach Ihrer B/L.
   
3. PCS-Freigabe:In Cargo Release Manager können Sie eine Ladung nur ab dem Zeitpunkt der Freigabe verfolgen. Überprüfen Sie als erstes, ob die Reederei Ihnen eine kommerzielle Freigabe außerhalb des PCS geschickt hat. Reedereien nutzen dafür den Begriff „PCS-Freigabe“ oder „pincodelose Freigabe“. Nehmen Sie anschließend Kontakt zu Ihrer Reederei auf. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe über das PCS verschickt hat und Sie tatsächlich die „Release-to-party“ sind, können Sie Kontakt zum Customer Service aufnehmen. Möglicherweise gibt es eine Störung oder es ist ein Filter aktiv, sodass Sie die B/L nicht finden.

Wenn Sie die obigen Schritte durchlaufen haben und das Ergebnis unverändert ist, nehmen Sie Kontakt zu unserem Customer Service auf.

Zurückgezogene Freigabe

So wie Sie die Rechte der nachfolgenden Partei zurückziehen können, kann Ihr Auftraggeber in der Kette diese auch für Sie als Release-to-party, Regisseur oder Transporteur zurückziehen.

So kann eine Reederei die gesamte kommerzielle Freigabe für die Release-to-party zurückziehen. Der Container steht dann nicht mehr zur Abholung zur Verfügung, bis die kommerzielle Freigabe erneut erteilt wurde.

Möglicherweise war Ihre Kette bereits vollständig vorbereitet, und diese Kette ist zu diesem Zeitpunkt noch immer aktiv. Doch ohne die kommerzielle Freigabe kann Ihr Transportunternehmen den Container nicht abholen. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe erneut verschickt, stellt dies automatisch Ihre bereits vorbereitete Kette wieder her und Ihr Transportunternehmen kann die Voranmeldung einreichen.

Der gleiche Effekt kann auch auftreten, wenn die Gültigkeit Ihrer kommerziellen Freigabe abgelaufen ist. Dies ist zwar in der jetzigen Phase der Secure Chain noch nicht der Fall, kann sich aber in Zukunft ändern.

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Reederei auf, um eine neue kommerzielle Freigabe zu erhalten.

Zurückgezogene Ermächtigung oder Nominierung

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Auftraggeber auf, wenn Sie nicht mehr für diese Ladung ermächtigt oder nominiert sind.

In Absprache mit der Reederei legen Sie gemeinsam fest, ab wann die kommerziellen Freigaben über das PCS in Cargo Controller oder Cargo Release Manager stattfinden. Portbase spielt dabei keine aktive Rolle, dies läuft über die Reederei.

Basisfunktionen
Sie können jetzt die Kette managen, um den jeweiligen Container ohne Pincode abzuholen. Wie gewohnt erhalten Sie von der Reederei immer noch einen Lieferschein per Mail, jedoch ohne Pincode.

• Für Cargo Controller haben wir für die Secure Chain die folgende Anleitung
• Für Cargo Release Manager haben wir für die Secure Chain die folgende Anleitung zusammengestellt.

Auf der aktuellen Seite finden Sie verschiedene themenbezogene FAQs. Dort gehen wir bei bestimmten Schritten auch genauer auf das Managen Ihrer Logistikkette innerhalb der Secure Chain ein.

Nehmen Sie Kontakt zur Reederei auf. Sie haben einen Anlass gesehen, den Kundencode, den Sie eingereicht haben, abzulehnen. Den Grund dafür müssen Sie bei der Reederei erfragen.

Kundencodes verwalten

Wenn Sie den Kundencode nicht korrekt eingegeben haben, können Sie ihn einfach wieder löschen. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Ja, Sie können in Cargo Controller und Cargo Release Manager eine feste Liste mit Transportunternehmen registrieren. Dies kann nur ein Haupt- und/oder Benutzeradministrator einrichten und es hat operative Folgen für Ihre Benutzer.

Sie können nicht automatisch Transportunternehmen nominieren, da dies den operativen Prozess zu sehr beeinflussen würde, wenn sich die Situation ergibt, dass ein anderes Transportunternehmen beauftragt werden soll.

Vertrauenswürdige Partner registrieren

Sie können Ihre(n) Logistikpartner als „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“ zu Ihrem Unternehmen hinzufügen.

1. Loggen Sie sich in Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein, gehen Sie zum Benutzermenü > Datenzugang verwalten.
   
2. Sie befinden sich in der kommerziellen Freigabe. Wählen Sie den Tab „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“. Hier können Sie Ihre Logistikpartner auswählen. Sie können mehrere Parteien hinzufügen.
   

Aktivierung: Sobald Sie hier 1 Transportunternehmen registriert haben, können keine weiteren Transportunternehmen nominiert werden. Die Liste der Transportunternehmen muss sofort möglichst vollständig sein. Änderungen können dann nur durch Haupt- und/oder Benutzeradministratoren durchgeführt werden.

Diese Parteien müssen Sie jedoch trotzdem noch pro Container nominieren.

Wenn Sie die Secure Chain bereits nutzen, können Sie das Folgende vom Hauptadministrator Ihres Unternehmens aktivieren lassen. Für Benutzer von Cargo Controller API sind die folgenden Schritte ebenfalls erforderlich, bevor Sie unsere erweiterten API-Funktionen nutzen können.

Hauptadministratoren haben im Hauptmenü des PCS Zugang zur Option „Unternehmensverwaltung“.

In diesem Menü kann der Hauptadministrator mithilfe von Benutzergruppen den Benutzern Rechte gewähren. Gehen Sie zum Tab User Groups.

Wir haben hier für alle Benutzer von Cargo Controller eine Benutzergruppe hinzugefügt: „Cargo Controller (Director)“. Wenn Sie diesen Titel anklicken, können Sie Kollegen zu dieser Gruppe hinzufügen. Klicken Sie auf „Save“, um die Änderungen zu speichern.

Ein bereits eingeloggter Kollege muss sich erst aus- und wieder einloggen, damit er die zusätzlichen Funktionen in seiner Cargo-Controller-Umgebung zu sehen bekommt.

Tipp: Damit soll erreicht werden, dass Sie die Verwaltung dieser Funktionen auf die Benutzer beschränken, die sie tatsächlich bei ihrer Arbeit einsetzen.

Wählen Sie den/die Container aus, den/die Sie einem anderen Transportunternehmen zuweisen möchten, indem Sie das Auswahlkästchen vor der Containerzeile anklicken. Daraufhin erscheint der Button „Forward“ unten auf der Seite. Wenn Sie diesen anklicken, können Sie das richtige Unternehmen für die Voranmeldung und den Transport der jeweiligen Container auswählen.

Achtung! Sie können mehrere Container gleichzeitig auswählen, aber immer nur ein Transportunternehmen pro Forward nominieren.

Wenn das Transportunternehmen nicht in HCN bekannt ist, können Sie es nicht auswählen, um es für die Rolle als Transportunternehmen zu nominieren. Das Transportunternehmen muss sich dazu erst bei Portbase anmelden und sich dann für einen oder mehrere der Dienste HCN Road, Rail oder Barge entscheiden. So steigen Sie in die Secure Chain ein.

Wenn dies den aktuellen Container für die weitere Abfertigung blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie nutzen ein anderes Transportunternehmen, das bei Portbase schon bekannt ist, oder
• der Pincode wird auf die übliche Weise von der Reederei an Ihren Auftraggeber durchgegeben.

Achtung! Bei den meisten Terminals ist eine Voranmeldung durch Ihr Transportunternehmen vorgeschrieben. Die Abholung des Containers mit einem Pincode ist in absehbarer Zeit nicht mehr möglich, da dieses Vorgehen zu betrugsanfällig ist.

Ihr Auftraggeber hat Ihre Nominierung zurückgezogen und entscheidet sich für ein anderes Transportunternehmen für den/die Container. Dies ist daran zu erkennen, dass der Container noch im Dashboard Handlings sichtbar ist, aber nicht mehr in Shipments.

Wenn Sie in Ihrem eigenen TMS einen Transportauftrag haben, jedoch keine Registrierung im PCS, dann verfällt der Auftrag.

Die Stornierung oder Löschung eines Containers muss vom Auftraggeber immer kenntlich gemacht werden, um Fehltransporte zu vermeiden. Es kann nämlich vorkommen, dass ein Transportunternehmen bereits den Transport zum Abholen der Container in Gang gesetzt hat.

Für die Aktivierung benötigen Sie die Rechte von Ihrem Hauptadministrator oder Benutzeradministrator Ihres Unternehmens, dies wird im IAMconnected-Account Ihres Unternehmens verwaltet.

Loggen Sie sich in den Dienst Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein und gehen Sie zum Benutzermenü. Hier wählen Sie „Datenzugang verwalten“.

Sie kommen direkt auf die Registerkarte „Kommerzielle Freigabe“. Hier wählen Sie die Reederei aus, tragen den Kundencode ein und klicken auf Speichern.

Sie sehen jetzt die eingereichten Kundencodes je Reederei. Die Reederei erhält direkt eine Mitteilung und entscheidet über Ihre Verifikation.

Startzeitpunkt Secure Chain

In Absprache mit der Reederei legen Sie gemeinsam fest, ab wann die kommerziellen Freigaben über das PCS in Cargo Controller oder Cargo Release Manager stattfinden. Portbase spielt dabei keine aktive Rolle, dies läuft über die Reederei.

Kundencodes verwalten

Pro Reederei können Sie mehrere Kundencodes haben. Diese können Sie einzeln registrieren. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Pro Container ermächtigen oder nominieren

Sie können einfach pro Container einen anderen Logistikpartner für die Rolle als „Ladungsregisseur“ ermächtigen oder ein Transportunternehmen für die Rolle „Transportunternehmen“ nominieren.

Klicken Sie auf den „...“-Button hinter dem jeweiligen Container und klicken Sie auf „Ladungsregisseur übertragen“ oder „Transportunternehmen nominieren“. Jetzt können Sie Ihren Partner auswählen und nur diesen Container an Ihren Logistikpartner übertragen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie die Rolle als „Ladungsregisseur“ nur übertragen können, nachdem Sie die Freigabe von der Reederei erhalten haben.

Pro B/L nominieren

Sie können pro B/L für alle Container auf einmal ein Transportunternehmen nominieren. Sie wählen die B/L durch Anklicken aus, woraufhin oben der Button „Transportunternehmen nominieren“ erscheint.

In der gegenwärtigen Phase der Secure Chain kann sich dieser Prozess aufgrund von Rückmeldungen aus der Hafencommunity noch ändern. Wir werden Sie darüber per E-Mail und mittels der Updateberichte im Dienst informieren.

Nachdem Sie die Möglichkeit „Rolle Ladungsregisseur übertragen“ ausgewählt haben, erscheint eine Pop-up-Seite. Wenn Sie beginnen, den Namen Ihres Logistikpartners einzutippen, wird der Eintrag automatisch auf Basis aller Unternehmen, die bei Portbase bekannt sind, ergänzt.

Wenn Ihr Logistikpartner nicht in Cargo Controller oder Cargo Release Manager bekannt ist, können Sie ihn nicht für die Rolle des Ladungsregisseurs auswählen. Ihr Logistikpartner muss sich dazu erst bei Portbase anmelden und sich für Cargo Controller oder Cargo Release Manager entscheiden, bevor Sie mit der Secure Chain fortfahren können. Wenn dies Ihre aktuelle Ladung für die weitere Abfertigung blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie nutzen einen anderen Logistikdienstleister, der bei Portbase schon bekannt ist, oder
• Sie bitten die Reederei, diese B/L nicht über das PCS freizugeben, sondern mit einem Pincode per Mail an Sie und Ihren Logistikpartner.

Ihr Partner kann sich bei Portbase registrieren, indem er den Link unten auf der Seite der Secure Chain nutzt.

Achtung! Die Möglichkeit der Abholung mit einem Pincode wird in absehbarer Zeit wegen ihrer Betrugsanfälligkeit gestoppt. Ihr Partner wird sich bei Portbase anmelden müssen, um innerhalb der Secure Chain operieren zu können.

Nein, aktuell ist diese Funktion noch nicht verfügbar. Zurzeit wird geprüft, auf welche Weise dies funktionieren könnte. Wenn Sie weitere Informationen dazu haben, möchten wir Sie gerne kontaktieren. Nehmen Sie Kontakt zum Customer Service auf. Dort wird man Sie mit einem unserer Kollegen in Kontakt bringen.

Cargo Controller: Ja, Sie können die B/L und Container in Cargo Controller schon lange vor der ETA des Schiffs tracken. Erst nachdem das Importmanifest bekannt ist, können Sie die gesamte Kette managen, indem Sie eine Partei ermächtigen oder nominieren.

Die Kette wird jedoch erst aktiv, nachdem die kommerzielle Freigabe erteilt wurde. Erst dann kann die Voranmeldung beim Terminal eingereicht werden. Jeder in der Kette kann ein Update erhalten, wenn die kommerzielle Freigabe erfolgt ist.

Cargo Release Manager: Nein, in Cargo Release Manager können Sie erst nach der Freigabe über die B/L verfügen und anschließend die Kette managen.

Achtung! Wenn die kommerzielle Freigabe nie erfolgt, weil eine andere Partei die kommerzielle Freigabe erhält oder sich die B/L-Nummer ändert (z.B. aufgrund einer Teilung), wird diese gesamte Kette überflüssig. Sie können dann die B/L-Daten entfernen. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.

Ja, die Secure Chain ist in dieser Phase nur darauf ausgerichtet, einen Container ohne Pincode abholen zu können. Eine Ermächtigung oder Nominierung ist noch kein rechtsgültiger Auftrag. Die zugrunde liegende Vereinbarung muss noch bilateral auf die jeweils andere Seite übertragen werden.

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Reederei auf, um eine neue kommerzielle Freigabe zu erhalten oder diese zu verlängern.

Wenn Ihre Kette bereits vollständig vorbereitet ist, ist sie zu diesem Zeitpunkt noch immer aktiv. Doch ohne die kommerzielle Freigabe kann Ihr Transportunternehmen den Container nicht abholen. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe erneut verschickt, stellt dies automatisch Ihre vorbereitete Kette wieder her und Ihr Transportunternehmen kann die Voranmeldung einreichen.

Ja, vorläufig brauchen Sie noch den Lieferschein für eine Reihe von Angaben, die noch nicht in den Diensten der Secure Chain verfügbar sind, wie z.B. die rückkehrenden Leercontainer. Zurzeit wird mit den Reedereien daran gearbeitet, auch diese Werte in den Diensten für alle Parteien in der Kette verfügbar zu machen.

Nein, aktuell sind diese Daten in der Secure Chain noch nicht verfügbar. Dies folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

In Cargo Release Manager können Sie den Ablauf verfolgen und sehen, ob Ihre Ladung beim Terminal abgeholt werden kann.

Importphasen

Jeder Indikator überwacht den Status der Importphase, in der sich Ihr Container zu dem jeweiligen Zeitpunkt befindet. Somit wird entweder der allgemeine Status oder der kritischste Status angezeigt. Ein Indikator kann eine Gruppe spezieller Indikatoren für diese Phase umfassen:

• Freigabe Transport-Equipment
  • Status kommerzielle Freigabe
• Abholen Transport-Equipment
  • Status Nominierung Transportunternehmen
  • Status Voranmeldung beim Terminal

Wie Sie sehen, setzen sich die 2 Indikatoren aus 3 individuellen Indikatoren zusammen. Sie können sie ansehen, indem Sie auf das i-Icon klicken und damit die Detailseite öffnen:

Farben und Icons

Die Hauptindikatoren zeigen einen allgemeinen Status pro Phase an, oder den kritischsten Status. Sie können die Farben und Icons folgendermaßen lesen:

• : Status ist bestätigt, alle Indikatoren stehen auf Grün.
• : Mindestens 1 Indikator ist gelb, möglicherweise muss man sich darum kümmern.
• : Mindestens 1 Indikator ist rot, Sie müssen sich darum kümmern.
• : Prozess läuft. Noch nicht alle Indikatoren stehen auf Grün, aber es gibt auch keine Warnungen. Warten Sie auf ein Update.
• : Status noch nicht bekannt. Es gibt noch kein Update, möglicherweise wird ein Status erwartet, wie z.B. die Voranmeldung. Warten Sie auf ein Update.

Mit diesen Indikatoren haben Sie die Kontrolle über den Status Ihrer Ladung für die Secure Chain. Ergänzt durch die Filtermöglichkeiten in Cargo Release Manager können Sie jetzt Ausnahmen managen.

Lesen Sie in unserer Anleitung, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen einstellen können. Wenn Sie eine Systemverbindung (Cargo Controller API) nutzen, ist das Folgende auch für Sie relevant.

In this knowledge article we explain how you can submit a commercial release via various bulk actions for repetitive actions. Like registering (regular, occuring) partners, per B/L, in bulk via Excel uploads or Cargo Controller API. You can only apply this article if you have received a commercial release.

Passing on releases

Passing on an releases differs for the role of the chain party that you are going to manage. We have elaborated on the standard action per container in this article.

Processing releases in bulk

The above are simple actions if you have a limited volume of commercial releases to process. Within the Cargo Controller service there are several options to perform this in bulk, manually, semi-automatically or fully automated.

1. Nominate via multi select
   Select a whole B/L by checking the checkbox for the B/L number. You can do this directly with multiple B/Ls.
   
2. Nominate via multi select and filters
   The fastest way is to use the Quickview 'My Cargo' in combination with the filter 'Inland Operator' on the value 'Not nominated'. You can use additional filters to determine a range. Then check whether all B/Ls that you see in the overview screen are correct and click the checkbox next to the search field. This will select all containers that have not yet been nominated and that fall within your criteria in one go. Then click on 'Nominate Inland Operator' at the top of the screen. Go through the step-by-step plan and you will work on this action in bulk.
   
3. Trusted Cargo Director
   Register your regular forwarder as a chain partner, we call this a 'trusted cargo director'. If the chain partner tracks the same B/L before you receive the commercial release, your partner will immediately be given the role of Cargo Director and can nominate his Inland Operator. Read further on in the article how you can set this up and apply it.
4. Excel up- and download
   Within Cargo Controller it is possible to download all data that you see in the overview screen. In addition, there is also an option to upload up to 500 lines of data. In addition to tracking B/Ls in bulk in this way, you can also nominate and assign in bulk. Read here how you can apply this.
5. Cargo Controller API
   Upon receipt of the commercial release, another party can be appointed as Cargo Director or a carrier can be nominated. Read all about it on our Developer portal of Cargo Controller API. Especially read the 'use cases Secure Chain'.

Registering Trusted Cargo Directors

This can only be set by Power Users and User Administrators.

1. Log in to Cargo Controller, go to user menu > Manage data authorisations.
   
2. Go to the tab 'Trusted Cargo Directors' and here you can register your logistics partners. You can add multiple parties. They will not receive confirmation of this registration.It only works for the B/Ls that you both track in advance and after which your organization receives the release.

Tip: Use this option for a limited number of organizations as this can cause confusion if too many organizations can claim these automatic rights. If multiple automatically authorized parties track the same B/L this becomes an undesirable situation, which can be poorly monitored by you. We advise to use this option very limited and to actively manage it. You can delete parties using the 'Delete' button.

Registering Trusted Inland Operators

This can only be set by Power Users and User Administrators.

Follow the steps above, but in step 2 go to the tab 'Trusted Inland Operators'. At the moment that NO Inland Operators are registered here, every employee of your organization can search for and use a Inland Operator themselves. From the moment that 1 Inland Operators is registered here, all employees of your organization will only be able to choose this Operator. You can register as many Inland Operators as you like.

In this knowledge article, we explain how to pass on a commercial release in a simple manner. We explain the bulk processing of this action further here. You can only apply this article if you have received a commercial release.

Passing on releases

Passing on an releases differs for the role of the chain party that you are going to manage.

Option 1: Are you passing on the release to your inland operator? Then you nominate the inland operator.

Option 2: Are you passing on the exemption to another forwarder? Then you appoint this party as the next Cargo Director. In some cases, this concerns a 'Tranfser' of cargo upon arrival at the terminal.

Nominate Inland Operator

1. Click on the Secure Chain status of your container. You will then see your role and your rights, based on that Cargo Controller shows you which actions you are allowed to do.
2. Click on Nominate Inland Operator. A new screen will open.
3. Enter the organization name of your inland operator and it will be displayed in alphabetical order. If the name appears in multiple versions, you can use the location and/or the unique EAN number of your inland operator as additional recognition. This list shows all carriers registered with PCS, you can reduce this list by activating 'Trusted Inland Operators', this function concerns a so-called 'white list' that limits the choice options to that list. Read more about this later in this article.
4. Click on 'Nominate Inland Operator'. In the screen overview the status of the Secure Chain is now updated and shows a green color.

Assign Cargo Director

1. Click on the Secure Chain status of your container. You will then see your role and your rights, based on that Cargo Controller shows you which actions you are allowed to do.
   
2. Click on 'Assign someone else as director'. A new screen will open.
3. Type in the organization name of the forwarder and it will be shown in alphabetical order. If the name appears in multiple versions, you can use the location and/or the unique CoC number of the forwarder as additional recognition.
4. Click on 'Assign'. In the screen overview the status of the Secure Chain is now updated and shows a green color.

You have are now able to nominate and assign other parties within the Secure Chain.

In this knowledge article we explain how you can receive a commercial release within the Secure Chain, how to recognize this and how to inform yourself. There are 2 ways in which your organization is linked to the Secure Chain (and thus the commercial release).

In order to understand this article properly, we expect you to be familiar with the Secure Chain via this Quick Start Guide and this article. And that you are already familiar with the basic functionalities of CC via the Quick Start Guide and/or this series of articles.

Option 1: You are the 'Release-to party' for this chain and receive the commercial release directly from the shipping company. The Secure Chain cannot start until your organization has been verified by the shipping company. This process is explained in this knowledge article.

Option 2: You have been designated as a 'Cargo Director' for this chain and receive the commercial release from the 'Release-to party' or from another 'Cargo Director'.

Receiving releases

You will receive a commercial release per container. You can recognize this by a container because it shows its status within the Secure Chain in the main screen.

Container without commercial release:

Container with commercial release:

Secure Chain pop-up

Click on the icon and you will see from whom, and when, you have received the commercial release. In the following knowledge article we will explain how to process this.

E-mail notifications

There are a number of email notifications available within Cargo Controller that can warn you if you are not logged in and a commercial release has become available for your organization within the Secure Chain. Read here how to set this up.

The Secure Chain can start in 2 different ways within the logistics process (and therefore also in Cargo Controller):

Option 1: The carrier sends the commercial release directly to my organisation

In that case, you will automatically receive a message from the carriers that they will activate your organisation for the Secure Chain. With that message, they will also send a customer reference number, that number must be registered in Cargo Controller. Read this knowledge article for what you need to do.

Option 2: A client sends the commercial release to my organization

In that case, you will automatically receive a message from the client that his carrier will activate his organisation for the Secure Chain. Your client will ask you to prepare yourself for the first releases that will be passed on to you without a PIN code. You can read more in this article on how to receive and process a commercial release.

Did you miss an option? Discuss this with your client and/or shipping company. Ultimately, all containers imported via Rotterdam will be handled via the Secure Chain.

Before you continue: Inform your supply chain partners about the change you are going to make with each other.

Registering a customer reference number

You need to be a main user or a user manager of your IAM organisation to access these functionalities. Log in to the service Cargo Controller and go to User Menu. Select ' Manage data authorisations'

The screen will open with the tab ' Commercial releases'. Select the carrier, enter the customer reference and click Save.

You will now see the submitted customer reference listed by carriers company name's. The carrier will immediately receive a notification and will review your verification request.

Verification status

As long as your customer code is in the status of 'Pending' or 'Rejected' you cannot start the Secure Chain.

Pending

The carrier has not yet completed your verification, please contact the carrier.

Rejected

Your entered customer code has not been accepted by the carrier. If a customer reference is rejected, an explanation will be provided. If you have any questions about this rejection, we advise you to contact the carrier.

Manage customer references

If you did not enter the customer reference correctly, you can easily delete it. To do so, click the Delete-button in the same screen where you entered the customer reference for verification. You can have several contracts and thus several customer references per carrier, which you can register individually.

Start Portbase Secure Chain

In consultation with the carrier, you then decide from which date, or for which B/Ls, commercial releases will be issued in Cargo Controller via the PCS. Portbase has no part in this process, this is purely between your organisation and the carrier(s). Your customer reference must have the status 'Accepted' before the Secure Chain can start.

This is how you start the Secure Chain

After reading this article, the foundation is laid to receive and process a commercial release. Read our other articles to see how the process continues.

Within Cargo Controller, your organisation can be linked to a B/L and the information that becomes available in multiple ways. In this knowledge article, we explain how you can unlock this data and what possibilities we offer in this.

Option 1: Add a B/L yourself
Each user can enter a B/L number via the web screen (or via Cargo Controller API) in combination with at least 1 container number. Based on this data, Portbase retrieves information submitted by the carrier or cargo broker on the import manifest. If this is known, we immediately show all information (and all containers) that Portbase has available at that moment, an "Extended B/L".

B/Ls that you as a user have added yourself are immediately marked as 'Favorite', recognizable by the yellow star in front of the B/L number. B/Ls that your colleagues have added can also be activated as favorites by clicking on the star.

Option 2: Assigned to a B/L
A carrier, a freight broker or a principal can grant a commercial exemption (via Secure Chain) to your organization without your organization tracking the container on the corresponding B/L within Cargo Controller. Based on this data, Portbase retrieves information that is available within the Secure Chain, a "Basic B/L".

Monitor your own work with ease

As explained in our Quick Start Guide, there are filter options available, but also 'Quick Views'. These quick views quickly differentiate in the main screen, such as the quick view "My Cargo" which immediately selects all B/Ls that you have registered as favorites.

In addition, you can add a label for each B/L, a reference that makes it unique for your organization. This also allows for additional distinction in B/Ls and you can also apply a filter to the set labels. Click on the Label icon of the B/L and add unique or recurring labels, these are then saved and with the filter 'Labels' you can filter on these values.

Basic and Extended B/L's

As previously stated, the way your organization is linked to a B/L determines how much information you can see from a B/L. With a Basic B/L, you only see the bare essential information you need for the Secure Chain, this B/L is not attributed to your organization as a paid transaction.

Do you need this information? Then every user can easily retrieve it by clicking the 'Get Access' button. Portbase will then register a paid transaction and immediately provide all available B/L information as you are used to. The B/L that you manually upgrade will be marked as a favorite immediately.

Portbase makes this distinction to avoid unexpected costs because your organization had not actively tracked this B/L.

Goods description

There may be exceptions to the goods description, which means you may or may not be able to view this data.

Option 1:
If your organisation is the first tracker of a B/L, your organisation will be granted the right to view (and manage) the goods information. You can grant requests to view goods description by clicking the "Release goods description" button under B/L details in the Cargo section.

Option 2:
If your organisation is the second tracker of a B/L, your organisation will not see any goods information. The party that blocks this right is stated in the place where the goods description is normally visible.

Option 3:
If your organisation is part of the Chain of Trust, your organisation will be able to see all goods information, regardless of when you are linked in the chain. But in that case you do need to track the Extended B/L.

How do I manage my B/Ls?

With this article you are now fully informed about the different ways of tracking B/Ls and how to filter them. In our other knowledge articles we will go deeper into the import status of your cargo and which data sources are available for this.

Cargo Controller API

The above can also be controlled via our Cargo Controller API, which allows you to fully integrate with your own internal systems. Read more about this here.

Excel up- and download

If your organization is not ready for our Cargo Controller API integration, we also have an interim solution with an Excel upload function. Read more about that here.

Nur gemeinsam mit Ihnen können wir den Freigabe- und Abholprozess von Importcontainern im Rotterdamer Hafen sicherer und zuverlässiger machen. Der „Schlüssel“ in Form eines Pincodes hat ausgedient. Jede Partei ermächtigt das nächste Glied in der Logistikkette. Nur die autorisierten Parteien können Aktionen durchführen und vertrauliche Daten einsehen.

Cargo Controller oder Cargo Release Manager
Die Dienste Cargo Controller und Cargo Release Manager sind Teil der Secure Chain, einem neuen Prozess für den sicheren und vertraulichen Datenaustausch in den niederländischen Häfen. Sie brauchen entweder Cargo Controller oder Cargo Release Manager, um in die Secure Chain einzusteigen und Ihre Kette(n) managen zu können.

Mit Cargo Controller haben Sie Track-and-Trace-Informationen in Echtzeit. Sie haben die vollständige Kontrolle und Einblick in die Ladung, sodass diese auf proaktive Weise korrekt abgefertigt wird.

Mit Cargo Release Manager können Sie nur grundlegende Ladungsinformationen einsehen und Ihre Kettenpartner managen.

In der folgenden Übersicht finden Sie weitere Unterschiede zwischen den Diensten:

* Einmalige Anschlusskosten pro Dienst, zzgl. USt.

Dienst anfordern
Machen Sie bei der Secure Chain mit und schließen sich der größten Hafencommunity Europas an?
Hier können Sie Kunde werden und an einem zentralen Ort Ihre gewünschten Portbase-Dienste anfordern.

Support-Seiten

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Controller.

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Release Manager.

Innerhalb von Cargo Release Manager sind die Möglichkeiten begrenzt. Die Secure Chain unterstützt vorbereitendes Arbeiten, solange die kommerzielle Freigabe noch nicht erhalten wurde. Im Dienst Cargo Release Manager sind jedoch einige zusätzliche Funktionen nicht verfügbar, da dieser Dienst kostenlos angeboten wird.

Das ist an sich kein Problem, aber es ist gut, wenn Sie wissen, welche Auswirkungen das hat und welche Möglichkeiten Sie haben, um effektiver zu arbeiten:

Cargo Release Manager:

Wenn Sie die Rolle der Release-to-party haben, reagieren Sie auf die kommerzielle Freigabe und sind deshalb langsamer, als wenn Sie in Cargo Controller vorarbeiten könnten.
Tipp: Die Registrierung eines vertrauenswürdigen Ladungsregisseurs kann Ihnen dabei helfen, sofern Ihr Spediteur Cargo Controller nutzt.

Cargo Controller kostenlos?

In Cargo Controller haben Sie vollständigen Einblick in die B/L, wenn Sie vor der kommerziellen Freigabe eine B/L tracken. Dafür fallen allerdings Transaktionskosten an. Es gibt jedoch auch einen Zwischenschritt: Sie können in Cargo Controller auswählen, dass Sie keine zusätzlichen Ladungsinformationen sehen möchten, können trotzdem noch auf die kommerzielle Freigabe reagieren, aber ohne Transaktionskosten die Secure-Chain-Handlungen über API automatisieren. Dadurch ändert sich nichts am oben dargestellten Schema, außer dass keine händischen Aktionen Ihrer Benutzer mehr erforderlich sind.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie es funktioniert und nehmen Sie Kontakt zu unserer Abteilung Sales auf, um mehr über die Möglichkeiten zu erfahren.

Nein, Sie sollten sich trotzdem mit der Reederei in Verbindung setzen, wenn Ihnen nicht automatisch die Handelsbefreiung zugewiesen wird.

Ja, das ist möglich. Es funktioniert im Wesentlichen genauso wie das Verfolgen von neuen B/L per Excel-Upload, Sie müssen jedoch mehr Informationen anliefern.

Mehreren B/L auf einmal folgen

Wir bezeichnen dies auch als Batch Upload. Sie können mit einer Excel-Datei maximal 500 B/L auf einmal angeben. Sie können jetzt auch pro Container die Secure Chain managen.

1. Wählen Sie „Hinzufügen“.
2. Im Bereich „Ladung“ finden Sie unten den Button „Datei hochladen“, gefolgt von einem Link zu einem Excel-Template.
   
3. Füllen Sie das Excel-Template mit den gewünschten Angaben aus, die auf der ersten Registerkarte angegeben sind und speichern Sie die Datei.
   
4. Klicken Sie auf „Datei hochladen“ und wählen Sie die soeben gespeicherte Excel-Datei aus. Klicken Sie anschließend auf „Hochladen“.
   
5. Sie bekommen eine Bestätigung über alle erfolgreich und nicht erfolgreich hinzugefügten B/L.
   1. Die erfolgreich hinzugefügten B/L werden automatisch zu Cargo Controller hinzugefügt und als Favoriten gekennzeichnet.
      Die nicht erfolgreich hinzugefügten B/L entsprechen nicht den Kriterien. Bei der Ablehnung wird eine Erläuterung angegeben. Sie können jetzt die Angaben von Hand korrigieren oder löschen.
      c. Wenn Sie die Angaben von Hand korrigieren oder löschen, müssen Sie sie danach speichern. Die korrigierten B/L-Angaben werden dann noch zu Cargo Controller hinzugefügt.

Sie sind nun mit mehreren B/L auf einmal in die Secure Chain eingestiegen.

After adding your cargo you will discover the power of Cargo Controller, you are now able to monitor all your cargo based on 3 main indicators. These 3 main indicators represent the 3 phases of the import process that your cargo goes through before you can have it picked up at the terminal. These 3 main indicators are also called 'gates' and our status messages 'milestones'. In this article we explain the statuses, but also how you can apply them to simplify your daily work by working based on exceptions (management by exceptions).

Import phases

Each indicator monitors the status of the import phase your container is currently in. This way, either the general status or the most critical status is shown. An indicator contains a group of specific indicators for that phase:

• Arrival Transport Equipment
  • Vessel Arrival status
  • Import manifest known
  • Discharge at terminal **
  • Vessel departure status
• Release Transport Equipment
  • Customs Inspection status
  • Commercial Release status *
  • Import Declaration status
• Pickup Transport Equipment
  • Inland Nomination status *
  • Pre-Notifcation status *
  • Gate out status */**

* This indicator is only available within the Secure Chain. More information about this can be found in our Quick Start Guide, Factsheet or introduction film.

** This indicator is only available if the terminal makes this data available. Would you like to know more about terminal data within Cargo Controller? Then read more here first.

Legend of the status indicator

As you can see, the 3 indicators are based on 10 individual indicators. You can view this if you press the i icon and open the details screen:

Colors and icons

The main indicator will provide you with the overall status of the phase, or the most urgent one within that phase. Their color and icon will read as the following:

• : Status confirmed, all indicators are green.
• : At least one indicator is yellow, your attention may be needed.
• : At least one indicator is red, attention is needed.
• : Status pending, not all indicators are green, none are yellow or red. No attention needed.
• : Status (yet) unknown. There is no update available, a possible update is expected lika the ETA. Waiting for update.

In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.

Monitoring statuses

In our Quick Start Guide we have already mentioned the filter options within Cargo Controller, in this part we explain a number of them to use to filter out important status updates. This in combination with a number of our supporting email notifications.

Filter 1: Import manifest

Check 'Data not available', all B/Ls that are not known are now shown in the overview. Without a manifest, Cargo Controller cannot share any other status with you. The shipping company is responsible for submitting the import manifest. They must confirm this to the Harbor Master 4 days before ETA.

Tip 1: Always check first that there is no typo in the registered B/L number, that is our number 1 cause for questions in this situation.

Tip 2: Sometimes a B/L may have been wrongly registered on the manifest and subsequently deleted. An email notification is also available for this situation (B/L removed).

Filter 2: Discharge

Check 'Not Discharged' and containers have not yet been confirmed by the terminal. This can arise from various situations, such as a communication disruption between the terminal and Portbase, a cut-and-run situation by the shipping company or your organization at this terminal is not allowed to view this data (see Terminal data).

Tip: An e-mail notification is available that sends an e-mail when the ship has departed, but the discharge confirmation has not yet been received.

Filter 3: Inspection status

Check 'Notified', all containers that Customs has selected for inspection, 'have fallen red', are now shown on the screen.

Or: Check 'Released' to select all containers that were inspected and have now been released by Customs.

Tip: There are e-mail notifications available that send an email when the container has been notified and subsequently released.

Filter 4: Import document

Check 'Unknown', all containers for which no import document (MID) has yet been submitted to the terminal are now shown on the screen.

Tip: An e-mail notification is available that sends an e-mail if no MID has been submitted 6 hours after unloading the container.

Filter 5: Inland operator

Check 'Not nominated', all containers for which no carrier has yet been nominated (Secure Chain action) are now shown on the screen.

You can now track the status of your cargo

Based on this article, you can now easily navigate through the statuses of the cargo and you are in control of the current status. The next steps if a status deviates differ per situation. Read more here how you can set up email notifications.

Mit dem Erhalt der Freigabe von der Reederei sollten Sie normalerweise direkt die B/L und B/L-Daten einsehen können. Von der Freigabe bis zur Verfügbarkeit in unseren Diensten sollte maximal eine Stunde vergehen. Dauert es länger als eine Stunde? Dann durchlaufen Sie folgende Schritte, bevor Sie dem Customer Service eine Meldung schicken. Diese Schritte stehen in der Reihenfolge der häufigsten Ursachen für Meldungen:

1. Korrekte B/L-Nummer:Wenn Sie die B/L schon vor der Freigabe in Cargo Controller verfolgt haben, erhalten Sie ein Update, in dem Sie als die „Release-to-party“ angegeben sind.
   Eine Freigabe wird nur für eine B/L gegeben, die über das Importmanifest bekannt ist, die B/L kann dadurch nicht den Status „Diese B/L ist (noch) nicht verfügbar“ haben. Kontrollieren Sie, ob Sie die richtige B/L-Nummer verfolgen.
2. Filter aktiv:Eine häufige Ursache ist, dass unbeabsichtigt ein Filter aktiv ist, sodass Sie die B/L nicht finden können. Kontrollieren Sie Ihre Filter, deaktivieren Sie diese mit dem Button „Filter löschen“ und suchen Sie erneut nach Ihrer B/L.
   
3. PCS-Freigabe:In Cargo Release Manager können Sie eine Ladung nur ab dem Zeitpunkt der Freigabe verfolgen. Überprüfen Sie als erstes, ob die Reederei Ihnen eine kommerzielle Freigabe außerhalb des PCS geschickt hat. Reedereien nutzen dafür den Begriff „PCS-Freigabe“ oder „pincodelose Freigabe“. Nehmen Sie anschließend Kontakt zu Ihrer Reederei auf. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe über das PCS verschickt hat und Sie tatsächlich die „Release-to-party“ sind, können Sie Kontakt zum Customer Service aufnehmen. Möglicherweise gibt es eine Störung oder es ist ein Filter aktiv, sodass Sie die B/L nicht finden.

Wenn Sie die obigen Schritte durchlaufen haben und das Ergebnis unverändert ist, nehmen Sie Kontakt zu unserem Customer Service auf.

Zurückgezogene Freigabe

So wie Sie die Rechte der nachfolgenden Partei zurückziehen können, kann Ihr Auftraggeber in der Kette diese auch für Sie als Release-to-party, Regisseur oder Transporteur zurückziehen.

So kann eine Reederei die gesamte kommerzielle Freigabe für die Release-to-party zurückziehen. Der Container steht dann nicht mehr zur Abholung zur Verfügung, bis die kommerzielle Freigabe erneut erteilt wurde.

Möglicherweise war Ihre Kette bereits vollständig vorbereitet, und diese Kette ist zu diesem Zeitpunkt noch immer aktiv. Doch ohne die kommerzielle Freigabe kann Ihr Transportunternehmen den Container nicht abholen. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe erneut verschickt, stellt dies automatisch Ihre bereits vorbereitete Kette wieder her und Ihr Transportunternehmen kann die Voranmeldung einreichen.

Der gleiche Effekt kann auch auftreten, wenn die Gültigkeit Ihrer kommerziellen Freigabe abgelaufen ist. Dies ist zwar in der jetzigen Phase der Secure Chain noch nicht der Fall, kann sich aber in Zukunft ändern.

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Reederei auf, um eine neue kommerzielle Freigabe zu erhalten.

Zurückgezogene Ermächtigung oder Nominierung

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrem Auftraggeber auf, wenn Sie nicht mehr für diese Ladung ermächtigt oder nominiert sind.

In Absprache mit der Reederei legen Sie gemeinsam fest, ab wann die kommerziellen Freigaben über das PCS in Cargo Controller oder Cargo Release Manager stattfinden. Portbase spielt dabei keine aktive Rolle, dies läuft über die Reederei.

Basisfunktionen
Sie können jetzt die Kette managen, um den jeweiligen Container ohne Pincode abzuholen. Wie gewohnt erhalten Sie von der Reederei immer noch einen Lieferschein per Mail, jedoch ohne Pincode.

• Für Cargo Controller haben wir für die Secure Chain die folgende Anleitung
• Für Cargo Release Manager haben wir für die Secure Chain die folgende Anleitung zusammengestellt.

Auf der aktuellen Seite finden Sie verschiedene themenbezogene FAQs. Dort gehen wir bei bestimmten Schritten auch genauer auf das Managen Ihrer Logistikkette innerhalb der Secure Chain ein.

Nehmen Sie Kontakt zur Reederei auf. Sie haben einen Anlass gesehen, den Kundencode, den Sie eingereicht haben, abzulehnen. Den Grund dafür müssen Sie bei der Reederei erfragen.

Kundencodes verwalten

Wenn Sie den Kundencode nicht korrekt eingegeben haben, können Sie ihn einfach wieder löschen. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Ja, Sie können in Cargo Controller und Cargo Release Manager eine feste Liste mit Transportunternehmen registrieren. Dies kann nur ein Haupt- und/oder Benutzeradministrator einrichten und es hat operative Folgen für Ihre Benutzer.

Sie können nicht automatisch Transportunternehmen nominieren, da dies den operativen Prozess zu sehr beeinflussen würde, wenn sich die Situation ergibt, dass ein anderes Transportunternehmen beauftragt werden soll.

Vertrauenswürdige Partner registrieren

Sie können Ihre(n) Logistikpartner als „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“ zu Ihrem Unternehmen hinzufügen.

1. Loggen Sie sich in Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein, gehen Sie zum Benutzermenü > Datenzugang verwalten.
   
2. Sie befinden sich in der kommerziellen Freigabe. Wählen Sie den Tab „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“. Hier können Sie Ihre Logistikpartner auswählen. Sie können mehrere Parteien hinzufügen.
   

Aktivierung: Sobald Sie hier 1 Transportunternehmen registriert haben, können keine weiteren Transportunternehmen nominiert werden. Die Liste der Transportunternehmen muss sofort möglichst vollständig sein. Änderungen können dann nur durch Haupt- und/oder Benutzeradministratoren durchgeführt werden.

Diese Parteien müssen Sie jedoch trotzdem noch pro Container nominieren.

Wenn Sie die Secure Chain bereits nutzen, können Sie das Folgende vom Hauptadministrator Ihres Unternehmens aktivieren lassen. Für Benutzer von Cargo Controller API sind die folgenden Schritte ebenfalls erforderlich, bevor Sie unsere erweiterten API-Funktionen nutzen können.

Hauptadministratoren haben im Hauptmenü des PCS Zugang zur Option „Unternehmensverwaltung“.

In diesem Menü kann der Hauptadministrator mithilfe von Benutzergruppen den Benutzern Rechte gewähren. Gehen Sie zum Tab User Groups.

Wir haben hier für alle Benutzer von Cargo Controller eine Benutzergruppe hinzugefügt: „Cargo Controller (Director)“. Wenn Sie diesen Titel anklicken, können Sie Kollegen zu dieser Gruppe hinzufügen. Klicken Sie auf „Save“, um die Änderungen zu speichern.

Ein bereits eingeloggter Kollege muss sich erst aus- und wieder einloggen, damit er die zusätzlichen Funktionen in seiner Cargo-Controller-Umgebung zu sehen bekommt.

Tipp: Damit soll erreicht werden, dass Sie die Verwaltung dieser Funktionen auf die Benutzer beschränken, die sie tatsächlich bei ihrer Arbeit einsetzen.

Wählen Sie den/die Container aus, den/die Sie einem anderen Transportunternehmen zuweisen möchten, indem Sie das Auswahlkästchen vor der Containerzeile anklicken. Daraufhin erscheint der Button „Forward“ unten auf der Seite. Wenn Sie diesen anklicken, können Sie das richtige Unternehmen für die Voranmeldung und den Transport der jeweiligen Container auswählen.

Achtung! Sie können mehrere Container gleichzeitig auswählen, aber immer nur ein Transportunternehmen pro Forward nominieren.

Wenn das Transportunternehmen nicht in HCN bekannt ist, können Sie es nicht auswählen, um es für die Rolle als Transportunternehmen zu nominieren. Das Transportunternehmen muss sich dazu erst bei Portbase anmelden und sich dann für einen oder mehrere der Dienste HCN Road, Rail oder Barge entscheiden. So steigen Sie in die Secure Chain ein.

Wenn dies den aktuellen Container für die weitere Abfertigung blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie nutzen ein anderes Transportunternehmen, das bei Portbase schon bekannt ist, oder
• der Pincode wird auf die übliche Weise von der Reederei an Ihren Auftraggeber durchgegeben.

Achtung! Bei den meisten Terminals ist eine Voranmeldung durch Ihr Transportunternehmen vorgeschrieben. Die Abholung des Containers mit einem Pincode ist in absehbarer Zeit nicht mehr möglich, da dieses Vorgehen zu betrugsanfällig ist.

Ihr Auftraggeber hat Ihre Nominierung zurückgezogen und entscheidet sich für ein anderes Transportunternehmen für den/die Container. Dies ist daran zu erkennen, dass der Container noch im Dashboard Handlings sichtbar ist, aber nicht mehr in Shipments.

Wenn Sie in Ihrem eigenen TMS einen Transportauftrag haben, jedoch keine Registrierung im PCS, dann verfällt der Auftrag.

Die Stornierung oder Löschung eines Containers muss vom Auftraggeber immer kenntlich gemacht werden, um Fehltransporte zu vermeiden. Es kann nämlich vorkommen, dass ein Transportunternehmen bereits den Transport zum Abholen der Container in Gang gesetzt hat.

Für die Aktivierung benötigen Sie die Rechte von Ihrem Hauptadministrator oder Benutzeradministrator Ihres Unternehmens, dies wird im IAMconnected-Account Ihres Unternehmens verwaltet.

Loggen Sie sich in den Dienst Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein und gehen Sie zum Benutzermenü. Hier wählen Sie „Datenzugang verwalten“.

Sie kommen direkt auf die Registerkarte „Kommerzielle Freigabe“. Hier wählen Sie die Reederei aus, tragen den Kundencode ein und klicken auf Speichern.

Sie sehen jetzt die eingereichten Kundencodes je Reederei. Die Reederei erhält direkt eine Mitteilung und entscheidet über Ihre Verifikation.

Startzeitpunkt Secure Chain

In Absprache mit der Reederei legen Sie gemeinsam fest, ab wann die kommerziellen Freigaben über das PCS in Cargo Controller oder Cargo Release Manager stattfinden. Portbase spielt dabei keine aktive Rolle, dies läuft über die Reederei.

Kundencodes verwalten

Pro Reederei können Sie mehrere Kundencodes haben. Diese können Sie einzeln registrieren. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Pro Container ermächtigen oder nominieren

Sie können einfach pro Container einen anderen Logistikpartner für die Rolle als „Ladungsregisseur“ ermächtigen oder ein Transportunternehmen für die Rolle „Transportunternehmen“ nominieren.

Klicken Sie auf den „...“-Button hinter dem jeweiligen Container und klicken Sie auf „Ladungsregisseur übertragen“ oder „Transportunternehmen nominieren“. Jetzt können Sie Ihren Partner auswählen und nur diesen Container an Ihren Logistikpartner übertragen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie die Rolle als „Ladungsregisseur“ nur übertragen können, nachdem Sie die Freigabe von der Reederei erhalten haben.

Pro B/L nominieren

Sie können pro B/L für alle Container auf einmal ein Transportunternehmen nominieren. Sie wählen die B/L durch Anklicken aus, woraufhin oben der Button „Transportunternehmen nominieren“ erscheint.

In der gegenwärtigen Phase der Secure Chain kann sich dieser Prozess aufgrund von Rückmeldungen aus der Hafencommunity noch ändern. Wir werden Sie darüber per E-Mail und mittels der Updateberichte im Dienst informieren.

Nachdem Sie die Möglichkeit „Rolle Ladungsregisseur übertragen“ ausgewählt haben, erscheint eine Pop-up-Seite. Wenn Sie beginnen, den Namen Ihres Logistikpartners einzutippen, wird der Eintrag automatisch auf Basis aller Unternehmen, die bei Portbase bekannt sind, ergänzt.

Wenn Ihr Logistikpartner nicht in Cargo Controller oder Cargo Release Manager bekannt ist, können Sie ihn nicht für die Rolle des Ladungsregisseurs auswählen. Ihr Logistikpartner muss sich dazu erst bei Portbase anmelden und sich für Cargo Controller oder Cargo Release Manager entscheiden, bevor Sie mit der Secure Chain fortfahren können. Wenn dies Ihre aktuelle Ladung für die weitere Abfertigung blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie nutzen einen anderen Logistikdienstleister, der bei Portbase schon bekannt ist, oder
• Sie bitten die Reederei, diese B/L nicht über das PCS freizugeben, sondern mit einem Pincode per Mail an Sie und Ihren Logistikpartner.

Ihr Partner kann sich bei Portbase registrieren, indem er den Link unten auf der Seite der Secure Chain nutzt.

Achtung! Die Möglichkeit der Abholung mit einem Pincode wird in absehbarer Zeit wegen ihrer Betrugsanfälligkeit gestoppt. Ihr Partner wird sich bei Portbase anmelden müssen, um innerhalb der Secure Chain operieren zu können.

Nein, aktuell ist diese Funktion noch nicht verfügbar. Zurzeit wird geprüft, auf welche Weise dies funktionieren könnte. Wenn Sie weitere Informationen dazu haben, möchten wir Sie gerne kontaktieren. Nehmen Sie Kontakt zum Customer Service auf. Dort wird man Sie mit einem unserer Kollegen in Kontakt bringen.

Cargo Controller: Ja, Sie können die B/L und Container in Cargo Controller schon lange vor der ETA des Schiffs tracken. Erst nachdem das Importmanifest bekannt ist, können Sie die gesamte Kette managen, indem Sie eine Partei ermächtigen oder nominieren.

Die Kette wird jedoch erst aktiv, nachdem die kommerzielle Freigabe erteilt wurde. Erst dann kann die Voranmeldung beim Terminal eingereicht werden. Jeder in der Kette kann ein Update erhalten, wenn die kommerzielle Freigabe erfolgt ist.

Cargo Release Manager: Nein, in Cargo Release Manager können Sie erst nach der Freigabe über die B/L verfügen und anschließend die Kette managen.

Achtung! Wenn die kommerzielle Freigabe nie erfolgt, weil eine andere Partei die kommerzielle Freigabe erhält oder sich die B/L-Nummer ändert (z.B. aufgrund einer Teilung), wird diese gesamte Kette überflüssig. Sie können dann die B/L-Daten entfernen. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.

Ja, die Secure Chain ist in dieser Phase nur darauf ausgerichtet, einen Container ohne Pincode abholen zu können. Eine Ermächtigung oder Nominierung ist noch kein rechtsgültiger Auftrag. Die zugrunde liegende Vereinbarung muss noch bilateral auf die jeweils andere Seite übertragen werden.

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Reederei auf, um eine neue kommerzielle Freigabe zu erhalten oder diese zu verlängern.

Wenn Ihre Kette bereits vollständig vorbereitet ist, ist sie zu diesem Zeitpunkt noch immer aktiv. Doch ohne die kommerzielle Freigabe kann Ihr Transportunternehmen den Container nicht abholen. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe erneut verschickt, stellt dies automatisch Ihre vorbereitete Kette wieder her und Ihr Transportunternehmen kann die Voranmeldung einreichen.

Nein, im Moment steht die Secure Chain nur für Importcontainer zur Verfügung.

Ja, vorläufig brauchen Sie noch den Lieferschein für eine Reihe von Angaben, die noch nicht in den Diensten der Secure Chain verfügbar sind, wie z.B. die rückkehrenden Leercontainer. Zurzeit wird mit den Reedereien daran gearbeitet, auch diese Werte in den Diensten für alle Parteien in der Kette verfügbar zu machen.

Nein, aktuell sind diese Daten in der Secure Chain noch nicht verfügbar. Dies folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

In Cargo Release Manager können Sie den Ablauf verfolgen und sehen, ob Ihre Ladung beim Terminal abgeholt werden kann.

Importphasen

Jeder Indikator überwacht den Status der Importphase, in der sich Ihr Container zu dem jeweiligen Zeitpunkt befindet. Somit wird entweder der allgemeine Status oder der kritischste Status angezeigt. Ein Indikator kann eine Gruppe spezieller Indikatoren für diese Phase umfassen:

• Freigabe Transport-Equipment
  • Status kommerzielle Freigabe
• Abholen Transport-Equipment
  • Status Nominierung Transportunternehmen
  • Status Voranmeldung beim Terminal

Wie Sie sehen, setzen sich die 2 Indikatoren aus 3 individuellen Indikatoren zusammen. Sie können sie ansehen, indem Sie auf das i-Icon klicken und damit die Detailseite öffnen:

Farben und Icons

Die Hauptindikatoren zeigen einen allgemeinen Status pro Phase an, oder den kritischsten Status. Sie können die Farben und Icons folgendermaßen lesen:

• : Status ist bestätigt, alle Indikatoren stehen auf Grün.
• : Mindestens 1 Indikator ist gelb, möglicherweise muss man sich darum kümmern.
• : Mindestens 1 Indikator ist rot, Sie müssen sich darum kümmern.
• : Prozess läuft. Noch nicht alle Indikatoren stehen auf Grün, aber es gibt auch keine Warnungen. Warten Sie auf ein Update.
• : Status noch nicht bekannt. Es gibt noch kein Update, möglicherweise wird ein Status erwartet, wie z.B. die Voranmeldung. Warten Sie auf ein Update.

Mit diesen Indikatoren haben Sie die Kontrolle über den Status Ihrer Ladung für die Secure Chain. Ergänzt durch die Filtermöglichkeiten in Cargo Release Manager können Sie jetzt Ausnahmen managen.

Lesen Sie in unserer Anleitung, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen einstellen können. Wenn Sie eine Systemverbindung (Cargo Controller API) nutzen, ist das Folgende auch für Sie relevant.

Nur gemeinsam mit Ihnen können wir den Freigabe- und Abholprozess von Importcontainern im Rotterdamer Hafen sicherer und zuverlässiger machen. Der „Schlüssel“ in Form eines Pincodes hat ausgedient. Jede Partei ermächtigt das nächste Glied in der Logistikkette. Nur die autorisierten Parteien können Aktionen durchführen und vertrauliche Daten einsehen.

Cargo Controller oder Cargo Release Manager
Die Dienste Cargo Controller und Cargo Release Manager sind Teil der Secure Chain, einem neuen Prozess für den sicheren und vertraulichen Datenaustausch in den niederländischen Häfen. Sie brauchen entweder Cargo Controller oder Cargo Release Manager, um in die Secure Chain einzusteigen und Ihre Kette(n) managen zu können.

Mit Cargo Controller haben Sie Track-and-Trace-Informationen in Echtzeit. Sie haben die vollständige Kontrolle und Einblick in die Ladung, sodass diese auf proaktive Weise korrekt abgefertigt wird.

Mit Cargo Release Manager können Sie nur grundlegende Ladungsinformationen einsehen und Ihre Kettenpartner managen.

In der folgenden Übersicht finden Sie weitere Unterschiede zwischen den Diensten:

* Einmalige Anschlusskosten pro Dienst, zzgl. USt.

Dienst anfordern
Machen Sie bei der Secure Chain mit und schließen sich der größten Hafencommunity Europas an?
Hier können Sie Kunde werden und an einem zentralen Ort Ihre gewünschten Portbase-Dienste anfordern.

Support-Seiten

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Controller.

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Release Manager.

Ja. Für Ladungsagenten kann in Inspection Portal eine E-Mail-Benachrichtigung aktiviert werden: „Physische Zollkontrolle in externem Lager“. Inhaltlich ist dies die gleiche Mail wie „Inspektion angekündigt“, jedoch nur für physische Kontrollen. Speziell bei Zollkontrollen in den externen Zolllagern („Fyco – DCL“) kann eine rechtzeitige Auftragserteilung an das Transportunternehmen für den Transport zum DCL die Durchlaufzeit deutlich verkürzen.

Achtung! Diese Vorgehensweise gilt nur für physische Kontrollen im Einfuhrprozess, in Inspection Portal als „Fyco - DCL“ bekannt. Die Vorgehensweise gilt nicht für Ausfuhrladung und nicht für Inspektionen von anderen Prüfinstanzen.

Schritt 1: Vorgehen für Transportauftrag abstimmen

Als Ladungsagent können Sie diese E-Mail-Benachrichtigung an Ihr Transportunternehmen senden lassen (z.B. Maasvlakte Transport). Wenn die Zollbehörde eine physische Kontrolle ankündigt, wird dann eine E-Mail direkt an das Transportunternehmen gesendet. In Absprache mit Ihrem Transportunternehmen können Sie diese E-Mails als Transportauftrag betrachten, sodass das Transportunternehmen den Container direkt für den Transport einplanen kann.

Schritt 2: E-Mail-Kommunikation einstellen

Diesen Schritt muss nur 1 Benutzer Ihres Unternehmens durchführen.

1. Loggen Sie sich in das Port Community System ein
2. Gehen Sie auf der Startseite auf „Benachrichtigungsverwaltung“
   
3. Tragen Sie bei „physische Zollkontrolle in externem Lager“ die E-Mail-Adresse Ihres Transportunternehmens ein
4. Es gibt keinen „Speichern“-Button Klicken Sie links oben auf das Portbase-Logo, um zur Startseite zurückzukehren

Nun erhält Ihr Transportunternehmen eine E-Mail-Nachricht, wenn Ihre Ladung für eine physische Zollkontrolle im externen Lager ausgewählt wurde.

Nehmen Sie Kontakt zur Reederei auf. Sie haben einen Anlass gesehen, den Kundencode, den Sie eingereicht haben, abzulehnen. Den Grund dafür müssen Sie bei der Reederei erfragen.

Kundencodes verwalten

Wenn Sie den Kundencode nicht korrekt eingegeben haben, können Sie ihn einfach wieder löschen. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Ja, Sie können in Cargo Controller und Cargo Release Manager eine feste Liste mit Transportunternehmen registrieren. Dies kann nur ein Haupt- und/oder Benutzeradministrator einrichten und es hat operative Folgen für Ihre Benutzer.

Sie können nicht automatisch Transportunternehmen nominieren, da dies den operativen Prozess zu sehr beeinflussen würde, wenn sich die Situation ergibt, dass ein anderes Transportunternehmen beauftragt werden soll.

Vertrauenswürdige Partner registrieren

Sie können Ihre(n) Logistikpartner als „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“ zu Ihrem Unternehmen hinzufügen.

1. Loggen Sie sich in Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein, gehen Sie zum Benutzermenü > Datenzugang verwalten.
   
2. Sie befinden sich in der kommerziellen Freigabe. Wählen Sie den Tab „Vertrauenswürdige Transportunternehmen“. Hier können Sie Ihre Logistikpartner auswählen. Sie können mehrere Parteien hinzufügen.
   

Aktivierung: Sobald Sie hier 1 Transportunternehmen registriert haben, können keine weiteren Transportunternehmen nominiert werden. Die Liste der Transportunternehmen muss sofort möglichst vollständig sein. Änderungen können dann nur durch Haupt- und/oder Benutzeradministratoren durchgeführt werden.

Diese Parteien müssen Sie jedoch trotzdem noch pro Container nominieren.

Wenn Sie die Secure Chain bereits nutzen, können Sie das Folgende vom Hauptadministrator Ihres Unternehmens aktivieren lassen. Für Benutzer von Cargo Controller API sind die folgenden Schritte ebenfalls erforderlich, bevor Sie unsere erweiterten API-Funktionen nutzen können.

Hauptadministratoren haben im Hauptmenü des PCS Zugang zur Option „Unternehmensverwaltung“.

In diesem Menü kann der Hauptadministrator mithilfe von Benutzergruppen den Benutzern Rechte gewähren. Gehen Sie zum Tab User Groups.

Wir haben hier für alle Benutzer von Cargo Controller eine Benutzergruppe hinzugefügt: „Cargo Controller (Director)“. Wenn Sie diesen Titel anklicken, können Sie Kollegen zu dieser Gruppe hinzufügen. Klicken Sie auf „Save“, um die Änderungen zu speichern.

Ein bereits eingeloggter Kollege muss sich erst aus- und wieder einloggen, damit er die zusätzlichen Funktionen in seiner Cargo-Controller-Umgebung zu sehen bekommt.

Tipp: Damit soll erreicht werden, dass Sie die Verwaltung dieser Funktionen auf die Benutzer beschränken, die sie tatsächlich bei ihrer Arbeit einsetzen.

Wählen Sie den/die Container aus, den/die Sie einem anderen Transportunternehmen zuweisen möchten, indem Sie das Auswahlkästchen vor der Containerzeile anklicken. Daraufhin erscheint der Button „Forward“ unten auf der Seite. Wenn Sie diesen anklicken, können Sie das richtige Unternehmen für die Voranmeldung und den Transport der jeweiligen Container auswählen.

Achtung! Sie können mehrere Container gleichzeitig auswählen, aber immer nur ein Transportunternehmen pro Forward nominieren.

Wenn das Transportunternehmen nicht in HCN bekannt ist, können Sie es nicht auswählen, um es für die Rolle als Transportunternehmen zu nominieren. Das Transportunternehmen muss sich dazu erst bei Portbase anmelden und sich dann für einen oder mehrere der Dienste HCN Road, Rail oder Barge entscheiden. So steigen Sie in die Secure Chain ein.

Wenn dies den aktuellen Container für die weitere Abfertigung blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie nutzen ein anderes Transportunternehmen, das bei Portbase schon bekannt ist, oder
• der Pincode wird auf die übliche Weise von der Reederei an Ihren Auftraggeber durchgegeben.

Achtung! Bei den meisten Terminals ist eine Voranmeldung durch Ihr Transportunternehmen vorgeschrieben. Die Abholung des Containers mit einem Pincode ist in absehbarer Zeit nicht mehr möglich, da dieses Vorgehen zu betrugsanfällig ist.

Ja, die Secure Chain ist in dieser Phase nur darauf ausgerichtet, einen Container ohne Pincode abholen zu können. Die anderen notwendigen Informationen für den Transport müssen außerhalb des PCS mit dem Transportunternehmen geteilt werden. Beim Herunterladen der Containerinformationen sehen Sie, welche Informationen im PCS und in HCN verfügbar sind.

Die Partei, die die Nominierung durchgeführt hat, kann sie auch wieder zurückziehen. Dies ist für einen oder mehrere Container möglich. Klicken Sie dazu auf die Auswahlkästchen der entsprechenden Container und daraufhin auf den Button „Cancel shipment“. Die Nominierung für die ausgewählten Container ist zurückgezogen und es ist kein Transportunternehmen mehr aktiv. Sie können jetzt ein anderes Transportunternehmen nominieren.

Achtung! Wenn Sie die Nominierung für einen Subunternehmer zurückziehen, müssen Sie erst den Transportauftrag zurückziehen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Ihr Auftraggeber hat Ihre Nominierung zurückgezogen und entscheidet sich für ein anderes Transportunternehmen für den/die Container. Dies ist daran zu erkennen, dass der Container noch im Dashboard Handlings sichtbar ist, aber nicht mehr in Shipments.

Wenn Sie in Ihrem eigenen TMS einen Transportauftrag haben, jedoch keine Registrierung im PCS, dann verfällt der Auftrag.

Die Stornierung oder Löschung eines Containers muss vom Auftraggeber immer kenntlich gemacht werden, um Fehltransporte zu vermeiden. Es kann nämlich vorkommen, dass ein Transportunternehmen bereits den Transport zum Abholen der Container in Gang gesetzt hat.

Im Tab Handlings werden alle Container angezeigt. Im Tab Shipments sehen Sie nur die Container, die Ihnen per Nominierung über die Secure Chain zugewiesen wurden. Wie Sie jetzt weiter vorgehen, hängt von Ihrer Situation ab:

• Wenn Sie selbst die Voranmeldung machen und den Transport der Container durchführen oder fremdvergeben, dann ändert sich nichts gegenüber Ihrer aktuellen Arbeitsweise. Wenn Sie den Transport von einer anderen Partei durchführen lassen, lesen Sie hier die Anleitung für ECT Remote Check-in.
• Neu!Wenn Sie sowohl die Voranmeldung als auch die Abholung der Container fremdvergeben, ändert sich das Vorgehen. Über das Dashboard Shipments, unter Shipments und anschließend über den Button Forward nominieren und registrieren Sie ein anderes Transportunternehmen für Ihre Container.

Je nach Ihrer Situation haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten:

1. Wenn Sie selbst die Voranmeldung machen und die Abholung der Container eventuell fremdvergeben, dann regeln Sie dies über Handlings. An Ihrer aktuellen Arbeitsweise ändert sich nichts. Wenn Sie den Transport von einer anderen Partei durchführen lassen, lesen Sie hier die Anleitung für ECT Remote Check-in.
2. Wenn Sie sowohl für die Voranmeldung als auch die Abholung der Container ein anderes Transportunternehmen nominieren möchten, dann regeln Sie dies über Shipments. Über das Dashboard Shipments, unter Shipments und anschließend über den Button Forward nominieren und registrieren Sie ein anderes Transportunternehmen für Ihre Container.

Durch diese Aktion wird Ihr Transportunternehmen in die Secure Chain integriert und alle mit diesem Unternehmen verbundenen Cargocards werden akzeptiert. Wenn Sie dies nicht machen, wird der Fahrer beim Terminal abgewiesen. Wenn die kommerzielle Freigabe erteilt ist, können Sie die Voranmeldung einreichen.

Für die Aktivierung benötigen Sie die Rechte von Ihrem Hauptadministrator oder Benutzeradministrator Ihres Unternehmens, dies wird im IAMconnected-Account Ihres Unternehmens verwaltet.

Loggen Sie sich in den Dienst Cargo Controller oder Cargo Release Manager ein und gehen Sie zum Benutzermenü. Hier wählen Sie „Datenzugang verwalten“.

Sie kommen direkt auf die Registerkarte „Kommerzielle Freigabe“. Hier wählen Sie die Reederei aus, tragen den Kundencode ein und klicken auf Speichern.

Sie sehen jetzt die eingereichten Kundencodes je Reederei. Die Reederei erhält direkt eine Mitteilung und entscheidet über Ihre Verifikation.

Startzeitpunkt Secure Chain

In Absprache mit der Reederei legen Sie gemeinsam fest, ab wann die kommerziellen Freigaben über das PCS in Cargo Controller oder Cargo Release Manager stattfinden. Portbase spielt dabei keine aktive Rolle, dies läuft über die Reederei.

Kundencodes verwalten

Pro Reederei können Sie mehrere Kundencodes haben. Diese können Sie einzeln registrieren. In diesem Tab sehen Sie pro Reederei, welche Kundencodes Sie registriert haben und können diese auch verwalten, indem Sie abgelaufene Kundencodes mit dem „Löschen“-Button entfernen.

Pro Container ermächtigen oder nominieren

Sie können einfach pro Container einen anderen Logistikpartner für die Rolle als „Ladungsregisseur“ ermächtigen oder ein Transportunternehmen für die Rolle „Transportunternehmen“ nominieren.

Klicken Sie auf den „...“-Button hinter dem jeweiligen Container und klicken Sie auf „Ladungsregisseur übertragen“ oder „Transportunternehmen nominieren“. Jetzt können Sie Ihren Partner auswählen und nur diesen Container an Ihren Logistikpartner übertragen.

Beachten Sie jedoch, dass Sie die Rolle als „Ladungsregisseur“ nur übertragen können, nachdem Sie die Freigabe von der Reederei erhalten haben.

Pro B/L nominieren

Sie können pro B/L für alle Container auf einmal ein Transportunternehmen nominieren. Sie wählen die B/L durch Anklicken aus, woraufhin oben der Button „Transportunternehmen nominieren“ erscheint.

In der gegenwärtigen Phase der Secure Chain kann sich dieser Prozess aufgrund von Rückmeldungen aus der Hafencommunity noch ändern. Wir werden Sie darüber per E-Mail und mittels der Updateberichte im Dienst informieren.

Nachdem Sie die Möglichkeit „Rolle Ladungsregisseur übertragen“ ausgewählt haben, erscheint eine Pop-up-Seite. Wenn Sie beginnen, den Namen Ihres Logistikpartners einzutippen, wird der Eintrag automatisch auf Basis aller Unternehmen, die bei Portbase bekannt sind, ergänzt.

Wenn Ihr Logistikpartner nicht in Cargo Controller oder Cargo Release Manager bekannt ist, können Sie ihn nicht für die Rolle des Ladungsregisseurs auswählen. Ihr Logistikpartner muss sich dazu erst bei Portbase anmelden und sich für Cargo Controller oder Cargo Release Manager entscheiden, bevor Sie mit der Secure Chain fortfahren können. Wenn dies Ihre aktuelle Ladung für die weitere Abfertigung blockiert, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie nutzen einen anderen Logistikdienstleister, der bei Portbase schon bekannt ist, oder
• Sie bitten die Reederei, diese B/L nicht über das PCS freizugeben, sondern mit einem Pincode per Mail an Sie und Ihren Logistikpartner.

Ihr Partner kann sich bei Portbase registrieren, indem er den Link unten auf der Seite der Secure Chain nutzt.

Achtung! Die Möglichkeit der Abholung mit einem Pincode wird in absehbarer Zeit wegen ihrer Betrugsanfälligkeit gestoppt. Ihr Partner wird sich bei Portbase anmelden müssen, um innerhalb der Secure Chain operieren zu können.

Nein, aktuell ist diese Funktion noch nicht verfügbar. Zurzeit wird geprüft, auf welche Weise dies funktionieren könnte. Wenn Sie weitere Informationen dazu haben, möchten wir Sie gerne kontaktieren. Nehmen Sie Kontakt zum Customer Service auf. Dort wird man Sie mit einem unserer Kollegen in Kontakt bringen.

Cargo Controller: Ja, Sie können die B/L und Container in Cargo Controller schon lange vor der ETA des Schiffs tracken. Erst nachdem das Importmanifest bekannt ist, können Sie die gesamte Kette managen, indem Sie eine Partei ermächtigen oder nominieren.

Die Kette wird jedoch erst aktiv, nachdem die kommerzielle Freigabe erteilt wurde. Erst dann kann die Voranmeldung beim Terminal eingereicht werden. Jeder in der Kette kann ein Update erhalten, wenn die kommerzielle Freigabe erfolgt ist.

Cargo Release Manager: Nein, in Cargo Release Manager können Sie erst nach der Freigabe über die B/L verfügen und anschließend die Kette managen.

Achtung! Wenn die kommerzielle Freigabe nie erfolgt, weil eine andere Partei die kommerzielle Freigabe erhält oder sich die B/L-Nummer ändert (z.B. aufgrund einer Teilung), wird diese gesamte Kette überflüssig. Sie können dann die B/L-Daten entfernen. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.

Ja, die Secure Chain ist in dieser Phase nur darauf ausgerichtet, einen Container ohne Pincode abholen zu können. Eine Ermächtigung oder Nominierung ist noch kein rechtsgültiger Auftrag. Die zugrunde liegende Vereinbarung muss noch bilateral auf die jeweils andere Seite übertragen werden.

Nehmen Sie Kontakt zu Ihrer Reederei auf, um eine neue kommerzielle Freigabe zu erhalten oder diese zu verlängern.

Wenn Ihre Kette bereits vollständig vorbereitet ist, ist sie zu diesem Zeitpunkt noch immer aktiv. Doch ohne die kommerzielle Freigabe kann Ihr Transportunternehmen den Container nicht abholen. Wenn die Reederei die kommerzielle Freigabe erneut verschickt, stellt dies automatisch Ihre vorbereitete Kette wieder her und Ihr Transportunternehmen kann die Voranmeldung einreichen.

Nein, im Moment steht die Secure Chain nur für Importcontainer zur Verfügung.

Ja, vorläufig brauchen Sie noch den Lieferschein für eine Reihe von Angaben, die noch nicht in den Diensten der Secure Chain verfügbar sind, wie z.B. die rückkehrenden Leercontainer. Zurzeit wird mit den Reedereien daran gearbeitet, auch diese Werte in den Diensten für alle Parteien in der Kette verfügbar zu machen.

Nein, aktuell sind diese Daten in der Secure Chain noch nicht verfügbar. Dies folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Lesen Sie in unserer Anleitung, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen einstellen können. Wenn Sie eine Systemverbindung (Cargo Controller API) nutzen, ist das Folgende auch für Sie relevant.

Nur gemeinsam mit Ihnen können wir den Freigabe- und Abholprozess von Importcontainern im Rotterdamer Hafen sicherer und zuverlässiger machen. Der „Schlüssel“ in Form eines Pincodes hat ausgedient. Jede Partei ermächtigt das nächste Glied in der Logistikkette. Nur die autorisierten Parteien können Aktionen durchführen und vertrauliche Daten einsehen.

Cargo Controller oder Cargo Release Manager
Die Dienste Cargo Controller und Cargo Release Manager sind Teil der Secure Chain, einem neuen Prozess für den sicheren und vertraulichen Datenaustausch in den niederländischen Häfen. Sie brauchen entweder Cargo Controller oder Cargo Release Manager, um in die Secure Chain einzusteigen und Ihre Kette(n) managen zu können.

Mit Cargo Controller haben Sie Track-and-Trace-Informationen in Echtzeit. Sie haben die vollständige Kontrolle und Einblick in die Ladung, sodass diese auf proaktive Weise korrekt abgefertigt wird.

Mit Cargo Release Manager können Sie nur grundlegende Ladungsinformationen einsehen und Ihre Kettenpartner managen.

In der folgenden Übersicht finden Sie weitere Unterschiede zwischen den Diensten:

* Einmalige Anschlusskosten pro Dienst, zzgl. USt.

Dienst anfordern
Machen Sie bei der Secure Chain mit und schließen sich der größten Hafencommunity Europas an?
Hier können Sie Kunde werden und an einem zentralen Ort Ihre gewünschten Portbase-Dienste anfordern.

Support-Seiten

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Controller.

Hier finden Sie praktische Informationen rund um die Erweiterung und Nutzung von Cargo Release Manager.

After adding your cargo you will discover the power of Cargo Controller, you are now able to monitor all your cargo based on 3 main indicators. These 3 main indicators represent the 3 phases of the import process that your cargo goes through before you can have it picked up at the terminal. These 3 main indicators are also called 'gates' and our status messages 'milestones'. In this article we explain the statuses, but also how you can apply them to simplify your daily work by working based on exceptions (management by exceptions).

Import phases

Each indicator monitors the status of the import phase your container is currently in. This way, either the general status or the most critical status is shown. An indicator contains a group of specific indicators for that phase:

• Arrival Transport Equipment
  • Vessel Arrival status
  • Import manifest known
  • Discharge at terminal **
  • Vessel departure status
• Release Transport Equipment
  • Customs Inspection status
  • Commercial Release status *
  • Import Declaration status
• Pickup Transport Equipment
  • Inland Nomination status *
  • Pre-Notifcation status *
  • Gate out status */**

* This indicator is only available within the Secure Chain. More information about this can be found in our Quick Start Guide, Factsheet or introduction film.

** This indicator is only available if the terminal makes this data available. Would you like to know more about terminal data within Cargo Controller? Then read more here first.

Legend of the status indicator

As you can see, the 3 indicators are based on 10 individual indicators. You can view this if you press the i icon and open the details screen:

Colors and icons

The main indicator will provide you with the overall status of the phase, or the most urgent one within that phase. Their color and icon will read as the following:

• : Status confirmed, all indicators are green.
• : At least one indicator is yellow, your attention may be needed.
• : At least one indicator is red, attention is needed.
• : Status pending, not all indicators are green, none are yellow or red. No attention needed.
• : Status (yet) unknown. There is no update available, a possible update is expected lika the ETA. Waiting for update.

In de onderstaande stappen gaan we in op hoe je deze statussen kan monitoren via filters e/o e-mailnotificaties aan de hand van een aantal voorbeelden.

Monitoring statuses

In our Quick Start Guide we have already mentioned the filter options within Cargo Controller, in this part we explain a number of them to use to filter out important status updates. This in combination with a number of our supporting email notifications.

Filter 1: Import manifest

Check 'Data not available', all B/Ls that are not known are now shown in the overview. Without a manifest, Cargo Controller cannot share any other status with you. The shipping company is responsible for submitting the import manifest. They must confirm this to the Harbor Master 4 days before ETA.

Tip 1: Always check first that there is no typo in the registered B/L number, that is our number 1 cause for questions in this situation.

Tip 2: Sometimes a B/L may have been wrongly registered on the manifest and subsequently deleted. An email notification is also available for this situation (B/L removed).

Filter 2: Discharge

Check 'Not Discharged' and containers have not yet been confirmed by the terminal. This can arise from various situations, such as a communication disruption between the terminal and Portbase, a cut-and-run situation by the shipping company or your organization at this terminal is not allowed to view this data (see Terminal data).

Tip: An e-mail notification is available that sends an e-mail when the ship has departed, but the discharge confirmation has not yet been received.

Filter 3: Inspection status

Check 'Notified', all containers that Customs has selected for inspection, 'have fallen red', are now shown on the screen.

Or: Check 'Released' to select all containers that were inspected and have now been released by Customs.

Tip: There are e-mail notifications available that send an email when the container has been notified and subsequently released.

Filter 4: Import document

Check 'Unknown', all containers for which no import document (MID) has yet been submitted to the terminal are now shown on the screen.

Tip: An e-mail notification is available that sends an e-mail if no MID has been submitted 6 hours after unloading the container.

Filter 5: Inland operator

Check 'Not nominated', all containers for which no carrier has yet been nominated (Secure Chain action) are now shown on the screen.

You can now track the status of your cargo

Based on this article, you can now easily navigate through the statuses of the cargo and you are in control of the current status. The next steps if a status deviates differ per situation. Read more here how you can set up email notifications.

Nein, im Moment steht die Secure Chain nur für Importcontainer zur Verfügung.

Ja, vorläufig brauchen Sie noch den Lieferschein für eine Reihe von Angaben, die noch nicht in den Diensten der Secure Chain verfügbar sind, wie z.B. die rückkehrenden Leercontainer. Zurzeit wird mit den Reedereien daran gearbeitet, auch diese Werte in den Diensten für alle Parteien in der Kette verfügbar zu machen.

Nein, aktuell sind diese Daten in der Secure Chain noch nicht verfügbar. Dies folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

In Cargo Release Manager können Sie den Ablauf verfolgen und sehen, ob Ihre Ladung beim Terminal abgeholt werden kann.

Importphasen

Jeder Indikator überwacht den Status der Importphase, in der sich Ihr Container zu dem jeweiligen Zeitpunkt befindet. Somit wird entweder der allgemeine Status oder der kritischste Status angezeigt. Ein Indikator kann eine Gruppe spezieller Indikatoren für diese Phase umfassen:

• Freigabe Transport-Equipment
  • Status kommerzielle Freigabe
• Abholen Transport-Equipment
  • Status Nominierung Transportunternehmen
  • Status Voranmeldung beim Terminal

Wie Sie sehen, setzen sich die 2 Indikatoren aus 3 individuellen Indikatoren zusammen. Sie können sie ansehen, indem Sie auf das i-Icon klicken und damit die Detailseite öffnen:

Farben und Icons

Die Hauptindikatoren zeigen einen allgemeinen Status pro Phase an, oder den kritischsten Status. Sie können die Farben und Icons folgendermaßen lesen:

• : Status ist bestätigt, alle Indikatoren stehen auf Grün.
• : Mindestens 1 Indikator ist gelb, möglicherweise muss man sich darum kümmern.
• : Mindestens 1 Indikator ist rot, Sie müssen sich darum kümmern.
• : Prozess läuft. Noch nicht alle Indikatoren stehen auf Grün, aber es gibt auch keine Warnungen. Warten Sie auf ein Update.
• : Status noch nicht bekannt. Es gibt noch kein Update, möglicherweise wird ein Status erwartet, wie z.B. die Voranmeldung. Warten Sie auf ein Update.

Mit diesen Indikatoren haben Sie die Kontrolle über den Status Ihrer Ladung für die Secure Chain. Ergänzt durch die Filtermöglichkeiten in Cargo Release Manager können Sie jetzt Ausnahmen managen.

Within Cargo Controller, your organisation can be linked to a B/L and the information that becomes available in multiple ways. In this knowledge article, we explain how you can unlock this data and what possibilities we offer in this.

Option 1: Add a B/L yourself
Each user can enter a B/L number via the web screen (or via Cargo Controller API) in combination with at least 1 container number. Based on this data, Portbase retrieves information submitted by the carrier or cargo broker on the import manifest. If this is known, we immediately show all information (and all containers) that Portbase has available at that moment, an "Extended B/L".

B/Ls that you as a user have added yourself are immediately marked as 'Favorite', recognizable by the yellow star in front of the B/L number. B/Ls that your colleagues have added can also be activated as favorites by clicking on the star.

Option 2: Assigned to a B/L
A carrier, a freight broker or a principal can grant a commercial exemption (via Secure Chain) to your organization without your organization tracking the container on the corresponding B/L within Cargo Controller. Based on this data, Portbase retrieves information that is available within the Secure Chain, a "Basic B/L".

Monitor your own work with ease

As explained in our Quick Start Guide, there are filter options available, but also 'Quick Views'. These quick views quickly differentiate in the main screen, such as the quick view "My Cargo" which immediately selects all B/Ls that you have registered as favorites.

In addition, you can add a label for each B/L, a reference that makes it unique for your organization. This also allows for additional distinction in B/Ls and you can also apply a filter to the set labels. Click on the Label icon of the B/L and add unique or recurring labels, these are then saved and with the filter 'Labels' you can filter on these values.

Basic and Extended B/L's

As previously stated, the way your organization is linked to a B/L determines how much information you can see from a B/L. With a Basic B/L, you only see the bare essential information you need for the Secure Chain, this B/L is not attributed to your organization as a paid transaction.

Do you need this information? Then every user can easily retrieve it by clicking the 'Get Access' button. Portbase will then register a paid transaction and immediately provide all available B/L information as you are used to. The B/L that you manually upgrade will be marked as a favorite immediately.

Portbase makes this distinction to avoid unexpected costs because your organization had not actively tracked this B/L.

Goods description

There may be exceptions to the goods description, which means you may or may not be able to view this data.

Option 1:
If your organisation is the first tracker of a B/L, your organisation will be granted the right to view (and manage) the goods information. You can grant requests to view goods description by clicking the "Release goods description" button under B/L details in the Cargo section.

Option 2:
If your organisation is the second tracker of a B/L, your organisation will not see any goods information. The party that blocks this right is stated in the place where the goods description is normally visible.

Option 3:
If your organisation is part of the Chain of Trust, your organisation will be able to see all goods information, regardless of when you are linked in the chain. But in that case you do need to track the Extended B/L.

How do I manage my B/Ls?

With this article you are now fully informed about the different ways of tracking B/Ls and how to filter them. In our other knowledge articles we will go deeper into the import status of your cargo and which data sources are available for this.

Cargo Controller API

The above can also be controlled via our Cargo Controller API, which allows you to fully integrate with your own internal systems. Read more about this here.

Excel up- and download

If your organization is not ready for our Cargo Controller API integration, we also have an interim solution with an Excel upload function. Read more about that here.