Portbase is door de Vertrouwensketen gevraagd om het import container release proces in de Rotterdamse haven veiliger en betrouwbaarder te maken. In diverse services wordt een extra autorisatielaag toegevoegd. Via deze autorisatielaag geven de verschillende partijen in de logistieke keten digitaal het recht aan elkaar door om een container op te halen. Op die manier ontstaat een gesloten keten met enkel geautoriseerde partijen.
Vertrouwensketen: Cargo Controller
Met Cargo Controller zijn we transparant in de data van uw lading en daarmee een uitermate geschikte applicatie voor de Vertrouwensketen. Binnen Cargo Controller is bepaalde informatie alleen toegankelijk voor partijen die deze informatie ook echt mogen inzien, door middel van nominatie en machtiging. Dat proces gaan we u toelichten in deze Quick Start Guide.
Via deze Quick Start Guide geven we u inzicht hoe u binnen Cargo Controller ketenpartners kunt aansturen voor uw lading. De service is op deze manier onderdeel van de Vertrouwensketen.
Rollen
Binnen de Vertrouwensketen kennen we diverse rollen en rechten. In deze QSG kunnen we hier naar verwijzen:
Services
Portbase ondersteunt de Vertrouwensketen binnen onze bestaande services. In deze QSG focussen we ons op de middelste twee rollen: Release-to Party en Expediteurs.
Organisaties die zich herkennen in de rollen van Release-to Party e/o Expediteurs hebben een keuze moeten maken tussen Cargo Release Manager of Cargo Controller. U heeft deze keuze waarschijnlijk al gemaakt doordat u deze QSG volgt.
Als u al een Cargo Controller gebruiker was kunt u eenvoudig de opties activeren van de Vertrouwensketen door deze FAQ te volgen.
In de volgende stap gaan we dieper in op de supplychains en varianten die u kunt ervaren.
U kunt pas starten met de Vertrouwensketen als u al uw ketenpartners heeft geinformeerd, zonder de laatste schakel kunt u niet zomaar starten met het veilig releasen van containers.
Verschillende rollen
Vanuit uw perspectief kunt u als organisatie verschillende rollen vervullen binnen verschillende ketens, soms afhankelijk van de goederensoort of verplichtingen die iedere keten met zich meebrengt. Hieronder een schematische weergave waarbij u als Release-to Party of als Expediteur in een andere rol acteert.
Zichtbaarheid: Iedere rol kan alleen zijn opdrachtgever zien en aan wie de opdracht is doorgegeven. Op die manier blijft de keten transparant.
Verschillende ketens
Het is zelfs mogelijk dat u in verschillende ketens actief bent, met meer of minder ketenpartners. Hieronder de soorten ketens die Portbase op dit moment kan ondersteunen.
De rederij bepaald het start moment waarop u actief wordt in de Vertrouwensketen, maar dan is het wel aan de Release-to Party om alle ketens en alle ketenpartijen hierop voor te bereiden. Dit is uw gezamelijke verantwoordelijkheid.
Let op! De rol van Inland Operator is oneindig door te geven.
In de volgende stap gaan we verder met het activeren van de Vertrouwensketen.
In de vorige stappen hebben we u meegenomen in de voorbereidingen naar het daadwerlijk gebruiken van de Verrtouwensketen binnen Cargo Controller.
U moet de volgende stap doorlopen als uw organisatie de ontvanger is van de commerciële vrijstelling via de rederij. Als u geen ontvanger bent van de commerciële vrijstelling kunt u doorgaan naar de volgende stap.
Identificatie via klantcode
Verificatie
De rederij ontvangt direct een e-mail notificatie met daarin het verzoek voor verificatie van uw organisatie i.c.m. de ingevoerde klantcode. De naam van uw organisatie in PCS en die de rederij heeft bij deze klantcode moeten een match zijn. De rederij verifieert of deze registratie akkoord is.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij.
Klantcodes beheren
Per rederij kunt u meerdere klantcodes hebben, deze kunt u per stuk registreren. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de ‘Verwijder’-knop.
U wilt snel overzicht kunnen creeëren over welke lading wel of niet actief is gemaakt binnen de Vertrouwensketen. Een aantal opties hebben we hiervoor beschikbaar gesteld.
Overzicht Mijn releases
In het hoofdscherm kunt u een apart overzicht maken met alle commerciële releases die aan uw organisatie zijn vrijgesteld. Dit maakt onderscheid tussen de B/L’s die al wel actief zijn in de Vertrouwensketen en welke niet.
Filters
De volgende filteropties zullen helpen u snel duidelijk te scheppen in welke status uw lading zicht bevindt:
Container status
Per container kunt u op 8 kritische punten statussen uitlezen. Hier leest u meer over alle statussen en welke voor de Vertrouwensketen belangrijk zijn om te volgen.
E-mail notificaties
Per commerciële vrijstelling of machtiging kunt u een e-mail notificatie instellen. Hier leest u meer hoe u deze kunt instellen.
Met deze middelen verwachten we dat u instaat bent om te monitoren op uitzonderingen en in controle blijft over uw lading.
Deze stap is van toepassing voor alle partijen die een vervoerder aansturen in de keten.
Overzicht ‘Alle Lading’ v.s. ‘Mijn releases’
Als ontvanger van de release heeft u de rol ‘release-to party’ (en ontvangt u daarmee ook de rechten van Ladingregisseur). Het overzicht ‘Mijn releases’ toont alleen de B/L’s waar u de release-to party van bent.
In het overzicht ‘Alle ladingen’ ziet u alle lading , waaronder de lading waarvoor u bent gemachtigd door uw opdrachtgever en de Ladingregisseur of Transportregisseur van bent.
Nomineren
U kunt een B/L tracken en alvast de vervoerder nomineren, zonder dat de commerciële vrijstelling al verstuurd is. U en de vervoerder ontvangen dankzij de Vertrouwensketen direct een update nadat de vrijstelling actief is.
-knop van de B/L regel
-knop van de container regel
Intrekken nominatie
Met de nominatie actief kunt u deze ten alle tijden weer intrekken, zolang de container nog niet is opgehaald bij de terminal. Iedere ketenpartij kan de machtiging of nominatie aan de volgende ketenpartners intrekken. Lees daar hier meer over.
Tijdlijn
U kunt in de tijdlijn van de B/L alle events inzien, hierin kunt u ook op gebruikersniveau inzien wie deze actie heeft uitgevoerd.
Deze stap kunt u overslaan als u zelf het transport organiseert en geen derde partij aanstuurt die het transport voor u organiseert.
Mijn releases
Als ontvanger van de release heeft u de rol ‘release-to party’ en ontvangt u daarmee ook de rechten van Ladingregisseur. Voor alle B/L’s waar u de ontvanger van bent worden gefilterd getoond in het overzicht ‘Mijn releases’.
Machtigen
U maakt gebruik van een logistiek dienstverlener en kunt de rechten van het nomineren overdragen aan deze partij. Dit noemen we machtigen. Machtigen kan alleen plaats vinden met partijen die binnen of Cargo Controller of Cargo Release Manager actief zijn. De gemachtigde krijgt de rol van ‘Ladingregisseur’.
Let op! U kunt pas machtigen als u in het bezit bent van de commerciële vrijstelling, niet eerder.
-knop van de B/L regel-knop van de container regel
Intrekken machtiging
Met de machtiging actief kunt u deze ten alle tijden weer intrekken, zolang de container nog niet is opgehaald bij de terminal. Iedere ketenpartij kan de machtiging of nominatie aan de volgende ketenpartners intrekken. Lees daar hier meer over.
Tijdlijn
U kunt in de tijdlijn van de B/L alle events inzien, hierin kunt u ook op gebruikersniveau inzien wie deze actie heeft uitgevoerd.
U heeft nu geleerd wat de Vertrouwensketen inhoud en hoe u deze kunt toepassen binnen de service Cargo Controller. Graag nemen we u aan het einde nog even mee hoe deze theorie in de praktijk kan ervaren.
Timing van zetten
U heeft geleerd dat alle acties opvolgend zijn aan elkaar, maar de volgorde waarin zetten gemaakt worden zijn als volgt mogelijk:
Nog vragen?
Bekijk dan al onze FAQ’s op deze pagina, of als u specifieke Vertrouwensketen vragen heeft bekijk dan onze losse Support pagina over de Vertrouwensketen hier. U kunt ook altijd contact opnemen met onze Customer Service.
U kunt binnen Cargo Controller op een aantal manieren het proces rondom machtigen en nomineren deels, of volledig, automatiseren.
Authorisatie Ladingregisseurs
Als u werkt met een select aantal vast ladingregisseurs kunt u deze aan uw organisatie koppelen in een register. Als deze ladingregisseur vervolgens dezelfde B/L trackt als u, dan volgt na het ontvangen van de commerciële vrijstelling direct de machting naar deze partij. U hoeft hier dan geen actie meer voor uit te voeren. Meer informatie hierover leest u hier.
Nomineren via Excel upload
Als u geen gebruikt maakt van onze Cargo Controller API service kunt u wel data uploaden in bulk via onze ‘Excel upload’ functie. In de bijgewerkte template kunt u nu ook nominaties opvoeren. Meer informatie hierover leest u hier.
Cargo Controller API
Via deze API kunt u vanuit uw eigen softwaresysteem de machtigingen en nominaties aansturen. Meer informatie hierover leest u hier.