Melding Lading Export Containers


Eenvoudig uitgaande douanemanifesten indienen bij de Douane.

Veelgestelde vragen

Procesvoortgang

Hoe verloopt het shunt proces, document type ENL / TNL, door de verschillende services?

  1. De Status van de ATO dient op sea-in/sea-out (code 27) te staan. Bij ATA schip zal het REN-document aan de terminal verstuurd worden via de Portbase service MID.
  2. De terminal doet de MED-voormelding (ENL) en de MID-voormelding (TNL).
    • Als de terminal het verzoek heeft om de MID-voormelding uit stap 1 voor het REN documenttype te annuleren, dient u het annuleren te doen in de service MID. Dit kan alleen de cargadoor die verantwoordelijk is voor de ATO. ECT terminal is op dit moment de enige terminal die het intrekken van een MID bericht automatisch faciliteert.
      Let op: doe het intrekken niet door het wijzigen van de sea-in/sea-out status of direct annuleren in de service Melding Lading Import (MLI).
  3. Het REN MRN nummer zal automatisch gekoppeld worden op het export manifest.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de juiste stappen om de Douane te informeren bij het missen van de manifest deadline?

Stuur een mail aan Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl met de reden dat de deadline niet gehaald gaat worden. De Douane ontvangt deze mail bij voorkeur voordat de deadline voorbij is.

De Douane geeft mogelijk geen boete als de oorzaak buiten uw organisatie ligt. Het helpt het als uw organisatie aan de Douane laat zien er alles aan te doen om het op te lossen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan een manifest verstuurd worden aan de Douane als een laadbevestiging van een equipment ontbreekt?

Ja, het manifest kan zonder laadbevestigingen voor equipments verstuurd worden.

Informatie of een equipment geladen is door de terminal, wordt niet doorgegeven aan de Douane. Het document/de documenten behorend bij het equipment zal/zullen ook zonder laadbevestiging op het manifest staan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer moet de Douane mijn manifest uiterlijk ontvangen / Wat is de deadline voor mijn manifest?

De Douane moet uiterlijk 1 werkdag na vertrek van het schip, het manifest ontvangen. Ook updates op het manifest moeten uiterlijk 1 werkdag na vertrek schip ontvangen zijn. Voor schepen die vertrekken op vrijdag, zaterdag en zondag kan het manifest 1 werkdag later worden ingediend. Het tijdstip van vertrek van het schip wordt niet meegenomen door de Douane om te bepalen of het manifest tijdig is ontvangen. Een overzicht van de officiële Nederlandse feestdagen staat hier.

Als de deadline niet gehaald wordt, adviseren wij het incomplete manifest te versturen en contact op te nemen met de Douane om de reden toe te lichten: Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl.

Voorbeeld 1:
Het schip vertrekt dinsdag – de Douane moet het manifest uiterlijk woensdag ontvangen.

Voorbeeld 2:
Het schip vertrekt vrijdag, zaterdag of zondag - de Douane moet het manifest uiterlijk dinsdag ontvangen.

Een overzicht van de deadline tijdens feestdagen staat onder ‘Downloads’ bovenaan deze pagina.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het lukt niet om meerdere documenten te selecteren bij ‘Document koppelen’, wat moet ik doen?

Door één regel te selecteren zullen, als het boekingsnummer gelijk is, alle documenten worden toegevoegd aan het manifest. Dit is niet zichtbaar maar gebeurd wel op de achtergrond in de systemen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is het document niet gekoppeld aan het (de) equipment(s)?

Er zijn twee mogelijkheden waarom een document niet gekoppeld is aan een equipment:

  • Het systeem zoekt een match op basis van de combinatie equipment en boekingsnummer, geen match kan gevonden worden
  • Documenten welke meer dan 150 dagen terug in het systeem van Portbase gezet zijn, zullen niet beschikbaar zijn om gekoppeld te worden.

Via ‘Document koppelen’ kunt een document koppelen op basis van Equipment.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is het manifest geweigerd/afgekeurd?

In de meeste gevallen wordt een manifest 'Afgekeurd' omdat het te laat is ingediend. Elektronisch staat de Douane het insturen van het manifest maar 9 dagen na vertrek toe. U kunt in deze gevallen de Douane vragen het afgekeurde bericht alsnog in te lezen. Het manifest hoeft niet opnieuw verstuurd te worden. Als de Douane het bericht inleest zal de status van het manifest in de service wijzigen naar 'Geaccepteerd'.

In andere gevallen kunt u contact opnemen met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De laadbevestiging is niet ontvangen/groen terwijl er wel een laadbevestiging is verstuurd, wat moet ik doen?

De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • Bij een afwijkend Call Reference Number of terminal op de laadbevestiging kan deze niet gekoppeld worden aan het equipment op het manifest.
  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.

Via "Extra equipments geladen" kan in veel gevallen de missende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting (QSG). De QSG staat bovenaan de webpagina.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Een regel met een equipment waarvoor wel een ferry laadbevestiging is gestuurd, komt niet terug in het manifest, hoe kan dit?

Deze vraag kan naar voren komen als u gebruik maakt van de functie waarbij de laadlijst automatisch wordt gegenereerd op basis van laadbevestigingen (geldt alleen voor ferry's). De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.
  • Als in het boekingsnummer in de laadbevestiging niet de juiste ferry-code opgegeven staat

Via "Extra equipments geladen"kan in veel gevallen de ontbrekende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Functionaliteiten

AES – dient het REN MRN vermeld te worden op het export manifest?

Ja, het REN MRN-nummer dient vermeld te worden in het export manifest. Onder ‘Documenttype’ kunt u ‘REN – Re-export Notification’ selecteren en het bijbehorend MRN-nummer uit de Transhipment service vermelden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Er ontbreekt een equipment uit de laadlijst op het manifest – wat is de oorzaak en hoe los ik dit op?

Mogelijk staat het equipment met boekingsnummer reeds op een ander manifest. Indien uw manifest is  aangemaakt via EDI, kan dit andere manifest opgezocht worden.

Ga rechtsboven naar ‘Historie’. Om na te gaan wat er gebeurd is kan gezocht worden op: het equipment, het boekingsnummer of het woord ‘duplicaat’ / 'duplicate. Het woord ‘duplicaat’ geeft aan dat een equipment en boekingsnummer niet is toegevoegd aan het manifest omdat deze al op een ander manifest staat.

Via de informatie onder ‘Historie’ kunt u de cargadoor, Call Reference Number en terminal achterhalen. Met deze informatie kunt u het equipment van het andere manifest (laten) halen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe voeg ik de Container Operator toe bij het manueel aanmaken van een manifest?

Het is niet mogelijk om de ‘Container Operator’ aan te geven bij het handmatig aanmaken van een manifest. Deze informatie heeft de Douane niet nodig.

Om meerdere manifesten op te stellen voor één Call Reference Number (CRN), adviseren we verschillende Reisnummers te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom wijzigt de status van mijn manifest van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document Gewijzigd’?

Er zijn twee redenen waarom de status van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document gewijzigd’ verandert.

  1. Een aanpassingen in een transshipment; De ‘sea in/sea out’ status van het import manifest wordt aangepast.
  2. Het toevoegen of verwijderen van een equipment met een document.

In het manifest staat rechtsboven onder ‘Historie’ informatie over de reden van de wijziging.

Houdt er hierbij rekening mee, dat een update aan de Douane kan resulteren in een boete indien de termijn van 1 werkdag na vertrek schip wordt overschreden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen ‘Niet geladen’ en ‘Extra geladen equipments’?

In het tabje ‘Niet geladen’ ziet u welke equipments wel al op het manifest staan, maar waarvoor nog geen Laadbevestiging ontvangen is van de terminal. De lijst van ‘Extra geladen equipments’ toont equipments waarvoor wel een laadbevestiging ontvangen is, maar welke nog niet op het manifest staan. Indien u overtuigd bent dat deze ook op het manifest horen, dient u deze equipments handmatig toe te voegen aan het manifest. De equipments zullen na het toevoegen verdwijnen uit het overzicht van ‘Extra geladen equipments’. Indien equipments onterecht staan onder ‘Extra geladen equipments’, hoeft u niets te doen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een manifest in z’n geheel verwijderen of annuleren?

Het is niet mogelijk om een manifest te verwijderen uit de service, het manifest zal zichtbaar blijven. Wel is er de optie om een manifest uit de 'Urgent' tab te halen. Selecteer hiervoor de 3 verticale puntjes (kebab menu) in het scherm ‘Manifest overzicht’. Na bevestiging zal het manifest alleen zichtbaar zijn in de tab ‘Alle manifesten’.

Het verwijderen van een manifest uit de service is niet mogelijk, wel kan het manifest geannuleerd worden bij de Douane. Indien het manifest verzonden is aan de Douane, kan het lege manifest verstuurd worden zodat deze bij de Douane geannuleerd wordt. Het is niet nodig dat 1 dummy equipment in het manifest blijft staan.

Voor manifesten die niet verzonden zijn aan de Douane maar wel foutief zijn aangemaakt, adviseren we het manifest leeg te maken door alle equipments te verwijderen. Dit voorkomt dat het manifest per ongeluk wordt verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan mijn klant zien of een equipment gemanifesteerd is?

De klant kan niet zien of een equipment gemanifesteerd is. Dit onderwerp staat geregistreerd binnen Portbase en zal in 2022 opgepakt worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Op welke manier worden Transhipments opgehaald en gekoppeld? (AES – REN MRN nummer)

Voor lading die op het import manifest gemeld wordt met ‘code 27 – sea in sea out’, zal automatisch een REN-bericht verstuurd worden aan de Douane indien de Transhipment service afgenomen wordt. Het verkregen REN MRN nummer wordt verstuurd aan de terminal zodat het equipment geladen kan worden. Dit MRN nummer kunt u in het export manifest terugvinden onder ‘REN’.

Tijdelijk staat de Douane het toe om in alle gevallen waarvoor het EXD (voormalig EXS) nodig is het REN bericht te sturen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om de laadlijst of manifest data te downloaden?

Klik op de 3 verticale puntjes aan de rechter kant van het scherm onder ‘Verstuur Manifest’ in het scherm met de lading details. In het dropdown menu selecteert u ‘Laadlijst downloaden’. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm met de lading details.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om meerdere equipments te uploaden?

Meerdere equipments kunnen tegelijk worden toegevoegd door middel van een Excel upload. Voor dit proces is een template nodig. Klik op de 3 verticale puntjes in een manifest en selecteer ‘Equipment uploaden.’ In het scherm wat opent kunt u de template downloaden onder ‘deze template.’ Vul de template met informatie en sleep het naar het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen template. Indien er fouten geconstateerd worden, zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wie heeft mijn manifest uitgestuurd en/of wanneer is deze verstuurd?

Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact opnemen met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De Vertrouwensketen

Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?

Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmeldingen

De upload voor de voormelding via Excel met equipments geeft een error/ongeldig bestand. Wat moet ik doen?

We adviseren om de template opnieuw te downloaden. U vindt de template in het PCS scherm waar alle services staan welke u kunt gebruiken. Onder 'Downloads' staat de laatste template met de naam 'Invoer Meldingen exportdocumentatie'.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het lukt me niet om een manifest te vinden, de laadlijst (COPRAR) bericht is wel ingestuurd, hoe los ik dit op?

Controleer of het manifest niet in het 'Manifest overzicht' terug te vinden is via het Call Reference Number(CRN) of de scheepsnaam. Let op: in de tab 'Urgent' komen alleen schepen terug welke vertrokken zijn. Ook kan een manifest niet zichtbaar zijn omdat de ETD/ATD range deze uitsluit. Ga na of het CRN in het EDIFACT/COPRAR bericht juist is en controleer of de opgevoerde verwachte aankomt- en vertrekdatum binnen de filter valt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wijzigingen

Hoe kan ik zien wanneer een wijziging/actie gedaan is?

Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Hierin kunt u nazien of een equipment ooit op een manifest gestaan heeft en wanneer deze verwijderd is. Ook kunt u nazien wanneer het manifest voor het laatst verstuurd en geaccepteerd is. En of er na deze acceptatie een aanpassing geweest is die nog niet verstuurd is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan een verzonden manifest worden verwijderd/geannuleerd?

Een verzonden manifest kan niet worden verwijderd zonder de Douane hierover in te lichten. Het manifest kan wel worden geannuleerd richting de Douane. Het annuleren van het manifest kan door alle equipments te verwijderen en hierna het manifest nogmaals te versturen. Let op: het manifest moet volledig leeg zijn en eerder geaccepteerd door de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?