Melding Lading Export Containers


Eenvoudig uitgaande douanemanifesten indienen bij de Douane.

Veelgestelde vragen

Functionaliteiten

Er ontbreekt een equipment uit de laadlijst op het manifest – wat is de oorzaak en hoe los ik dit op?

Mogelijk staat het equipment met boekingsnummer reeds op een ander manifest. Indien uw manifest is  aangemaakt via EDI, kan dit andere manifest opgezocht worden.

Ga rechtsboven naar ‘Historie’. Om na te gaan wat er gebeurd is kan gezocht worden op: het equipment, het boekingsnummer of het woord ‘duplicaat’ / 'duplicate. Het woord ‘duplicaat’ geeft aan dat een equipment en boekingsnummer niet is toegevoegd aan het manifest omdat deze al op een ander manifest staat.

Via de informatie onder ‘Historie’ kunt u de cargadoor, Call Reference Number en terminal achterhalen. Met deze informatie kunt u het equipment van het andere manifest (laten) halen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe voeg ik de Container Operator toe bij het manueel aanmaken van een manifest?

Het is niet mogelijk om de ‘Container Operator’ aan te geven bij het handmatig aanmaken van een manifest. Deze informatie heeft de Douane niet nodig.

Om meerdere manifesten op te stellen voor één Call Reference Number (CRN), adviseren we verschillende Reisnummers te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom wijzigt de status van mijn manifest van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document Gewijzigd’?

Er zijn twee redenen waarom de status van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document gewijzigd’ verandert.

  1. Een aanpassingen in een transshipment; De ‘sea in/sea out’ status van het import manifest wordt aangepast.
  2. Het toevoegen of verwijderen van een equipment met een document.

In het manifest staat rechtsboven onder ‘Historie’ informatie over de reden van de wijziging.

Houdt er hierbij rekening mee, dat een update aan de Douane kan resulteren in een boete indien de termijn van 1 werkdag na vertrek schip wordt overschreden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn manifest in de oude of vernieuwde service vinden?

Alle manifesten die reeds aangemaakt zijn in de oude service ‘Cargo declaration export EDI (voor Cargo handling agent)’, dient u hier ook af te handelen. Alle nieuw ingediende manifesten komen vanaf livegang binnen in de nieuwe service ‘Melding Lading Export 2.0’ waar deze ook verwerkt dienen te worden. Let op: wanneer u het manifest niet kunt vinden in de nieuwe service, check dan of deze in de oude service staat. Wanneer de laadlijst ooit ontvangen is in de oude service, dan zal het bijbehorende manifest hier ook te vinden zijn.

Voorbeeld

Maandag 11 oktober is de mail ontvangen dat vanaf 12 oktober de nieuwe service Melding Lading Export 2.0 gebruikt kan worden

Situatie 1:

  • Manifest is zichtbaar in de oude service 11 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Situatie 2:

  • Manifest is zichtbaar in de oude service 11 oktober
  • Update op het manifest wordt verstuurd aan Portbase 13 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Situatie 3:

  • Manifest is niet zichtbaar in de oude service 12 oktober
  • Nieuw manifest wordt verstuurd aan Portbase 12 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen ‘Niet geladen’ en ‘Extra geladen equipments’?

In het tabje ‘Niet geladen’ ziet u welke equipments wel al op het manifest staan, maar waarvoor nog geen Laadbevestiging ontvangen is van de terminal. De lijst van ‘Extra geladen equipments’ toont equipments waarvoor wel een laadbevestiging ontvangen is, maar welke nog niet op het manifest staan. Indien u overtuigd bent dat deze ook op het manifest horen, dient u deze equipments handmatig toe te voegen aan het manifest. De equipments zullen na het toevoegen verdwijnen uit het overzicht van ‘Extra geladen equipments’. Indien equipments onterecht staan onder ‘Extra geladen equipments’, hoeft u niets te doen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een manifest in z’n geheel verwijderen of annuleren?

Het is niet mogelijk om een manifest te verwijderen uit de service, het manifest zal zichtbaar blijven. Wel is er de optie om een manifest uit de 'Urgent' tab te halen. Selecteer hiervoor de 3 verticale puntjes (kebab menu) in het scherm ‘Manifest overzicht’. Na bevestiging zal het manifest alleen zichtbaar zijn in de tab ‘Alle manifesten’.

Het verwijderen van een manifest uit de service is niet mogelijk, wel kan het manifest geannuleerd worden bij de Douane. Indien het manifest verzonden is aan de Douane, kan het lege manifest verstuurd worden zodat deze bij de Douane geannuleerd wordt. Het is niet nodig dat 1 dummy equipment in het manifest blijft staan.

Voor manifesten die niet verzonden zijn aan de Douane maar wel foutief zijn aangemaakt, adviseren we het manifest leeg te maken door alle equipments te verwijderen. Dit voorkomt dat het manifest per ongeluk wordt verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan mijn klant zien of een equipment gemanifesteerd is?

De klant kan niet zien of een equipment gemanifesteerd is. Dit onderwerp staat geregistreerd binnen Portbase en zal in 2022 opgepakt worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Op welke manier kunnen transshipments opgehaald en gekoppeld worden?

Transshipments worden automatisch direct gekoppeld vanuit het import manifest (ATO). Ook als de ATO later wordt aangepast wordt deze informatie direct opgehaald in de service.

Het is niet mogelijk om handmatig ATO-gegevens op te zoeken of transshipments te koppelen. Als de transshipment niet gevonden wordt, adviseren wij na te gaan of de zending in het import manifest de status ‘sea in/sea out’ heeft.

We adviseren het manifest alvast in te sturen als een transshipment niet gekoppeld wordt. Mocht de ‘sea in/sea out’ status incorrect zijn en aangepast worden dan zal een verzonden manifest automatisch in de ‘Urgent’ tab verschijnen in het manifest overzicht. Het manifest dient opnieuw ingestuurd te worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om de laadlijst of manifest data te downloaden?

Klik op de 3 verticale puntjes aan de rechter kant van het scherm onder ‘Verstuur Manifest’ in het scherm met de lading details. In het dropdown menu selecteert u ‘Laadlijst downloaden’. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm met de lading details.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om meerdere equipments te uploaden?

Meerdere equipments kunnen tegelijk worden toegevoegd door middel van een Excel upload. Voor dit proces is een template nodig. De template ‘Invoer exportzendingen douanemanifest template’ kunt u vinden in het Portbase hoofdoverzicht in het linker menu onder ‘My downloads’. Vul het template met de equipments. Klik op de 3 verticale puntjes in het scherm met de lading details en selecteer ‘Equipments uploaden’ in het dropdown menu. Sleep het ingevulde template in het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen template. Indien er fouten geconstateerd worden in het template zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wie heeft mijn manifest uitgestuurd en/of wanneer is deze verstuurd?

Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact met de servicedesk opnemen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Procesvoortgang

Kan een manifest verstuurd worden aan de Douane als een laadbevestiging van een equipment ontbreekt?

Ja, het manifest kan zonder laadbevestigingen voor equipments verstuurd worden.

Informatie of een equipment geladen is door de terminal, wordt niet doorgegeven aan de Douane. Het document/de documenten behorend bij het equipment zal/zullen ook zonder laadbevestiging op het manifest staan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer moet de Douane mijn manifest uiterlijk ontvangen / Wat is de deadline voor mijn manifest?

De Douane moet uiterlijk 1 werkdag na vertrek van het schip, het manifest ontvangen. Ook updates op het manifest moeten uiterlijk 1 werkdag na vertrek schip ontvangen zijn. Voor schepen die vertrekken op vrijdag, zaterdag en zondag kan het manifest 1 werkdag later worden ingediend. Het tijdstip van vertrek van het schip wordt niet meegenomen door de Douane om te bepalen of het manifest tijdig is ontvangen. Een overzicht van de officiële Nederlandse feestdagen staat hier.

Als de deadline niet gehaald wordt, adviseren wij het incomplete manifest te versturen en contact op te nemen met de Douane om de reden toe te lichten: Douane.drh.maasvlakte.kwaliteit@belastingdienst.nl.

Voorbeeld 1:
Het schip vertrekt dinsdag – de Douane moet het manifest uiterlijk woensdag ontvangen.

Voorbeeld 2:
Het schip vertrekt vrijdag, zaterdag of zondag - de Douane moet het manifest uiterlijk dinsdag ontvangen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het lukt niet om meerdere documenten te selecteren bij ‘Document koppelen’, wat moet ik doen?

Door één regel te selecteren zullen, als het boekingsnummer gelijk is, alle documenten worden toegevoegd aan het manifest. Dit is niet zichtbaar maar gebeurd wel op de achtergrond in de systemen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is het document niet gekoppeld aan het (de) equipment(s)?

Er zijn twee mogelijkheden waarom een document niet gekoppeld is aan een equipment:

  • Het systeem zoekt een match op basis van de combinatie equipment en boekingsnummer, geen match kan gevonden worden
  • Documenten welke meer dan 150 dagen terug in het systeem van Portbase gezet zijn, zullen niet beschikbaar zijn om gekoppeld te worden.

Via ‘Document koppelen’ kunt een document koppelen op basis van Equipment.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom is het manifest geweigerd/afgekeurd?

In de meeste gevallen wordt een manifest 'Afgekeurd' omdat het te laat is ingediend. Elektronisch staat de Douane het insturen van het manifest maar 9 dagen na vertrek toe. U kunt in deze gevallen de Douane vragen het afgekeurde bericht alsnog in te lezen. Het manifest hoeft niet opnieuw verstuurd te worden. Als de Douane het bericht inleest zal de status van het manifest in de service wijzigen naar 'Geaccepteerd'.

In andere gevallen kunt u contact opnemen met de servicedesk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De laadbevestiging is niet ontvangen/groen terwijl er wel een laadbevestiging is verstuurd, wat moet ik doen?

De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • Bij een afwijkend Call Reference Number of terminal op de laadbevestiging kan deze niet gekoppeld worden aan het equipment op het manifest.
  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.

Via "Extra equipments geladen" kan in veel gevallen de missende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting (QSG). De QSG staat bovenaan de webpagina.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Een regel met een equipment waarvoor wel een ferry laadbevestiging is gestuurd, komt niet terug in het manifest, hoe kan dit?

Deze vraag kan naar voren komen als u gebruik maakt van de functie waarbij de laadlijst automatisch wordt gegenereerd op basis van laadbevestigingen (geldt alleen voor ferry's). De ontvangen laadbevestiging kon niet goed worden verwerkt. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een laadbevestiging niet goed kan worden verwerkt:

  • Indien in de ontvangen laadbevestiging het ‘Call Reference Number’ onjuist is en ook de scheepsreisgegevens niet gevonden worden.
  • Als in het boekingsnummer in de laadbevestiging niet de juiste ferry-code opgegeven staat

Via "Extra equipments geladen"kan in veel gevallen de ontbrekende laadbevestiging gevonden worden. De gevonden equipments kunt u eventueel manueel toevoegen, zie Quick Start Guide voor verdere toelichting.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Foutmeldingen

De upload via Excel met equipments geeft een error / ongeldig excel bestand- wat moet ik doen?

We adviseren om de template opnieuw te downloaden. U vindt de template in het PCS scherm waar alle services staan welke u kunt gebruiken. Onder 'My download' staat de laatste template met de naam 'Invoer laadlijst (ECS) template'.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het lukt me niet om een manifest te vinden, de laadlijst (COPRAR) bericht is wel ingestuurd, hoe los ik dit op?

Controleer of het manifest niet in het 'Manifest overzicht' terug te vinden is via het Call Reference Number(CRN) of de scheepsnaam. Let op: in de tab 'Urgent' komen alleen schepen terug welke vertrokken zijn. Ook kan een manifest niet zichtbaar zijn omdat de ETD/ATD range deze uitsluit. Ga na of het CRN in het EDIFACT/COPRAR bericht juist is en controleer of de opgevoerde verwachte aankomt- en vertrekdatum binnen de filter valt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wijzigingen doorvoeren

Hoe kan ik zien wanneer een wijziging/actie gedaan is?

Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Hierin kunt u nazien of een equipment ooit op een manifest gestaan heeft en wanneer deze verwijderd is. Ook kunt u nazien wanneer het manifest voor het laatst verstuurd en geaccepteerd is. En of er na deze acceptatie een aanpassing geweest is die nog niet verstuurd is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan een verzonden manifest worden verwijderd/geannuleerd

Een verzonden manifest kan niet worden verwijderd zonder de Douane hierover in te lichten. Het manifest kan wel worden geannuleerd richting de Douane. Het annuleren van het manifest kan door alle equipments te verwijderen en hierna het manifest nogmaals te versturen. Let op: het manifest moet volledig leeg zijn en eerder geaccepteerd door de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?