Melding Lading Export 2.0 heeft twee basisschermen;
Het ‘Manifest overzicht’ (hoofdscherm) met het overzicht van de verschillende manifesten, zal toegelicht worden.
Opzetten nieuw manifest
Gangbaar is om de laadlijst via een EDI-fact systeemkoppeling op te sturen aan Portbase. Deze laadlijst wordt zichtbaar in het ‘Manifest overzicht’. Naast het sturen van de laadlijst via de systeemkoppeling is het ook mogelijk om in de webschermen een manifest manueel aan te maken.
Een manifest opzoeken en sorteren
In het scherm ‘Manifest overzicht’ is het mogelijk om een manifest op te zoeken via de zoekbalk. Ook kan een selectie gemaakt worden van een groep manifesten op basis van kenmerken.
In de tab ‘Urgent’ staan de manifesten als het schip reeds vertrokken is, maar het manifest nog niet geaccepteerd is door de Douane. Een andere categorie welke hier terug te vinden is zijn manifesten welke na de acceptatie door de Douane een update gehad hebben bijvoorbeeld als een document gevonden wordt welke eerder niet aanwezig was omdat er geen Vooraanmelding (MED) was gedaan.
Alle manifesten zijn terug te vinden onder de tab ‘Alle manifesten’, onafhankelijk van de status van een manifest. Ook de manifesten uit de ‘Urgent’ tab zijn hier terug te vinden.
Zie hieronder een toelichting op de verschillende statussen.
Melding Lading Export 2.0 heeft twee basisschermen;
Het ‘Lading details’ scherm opent zich door een manifest te selecteren. Het scherm ‘Lading details’ met het overzicht van de verschillende equipments en boekingnummers, zal toegelicht worden.
In het scherm ‘Lading details’ zijn er vier mogelijkheden om het manifest te controleren voordat het verstuurd wordt aan de Douane.
1) Niet geladen equipments
Selecteer de tab ‘Niet geladen’ om na te gaan welke equipment(s) wel op de laadlijst staan zonder dat er een laadbevestiging van de terminal is ontvangen. Controleer samen met de terminal of het equipment geladen is en verwijder het equipment indien nodig.
2) Equipments zonder document
In de tab ‘Zonder document’ staan de volle equipments met boekingsnummer waarvoor geen document is gevonden.
Door ‘Document koppelen’ te selecteren is het mogelijk om handmatig een document toe te wijzen. Een document koppelen is mogelijk als voor het equipment wel een document gevonden is, maar met een ander boekingsnummer. Als er geen document gekoppeld kan worden dient u contact op te nemen met uw klant. Selecteer de juiste regel als er meerdere opties beschikbaar zijn. Door ‘Document koppelen’ te selecteren wordt het document gekoppeld.
3) Extra geladen equipment
Door ‘Extra equipments geladen’ te selecteren is het mogelijk om te bekijken welke equipments bevestigd zijn door de terminal maar niet op het manifest staan. Voor deze equipments heeft Portbase nog geen informatie ontvangen dat ze op het manifest vermeld moeten worden.
Indien een equipment toegevoegd moet worden kan dit via ‘+Equipment toevoegen’, in het hoofdstuk ‘Toevoegen en verwijderen van equipments’ staat de verdere uitleg.
4) Controleer op aantallen en verstuur het manifest
Ga aan de linkerkant van het scherm bij ‘Transport equipments’ na of het totaal aantal equipments op het manifest overeenkomt met de terminallijst. In het hoofdstuk ‘Download Laadlijst’ staat omschreven hoe u een overzicht van de manifest data kunt downloaden om deze informatie te vergelijken met de informatie uit uw eigen systeem.
Op de tijdslijn, rechtsboven in het scherm onder ‘Historie’ kunt u onder andere zien als er equipments op de laadlijst niet verwerkt zijn.
Het manifest kan opgestuurd worden aan de Douane door ‘Manifest versturen’ te selecteren.
In het nieuwe scherm controleert u de gegevens. Door ‘Manifest versturen’ zal uiteindelijk het manifest verstuurd worden aan de Douane
Equipments kunnen via de webschermen of Excel upload toegevoegd worden aan een bestaand manifest.
Manueel equipment toevoegen
Uploaden van meerdere equipments
Klik op de 3 verticale puntjes en selecteer ‘Equipment uploaden’ in het drop-down menu wat verschijnt. Heeft u een Excel file volgens het template klaar staan, sleep deze dan naar het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen templaten. Heeft u de template nog niet, kunt u deze downloaden onderin de pop up die opent onder ‘deze template’. Indien er fouten geconstateerd worden in het template zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.
Verwijderen van equipment
Een equipment kan verwijderd worden door het keuzevakje voor het equipment aan te vinken en hierna de prullenbak te selecteren. Alle equipments in één keer verwijderen? Vink het keuzevakje links naast ‘Equipment ID’ aan, gevolgd door de prullenbak. De prullenbak verschijnt wanneer een keuzevak is aangevinkt.
Klik in het scherm ‘Lading details’ op de 3 verticale puntjes en selecteer ‘Laadlijst downloaden’ in het dropdown menu. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm.