Melding Export Documentatie

Brexit service

Alle douanedocumenten voor export eenvoudig voormelden bij deepsea-, shortsea- en ferryterminals. Melding Export Documentatie is een cruciaal onderdeel van de Nederlandse ketenoplossing om na de Brexit lading snel van en naar het Verenigd Koninkrijk te kunnen vervoeren.

Zoeken

Veelgestelde vragen

Procesvoortgang

Waarom blijft de TG1 / RT1 op ‘verzonden’ staan?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de servicedesk.

Waarom blijft de TAE hangen op ‘verzonden’?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de servicedesk.

Waarom is mijn document niet zichtbaar bij de vervoerder?

De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Service Desk van Portbase.

Wat doe ik bij afkeuring van een Arrival at Exit met Diversion Rejection?

Bij ‘Diversion Rejection’ is de aankomstmelding afgekeurd door de Douane uit het land van herkomst van het document. Bijvoorbeeld omdat het exportdocument reeds is afgemeld in een ander EU-land. Wij adviseren u contact op te nemen met de Douane uit het land van herkomst van het document en hier de status na te vragen.

Al naar gelang de uitkomst is de beste oplossing meestal om de aangever een nieuw exportdocument te laten opmaken. Daarbij moet u voordat u een nieuw document in Melding Export Documentatie kunt opvoeren, éérst de afgekeurde voormelding verwijderen. Zie hiervoor het volgende artikel. Wij raden u verder aan de rederij of ferry-operator te informeren dat het afgekeurde document is verwijderd en een nieuw document is of wordt geregistreerd.

Hoe kan mijn exportmelding van document ‘x’ al zijn gedaan door de terminal?

Dit kan gebeuren wanneer u uw exportmelding pas doet nádat uw transport equipment is gearriveerd op de terminal. Wanneer u uw vervoerder een papieren document heeft meegegeven, voert de terminal deze in sommige gevallen zelf in. Terminals zijn echter niet verplicht om dit te doen. Het risico is dat uw transport equipment blijft staan. Wij raden u aan uw transport equipments altijd voor te melden vóór deze op de terminal aankomen. Dit voorkomt deze foutmelding en u heeft zelf altijd inzage.

Wat doe ik bij de melding dat het boekingsnummer onbekend is?

De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:

  1. U heeft niet het juiste boekingsnummer opgegeven;
  2. De rederij (of ferry-operator) heeft het boekingsnummer nog niet bekendgemaakt bij de terminal.

In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.

Foutmeldingen

Wat houdt foutcode 6233 in?

Uw export document melding is afgekeurd door de Douane met foutcode 6233. Dit houdt in dat het: ‘registreren van de aankomstmelding onmogelijk is bij huidige status MRN’.

In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de Douane om te achterhalen wat de exacte reden is van de afkeuring. U kunt de Douane telefonisch bereiken via 088-1566655.

Verwijderen export document melding
De afgekeurde export document melding kan eventueel verwijderd worden uit Portbase door het bedrijf welke deze melding geregistreerd heeft. In de service Melding Export Documentatie dient in het zoekfilter het documentnummer ingevoerd te worden. Let hierbij op, dat ook de vanaf datum aangepast wordt naar de datum dat het document geregistreerd is. Vervolgens kunt u op het onderstreepte documentnummer klikken in de naar boven gekomen registratie. De melding opent zich dan en hier kunt u linksonderin kiezen voor “zending verwijderen”.

Wij raden u aan nog wel contact op te nemen met de betreffende rederij om hen te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document geregistreerd is of gaat worden.

Mijn container staat op de terminal maar heeft geen ‘Gate in’, hoe kan dat?

Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.

Wat betekent de foutmelding: ‘Transport equipment ‘x’ bevat exportzendingen van een andere expediteur. Weet u zeker dat u uw…’?

Dit is een waarschuwing als:

  1. de combinatie van het transport equipment- en boekingsnummer al eerder in het Port Community System is opgegeven;
  2. het documentnummer al door een andere partij is opgevoerd;
  3. de transport equipment meerdere documenten bevat.

Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

In het geval van 1 of 2 wordt dit gevolgd door de foutmelding: ‘De exportzending voor document ‘x’ bestaat al’. Dit betekent dat de combinatie van documentnummer en transport equipmentnummer in het PCS reeds bestaat. Dit kan door uzelf zijn gedaan of door een andere partij in de keten. Indien de voormelding is gedaan door een expediteur of vervoerder, kunt u dit terugvinden in Track & Trace Export. Indien het document is voorgemeld door een terminal, dan kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Wat doe ik bij afkeuring van de Arrival at Exit met foutcode 6229?

Foutcode 6229 betekent ‘Aankomstdatum mag niet meer dan 7 dagen in het verleden liggen’. In dit geval is de transport equipment op x datum aangekomen op de terminal. De Arrival at Exit is echter pas meer dan 7 dagen later naar de Douane verstuurd. Dit is niet toegestaan. U kunt via de rederij of ferry-operator de terminal verzoeken een nieuwe aankomstmelding te sturen.

Hoe kan ik een gedane voormelding aanpassen of verwijderen?

De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.

Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).

Wijzigingen doorvoeren

Hoe kan ik mijn export document verwijderen of aanpassen?

Het aanpassen of verwijderen van een export document melding kan alleen gedaan worden;

  • door het bedrijf dat de melding in Portbase gemaakt heeft;
  • mits de container nog niet aangenomen is op de terminal (heeft nog geen ‘Gate in’*);
  • mits de aankomstmelding naar de Douane is afgekeurd. Verwijder in dit geval eerst het document en voer daarna het correcte document op.

*Heeft de melding reeds de status ‘Gate in’? Dan kan alleen de betreffende terminal de melding nog aanpassen of verwijderen. Dit kan alleen mits er nog geen laadbevestiging is ontvangen en de container nog niet is gemanifesteerd. De terminal doet dit alleen op verzoek van de rederij.

Het formele proces op de Hutchison Ports ECT Delta Terminal en de Euromax Terminal is dat de rederij zich bij gewenste wijzigingen op een reeds afgemelde export zending meldt bij de Douane. Bij toestemming van de Douane kan ECT/Euromax tegen een betaling van €15,- per document deze toevoegen of verwijderen in het terminal systeem.

Aanpassen / verwijderen
Om een melding aan te passen of te verwijderen, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het document nummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna klikt u op het documentnummer óf container nummer in de regel die naar boven gekomen is. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren en opslaan. Ook kunt u linksonderaan de melding verwijderen.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Hoe kan ik een gedane voormelding aanpassen of verwijderen?

De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.

Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).

Functionaliteiten

Terminal: kan ik me via de webschermen ook abonneren op een boekingsnummer?

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

  • Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Terminal: kan ik ook handmatig de aankomst van een transport equipment melden?

Ja, dat is mogelijk:

  • Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Hoe moet ik een ander transport equipment dan een container invoeren?

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators: Bij begeleid vervoer het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99). Bij trailers het trailernummer als aangebracht op de trailer. Bij overige voertuigen het chassisnummer (VIN nummer). Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Wanneer kan ik een ander transport equipment type opvoeren dan een container?

Dit kan als u een melding doet voor een boeking bij een ferry-operator. Een boeking van een ferry-operator is te herkennen aan de 1e 4 posities van het boekingsnummer. Voor CLdN is dit CLVW, voor DFDS is het DFDS, voor P&O Ferries is het PONF en voor Stena Line is het STNL. LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Wij maken gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies om het gedrag van gebruikers in kaart te brengen, te analyseren, de gebruikerservaring te verbeteren en om ervoor te zorgen dat relevante informatie en advertenties kunnen worden getoond. Klik op 'voorkeuren aanpassen' om uw toestemmingen voor deze website te bekijken en in te stellen.

Lees onze privacy verklaring hier | Sluiten
Privacy instellingen