Melding Export Documentatie

Gebruik de onderstaande tabel om na te gaan wat er aan de hand is en welke oplossing er mogelijk is.

Contact opnemen met de Douane?

Voor verdere vragen over het blokkeren van een exportzending neemt u contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kunt u hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane. Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:

Heeft u gevonden wat u zocht?

In sommige (nood)gevallen kan een terminal het documentnummer namens u voormelden. Als u hetzelfde document daarna probeert voor te melden krijgt u deze foutmelding:

'De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal.'

U kunt het document niet terugvinden in Track & Trace. Neem eventueel contact op met de terminal om te controleren of de juiste gegevens zijn voorgemeld.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Indien u onderstaande foutmelding krijgt, betekent dit dat het betreffende documentnummer reeds in ons systeem is opgevoerd. Dit kan door uw eigen bedrijf of door een andere partij zijn gedaan, bijvoorbeeld de vervoerder, de douane-agent of de terminal.

“De exportzending voor document … bestaat al.”

Controleer in track & trace of de juiste gegevens zijn voorgemeld. Zijn de gegevens onjuist? Lees hier hoe u de voormelding kunt aanpassen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Dit is een waarschuwing wanneer:

1. de combinatie van het transport equipment- en boekingsnummer al eerder in het Port Community System is opgegeven;
2. het documentnummer al door een andere partij is opgevoerd;
3. de transport equipment meerdere documenten bevat.

Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

In het geval van 1 of 2 wordt dit gevolgd door de foutmelding: ‘De exportzending voor document ‘x’ bestaat al’. Dit betekent dat de combinatie van documentnummer en transport equipmentnummer in het PCS reeds bestaat. Dit kan door uzelf zijn gedaan of door een andere partij in de keten. Indien de voormelding is gedaan door een expediteur of vervoerder, kunt u dit terugvinden in Track & Trace Export. Indien het document is voorgemeld door een terminal, dan kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Gebruik de onderstaande tabel om na te gaan wat er aan de hand is en welke oplossing er mogelijk is.

Contact opnemen met de Douane?

Voor verdere vragen over het blokkeren van een exportzending neemt u contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kunt u hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane. Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:

Heeft u gevonden wat u zocht?

Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.

Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer brengt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen. 

De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal verscheept mogen worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst “Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal”. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.

Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:

Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.

Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:

• Varen uw goederen direct van Nederland naar Ierland?
  Dan vervoert u Uniegoederen naar een ander Unieland. Gebruik dan documenttype ICT (unietransactie).
• Worden uw goederen in het VK gelost en gaan ze vervolgens per truck naar Ierland?
  Uw goederen gaan dan een niet-EU land in. Overleg met uw douane expediteur onder welke douane regeling u de goederen laat vervoeren.
  Het is gebruikelijk om de goederen onder douane transit vanuit Nederland naar Ierland te laten vervoeren. In dit geval gebruikt u documenttype TT1 (Regeling extern doorgaand Uniedouanevervoer)

Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Situatie 1: Als de zending niet bij de terminal is aangekomen kan diegene die de vooraanmelding gedaan heeft deze verwijderen in Melding Export Documentatie. Vervolgens dient een nieuwe vooraanmelding gemaakt te worden.

Situatie 2: Indien de zending is aangekomen op de terminal en een aankomstmelding verstuurd is gevolgd door een afwijzing van de Douane, moet de indiener de vooraanmelding verwijderen in Melding Export Documentatie. Vervolgens dient een nieuwe vooraanmelding gemaakt te worden,  Portbase zal automatisch een nieuwe aankomstmelding aan de Douane sturen.

Let op: dit proces werkt alleen als eerst de oude vooraanmelding uit het systeem gehaald wordt en daarna de nieuwe vooraanmelding gedaan wordt.

Situatie 3: Indien de zending succesvol is aangekomen en verwerkt op de terminal, kan het best contact opgenomen worden met de terminal, zij kunnen u vertellen wat de mogelijkheden zijn.

Hoe verwijder ik de voormelding?
Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna selecteert u het ‘Documentnummer’ (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die getoond wordt:

De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren. Linksonder in het scherm kunt u de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren:

Heeft u gevonden wat u zocht?

Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.

Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Nee. Wanneer u een lege container of een lege trailer brengt bij een terminal hoeft daar geen documentvoormelding voor te worden gedaan. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen. 

De rederij of ferry-operator geeft zelf via haar manifest aan de terminal en douane door dat de equipments leeg zijn en zonder documentvoormelding de terminal verscheept mogen worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst “Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal”. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.

Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:

Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen. 

Drie statusmeldingen aan de linkerkant:   

De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt.  

1. Aankomst status: Status van aankomst bij de terminal en bij bepaalde documenten ook de douanestatus bij aankomst (export en transit documenten).  
   • De details van deze status kunt u bekijken door aan het einde van de regel op het driehoekje te klikken. U komt dan in het uitgebreidere onderdeel ‘track en trace’.  
2. Laadbev. (laadbevestiging):  
   • Grijs: Equipments van de zending zijn nog niet (allemaal) op het schip geladen) 
   • Groen: Alle equipments van de zending zijn op het schip geladen. 
3. Manifest:  
   • Grijs: Exportzending nog niet nog niet op een manifest gemeld aan Douane. 
   • Oranje: Exportzending gedeeltelijk op een manifest gemeld aan Douane. 
   • Rood: Manifest geweigerd door Douane. Exportzending nog niet gemeld op een manifest. 
   • Groen: Exportzending op een manifest gemeld aan Douane. 

Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.  

Status achter het boekingsnummer:  

• Deze status geeft aan of het boekingsnummer overeenkomt met het nummer dat de terminal aan ons heeft doorgegeven.  
  • Groen: Het boekingsnummer is bekend bij de terminal. Uw document voormelding is ontvangen door de terminal. U kunt naar de terminal rijden.
  • Oranje: Rij niet naar de terminal. Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij terminal en verhindert mogelijk de toegang tot de terminal. Rij alleen naar de terminal wanneer op deze plek een groen vinkje staat. Indien u vragen heeft over de status of de juistheid van dit boekingsnummer verzoeken wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Voor ferry-operators begint het boekingsnummer altijd met 4 letters. Bekijk hier een toelichting.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer u veel documenten tegelijk wilt voormelden kunt u de upload-functie gebruiken. U kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’ 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.

Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:

• Varen uw goederen direct van Nederland naar Ierland?
  Dan vervoert u Uniegoederen naar een ander Unieland. Gebruik dan documenttype ICT (unietransactie).
• Worden uw goederen in het VK gelost en gaan ze vervolgens per truck naar Ierland?
  Uw goederen gaan dan een niet-EU land in. Overleg met uw douane expediteur onder welke douane regeling u de goederen laat vervoeren.
  Het is gebruikelijk om de goederen onder douane transit vanuit Nederland naar Ierland te laten vervoeren. In dit geval gebruikt u documenttype TT1 (Regeling extern doorgaand Uniedouanevervoer)

Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.

Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn.

De ontvangst van e-mailnotificaties staat niet standaard aan. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen. Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘my profile’ voor ‘notificatie instellingen’.

Hier vindt u alle beschikbare notificaties. In de sectie ‘Export shipment notifications’ vindt u de volgende notificaties voor exportzendingen:

• Export shipment state message
• Export shipment error message received from Customs
• Control notification export shipment received
• Release notification export shipment received
• Diversion reject notification received from Customs

Indien u niet weet welke notificaties voor u van belang zijn, dan vinkt u voorlopig alle notificaties aan. U kunt dit later nog aanpassen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

• Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
• Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ja, dat is mogelijk:

• Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
• Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:

• Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
• Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
• Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).

Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.

Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:

• Voor CLdN is dit “CLVW”
• Voor DFDS is dit “DFDS”
• Voor Stena Line is dit “STNL”
• Voor P&O Ferries is dit “PONF”

LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.

Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Een equipment kan worden aangepast door het incorrecte equipment te verwijderen en het nieuwe op te voeren op het document in Melding Export Documentatie. Het verwijderen en opvoeren kan alleen gedaan worden door het bedrijf dat de melding gedaan heeft mits de zending niet ontvangen is op de terminal, geen ‘Gate-in’.  Zie hieronder bij ‘Aanpassen / toevoegen / verwijderen’ of ‘Systeemkoppeling’ de uitleg.

Neem contact op met de terminal voor het toevoegen of verwijderen van een equipment als de zending ontvangen is op de terminal en het manifest nog niet verzonden is.

Waarom kan alleen de terminal wijzigingen doorvoeren na aankomst?

-Alleen de terminal kan na aankomst wijzigingen doorvoeren omdat anders de terminal administratie niet gelijk is aan die van Portbase.

-De Douane krijgt een bericht als de gehele zending (eventueel over meerdere equipments) van de vooraanmelding in Melding Export Documentatie is aangekomen bij de terminal. Opvolgend kan de inspectie worden aangezegd of worden de container(s) vrijgegeven. Het toevoegen van een equipment na aankomst moet in overleg omdat het inspectiemoment voor de douane reeds geweest is.

Aanpassen / Toevoegen / verwijderen
Om een equipment aan te passen, toe te voegen of te verwijderen bij de melding, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna `selecteert u het ‘Documentnummer (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die naar boven gekomen is. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren.

• Een equipment kan worden aangepast door de regel met het incorrecte equipment te verwijderen. Het nieuwe equipment dient samen met het boekingsnummer geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’.
• Een equipment kan worden toegevoegd door het selecteren van ‘Transport equipment toevoegen’. Het equipment dient samen met het boekingsnummer geregistreerd te worden.
• Een equipment kan verwijderd worden door het icoon prullenbak bij de regel te selecteren. Ook kunt u linksonder de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Een boekingsnummer kan worden aangepast door het incorrect boekingsnummer te verwijderen en het nieuwe op te voeren. Dit doet u op het document in Melding Export Documentatie. Het verwijderen en opvoeren kan alleen gedaan worden door het bedrijf dat de melding gedaan heeft, mits de zending niet ontvangen is op de terminal, geen ‘Gate-in’. Zie hieronder bij ‘Aanpassen / toevoegen / verwijderen’ of ‘Systeemkoppeling’ de uitleg.

Neem contact op met de terminal voor het toevoegen of verwijderen van een boekingsnummer als de zending ontvangen is op de terminal en het manifest nog niet is verzonden.

Waarom kan alleen de terminal wijzigingen doorvoeren na aankomst?

Alleen de terminal kan na aankomst wijzigingen doorvoeren omdat anders de administratie van de terminal niet gelijk is aan die van Portbase.

Aanpassen / Toevoegen / verwijderen
Om een boekingsnummer aan te passen, toe te voegen of te verwijderen, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het documentnummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna selecteert u het ‘Documentnummer’ (niet ‘Transport equipment ID(s)’) in de regel die getoond wordt. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren.

• Een boekingsnummer kan worden aangepast door de regel met het incorrect boekingsnummer te verwijderen. Het nieuwe boekingsnummer dient samen met het equipment geregistreerd te worden bij ‘Transport equipment toevoegen’. Let op: selecteer pas na alle aanpassingen ‘Opslaan’.
• Een boekingsnummer kan worden toegevoegd door het selecteren van ‘Transport equipment toevoegen’. Het boekingsnummer dient samen met het equipment geregistreerd te worden.
• Een boekingsnummer kan worden verwijderd door het icoon prullenbak bij de regel te selecteren. Ook kunt u linksonder de gehele melding verwijderen door ‘Zending verwijderen’ te selecteren.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.

Indien een controle plaatsvindt op de container, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.

De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.

Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".

Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.

Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.

Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:

• Een aankomstmelding voor het document is verstuurd én
• Een exportmanifest van de rederij is verstuurd én
• De ATD van schip is verstuurd en geaccepteerd.

Mocht u om één of andere reden geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan krijgt u na respectievelijk 30 en 125 dagen een bericht van de Douane dat voor het betreffende document nog geen Confirmation of Exit is gegenereerd. Als u een dergelijk bericht krijgt is een schermprint van onze Track & Trace ECS module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Als u uiteindelijk na 150 dagen niet heeft gereageerd wordt het document buiten werking gesteld, en is de lading van dit document voor de Douane nooit geëxporteerd. Een vervolgstap kan zijn dat de informatie door de Belastingdienst kan worden gebruikt om bij een BTW controle u alsnog te vragen wat er met de lading is gebeurd. Wanneer u geen afdoende antwoord kan geven, bestaat de kans dat u een navordering van de BTW krijgt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Open ‘Track & Trace export’ en zoek de zending via één van deze opties:
Zoeken op basis van:

• Transport equipment + boekingsnummer
• Documentnummer

Levert uw zoekopdracht geen resultaat? Dan is het document nog niet voorgemeld. Meld zelf het document voor, of spreek af in uw keten wie de documentvoormelding doet.

Levert uw zoekopdracht wel resultaat? Controleer dan nog even het boekingsnummer. Staat daar een groen vinkje achter? Mooi, dan is de voormelding ook bekend bij de terminal. Staat er een oranje uitroepteken? Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij de terminal en heeft de voormelding nog niet ontvangen. Kijk hier wat u kunt doen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Vraag bij de Douane na of er storing is: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Service Desk van Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:

1. U heeft niet het juiste boekingsnummer opgegeven;
2. De rederij (of ferry-operator) heeft het boekingsnummer nog niet bekendgemaakt bij de terminal.

In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?