Melding Export Documentatie

Deze fout heeft waarschijnlijk als oorzaak dat het documentnummer niet voldoende uniek is voor de service. Een oplossing kan zijn om een datum extra toe te voegen.

We adviseren om de template opnieuw te downloaden. In het hoofscherm, waar alle services staan,  staat de template. Onder 'Downloads' staat de laatste template met de naam 'Invoer Meldingen exportdocumentatie'.

Gebruik onderstaande tabel om de oorzaak te identificeren en een mogelijke oplossing te vinden. Klik hier voor de contactgegevens van de Douane als verdere uitleg nodig is.

Om de vooraanmelding voor de dienst "Melding Export Documentatie" (MED) te wijzigen, moet je een aantal stappen doorlopen. Deze FAQ legt deze stappen uit.

Een totaaloverzicht van foutcodes die kunnen optreden bij een bericht naar de Douane (Single Window) vind je hier.

Deze foutmelding geeft aan dat het documentnummer al is voorgemeld. Dit kan door het eigen bedrijf of door een andere partij zijn gedaan, bijvoorbeeld de vervoerder, de douane-agent of de terminal.

Meer informatie nodig over de voormelding?

Iedere gebruiker van deze service heeft ook toegang tot de service Track & Trace Export. Ga in het hoofscherm, waar alle services staan, naar de service Track & Trace Export. Indien het eigen bedrijf de voormelding heeft gedaan kan direct de voormelding opgezocht worden. In de tijdslijn staat welk bedrijf de voormelding heeft gedaan. Wanneer de voormelding niet direct gevonden wordt dient deze eerst te worden toegevoegd via het boekingsnummer (selecteer rechtsboven in ‘+ Toevoegen’).

Dit is een waarschuwing wanneer de combinatie van het equipment- en boekingsnummer of documentnummer al eerder in de service is opgegeven. Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

Als de voormelding met dezelfde informatie reeds gedaan is door een andere partij zal ook na het bevestigen dat je de exportzending wilt toevoegen niet worden opgeslagen.

Meer informatie nodig over de voormelding?

Iedere gebruiker van deze service heeft ook toegang tot de service Track & Trace Export. Ga in het hoofscherm, waar alle services staan, naar de service Track & Trace Export. Indien het eigen bedrijf de voormelding heeft gedaan kan direct de voormelding opgezocht worden. In de tijdslijn staat welk bedrijf de voormelding heeft gedaan. Wanneer de voormelding niet direct gevonden wordt dient deze eerst te worden toegevoegd via het boekingsnummer (selecteer rechtsboven in ‘+ Toevoegen’).

De volgende terminals hebben een terminal balie:

Barge Center Waalhaven, CLDN Distriport, Combined Cargo Terminals Hutchison Ports ECT Delta, Hutchison Ports ECT Euromax, Kloosterboer Vlissingen, Kramer Ciy Rotterdam, Kramer Rotterdam Container Terminal, Matrans, Rotterdam Shortsea Terminal, Rhenus Deep Sea Terminal, TMA Amsterdam, Waalhaven Botlek Terminal en Zoomweg Zeeland Coldstore.

Er zijn twee mogelijke oorzaken:

• De terminal heeft Portbase niet verzocht de voormelding door te sturen. Neem contact op met de rederij of uw contactpersoon om dit op te lossen.
• Het boekingsnummer is niet correct ingevuld. Lees hier hoe u de gegevens kunt aanpassen.

Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door de organisatie dat de voormelding heeft aangemaakt en voor aankomst op de terminal of als een document na aankomst geweigerd is.

De lading is ontvangen op de terminal
Nadat lading succesvol is ontvangen mogen alleen terminals wijzigingen doorvoeren in de exportdocumentatie, aangezien de terminal de verantwoordelijkheid draagt over lading aanwezig op zijn terein. Dit kan via de terminal zelf of via de rederij, afhankelijk van de terminal. Klik hier voor contactgegevens en informatie via wie een wijziging geregeld kan worden. Portbase Customer Service kan geen wijzigingen of verwijderingen uitvoeren.
Let op: Als het export manifest naar de Douane verzonden is, zijn wijzingen op de documenten niet meer toegestaan.

De lading is nog niet ontvangen op de terminal
De organisatie die de voormelding heeft aangemaakt kan wijzigingen doorvoeren.

• Aanpassen documentnummer:
  • Klik op het documentnummer van de voormelding.
  • Het documentnummer kan direct worden aangepast
• Aanpassing of toevoegen van equipment gegevens:
  • Klik op het documentnummer van de voormelding, een nieuw schermt opent.
  • Verwijder de regel met het incorrecte equipment- of boekingsnummer
  • Selecteer ‘Transport equipment toevoegen’ om een nieuwe regel of aangepaste toe te voegen.
• Aanpassen of toevoegen van documenten
  • Klik op het equipmentnummer van de voormelding, een nieuw schermt opent.
  • Verwijder de regel met het incorrecte documenten
  • Selecteer ‘Document toevoegen’ om een nieuwe of aangepaste regel toe te voegen.
• Verwijder gehele document:
  • Klik op het documentnummer van de voormelding. een nieuw schermt opent.
  • Klik op ‘zending verwijderen’ linksonder en bevestig het verwijderen.

*Let op: Indien het equipment is aangekomen op de terminal en een aankomstmelding verstuurd is gevolgd door een afwijzing van de Douane, moet de indiener de vooraanmelding altijd verwijderen en vervolgens een nieuwe vooraanmelding doen. Portbase stuurt alleen dan een nieuwe aankomstmelding aan de Douane.

In de service zie je dat een zending is aangekomen door in het hoofdscherm onder ‘Status’ over het bolletje te hoveren bij een specifieke regel/voormelding. De status ‘vrijgegeven door PCS’ en ‘Inspectie door Douane’ geeft aan dat uw zending succesvol is ontvangen op de terminal.

Nadat het equipment succesvol is ontvangen op de terminal kan alleen de terminal aanpassingen doen. Mits de zending niet op een manifest staat; de rederij/cargadoor en terminal heeft deze informatie.

Bij vragen over een aangifte, bijvoorbeeld als een document/MRN is geweigerd bij aankomst terminal, neem je contact met de Douane in het land waar de aangifte is gedaan. Is de aangifte in Nederland gebeurd, dat kun je hiervoor terecht bij de Nationale Helpdesk Douane.

Zie hieronder de contactgegevens van de Douane in Nederland en in de belangrijkste herkomstlanden:

Voor documenttypes die aangebracht moeten worden bij de douane, bijvoorbeeld REX of ATA, dien je contact op te nemen met het Centraal Werkpunt Douane.

Lege container:

Er is geen voormelding nodig. Zorg wel dat u in de boeking bij uw rederij / ferry-operator aangeeft dat u leeg equipment wilt verschepen.

Container met Lading

Er dient altijd een documentvoormelding gedaan te worden. Voor meer informatie over het gebruik van het juiste documenttype klik hier.

Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.

Indien een controle plaatsvindt op het equipment, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.

De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.

Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".

Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.

Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.

Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.

De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:

• Een aankomstmelding voor het document is verstuurd door de terminal aan de Douane én
• Een exportmanifest van de rederij is verstuurd aan de Douane én
• De ATD van schip is geregistreerd bij de Douane

Mocht je geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan is een schermprint van onze Track & Trace Export module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Afhankelijk van de terminal kan direct contact opgenomen worden of gaat dit via de rederij/cargadoor.

Het Centraal Werkpunt Douane (CWP) Douane houdt administratief toezicht op de Douaneformaliteiten rondom de terminals. Voor wijzigen van documenten/MRN ontvangen op de terminal, kunt u contact opnemen met het CWP  088 153 39 63 of via e-mail welke ingericht is op terminal.

Indien de vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. Bij sommige terminals dient er naast de documentvoormelding ook een afspraak gemaakt te worden voor het afleveren van de lading via deze service . Hier staat welke terminals deze verplichting hebben.

Controleer altijd goed of je het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.

De eerste 4 letters van het boekingsnummer geven aan van welke ferry-operator het boekingsnummer is.

Wanneer je veel documenten tegelijk wilt voormelden kun je de upload-functie gebruiken. Je kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’

Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan voor equipments met lading.

Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:

• Varen uw goederen direct van Nederland naar Ierland?
  Dan vervoert u Uniegoederen naar een ander Unieland. Gebruik dan documenttype ICT (unietransactie).
• Worden uw goederen in het VK gelost en gaan ze vervolgens per truck naar Ierland?
  Uw goederen gaan dan een niet-EU land in. Overleg met uw douane expediteur onder welke douane regeling u de goederen laat vervoeren.
  Het is gebruikelijk om de goederen onder douane transit vanuit Nederland naar Ierland te laten vervoeren. In dit geval gebruikt u documenttype TT1 (Regeling extern doorgaand Uniedouanevervoer)

Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.

Via de service Melding Export Documentatie kunnen Transit-documenten (T-document) worden voorgemeld. Gebruik de juiste documentcode zodat het T-document wel of niet wordt aangezuiverd/afgemeld bij de Douane bij aankomst terminal.

Dient het T-document aangezuiverd/afgemeld te worden bij aankomst terminal?

• Ja, gebruik documenttype RT1 of RT2. Bij gebruik van deze documenttypes zal het T-document worden aangezuiverd/afgemeld bij de Douane bij aankomst terminal. De lading kan alleen via zeezijde vertrekken vanaf de terminal.
• Nee, gebruik documenttype TT1 of TT2. Bij gebruik van deze documenttypes zal het T-document niet worden aangezuiverd/afgemeld bij de Douane bij aankomst terminal. Het T-document kan gebruikt worden om de Lading verder te vervoeren in een ander EU-land.

In vak 53 van het T-document vind je de Kantoor van bestemming (en land). Klik hier voor de uitgebreide handleiding van alle verschillende documenttypes.

Gecombineerde lading T1 en T2: bevat één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Met e-mailnotificaties kunt je op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn.

Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘My profile’ voor ‘Notificatie instellingen’. In de sectie ‘ECS Notificatie (voor Expediteurs)’ vindt je de beschikbare notificaties voor exportzendingen.

Bij aankomst terminal kan de Douane aangeven dat het document/MRN niet geaccepteerd wordt. De zending is geblokkeerd en zal niet geladen worden. Portbase adviseert om onderstaande notificaties aan te zetten zodat je een mail ontvangt en contact kan opnemen met de Douane:

• Export shipment error message received from Customs
• Diversion reject notification received from Customs

Vul het mail adres in naast het bericht dat je wilt ontvangen en selecteer ‘Opslaan’ onder aan de pagina.

Voor het gebruik van de juiste documenttypen is een praktische handleiding beschikbaar. Je leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.

De volgende richtlijnen kunnen worden gebruikt bij invullen van het Transport equipment ID:

• Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
• Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
• Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).