Melding Export Documentatie

Brexit service

Alle douanedocumenten voor export eenvoudig voormelden bij deepsea-, shortsea- en ferryterminals. U heeft één ingang voor al uw voormeldingen.

Zoeken

Veelgestelde vragen

Foutmeldingen

Foutmelding bij opvoeren: ‘De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal’. Wat betekent dit?

In sommige (nood)gevallen kan een terminal het documentnummer namens u voormelden. Als u hetzelfde document daarna probeert voor te melden krijgt u deze foutmelding:

'De exportzending voor document … is al aangemeld door de terminal.'

U kunt het document niet terugvinden in Track & Trace. Neem eventueel contact op met de terminal om te controleren of de juiste gegevens zijn voorgemeld.

Wat doe ik bij de foutmelding bij opvoeren: ‘Document … bestaat al’?

Indien u onderstaande foutmelding krijgt, betekent dit dat het betreffende documentnummer reeds in ons systeem is opgevoerd. Dit kan door uw eigen bedrijf of door een andere partij zijn gedaan, bijvoorbeeld de vervoerder, de douane-agent of de terminal.

“De exportzending voor document … bestaat al.”

Controleer in track & trace of de juiste gegevens zijn voorgemeld. Zijn de gegevens onjuist? Lees hier hoe u de voormelding kunt aanpassen.

Wat houdt foutcode 6233 in?

Uw export document melding is afgekeurd door de Douane met foutcode 6233. Dit houdt in dat het: ‘registreren van de aankomstmelding onmogelijk is bij huidige status MRN’.

In dit geval kunt u het beste contact opnemen met de Douane om te achterhalen wat de exacte reden is van de afkeuring. U kunt de Douane telefonisch bereiken via 088-1566655.

Verwijderen export document melding
De afgekeurde export document melding kan eventueel verwijderd worden uit Portbase door het bedrijf welke deze melding geregistreerd heeft. In de service Melding Export Documentatie dient in het zoekfilter het documentnummer ingevoerd te worden. Let hierbij op, dat ook de vanaf datum aangepast wordt naar de datum dat het document geregistreerd is. Vervolgens kunt u op het onderstreepte documentnummer klikken in de naar boven gekomen registratie. De melding opent zich dan en hier kunt u linksonderin kiezen voor “zending verwijderen”.

Wij raden u aan nog wel contact op te nemen met de betreffende rederij om hen te informeren dat het afgekeurde document uit Portbase is verwijderd en dat er een nieuw document geregistreerd is of gaat worden.

Mijn container staat op de terminal maar heeft geen ‘Gate in’, hoe kan dat?

Bij andere documenttypes dan EX, CO of EU (bijvoorbeeld T1/ICT/REX) wordt er pas een ‘Gate in’ gegeven indien de container geladen wordt of al vertrokken is.
Let op! Dit geldt alleen bij de ECT Terminals.

Wat betekent de foutmelding: ‘Transport equipment ‘x’ bevat exportzendingen van een andere expediteur. Weet u zeker dat u uw…’?

Dit is een waarschuwing wanneer:

  1. de combinatie van het transport equipment- en boekingsnummer al eerder in het Port Community System is opgegeven;
  2. het documentnummer al door een andere partij is opgevoerd;
  3. de transport equipment meerdere documenten bevat.

Indien de transport equipment inderdaad meerdere documenten bevat, kunt u op OK klikken en wordt de voormelding opgeslagen.

In het geval van 1 of 2 wordt dit gevolgd door de foutmelding: ‘De exportzending voor document ‘x’ bestaat al’. Dit betekent dat de combinatie van documentnummer en transport equipmentnummer in het PCS reeds bestaat. Dit kan door uzelf zijn gedaan of door een andere partij in de keten. Indien de voormelding is gedaan door een expediteur of vervoerder, kunt u dit terugvinden in Track & Trace Export. Indien het document is voorgemeld door een terminal, dan kunt u contact opnemen met de Service Desk.

Wat doe ik bij afkeuring van de Arrival at Exit met foutcode 6229?

Foutcode 6229 betekent ‘Aankomstdatum mag niet meer dan 7 dagen in het verleden liggen’. In dit geval is de transport equipment op x datum aangekomen op de terminal. De Arrival at Exit is echter pas meer dan 7 dagen later naar de Douane verstuurd. Dit is niet toegestaan. U kunt via de rederij of ferry-operator de terminal verzoeken een nieuwe aankomstmelding te sturen.

Functionaliteiten

Documenttype: wat is het verschil tussen RT1/TT1 en RT2/TT2?

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.

Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Hoe stel ik e-mailnotificaties in?

Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn.

De ontvangst van e-mailnotificaties staat niet standaard aan. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen. Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘my profile’ voor ‘notificatie instellingen’.

Hier vindt u alle beschikbare notificaties. In de sectie ‘Export shipment notifications’ vindt u de volgende notificaties voor exportzendingen:

  • Export shipment state message
  • Export shipment error message received from Customs
  • Control notification export shipment received
  • Release notification export shipment received
  • Diversion reject notification received from Customs

Indien u niet weet welke notificaties voor u van belang zijn, dan vinkt u voorlopig alle notificaties aan. U kunt dit later nog aanpassen.

Hoe kan ik mijn export document verwijderen of aanpassen?

Het aanpassen of verwijderen van een export document melding kan alleen gedaan worden;

  • door het bedrijf dat de melding in Portbase gemaakt heeft;
  • mits de container nog niet aangenomen is op de terminal (heeft nog geen ‘Gate in’*);
  • mits de aankomstmelding naar de Douane is afgekeurd. Verwijder in dit geval eerst het document en voer daarna het correcte document op.

*Heeft de melding reeds de status ‘Gate in’? Dan kan alleen de betreffende terminal de melding nog aanpassen of verwijderen. Dit kan alleen mits er nog geen laadbevestiging is ontvangen en de container nog niet is gemanifesteerd. De terminal doet dit alleen op verzoek van de rederij.

Het formele proces op de Hutchison Ports ECT Delta Terminal en de Euromax Terminal is dat de rederij zich bij gewenste wijzigingen op een reeds afgemelde export zending meldt bij de Douane. Bij toestemming van de Douane kan ECT/Euromax tegen een betaling van €15,- per document deze toevoegen of verwijderen in het terminal systeem.

Aanpassen / verwijderen
Om een melding aan te passen of te verwijderen, dient u de melding op te zoeken in de service Melding Export Documentatie. Geef bij de zoekfilter het document nummer op en pas de datumrange aan naar de dag dat de melding gemaakt is. Daarna klikt u op het documentnummer óf container nummer in de regel die naar boven gekomen is. De melding zal in een nieuw scherm openen waar u de aanpassingen kunt doorvoeren en opslaan. Ook kunt u linksonderaan de melding verwijderen.

Systeemkoppeling
Indien u gebruik maakt van een systeemkoppeling dan kunt u een ‘replace’ of ‘deletion’ bericht insturen. Uw softwareleverancier kan hier meer informatie over geven. Niet alle systemen zijn hierop ingesteld, in dat geval moet u de melding handmatig via de webschermen van Portbase aanpassen of verwijderen.

Terminal: kan ik mij via de webschermen ook abonneren op een boekingsnummer?

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

  • Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Terminal: kan ik ook handmatig de aankomst van een transport equipment melden?

Ja, dat is mogelijk:

  • Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Hoe moet ik een ander transport equipment dan een container invoeren?

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:

  • Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
  • Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
  • Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).

Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Wanneer kan ik een ander transport equipment type opvoeren dan een container?

Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.

Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:

  • Voor CLdN is dit “CLVW”
  • Voor DFDS is dit “DFDS”
  • Voor Stena Line is dit “STNL”
  • Voor P&O Ferries is dit “PONF”

LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.

Procesvoortgang

Meer informatie over de meldingen tijdens het proces van controle en vrijgave bij de Douane.

Zendingen voor export (Douaneregeling uitvoer) worden bij aankomst op de terminal door de terminal gemeld bij de Douane. Op basis van een risicoanalyse kan de Douane besluiten een controle uit te voeren op een zending.

Indien een controle plaatsvindt op de container, komt er een rood stopbord bij het veld "Bericht van controle/vrijgave". Als de Douane een inspectie aanzegt, wordt dit meestal binnen 5 minuten na de ‘arrival at exit’ verstuurd (in uitzonderlijke gevallen kan dit ook op een later moment). Bij een controle wordt de exportzending op de terminal geblokkeerd, totdat de Douane een controle uitvoert en een vrijgavebericht verstuurt.

De rederij is verantwoordelijk om de zending ter controle aan te bieden aan de Douane. Zij worden ook door ons op de hoogte gesteld van de controle aanzegging.

Zodra de zending is vrijgegeven, verschijnt er een groen vinkje bij het veld "Bericht van controle/vrijgave ".

Mocht de controle plaats hebben gevonden maar er staat geen groen vinkje, dan kunt u contact opnemen met Nationale helpdesk Douane via het telefoonnummer 088-1566655. Zij kunnen de status opzoeken en een vrijgavebericht versturen naar Portbase.

Indien er geen controle op een zending plaatsvindt, zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.
Bij overige documenten wordt er geen aankomstmelding aan de douane verzonden. Ook hier zal in het veld "Bericht van controle/vrijgave " altijd een grijs bolletje staan.

Tip: u kunt ook e-mail notificaties ontvangen wanneer de status van documenten die u hebt voorgemeld wijzigt. Lees hier meer.

Ik heb geen Confirmation of Exit (CoE) ontvangen?

De Confirmation of Exit wordt door de douane normaliter verstuurd mits:

  • Een aankomstmelding voor het document is verstuurd én
  • Een exportmanifest van de rederij is verstuurd én
  • De ATD van schip is verstuurd en geaccepteerd.

Mocht u om één of andere reden geen Confirmation of Exit hebben ontvangen, dan krijgt u na respectievelijk 30 en 125 dagen een bericht van de Douane dat voor het betreffende document nog geen Confirmation of Exit is gegenereerd. Als u een dergelijk bericht krijgt is een schermprint van onze Track & Trace ECS module voldoende om alsnog van de Douane de Confirmation of Exit te verkrijgen. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Als u uiteindelijk na 150 dagen niet heeft gereageerd wordt het document buiten werking gesteld, en is de lading van dit document voor de Douane nooit geëxporteerd. Een vervolgstap kan zijn dat de informatie door de Belastingdienst kan worden gebruikt om bij een BTW controle u alsnog te vragen wat er met de lading is gebeurd. Wanneer u geen afdoende antwoord kan geven, bestaat de kans dat u een navordering van de BTW krijgt.

Hoe controleer ik of er een document is voorgemeld bij de terminal?

Open ‘Track & Trace export’ en zoek de zending via één van deze opties:
Zoeken op basis van:

  • Transport equipment + boekingsnummer
  • Documentnummer

Levert uw zoekopdracht geen resultaat? Dan is het document nog niet voorgemeld. Meld zelf het document voor, of spreek af in uw keten wie de documentvoormelding doet.

Levert uw zoekopdracht wel resultaat? Controleer dan nog even het boekingsnummer. Staat daar een groen vinkje achter? Mooi, dan is de voormelding ook bekend bij de terminal. Staat er een oranje uitroepteken? Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij de terminal en heeft de voormelding nog niet ontvangen. Kijk hier wat u kunt doen.

Waarom blijft de TG1 / RT1 op ‘verzonden’ staan?

U kunt bij de Douane navragen of er storing is of een fout in het genoemde document: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Waarom blijft de TAE op ‘verzonden’ staan?

Vraag bij de Douane na of er storing is: 088-1566655. Zo niet, neem dan contact op met de Service Desk.

Waarom is mijn document niet zichtbaar bij de vervoerder?

De vervoerder ontvangt vanuit de terminal de melding dat het document niet bekend is. In dit geval kan de vervoerder met de expediteur controleren of de correcte terminal gebruikt is, met wat de vervoerder gekozen heeft als terminal. Controleer ook de andere data zoals container- en boekingsnummer. Wanneer deze gegevens overeenkomen, kunt u contact opnemen met de Service Desk van Portbase.

Wat doe ik bij afkeuring van een Arrival at Exit met Diversion Rejection?

Bij ‘Diversion Rejection’ is de aankomstmelding afgekeurd door de Douane uit het land van herkomst van het document. Bijvoorbeeld omdat het exportdocument reeds is afgemeld in een ander EU-land. Wij adviseren u contact op te nemen met de Douane uit het land van herkomst van het document en hier de status na te vragen.

Al naar gelang de uitkomst is de beste oplossing meestal om de aangever een nieuw exportdocument te laten opmaken. Daarbij moet u voordat u een nieuw document in Melding Export Documentatie kunt opvoeren, éérst de afgekeurde voormelding verwijderen. Zie hiervoor het volgende artikel. Wij raden u verder aan de rederij of ferry-operator te informeren dat het afgekeurde document is verwijderd en een nieuw document is of wordt geregistreerd.

Wat doe ik bij de melding dat het boekingsnummer onbekend is?

De melding dat het boekingsnummer bij de betreffende terminal niet bekend is (een oranje uitroepteken) kan verschillende redenen hebben:

  1. U heeft niet het juiste boekingsnummer opgegeven;
  2. De rederij (of ferry-operator) heeft het boekingsnummer nog niet bekendgemaakt bij de terminal.

In beide gevallen adviseren wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Hier kunt u navragen of u het juiste boekingsnummer hebt dan wel of zij dit nummer reeds hebben bekendgemaakt bij de terminal.

Wij maken gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies om het gedrag van gebruikers in kaart te brengen, te analyseren, de gebruikerservaring te verbeteren en om ervoor te zorgen dat relevante informatie en advertenties kunnen worden getoond. Klik op 'voorkeuren aanpassen' om uw toestemmingen voor deze website te bekijken en in te stellen.

Lees onze privacy verklaring hier | Sluiten
Privacy instellingen