Notification Export Documentation

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um herauszufinden, was falsch ist und welche Lösung möglich ist.

Kontakt mit der Zollbehörde aufnehmen?

Für weitere Fragen über die Blockade einer Exportsendung nehmen Sie Kontakt zur Zollbehörde in dem Land auf, in dem die Zollerklärung gemacht wurde. Ist die Anmeldung in den Niederlanden gemacht worden, können Sie sich an den Nationalen Helpdesk Douane wenden. Unten finden Sie die Kontaktdaten der Zollbehörden in den Niederlanden und in den wichtigsten Herkunftsländern:

Situation 1: Wenn die Sendung nicht beim Terminal angekommen ist, kann derjenige, der die Voranmeldung gemacht hat, diese in Notification Export Documentation löschen. Anschließend muss eine neue Voranmeldung gemacht werden.

Situation 2: Wenn die Sendung auf dem Terminal eingetroffen ist und eine Ankunftsmitteilung verschickt wurde, gefolgt durch eine Ablehnung durch die Zollbehörde, muss der Einreicher die Voranmeldung in Notification Export Documentation löschen. Anschließend muss eine neue Voranmeldung gemacht werden. Portbase wird automatisch eine neue Voranmeldung an die Zollbehörde schicken.

Achtung: Dieser Prozess funktioniert nur, wenn erst die alte Voranmeldung aus dem System gelöscht und danach die neue Voranmeldung gemacht wird.

Situation 3: Wenn die Sendung erfolgreich eingetroffen ist und auf dem Terminal verarbeitet wurde, nehmen Sie am besten Kontakt zum Terminal auf. Dort kann man Ihnen Auskunft über die Möglichkeiten geben.

Wie lösche ich die Voranmeldung?
Geben Sie im Suchfilter die Dokumentnummer ein und stellen Sie den Datumsbereich auf den Tag ein, an dem die Meldung gemacht wurde. Danach wählen Sie die Dokumentnummer (nicht Transport Equipment ID) in der Zeile, die angezeigt wird:

Die Meldung wird auf einer neuen Seite geöffnet, auf der Sie die Änderungen durchführen können. Links unten auf der Seite können Sie die gesamte Meldung löschen, indem Sie „Sendung löschen“ anklicken:

Gehen Sie im Hauptbildschirm zum Dienst 'Notification Export Documentation'.
Wenn Ihre Voranmeldung erfolgreich ist, wird der Punkt neben der "Buchungsnummer" grün. Sie sind dann bereit, Ihre Sendung zum Terminal zu bringen.
Sollten Sie trotz grünem Punkt nicht eingelassen werden, wenden Sie sich bitte an den Fährbetreiber oder die Terminal.

Überprüfen Sie immer, ob Sie die Nummer des Zolldokuments korrekt eingegeben haben. Diese Nummer wird bei der Ankunft am Terminal vom Zoll überprüft.

In manchen (Not-)Fällen kann ein Terminal die Dokumentnummer in Ihrem Namen voranmelden. Wenn Sie danach versuchen das gleiche Dokument anzumelden, bekommen Sie die folgende Fehlermeldung:

„Die Exportsendung für Dokument... wurde bereits vom Terminal angemeldet.“

Sie können das Dokument in Track & Trace nicht finden. Nehmen Sie eventuell Kontakt zum Terminal auf, um zu kontrollieren, ob die korrekten Angaben vorangemeldet wurden.

Wenn Sie die folgende Fehlermeldung bekommen, bedeutet dies, dass die entsprechende Dokumentnummer bereits in unser System eingegeben wurde. Dies kann von Ihrem eigenen Unternehmen oder von einer anderen Partei gemacht worden sein, z.B. dem Transporteur, dem Zollagenten oder dem Terminal.

„Die Exportsendung für Dokument.... ist bereits vorhanden.“

Kontrollieren Sie in Track & Trace, ob die korrekten Angaben vorgemeldet wurden. Sind die Angaben falsch? Lesen Sie hier, wie Sie Voranmeldung ändern können.

Über den Dienst Notification Export Documentation können Sie auch T1- und T2-Dokumente voranmelden. Für beide Dokumente gibt es einen Unterschied zwischen Zolltransporten, die in den Niederlanden enden und Transittransporten. Achten Sie bei der Voranmeldung Ihrer Exportsendung darauf, dass Sie den korrekten Dokumentencode verwenden. So können Sie sicher sein, dass Ihr T-Dokument an der korrekten Zollstelle abgemeldet wird. Wenn Sie den falschen Dokumentcode verwenden, laufen Sie Gefahr, dass die Zollbehörde Ihr T-Dokument zu früh abmeldet und Sie ein neues Dokument erstellen müssen. Oder anders herum: Dass Ihr T-Dokument nicht von der Zollbehörde abgemeldet wird, wodurch Ihr Dokument nicht abgefertigt ist.

T1 und T2 enden auf einem Terminal in den Niederlanden
Für T-Dokumente, deren Bestimmungsstelle Rotterdam (Fach 53) ist, werden die Codes RT1 und RT2 verwendet. Diese Dokumente werden bei der Ankunft auf dem Terminal in den Niederlanden von der Zollbehörde abgemeldet.

T1 und T2 EU-Transittransport
Die Ladung kann auch in ein anderes EU-Land weiterbefördert werden. Dies sind Transit-T-Dokumente, für die die Codes TT1 und TT2 verwendet werden. Bestimmungsstelle dieser Dokumente ist eine Zollbehörde in einem anderen EU-Land, einem EVA-Land oder im Vereinigten Königreich (Fach 53). T-Dokumente für Transit werden deshalb bei der Ankunft auf dem Terminal in Rotterdam von der Zollbehörde nicht abgemeldet. Dies findet erst im Bestimmungsland statt.

Kombinierte Ladung T1 und T2
Transportieren Sie innerhalb einer Sendung Güter sowohl unter T1 als auch T2? Diese müssen als T1-Güter registriert werden (Code RT1 oder TT1).

Mit E-Mail-Benachrichtigungen können Sie über Ihre Sendungen auf dem Laufenden bleiben, ohne eingeloggt sein zu müssen.
Der Empfang von E-Mail-Benachrichtigungen ist nicht automatisch eingeschaltet. Sie können selbst auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Wählen Sie auf der Startseite des PCS unter „My profile“ den Menüpunkt „Benachrichtigungseinstellungen“.

Hier finden Sie alle verfügbaren Benachrichtigungen. In dem Bereich „Export shipment notifications“ finden Sie die folgenden Benachrichtigungen für Exportsendungen.

• Export Shipment Status Message
• Export shipment error message received from Customs
• Control notification export shipment received
• Release notification export shipment received
• Diversion reject notification received from Customs

Wenn Sie nicht wissen, welche Benachrichtigungen für Sie wichtig sind, dann klicken Sie vorläufig alle Benachrichtigungen an. Sie können dies später noch ändern.

Für andere Dokumenttypen als EX, CO oder EU (z.B. T1/ICT/REX) wird ein „Gate in“ nur dann abgegeben, wenn der Container geladen wird oder das Terminal bereits verlassen hat.
Achtung! Dies gilt nur für die ECT-Terminals.

Portbase hält sich dabei an die Regeln, wie sie bereits von den Fährbetreibern gehandhabt werden:

• Bei begleitetem Transport: das Kennzeichen der Zugeinheit (ohne Bindestriche: NL-AB-99 angeben als NLAB99).
• Bei Trailern (unbegleitet): die Trailernummer, wie auf dem Fahrzeug angebracht.
• Bei sonstigen Fahrzeugen: die Fahrzeug-Identifizierungsnummer (VIN-Nummer).

Wenn Ihnen nicht klar ist, wie Sie in einem bestimmten Fall die Equipmentnummer eingeben müssen, nehmen Sie bitte Kontakt zum Fährbetreiber auf.

Bei Fährbetreibern und bei einigen Terminals mit Massengütern können Sie verschiedene Equipment-Typen voranmelden.

Unser System erkennt anhand der Buchungsnummer, dass Sie angeben, ob Sie andere Equipments als Container melden können.
Eine Buchungsnummer eines Fährbetreibers ist an den ersten 4 Stellen der Buchungsnummer zu erkennen:

• Für CLdN ist das „CLVW"
• für DFDS ist das „DFDS“
• für Stena Line ist das „STNL“
• für P&O Ferries ist das „PONF“

Achtung: Es kann sein, dass Sie von P&O Ferries eine Buchungsnummer bekommen haben, die mit EU beginnt, z.B. EU12345678 (Beispiel). In diesem Fall müssen Sie bei der Eingabe der Buchungsnummer die Buchstaben PONF vor die Buchungsnummer stellen, also PONFEU12345678 (Beispiel).

Nach Eingabe der Buchungsnummer mit einem dieser Fährbetreiber können Sie Equipmentnummern eingeben, die sich von einer Containernummer unterscheiden.

Dies ist eine Warnung, wenn:

1. die Verbindung der Transport-Equipment- und Buchungsnummer bereits früher in das Port Community System eingegeben wurde;
2. die Dokumentnummer bereits durch eine andere Partei eingegeben wurde;
3. das Transport Equipment mehrere Dokumente enthält.

Wenn das Transport Equipment tatsächlich mehrere Dokumente enthält, können Sie auf OK klicken und die Voranmeldung wird gespeichert.

Im Fall 1 und 2 erscheint folgende Fehlermeldung: „Die Exportsendung für Dokument ,x‘ besteht bereits.“ Das bedeutet, dass die Verbindung aus Dokumentnummer und Transport-Equipment-Nummer im PCS bereits vorhanden ist. Dies kann von Ihnen selbst oder von einer anderen Partei in der Kette eingegeben worden sein. Wenn die Voranmeldung von einem Spediteur oder Fuhrunternehmer gemacht wurde, können Sie dies in Track & Trace Export nachprüfen. Wenn das Dokument von einem Terminal vorangemeldet wurde, können Sie Kontakt zum Service Desk aufnehmen.

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um herauszufinden, was falsch ist und welche Lösung möglich ist.

Kontakt mit der Zollbehörde aufnehmen?

Für weitere Fragen über die Blockade einer Exportsendung nehmen Sie Kontakt zur Zollbehörde in dem Land auf, in dem die Zollerklärung gemacht wurde. Ist die Anmeldung in den Niederlanden gemacht worden, können Sie sich an den Nationalen Helpdesk Douane wenden. Unten finden Sie die Kontaktdaten der Zollbehörden in den Niederlanden und in den wichtigsten Herkunftsländern:

Situation 1: Wenn die Sendung nicht beim Terminal angekommen ist, kann derjenige, der die Voranmeldung gemacht hat, diese in Notification Export Documentation löschen. Anschließend muss eine neue Voranmeldung gemacht werden.

Situation 2: Wenn die Sendung auf dem Terminal eingetroffen ist und eine Ankunftsmitteilung verschickt wurde, gefolgt durch eine Ablehnung durch die Zollbehörde, muss der Einreicher die Voranmeldung in Notification Export Documentation löschen. Anschließend muss eine neue Voranmeldung gemacht werden. Portbase wird automatisch eine neue Voranmeldung an die Zollbehörde schicken.

Achtung: Dieser Prozess funktioniert nur, wenn erst die alte Voranmeldung aus dem System gelöscht und danach die neue Voranmeldung gemacht wird.

Situation 3: Wenn die Sendung erfolgreich eingetroffen ist und auf dem Terminal verarbeitet wurde, nehmen Sie am besten Kontakt zum Terminal auf. Dort kann man Ihnen Auskunft über die Möglichkeiten geben.

Wie lösche ich die Voranmeldung?
Geben Sie im Suchfilter die Dokumentnummer ein und stellen Sie den Datumsbereich auf den Tag ein, an dem die Meldung gemacht wurde. Danach wählen Sie die Dokumentnummer (nicht Transport Equipment ID) in der Zeile, die angezeigt wird:

Die Meldung wird auf einer neuen Seite geöffnet, auf der Sie die Änderungen durchführen können. Links unten auf der Seite können Sie die gesamte Meldung löschen, indem Sie „Sendung löschen“ anklicken:

Gehen Sie im Hauptbildschirm zum Dienst 'Notification Export Documentation'.
Wenn Ihre Voranmeldung erfolgreich ist, wird der Punkt neben der "Buchungsnummer" grün. Sie sind dann bereit, Ihre Sendung zum Terminal zu bringen.
Sollten Sie trotz grünem Punkt nicht eingelassen werden, wenden Sie sich bitte an den Fährbetreiber oder die Terminal.

Überprüfen Sie immer, ob Sie die Nummer des Zolldokuments korrekt eingegeben haben. Diese Nummer wird bei der Ankunft am Terminal vom Zoll überprüft.

Nein. Wenn Sie einen leeren Container oder einen leeren Trailer nach einem Terminal bringen, müssen Sie dafür kein Dokument erstellen. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei der Buchung bei Ihrer Schiffahrtsagentur / Fährgesellschaft angeben, dass Sie leere Geräte transportieren möchten.

Die Schiffahrtsagentur, oder der Fährbetreiber teilt dem Terminal und dem Zoll über sein Manifest mit, dass das Gerät leer ist und das Terminal ohne Dokumentvoranmeldung transportieren möchten.

Auf der Startseite von Notification Export Documentation können Sie verschiedene Statusmeldungen verfolgen.

Drei Statusmeldungen auf der linken Seite:  

• Die Punkte zeigen den Status ab der Ankunft auf dem Terminal bis zur Abfahrt des Schiffs. Die Punkte werden nach und nach alle grün (von links nach rechts), während sich die Sendung durch den Terminalablauf bewegt.
• Status: Status der Ankunft beim Terminal und bei bestimmten Dokumenten auch der Zollstatus bei Ankunft (Export- und Transitdokumente).
  • Die Details dieser Status können Sie einsehen, indem Sie am Ende der Zeile auf das Dreieck klicken. Sie kommen dann zum ausführlicheren „Track and Trace“.
• Loadconf. (Ladebestätigung):
  • Grau: Equipments der Sendung sind noch nicht (alle) auf das Schiff geladen.
  • Grün: Alle Equipments der Sendung sind auf das Schiff geladen.
• Manifest:
  • Grau: Exportsendung noch nicht auf einem Manifest der Zollbehörde gemeldet.
  • Orange: Exportsendung teilweise auf einem Manifest der Zollbehörde gemeldet.
  • Rot: Manifest von Zollbehörde zurückgewiesen. Exportsendung noch nicht auf einem Manifest gemeldet.
  • Grün: Exportsendung auf einem Manifest der Zollbehörde gemeldet.

Ist der Status grau? Dann hat dies noch nicht stattgefunden. Vermuten Sie, dass dieser Status grün sein müsste? Dann nehmen Sie Kontakt zur Reederei oder dem Fährbetreiber auf. 

Status hinter der Buchungsnummer: 

• Dieser Status gibt an, ob die Buchungsnummer mit der Nummer übereinstimmt, die das Terminal uns übermittelt hat.
• Grün: Die Buchungsnummer ist beim Terminal bekannt. Ihre Dokumentvoranmeldung ist beim Terminal eingegangen. Sie können zum Terminal fahren.
  Orange: Fahren Sie nicht zum Terminal. Diese Buchungsnummer ist (noch) nicht beim Terminal bekannt und verhindert möglicherweise, dass Sie Zugang zum Terminal bekommen. Fahren Sie nur zum Terminal, wenn an dieser Stelle ein grünes Häkchen steht. Wenn Sie Fragen über den Status oder die Korrektheit dieser Buchungsnummer haben, nehmen Sie bitte Kontakt zur Reederei oder zum Fährbetreiber auf. Für Fährbetreiber beginnt die Buchungsnummer immer mit 4 Buchstaben. Lesen Sie hier eine Erläuterung.

Wenn Sie viele Dokumente zugleich voranmelden möchten, können Sie die Upload-Funktion nutzen. Sie können eine Excel-Datei hochladen, um auf einmal mehrere Voranmeldungen einzureichen. Der Upload funktioniert nur, wenn Sie unsere Excel-Vorlage verwenden. Laden Sie auf der PCS-Startseite unter „My downloads“ die Datei „Entry of export documents“ herunter.

Für die Verwendung der korrekten Dokumenttypen im Dienst Notification Export Documentation gibt es eine praktische Anleitung. Dort können Sie alles über die Voranmeldung von Ausfuhrdokumenten, ATA-Carnets und TIR-Carnets lesen.

Ja, es muss immer eine Voranmeldung erfolgen.

Die Art des Dokuments hängt von der Route und dem gewählten Zollverfahren ab:

• Werden Ihre Waren direkt von den Niederlanden nach Irland verschifft?
  Dann transportieren Sie Unionswaren in ein anderes Unionsland. Dann verwenden Sie die Dokumentenart ICT (Unionstransaktion).
• Werden Ihre Waren in Großbritannien entladen und dann per LKW nach Irland transportiert?
  Dann gehen Ihre Waren in ein Nicht-EU-Land. Sprechen Sie mit Ihrem Zollagenten über die Zollregelung, unter der Sie die Waren transportieren lassen werden.
  Es ist üblich, die Waren im Zolltransit von den Niederlanden nach Irland transportieren zu lassen. In diesem Fall verwenden Sie die Dokumentenart TT1 (Regelung externes Unionsversandverfahren).

Weitere Erklärungen finden Sie im Handbuch für die Anleitung Nutzung Dokumenttypen Export.

Wenn Sie die Voranmeldung für den Fährbetreiber in Notification Export Documentation vornehmen, sorgen die ersten 4 Stellen (SCAC-Code) der Buchungsnummer dafür, dass die Meldung an den richtigen Fährbetreiber geschickt wird. Wenn die ersten 4 Stellen nicht korrekt eingetragen werden, ist Ihre Voranmeldung nicht erfolgreich. Es erscheint ein orangefarbener Punkt hinter der Buchungsnummer, mit dem Text „Buchungsnummer (noch) nicht beim Terminal bekannt“. Das bedeutet, dass Sie nicht auf das Gelände des Fährbetreibers gelassen werden.

Für die Buchungsnummern der Fährbetreiber lauten die ersten 4 Positionen wie folgt:

Wenn Ihre Voranmeldung erfolgreich war, der Punkt neben der "Buchungsnummer" wird grün. Sie können dann Ihre Sendung dem Fährbetreiber anbieten. Sollten Sie trotz eines grünen Punktes nicht zugelassen werden, dann nehmen Sie Kontakt zum Fährbetreiber auf.

Ein Equipment kann geändert werden, indem das falsche Equipment gelöscht und das neue im Dokument in Notification Export Documentation angegeben wird. Das Löschen und Eingeben ist nur durch das Unternehmen möglich, das die Meldung eingereicht hatte und nur solange die Sendung nicht auf dem Terminal eingetroffen ist, d.h. der Status nicht „Gate-in“ ist.  Unten bei „Ändern/hinzufügen/löschen“ oder „Systemverbindung“ finden Sie die Erklärung.

Nehmen Sie Kontakt zum Terminal auf, um ein Equipment hinzuzufügen oder zu ändern, wenn die Sendung auf dem Terminal eingetroffen ist und das Manifest noch nicht abgeschickt wurde.

Warum kann nach der Ankunft nur das Terminal Änderungen durchführen?

-Nach der Ankunft kann deshalb nur das Terminal Änderungen durchführen, weil ansonsten die Terminalverwaltung nicht mit der von Portbase übereinstimmt.

-Die Zollbehörde bekommt eine Nachricht, wenn die gesamte Sendung aus der Voranmeldung in Notification Export Documentation (eventuell über mehrere Equipments verteilt) beim Terminal eingetroffen ist. Anschließend kann eine Inspektion angekündigt oder können die Container freigegeben werden. Das Hinzufügen eines Equipments nach der Ankunft muss in Absprache stattfinden, da die Inspektion durch die Zollbehörde bereits stattfand.

Ändern/hinzufügen/löschen
Um ein Equipment in der Meldung zu ändern, hinzuzufügen oder zu löschen, müssen Sie die Meldung im Dienst Notification Export Documentation suchen. Geben Sie im Suchfilter die Dokumentnummer ein und stellen Sie den Datumsbereich auf den Tag ein, an dem die Meldung gemacht wurde. Danach wählen Sie die Dokumentnummer (nicht Transport Equipment ID) in der Zeile, die nach oben gerutscht ist. Die Meldung wird auf einer neuen Seite geöffnet, auf der Sie die Änderungen durchführen können.

-Ein Equipment kann geändert werden, indem die Zeile mit dem falschen Equipment gelöscht wird. Das neue Equipment muss zusammen mit der Buchungsnummer bei „Transport Equipment hinzufügen“ registriert werden. Achtung: Klicken Sie Abschluss der Änderungen auf „speichern“.

-Ein Equipment kann hinzugefügt werden, indem Sie „Transport Equipment hinzufügen“ auswählen. Das Equipment muss zusammen mit der Buchungsnummer registriert werden.

-Ein Equipment kann entfernt werden, indem in der entsprechenden Zeile das Papierkorbsymbol angeklickt wird. Sie können auch links unten die gesamte Meldung löschen, indem Sie „Sendung löschen“ anklicken.

 Systemverbindung
Wenn Sie eine Systemverbindung nutzen, können Sie einen „Replace“- oder „Deletion“-Bericht einsenden. Ihr Softwarelieferant kann Ihnen genauere Angaben dazu machen. Nicht alle Systeme sind darauf eingerichtet, in diesem Fall müssen Sie die Meldung von Hand auf den Webseiten von Portbase ändern oder löschen.

Eine Buchungsnummer kann geändert werden, indem die falsche Buchungsnummer gelöscht und die neue im Dokument in Notification Export Documentation angegeben wird. Das Löschen und Eingeben ist nur durch das Unternehmen möglich, das die Meldung eingereicht hatte und nur solange die Sendung nicht auf dem Terminal eingetroffen ist, d.h. der Status nicht „Gate-in“ ist. Unten bei „Ändern/hinzufügen/löschen“ oder „Systemverbindung“ finden Sie die Erklärung.

Nehmen Sie Kontakt zum Terminal auf, um eine Buchungsnummer hinzuzufügen oder zu ändern, wenn die Sendung auf dem Terminal eingetroffen ist und das Manifest noch nicht abgeschickt wurde.

Warum kann nach der Ankunft nur das Terminal Änderungen durchführen?

Nach der Ankunft kann deshalb nur das Terminal Änderungen durchführen, weil ansonsten die Terminalverwaltung nicht mit der von Portbase übereinstimmt.

Ändern/hinzufügen/löschen

Um eine Buchungsnummer zu ändern, hinzuzufügen oder zu löschen, müssen Sie die Meldung im Dienst Notification Export Documentation suchen. Geben Sie im Suchfilter die Dokumentnummer ein und stellen Sie den Datumsbereich auf den Tag ein, an dem die Meldung gemacht wurde. Danach wählen Sie die Dokumentnummer (nicht Transport Equipment ID) in der Zeile, die nach oben gerutscht ist. Die Meldung wird auf einer neuen Seite geöffnet, auf der Sie die Änderungen durchführen können.

• Eine Buchungsnummer kann geändert werden, indem die Zeile mit der falschen Buchungsnummer gelöscht wird. Die neue Buchungsnummer muss zusammen mit dem Equipment bei „Transport Equipment hinzufügen“ registriert werden. Achtung: Klicken Sie Abschluss der Änderungen auf „speichern“.
• Eine Buchungsnummer kann hinzugefügt werden, indem Sie „Transport Equipment hinzufügen“ auswählen. Die Buchungsnummer muss zusammen mit dem Equipment registriert werden.
• Eine Buchungsnummer kann gelöscht werden, indem in der entsprechenden Zeile das Papierkorbsymbol angeklickt wird. Sie können auch links unten die gesamte Meldung löschen, indem Sie „Sendung löschen“ anklicken.

Systemverbindung
Wenn Sie eine Systemverbindung nutzen, können Sie einen „Replace“- oder „Deletion“-Bericht einsenden. Ihr Softwarelieferant kann Ihnen genauere Angaben dazu machen. Nicht alle Systeme sind darauf eingerichtet, in diesem Fall müssen Sie die Meldung von Hand auf den Webseiten von Portbase ändern oder löschen.

Ja, das ist möglich:

Suchen Sie die Exportsendung des Transport Equipment mithilfe der Option „Alle Exportsendungen“ auf der Seite „Übersicht Exportsendungen“. Dazu benötigen Sie die Transport-Equipment-Nummer + Buchungsnummer oder die Dokumentnummer.

Öffnen Sie die entsprechende Exportsendung und klicken Sie auf „Ankunft von Transport Equipment(s) registrieren“.
Daraufhin wird automatisch die Gestellung an die Zollbehörde verschickt.

Sendungen für den Export (Zollregelung Ausfuhr) werden bei Ankunft auf dem Terminal vom Terminal bei der Zollbehörde gemeldet. Auf Basis einer Risikoanalyse kann die Zollbehörde entscheiden, die Sendung zu kontrollieren.

Wenn eine Kontrolle des Containers stattfinden soll, erscheint ein rotes Stoppschild bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“. Wenn die Zollbehörde eine Inspektion ankündigt, wird die Benachrichtigung meistens innerhalb von 5 Minuten nach der Gestellung verschickt (in Ausnahmefällen auch zu einem späteren Zeitpunkt). Bei einer Kontrolle wird die Exportsendung auf dem Terminal blockiert, bis die Zollbehörde die Kontrolle durchgeführt und einen Freigabebericht verschickt hat.

Die Reederei ist dafür verantwortlich, der Zollbehörde die Sendung zur Kontrolle anzubieten. Sie werden auch von uns über die Kontrollankündigung informiert.

Sobald die Sendung freigegeben ist, erscheint ein grünes Häkchen bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“.

Wenn die Kontrolle stattgefunden hat, aber kein grünes Häkchen erscheint, können Sie unter der Telefonnummer 0031 88 - 1566655 Kontakt zum National Helpdesk Douane aufnehmen. Dort kann man den Status abrufen und einen Freigabebericht an Portbase schicken.

Wenn keine Kontrolle einer Sendung stattfindet, wird bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“ immer ein grauer Punkt stehen.
Bei anderen Dokumenten wird keine Ankunftsmeldung an die Zollbehörde verschickt. Auch dann wird bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“ immer ein grauer Punkt stehen.

Tipp: Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn der Status von Dokumenten, die Sie vorangemeldet haben, sich ändert. Lesen Sie die FAQ über E-Mail-Benachrichtigungen.

Die Confirmation of Exit wird von der Zollbehörde normalerweise verschickt, wenn:

• eine Eingangsmeldung für das Dokument verschickt ist und
• ein Exportmanifest von der Reederei verschickt ist und
• die ATD des Schiffs verschickt und akzeptiert ist.

Sollten Sie aus irgendeinem Grund keine Confirmation of Exit erhalten haben, bekommen Sie nach 30 bzw. 125 Tagen eine Nachricht von der Zollbehörde, dass für das entsprechende Dokument noch keine Ausgangsbestätigung angefertigt wurde. Wenn Sie eine solche Nachricht bekommen, reicht ein Screenshot unseres Track & Trace ECS Moduls, um von der Zollbehörde nachträglich eine Ausgangsbestätigung zu erhalten. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Wenn Sie schließlich nach 150 Tagen nicht reagiert haben, wird das Dokument geschlossen und die Ladung auf diesem Dokument ist für die Zollbehörde niemals exportiert worden. Ein nächster Schritt kann sein, dass die Informationen vom Finanzamt genutzt werden, um Sie bei einer USt-Kontrolle doch noch zu fragen, was mit der Ladung passiert ist. Wenn Sie keine zufriedenstellende Antwort geben können, besteht die Gefahr, dass Sie eine USt-Nachforderung bekommen.

Öffnen Sie „Track & Trace Export“ und suchen Sie die Sendung mit einer der folgenden Möglichkeiten:
Suchen auf Basis von

• Transport Equipment + Buchungsnummer
• Dokumentnummer

Führt Ihre Suche zu keinem Ergebnis? Dann ist das Dokument noch nicht vorangemeldet. Melden Sie das Dokument an oder vereinbaren Sie in Ihrer Kette, wer die Dokumentanmeldung übernimmt.

Hat Ihre Suche ein Ergebnis? Dann kontrollieren Sie noch einmal die Buchungsnummer.

Steht dahinter ein grünes Häkchen? Gut, dann ist diese Voranmeldung auch beim Terminal bekannt.

Steht dahinter ein orangefarbenes Ausrufezeichen? Diese Buchungsnummer ist (noch) nicht beim Terminal bekannt und es hat die Voranmeldung noch nicht erhalten. Schauen Sie hier, was Sie dann tun können.

Sie können beim Zoll nachfragen, ob eine Störung vorliegt: +31 (0)88-1566655. Falls nicht, wenden Sie sich bitte an den Service Desk.

Der Frachtführer wird durch das Terminal darüber informiert, dass das Dokument nicht bekannt ist. In diesem Fall kann der Frachtführer mit dem Spediteur überprüfen, ob das richtige Terminal verwendet wurde, das der Frachtführer als Terminal gewählt hat. Überprüfen Sie auch die anderen Daten wie Container- und Buchungsnummer. Wenn diese Daten übereinstimmen, können Sie sich an den Service Desk von Portbase wenden.

Die Meldung, dass die Buchungsnummer beim entsprechenden Terminal nicht bekannt ist (ein orangefarbenes Ausrufezeichen) kann verschiedene Ursachen haben:

1. Sie haben nicht die richtige Buchungsnummer angegeben;
2. Die Reederei (oder der Fährbetreiber) hat die Buchungsnummer noch nicht dem Terminal mitgeteilt.

In beiden Fällen empfehlen wir Ihnen, Kontakt zur Reederei oder dem Fährbetreiber aufzunehmen. Hier können Sie nachfragen, ob Sie die richtige Buchungsnummer haben bzw. ob diese Nummer bereits dem Terminal mitgeteilt wurde.