Notification Export Documentation

Brexit service

Alle Zolldokumente für den Export unkompliziert bei Deepsea-, Shortsea- und Fährterminals anmelden. Sie haben einen einheitlichen Zugang für alle Ihre Voranmeldungen.

Häufig gestellte Fragen

Fehlermeldungen

Fehlermeldung bei Eingabe, Die Exportsendung für Dokument… wurde bereits vom Terminal angemeldet.

In manchen (Not-)Fällen kann ein Terminal die Dokumentnummer in Ihrem Namen voranmelden. Wenn Sie danach versuchen das gleiche Dokument anzumelden, bekommen Sie die folgende Fehlermeldung:

„Die Exportsendung für Dokument... wurde bereits vom Terminal angemeldet.“

Sie können das Dokument in Track & Trace nicht finden. Nehmen Sie eventuell Kontakt zum Terminal auf, um zu kontrollieren, ob die korrekten Angaben vorangemeldet wurden.

Fehlermeldung bei Eingabe, Dokument…. bereits vorhanden

Wenn Sie die folgende Fehlermeldung bekommen, bedeutet dies, dass die entsprechende Dokumentnummer bereits in unser System eingegeben wurde. Dies kann von Ihrem eigenen Unternehmen oder von einer anderen Partei gemacht worden sein, z.B. dem Transporteur, dem Zollagenten oder dem Terminal.

„Die Exportsendung für Dokument.... ist bereits vorhanden.“

Kontrollieren Sie in Track & Trace, ob die korrekten Angaben vorgemeldet wurden. Sind die Angaben falsch? Lesen Sie hier, wie Sie Voranmeldung ändern können.

Was bedeutet der Fehlercode 6233?

Ihre Exportdokument-Meldung wurde vom Zoll mit dem Fehlercode 6233 abgelehnt. Das bedeutet Folgendes: „Die Registrierung der Ankunftsmeldung ist mit dem aktuellen Status MRN nicht möglich“.

In diesem Fall ist es am besten, sich mit dem Zoll in Verbindung zu setzen, um den genauen Grund für die Ablehnung zu erfahren. Sie erreichen den Zoll telefonisch unter 0031 (0)88 6251566655.

Exportdokument-Meldung löschen
Falls erforderlich, kann die abgelehnte Exportdokument-Meldung vom Unternehmen, das diese Meldung registriert hat, aus Portbase gelöscht werden. Beim Dienst Notification Export Documentation muss die Dokumentnummer im Suchfilter eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass das „Ab-Datum“ ebenfalls an das Datum der Registrierung des Dokuments angepasst wird. Anschließend können Sie in der angezeigten Registrierung auf die unterstrichene Dokumentennummer klicken. Die Meldung öffnet sich dann und hier können Sie unten links „Sendung löschen“ auswählen.

Wir empfehlen Ihnen, sich dennoch mit der betreffenden Reederei in Verbindung zu setzen, um sie darüber zu informieren, dass das abgelehnte Dokument aus Portbase gelöscht wurde und dass ein neues Dokument registriert wurde oder wird.

Was bedeutet die Fehlermeldung: „Transport Equipment ,x‘ enthält Exportsendungen eines anderen Spediteurs. Sind Sie sicher, dass Sie Ihr…“?

Dies ist eine Warnung, wenn:

  1. die Verbindung der Transport-Equipment- und Buchungsnummer bereits früher in das Port Community System eingegeben wurde;
  2. die Dokumentnummer bereits durch eine andere Partei eingegeben wurde;
  3. das Transport Equipment mehrere Dokumente enthält.

Wenn das Transport Equipment tatsächlich mehrere Dokumente enthält, können Sie auf OK klicken und die Voranmeldung wird gespeichert.

Im Fall 1 und 2 erscheint folgende Fehlermeldung: „Die Exportsendung für Dokument ,x‘ besteht bereits.“ Das bedeutet, dass die Verbindung aus Dokumentnummer und Transport-Equipment-Nummer im PCS bereits vorhanden ist. Dies kann von Ihnen selbst oder von einer anderen Partei in der Kette eingegeben worden sein. Wenn die Voranmeldung von einem Spediteur oder Fuhrunternehmer gemacht wurde, können Sie dies in Track & Trace Export nachprüfen. Wenn das Dokument von einem Terminal vorangemeldet wurde, können Sie Kontakt zum Service Desk aufnehmen.

Was mache ich bei Ablehnung der Gestellung (Arrival at Exit) mit der Fehlermeldung 6229?

Die Fehlermeldung 6229 bedeutet „Ankunftsdatum darf nicht mehr als 7 Tage in der Vergangenheit liegen“. In diesem Fall ist das Transport Equipment am Datum x auf dem Terminal eingetroffen. Die Gestellung wurde jedoch mehr als 7 Tage später an die Zollbehörde geschickt. Das ist nicht erlaubt. Sie können über die Reederei oder den Fährbetreiber das Terminal bitten, eine neue Ankunftsmeldung zu schicken.

Funktionalitäten

Dokumenttyp: Was ist der Unterschied zwischen RT1/TT1 und RT2/TT2?

Über den Dienst Notification Export Documentation können Sie auch T1- und T2-Dokumente voranmelden. Für beide Dokumente gibt es einen Unterschied zwischen Zolltransporten, die in den Niederlanden enden und Transittransporten. Achten Sie bei der Voranmeldung Ihrer Exportsendung darauf, dass Sie den korrekten Dokumentencode verwenden. So können Sie sicher sein, dass Ihr T-Dokument an der korrekten Zollstelle abgemeldet wird. Wenn Sie den falschen Dokumentcode verwenden, laufen Sie Gefahr, dass die Zollbehörde Ihr T-Dokument zu früh abmeldet und Sie ein neues Dokument erstellen müssen. Oder anders herum: Dass Ihr T-Dokument nicht von der Zollbehörde abgemeldet wird, wodurch Ihr Dokument nicht abgefertigt ist.

T1 und T2 enden auf einem Terminal in den Niederlanden
Für T-Dokumente, deren Bestimmungsstelle Rotterdam (Fach 53) ist, werden die Codes RT1 und RT2 verwendet. Diese Dokumente werden bei der Ankunft auf dem Terminal in den Niederlanden von der Zollbehörde abgemeldet.

T1 und T2 EU-Transittransport
Die Ladung kann auch in ein anderes EU-Land weiterbefördert werden. Dies sind Transit-T-Dokumente, für die die Codes TT1 und TT2 verwendet werden. Bestimmungsstelle dieser Dokumente ist eine Zollbehörde in einem anderen EU-Land, einem EVA-Land oder im Vereinigten Königreich (Fach 53). T-Dokumente für Transit werden deshalb bei der Ankunft auf dem Terminal in Rotterdam von der Zollbehörde nicht abgemeldet. Dies findet erst im Bestimmungsland statt.

Kombinierte Ladung T1 und T2
Transportieren Sie innerhalb einer Sendung Güter sowohl unter T1 als auch T2? Diese müssen als T1-Güter registriert werden (Code RT1 oder TT1).

Wie stelle ich E-Mail-Benachrichtigungen ein?

Mit E-Mail-Benachrichtigungen können Sie über Ihre Sendungen auf dem Laufenden bleiben, ohne eingeloggt sein zu müssen.
Der Empfang von E-Mail-Benachrichtigungen ist nicht automatisch eingeschaltet. Sie können selbst auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten. Wählen Sie auf der Startseite des PCS unter „My profile“ den Menüpunkt „Benachrichtigungseinstellungen“.

Hier finden Sie alle verfügbaren Benachrichtigungen. In dem Bereich „Export shipment notifications“ finden Sie die folgenden Benachrichtigungen für Exportsendungen.

  • Export Shipment Status Message
  • Export shipment error message received from Customs
  • Control notification export shipment received
  • Release notification export shipment received
  • Diversion reject notification received from Customs

Wenn Sie nicht wissen, welche Benachrichtigungen für Sie wichtig sind, dann klicken Sie vorläufig alle Benachrichtigungen an. Sie können dies später noch ändern.

Warum ist mein Dokument beim Frachtführer nicht sichtbar?

Der Frachtführer wird durch das Terminal darüber informiert, dass das Dokument nicht bekannt ist. In diesem Fall kann der Frachtführer mit dem Spediteur überprüfen, ob das richtige Terminal verwendet wurde, das der Frachtführer als Terminal gewählt hat. Überprüfen Sie auch die anderen Daten wie Container- und Buchungsnummer. Wenn diese Daten übereinstimmen, können Sie sich an den Service Desk von Portbase wenden.

Mein Container ist auf dem Terminal, aber er hat kein „Gate in“. Wie ist das möglich?

Für andere Dokumenttypen als EX, CO oder EU (z.B. T1/ICT/REX) wird ein „Gate in“ nur dann abgegeben, wenn der Container geladen wird oder das Terminal bereits verlassen hat.
Achtung! Dies gilt nur für die ECT-Terminals.

Wie kann ich mein Exportdokument löschen oder ändern?

Das Ändern oder Löschen einer Exportdokument-Meldung kann nur durchgeführt werden;

  • durch das Unternehmen, das die Meldung in Portbase erstellt hat;
  • vorausgesetzt, dass der Container noch nicht am Terminal angenommen wurde (noch kein "Gate in"* hat);
  • vorausgesetzt, dass die Ankunftsmeldung an den Zoll abgelehnt wurde. Löschen Sie in diesem Fall zuerst das Dokument und reichen Sie dann das richtige Dokument ein.

*Hat die Meldung schon den Status „Gate in“? Dann kann nur das betreffende Terminal die Meldung ändern oder löschen. Dies ist nur möglich, wenn keine Ladebestätigung eingegangen ist und der Container noch nicht manifestiert wurde. Das Terminal macht dies nur auf Anfrage einer Reederei.

Das formelle Verfahren am Hutchison Ports ECT Delta Terminal und am Euromax Terminal besteht darin, dass die Reederei alle Änderungen an einer bereits abgemeldeten Exportsendung dem Zoll meldet. Mit Genehmigung des Zolls kann ECT/Euromax diese im Terminalsystem gegen eine Gebühr von 15 € pro Dokument hinzufügen oder entfernen.

Ändern / löschen
Um eine Meldung zu bearbeiten oder zu löschen, schlagen Sie die Meldung im Dienst Notification Import Documentation nach. Geben Sie die Dokumentnummer in den Suchfilter ein und passen Sie den Datumsbereich an den Tag an, an dem die Meldung erfolgt ist. Anschließend klicken Sie auf die Dokumentnummer oder die Containernummer in der Zeile, die erscheint. Die Meldung wird dann auf einer neuen Seite geöffnet; die gewünschten Änderungen können Sie dann durchführen und speichern. Sie können auch die Meldung unten links löschen.

Systemverknüpfung
Wenn Sie eine Systemverknüpfung nutzen können Sie eine „Replace“- oder „Deletion“-Nachricht einsenden. Ihr Softwarelieferant kann Ihnen hierzu weitere Informationen geben. Nicht alle Systeme sind dafür eingerichtet. In diesem Fall müssen Sie die Meldung manuell über die Portbase-Web-Bildschirme anpassen oder löschen.

wie kann ich ein anderes transport equipment als einen container eingeben?

Portbase hält sich dabei an die Regeln, wie sie bereits von den Fährbetreibern gehandhabt werden:

  • Bei begleitetem Transport: das Kennzeichen der Zugeinheit (ohne Bindestriche: NL-AB-99 angeben als NLAB99).
  • Bei Trailern (unbegleitet): die Trailernummer, wie auf dem Fahrzeug angebracht.
  • Bei sonstigen Fahrzeugen: die Fahrzeug-Identifizierungsnummer (VIN-Nummer).

Wenn Ihnen nicht klar ist, wie Sie in einem bestimmten Fall die Equipmentnummer eingeben müssen, nehmen Sie bitte Kontakt zum Fährbetreiber auf.

Wann kann ich einen anderen Transport-Equipment-Typ als einen Container angeben?

Bei Fährbetreibern und bei einigen Terminals mit Massengütern können Sie verschiedene Equipment-Typen voranmelden.

Unser System erkennt anhand der Buchungsnummer, dass Sie angeben, ob Sie andere Equipments als Container melden können.
Eine Buchungsnummer eines Fährbetreibers ist an den ersten 4 Stellen der Buchungsnummer zu erkennen:

  • Für CLdN ist das „CLVW"
  • für DFDS ist das „DFDS“
  • für Stena Line ist das „STNL“
  • für P&O Ferries ist das „PONF“

Achtung: Es kann sein, dass Sie von P&O Ferries eine Buchungsnummer bekommen haben, die mit EU beginnt, z.B. EU12345678 (Beispiel). In diesem Fall müssen Sie bei der Eingabe der Buchungsnummer die Buchstaben PONF vor die Buchungsnummer stellen, also PONFEU12345678 (Beispiel).

Nach Eingabe der Buchungsnummer mit einem dieser Fährbetreiber können Sie Equipmentnummern eingeben, die sich von einer Containernummer unterscheiden.

Prozess-Fortschritt

Kontrolle/Freigabe/Stoppschild – Informationen über den Prozess der Kontrolle und Freigabe

Sendungen für den Export (Zollregelung Ausfuhr) werden bei Ankunft auf dem Terminal vom Terminal bei der Zollbehörde gemeldet. Auf Basis einer Risikoanalyse kann die Zollbehörde entscheiden, die Sendung zu kontrollieren.

Wenn eine Kontrolle des Containers stattfinden soll, erscheint ein rotes Stoppschild bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“. Wenn die Zollbehörde eine Inspektion ankündigt, wird die Benachrichtigung meistens innerhalb von 5 Minuten nach der Gestellung verschickt (in Ausnahmefällen auch zu einem späteren Zeitpunkt). Bei einer Kontrolle wird die Exportsendung auf dem Terminal blockiert, bis die Zollbehörde die Kontrolle durchgeführt und einen Freigabebericht verschickt hat.

Die Reederei ist dafür verantwortlich, der Zollbehörde die Sendung zur Kontrolle anzubieten. Sie werden auch von uns über die Kontrollankündigung informiert.

Sobald die Sendung freigegeben ist, erscheint ein grünes Häkchen bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“.

Wenn die Kontrolle stattgefunden hat, aber kein grünes Häkchen erscheint, können Sie unter der Telefonnummer 0031 88 - 1566655 Kontakt zum National Helpdesk Douane aufnehmen. Dort kann man den Status abrufen und einen Freigabebericht an Portbase schicken.

Wenn keine Kontrolle einer Sendung stattfindet, wird bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“ immer ein grauer Punkt stehen.
Bei anderen Dokumenten wird keine Ankunftsmeldung an die Zollbehörde verschickt. Auch dann wird bei dem Feld „Nachricht über Kontrolle/Freigabe“ immer ein grauer Punkt stehen.

Tipp: Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn der Status von Dokumenten, die Sie vorangemeldet haben, sich ändert. Lesen Sie die FAQ über E-Mail-Benachrichtigungen.

Ich habe keine Ausgangsbestätigung (CoE) erhalten.

Die Confirmation of Exit wird von der Zollbehörde normalerweise verschickt, wenn:

  • eine Eingangsmeldung für das Dokument verschickt ist und
  • ein Exportmanifest von der Reederei verschickt ist und
  • die ATD des Schiffs verschickt und akzeptiert ist.

Sollten Sie aus irgendeinem Grund keine Confirmation of Exit erhalten haben, bekommen Sie nach 30 bzw. 125 Tagen eine Nachricht von der Zollbehörde, dass für das entsprechende Dokument noch keine Ausgangsbestätigung angefertigt wurde. Wenn Sie eine solche Nachricht bekommen, reicht ein Screenshot unseres Track & Trace ECS Moduls, um von der Zollbehörde nachträglich eine Ausgangsbestätigung zu erhalten. Mail: Douane.drh.Maasvlakte.Nabewerking@belastingdienst.nl

Wenn Sie schließlich nach 150 Tagen nicht reagiert haben, wird das Dokument geschlossen und die Ladung auf diesem Dokument ist für die Zollbehörde niemals exportiert worden. Ein nächster Schritt kann sein, dass die Informationen vom Finanzamt genutzt werden, um Sie bei einer USt-Kontrolle doch noch zu fragen, was mit der Ladung passiert ist. Wenn Sie keine zufriedenstellende Antwort geben können, besteht die Gefahr, dass Sie eine USt-Nachforderung bekommen.

Wie kontrolliere ich, ob ein Dokument beim Terminal vorangemeldet ist?

Öffnen Sie „Track & Trace Export“ und suchen Sie die Sendung mit einer der folgenden Möglichkeiten:
Suchen auf Basis von

  • Transport Equipment + Buchungsnummer
  • Dokumentnummer

Führt Ihre Suche zu keinem Ergebnis? Dann ist das Dokument noch nicht vorangemeldet. Melden Sie das Dokument an oder vereinbaren Sie in Ihrer Kette, wer die Dokumentanmeldung übernimmt.

Hat Ihre Suche ein Ergebnis? Dann kontrollieren Sie noch einmal die Buchungsnummer.

Steht dahinter ein grünes Häkchen? Gut, dann ist diese Voranmeldung auch beim Terminal bekannt.

Steht dahinter ein orangefarbenes Ausrufezeichen? Diese Buchungsnummer ist (noch) nicht beim Terminal bekannt und es hat die Voranmeldung noch nicht erhalten. Schauen Sie hier, was Sie dann tun können.

Warum bleibt der TG1 / RT1 auf „gesendet“ stehen?

Sie können beim Zoll nachfragen, ob das erwähnte Dokument eine Fehlfunktion oder einen Fehler enthält: +31 (0)88-1566655. Falls nicht, wenden Sie sich bitte an den Service Desk.

Warum bleibt der TAE auf „gesendet“ stehen?

Sie können beim Zoll nachfragen, ob eine Störung vorliegt: +31 (0)88-1566655. Falls nicht, wenden Sie sich bitte an den Service Desk.

Warum ist mein Dokument beim Frachtführer nicht sichtbar?

Der Frachtführer wird durch das Terminal darüber informiert, dass das Dokument nicht bekannt ist. In diesem Fall kann der Frachtführer mit dem Spediteur überprüfen, ob das richtige Terminal verwendet wurde, das der Frachtführer als Terminal gewählt hat. Überprüfen Sie auch die anderen Daten wie Container- und Buchungsnummer. Wenn diese Daten übereinstimmen, können Sie sich an den Service Desk von Portbase wenden.

Was mache ich bei Ablehnung der Gestellung (Arrival at Exit) mit „Diversion Rejection“?

Bei „Diversion Rejection“ wurde die Ankunftsmeldung von der Zollbehörde aufgrund des Herkunftslandes des Dokuments abgelehnt. Zum Beispiel, weil das Exportdokument bereits in einem anderen EU-Land abgemeldet wurde. Wir empfehlen Ihnen, mit der Zollbehörde des Herkunftslands des Dokuments Kontakt aufzunehmen und hier den Status zu erfragen.

Je nach Auskunft besteht die beste Lösung meistens darin, den Angebenden ein neues Exportdokument erstellen zu lassen. Dazu müssen Sie erst die abgelehnte Voranmeldung löschen, bevor Sie ein neues Dokument in Notification Export Documentation eingegeben können. Siehe auch Frage 1. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Reederei oder den Fährbetreiber zu informieren, dass das abgelehnte Dokument gelöscht wurde und ein neues Dokument registriert wurde oder wird.

Was mache ich, wenn die Meldung erscheint, dass die Buchungsnummer unbekannt ist?

Die Meldung, dass die Buchungsnummer beim entsprechenden Terminal nicht bekannt ist (ein orangefarbenes Ausrufezeichen) kann verschiedene Ursachen haben:

  1. Sie haben nicht die richtige Buchungsnummer angegeben;
  2. Die Reederei (oder der Fährbetreiber) hat die Buchungsnummer noch nicht dem Terminal mitgeteilt.

In beiden Fällen empfehlen wir Ihnen, Kontakt zur Reederei oder dem Fährbetreiber aufzunehmen. Hier können Sie nachfragen, ob Sie die richtige Buchungsnummer haben bzw. ob diese Nummer bereits dem Terminal mitgeteilt wurde.

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