Notification Export Documentation

Brexit service

Alle Exportzolldokument unkompliziert bei Deepsea-, Shortsea- und Fährterminals voranmelden. Notification Export Documentation ist ein wesentlicher Bestandteil der niederländischen Kettenlösung, um auch nach dem Brexit Ladung schnell aus und nach Großbritannien transportieren zu können.

Häufig gestellte Fragen

Prozess-Fortschritt

Warum bleibt der TG1 / RT1 auf „gesendet“ stehen?

Sie können beim Zoll nachfragen, ob das erwähnte Dokument eine Fehlfunktion oder einen Fehler enthält: +31 (0)88-1566655. Falls nicht, wenden Sie sich bitte an den Service Desk.

Warum bleibt der TAE auf „gesendet“ stehen?

Sie können beim Zoll nachfragen, ob eine Störung vorliegt: +31 (0)88-1566655. Falls nicht, wenden Sie sich bitte an den Service Desk.

Was mache ich bei Ablehnung der Gestellung (Arrival at Exit) mit „Diversion Rejection“?

Bei „Diversion Rejection“ wurde die Ankunftsmeldung von der Zollbehörde aufgrund des Herkunftslandes des Dokuments abgelehnt. Zum Beispiel, weil das Exportdokument bereits in einem anderen EU-Land abgemeldet wurde. Wir empfehlen Ihnen, mit der Zollbehörde des Herkunftslands des Dokuments Kontakt aufzunehmen und hier den Status zu erfragen.

Je nach Auskunft besteht die beste Lösung meistens darin, den Angebenden ein neues Exportdokument erstellen zu lassen. Dazu müssen Sie erst die abgelehnte Voranmeldung löschen, bevor Sie ein neues Dokument in Notification Export Documentation eingegeben können. Siehe auch Frage 1. Wir empfehlen Ihnen außerdem, die Reederei oder den Fährbetreiber zu informieren, dass das abgelehnte Dokument gelöscht wurde und ein neues Dokument registriert wurde oder wird.

Wie kann meine Exportmeldung von Dokument „x“ bereits vom Terminal erledigt sein?

Das kann passieren, wenn Sie Ihre Exportmeldung erst vornehmen, nachdem Ihr Transport Equipment auf dem Terminal eingetroffen ist. Wenn Sie Ihrem Fuhrunternehmer ein gedrucktes Dokument mitgegeben haben, gibt das Terminal die Daten manchmal selbst ein. Die Terminals sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Es besteht das Risiko, dass Ihr Transport Equipment stehen bleibt. Wir empfehlen Ihnen, Ihr Transport Equipment immer anzumelden, bevor es auf dem Terminal eintrifft. Dies vermeidet eine solche Fehlermeldung und Sie behalten immer selbst den Überblick.

Was mache ich, wenn die Meldung erscheint, dass die Buchungsnummer unbekannt ist?

Die Meldung, dass die Buchungsnummer beim entsprechenden Terminal nicht bekannt ist (ein orangefarbenes Ausrufezeichen) kann verschiedene Ursachen haben:

  1. Sie haben nicht die richtige Buchungsnummer angegeben;
  2. Die Reederei (oder der Fährbetreiber) hat die Buchungsnummer noch nicht dem Terminal mitgeteilt.

In beiden Fällen empfehlen wir Ihnen, Kontakt zur Reederei oder dem Fährbetreiber aufzunehmen. Hier können Sie nachfragen, ob Sie die richtige Buchungsnummer haben bzw. ob diese Nummer bereits dem Terminal mitgeteilt wurde.

Fehlermeldungen

Was bedeutet der Fehlercode 6233?

Ihre Exportdokument-Meldung wurde vom Zoll mit dem Fehlercode 6233 abgelehnt. Das bedeutet Folgendes: „Die Registrierung der Ankunftsmeldung ist mit dem aktuellen Status MRN nicht möglich“.

In diesem Fall ist es am besten, sich mit dem Zoll in Verbindung zu setzen, um den genauen Grund für die Ablehnung zu erfahren. Sie erreichen den Zoll telefonisch unter 0031 (0)88 6251566655.

Exportdokument-Meldung löschen
Falls erforderlich, kann die abgelehnte Exportdokument-Meldung vom Unternehmen, das diese Meldung registriert hat, aus Portbase gelöscht werden. Beim Dienst Notification Export Documentation muss die Dokumentnummer im Suchfilter eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass das „Ab-Datum“ ebenfalls an das Datum der Registrierung des Dokuments angepasst wird. Anschließend können Sie in der angezeigten Registrierung auf die unterstrichene Dokumentennummer klicken. Die Meldung öffnet sich dann und hier können Sie unten links „Sendung löschen“ auswählen.

Wir empfehlen Ihnen, sich dennoch mit der betreffenden Reederei in Verbindung zu setzen, um sie darüber zu informieren, dass das abgelehnte Dokument aus Portbase gelöscht wurde und dass ein neues Dokument registriert wurde oder wird.

Was bedeutet die Fehlermeldung: „Transport Equipment ,x‘ enthält Exportsendungen eines anderen Spediteurs. Sind Sie sicher, dass Sie Ihr…“?

Dies ist eine Warnung, wenn:

  1. die Verbindung der Transport-Equipment- und Buchungsnummer bereits früher in das Port Community System eingegeben wurde;
  2. die Dokumentnummer bereits durch eine andere Partei eingegeben wurde;
  3. das Transport Equipment mehrere Dokumente enthält.

Wenn das Transport Equipment tatsächlich mehrere Dokumente enthält, können Sie auf OK klicken und die Voranmeldung wird gespeichert.

Im Fall 1 und 2 erscheint folgende Fehlermeldung: „Die Exportsendung für Dokument ,x‘ besteht bereits.“ Das bedeutet, dass die Verbindung aus Dokumentnummer und Transport-Equipment-Nummer im PCS bereits vorhanden ist. Dies kann von Ihnen selbst oder von einer anderen Partei in der Kette eingegeben worden sein. Wenn die Voranmeldung von einem Spediteur oder Fuhrunternehmer gemacht wurde, können Sie dies in Track & Trace Export nachprüfen. Wenn das Dokument von einem Terminal vorangemeldet wurde, können Sie Kontakt zum Service Desk aufnehmen.

Was mache ich bei Ablehnung der Gestellung (Arrival at Exit) mit der Fehlermeldung 6229?

Die Fehlermeldung 6229 bedeutet „Ankunftsdatum darf nicht mehr als 7 Tage in der Vergangenheit liegen“. In diesem Fall ist das Transport Equipment am Datum x auf dem Terminal eingetroffen. Die Gestellung wurde jedoch mehr als 7 Tage später an die Zollbehörde geschickt. Das ist nicht erlaubt. Sie können über die Reederei oder den Fährbetreiber das Terminal bitten, eine neue Ankunftsmeldung zu schicken.

Funktionalitäten

Warum ist mein Dokument beim Frachtführer nicht sichtbar?

Der Frachtführer wird durch das Terminal darüber informiert, dass das Dokument nicht bekannt ist. In diesem Fall kann der Frachtführer mit dem Spediteur überprüfen, ob das richtige Terminal verwendet wurde, das der Frachtführer als Terminal gewählt hat. Überprüfen Sie auch die anderen Daten wie Container- und Buchungsnummer. Wenn diese Daten übereinstimmen, können Sie sich an den Service Desk von Portbase wenden.

Mein Container ist auf dem Terminal, aber er hat kein „Gate in“. Wie ist das möglich?

Für andere Dokumenttypen als EX, CO oder EU (z.B. T1/ICT/REX) wird ein „Gate in“ nur dann abgegeben, wenn der Container geladen wird oder das Terminal bereits verlassen hat.
Achtung! Dies gilt nur für die ECT-Terminals.

Wie gebe ich eine andere Art Transport Equipment ein, als einen Container?

Portbase handhabt die Regeln, wie sie bereits von den Fährbetreibern angewendet werden: Bei begleitetem Transport das KFZ-Kennzeichen der Zugmaschine (ohne Bindestriche; NL-AB-99 eingeben als NLAB99). Bei Aufliegern die Aufliegernummer, wie auf dem Auflieger angebracht. Bei anderen Fahrzeugen die Chassis-Nummer (VIN-Nummer). Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie in einem speziellen Fall die Equipmentnummer eingeben müssen, dann nehmen Sie bitte Kontakt zum Fährbetreiber auf.

Wann kann ich einen anderen Transport-Equipment-Typ angeben als einen Container?

Das können Sie, wenn Sie eine Meldung für eine Buchung bei einem Fährbetreiber machen. Eine Buchung eines Fährbetreibers ist an den ersten 4 Stellen der Buchungsnummer zu erkennen. Für CLdN steht CLVW, für DFDS steht DFDS, für P&O Ferries steht PONF und für Stena Line steht STNL. Achtung: Es kann sein, dass Sie von P&O Ferries eine Buchungsnummer bekommen haben, die mit EU beginnt, z.B. EU12345678 (Beispiel). In diesem Fall müssen Sie bei der Eingabe der Buchungsnummer die Buchstaben PONF vor die Buchungsnummer setzen, also PONFEU12345678 (Beispiel).

Änderungen vornehmen

Wie kann ich mein Exportdokument löschen oder ändern?

Das Ändern oder Löschen einer Exportdokument-Meldung kann nur durchgeführt werden;

  • durch das Unternehmen, das die Meldung in Portbase erstellt hat;
  • vorausgesetzt, dass der Container noch nicht am Terminal angenommen wurde (noch kein "Gate in"* hat);
  • vorausgesetzt, dass die Ankunftsmeldung an den Zoll abgelehnt wurde. Löschen Sie in diesem Fall zuerst das Dokument und reichen Sie dann das richtige Dokument ein.

*Hat die Meldung schon den Status „Gate in“? Dann kann nur das betreffende Terminal die Meldung ändern oder löschen. Dies ist nur möglich, wenn keine Ladebestätigung eingegangen ist und der Container noch nicht manifestiert wurde. Das Terminal macht dies nur auf Anfrage einer Reederei.

Das formelle Verfahren am Hutchison Ports ECT Delta Terminal und am Euromax Terminal besteht darin, dass die Reederei alle Änderungen an einer bereits abgemeldeten Exportsendung dem Zoll meldet. Mit Genehmigung des Zolls kann ECT/Euromax diese im Terminalsystem gegen eine Gebühr von 15 € pro Dokument hinzufügen oder entfernen.

Ändern / löschen
Um eine Meldung zu bearbeiten oder zu löschen, schlagen Sie die Meldung im Dienst Notification Import Documentation nach. Geben Sie die Dokumentnummer in den Suchfilter ein und passen Sie den Datumsbereich an den Tag an, an dem die Meldung erfolgt ist. Anschließend klicken Sie auf die Dokumentnummer oder die Containernummer in der Zeile, die erscheint. Die Meldung wird dann auf einer neuen Seite geöffnet; die gewünschten Änderungen können Sie dann durchführen und speichern. Sie können auch die Meldung unten links löschen.

Systemverknüpfung
Wenn Sie eine Systemverknüpfung nutzen können Sie eine „Replace“- oder „Deletion“-Nachricht einsenden. Ihr Softwarelieferant kann Ihnen hierzu weitere Informationen geben. Nicht alle Systeme sind dafür eingerichtet. In diesem Fall müssen Sie die Meldung manuell über die Portbase-Web-Bildschirme anpassen oder löschen.

Wie kann ich eine Voranmeldung ändern oder löschen?

Sie suchen die gewünschte Voranmeldung mithilfe des Suchfilters. Hier geben Sie die Dokumentnummer ein (häufig die MRN) und das Datum, an dem Voranmeldung gemacht wurde. In den Suchergebnissen klicken Sie dann auf die entsprechende Dokumentnummer oder Transport-Equipment-Nummer. Die Voranmeldung wird dann auf einer neuen Seite geöffnet. Hier können Sie jetzt die Änderungen durchführen und alles speichern. Links unten können Sie auf Wunsch die Voranmeldung löschen.

Achtung! Ein vorangemeldetes Exportdokument kann nur von dem Unternehmen geändert oder gelöscht werden, das die Voranmeldung erstellt hat. Das Transport Equipment darf außerdem noch nicht auf dem Terminal angekommen sein (noch nicht den Status „gate in“ haben).

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