Notification Import Documentation

Vanaf maandag 27 maart krijgt Melding Import Documentatie (MID) een nieuwe look en feel.

Voor velen zal het nieuwe uiterlijk bekend voorkomen; deze komt overeen met het uiterlijk van Cargo Controller. Zo wordt het nog makkelijker om te schakelen tussen de verschillende diensten van Portbase.

De functionaliteit van MID blijft ontveranderd.

Nieuw overzichtsscherm

Nieuw detailscherm

As of today you can withdraw incorrect document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) via Notification Import Documentation.

Read in the Quick Start Guide of Notification Import Documentation how the new functionality works.

For other terminals document can only be withdrawn by contacting the terminal directly. please find the contact details in this FAQ.

In addition: Document pre-notifications to ECT (Delta/ Euromax) contain an additional status 'Processing'. This status is displayed when the terminal has received the pre-notification correctly, but has not yet been able to process it in the TOS-system. After processing, the successive status will be 'Accepted' or 'Rejected'. Usually the status processing will change to 'accepted' once the container is discharged.

Wenn es sich bei Ihrer Sendung um einen Sammelguttransport handelt, muss für jede Sendung ein Dokument vorangemeldet werden.

Ob es sich um einen Sammelguttransport handelt, können Sie im Dienst Importstatus überprüfen.

Sie haben es mit Sammelgut zu tun, wenn Sie bei der Suche nach Ihrer Sendung im Dienst Importstatus mehrere Suchergebnisse erhalten, bei denen sich jeweils die letzten 3 Ziffern der Sendungsnummer unterscheiden. Siehe als Beispiel:

Hier können Sie den Status der einzelnen Sendungen einsehen. Achten Sie darauf, dass für jede Sendung ein Importdokument vorangemeldet wird.

Wenn Sie Fragen zu einer Sendung haben, wenden Sie sich bitte an den Fährbetreiber.

Der Dokumententyp „customs release“ ist nur für bestimmte Warenströme vorgesehen, die eine zusätzliche explizite Zollerlaubnis zum Verlassen des Terminals benötigen. Die Sendung bleibt so lange gesperrt, bis der Zoll diese Genehmigung erteilt hat.

Wir haben festgestellt, dass „customs release“ regelmäßig zur Voranmeldung von Transitdokumenten aus Großbritannien oder Irland verwendet wird. Dies ist nicht korrekt und führt dazu, dass Ihre Sendung blockiert wird und auf dem Terminal verbleibt.
Bei Versandpapieren, die in Irland oder Großbritannien ausgestellt wurden, wird die Reederei in Ihrem Namen eine NID-Meldung (Einfuhrerklärung) einreichen. Siehe auch diese Erläuterung dazu.

Wie können Sie eine fehlerhafte Meldung mit „customs release“ korrigieren?
Wenn Sie versehentlich den Dokumenttyp „customs release“ vorangemeldet haben, wenden Sie sich bitte an das Terminal, um diese Dokumentanmeldung zu korrigieren.

Die Sendungsnummer setzt sich wie folgt zusammen: SCAC-Code Reederei, die Buchungsnummer und die Seriennummer der Sendungsnummer.

Die Sendungsnummern von Fährbetreibern haben das folgende Format:

Im Prinzip hat das Verpackungsmittel den Unions-Status verloren und es muss eine Zollerklärung gemacht werden, um den Waren erneut den Unions-Status zu geben.
Wie es funktioniert:

• Im Fall von Deepsea/Shortsea: Sie müssen eine Einfuhrerklärung oder Transiterklärung machen. Die Dokumentnummer dieser Erklärung muss anschließend über Notification Import Documentation beim Terminal vorangemeldet werden.
• Für den Fährverkehr wurde eine spezielle Vereinbarung getroffen:

1.  Der Fährbetreiber darf in Ihrem Namen eine Erklärung abgeben.
2. Der Fährbetreiber übernimmt auch die Dokumentvoranmeldung für Sie.
3. Sie brauchen keine Erklärung bei der Zollbehörde einreichen und müssen auch kein Dokument voranmelden.

Bitte beachten! Geben Sie in Ihrer Buchung bei der Fährgesellschaft deutlich an, dass Sie Leergut transportieren. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Zollvorschriften einhalten (nur auf Holländisch).

Nein. Die Ausfuhranmeldung wird nur genutzt, um anzugeben, dass Waren das Vereinigte Königreich verlassen.

Bei der Einreise in die Niederlande muss bei der niederländischen Zollbehörde eine neue Erklärung gemacht werden (z.B. eine Einfuhranmeldung oder eine Transit-Anmeldung). Die Dokumentnummer dieser Erklärung muss anschließend über Notification Import Documentation beim Terminal vorangemeldet werden.

Situationsbeschreibung: Sie haben ein Transitdokument aus dem Vereinigten Königreich (oder aus Irland) erstellt, das die Waren bis zum Zielort in der Europäischen Union begleitet (sog. Transitdokument; T1/T2). Wie es funktioniert:

1. Nein: Sie müssen den NID-Dienst nicht über durchlaufende Dokumente informieren.
2. Aber: Sie müssen bei der Buchung bei Ihrer Reederei bzw. Ihrem Fährbetreiber angeben, dass Sie Waren mit einem Transit-Dokument verschiffen möchten. Dazu geben Sie bei Ihrer Buchung die MRN-Nummer Ihrer Ihres Transitdokuments an.
3. Die Reederei meldet bei Ankunft in den Niederlanden Ihr Dokument bei der Zollbehörde und übernimmt in Ihrem Namen die Voranmeldung des Dokumentes beim Terminal.

Bitte beachten! Ein Transitdokument aus Großbritannien ist an den ersten 5 Zeichen zu erkennen: "21GB00" Eine Nummer, die mit "21GB01X" beginnt, ist kein Transitdokument, sondern ein Exportdokument aus Großbritannien.

Nein. Wenn Sie einen leeren Container oder einen leeren Trailer von einem Terminal abholen, müssen Sie dafür kein Dokument erstellen. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei der Buchung bei Ihrer Schiffahrtsagentur / Fährgesellschaft angeben, dass Sie leere Geräte transportieren möchten.

Die Schiffahrtsagentur, oder der Fährbetreiber teilt dem Terminal und dem Zoll über sein Manifest mit, dass das Gerät leer ist und das Terminal ohne Dokumentvoranmeldung transportieren möchten.

Nein. Wenn Sie einen leeren Container oder einen leeren Trailer von einem Terminal abholen, müssen Sie dafür kein Dokument erstellen. Vergewissern Sie sich, dass Sie bei der Buchung bei Ihrer Schiffahrtsagentur / Fährgesellschaft angeben, dass Sie leere Geräte transportieren möchten.

Die Schiffahrtsagentur, oder der Fährbetreiber teilt dem Terminal und dem Zoll über sein Manifest mit, dass das Gerät leer ist und das Terminal ohne Dokumentvoranmeldung transportieren möchten.

In der Zeitleiste der Meldung sehen Sie den Ablauf, wobei der aktuelle Status oben in der Zeitleiste steht.

• Status „New": Ihre Meldung wurde erstellt
• Status „Sent“: Ihre Meldung wurde an das Terminal geschickt
• Status „Accepted“*: Ihre Meldung wurde vom Terminal akzeptiert
• Status „Rejected“*: Ihre Meldung wurde vom Terminal abgelehnt Ein Terminal kann eine Meldung ablehnen, wenn sie dort nicht verarbeitet werden kann, z.B. weil die Dokumentnummer nicht zum gewählten Dokumenttyp passt. Kontrollieren Sie in diesem Fall Ihre Meldung. Nehmen Sie eventuell Kontakt zu unserem Service Desk auf.

Nicht alle Terminals machen eine Akzeptanzmitteilung. In dieser Übersicht sehen Sie, welche Terminals eine Akzeptanzmitteilung (auch als „NID Rückmeldung“ bezeichnet) verschicken.

Einige Terminals schicken eine Akzeptanzmitteilung für die abgeschickte Meldung, andere nicht. Sie bekommen also nur bei den Terminals, die eine Akzeptanzmitteilung verschicken, diese auf dem Bildschirm zu sehen. Eine Übersicht, welche Terminals eine Rückmeldung schicken und welche nicht, finden Sie hier.

In dieser Übersicht sehen Sie für jedes Terminal, ob es eine Akzeptanzmitteilung (auch als Rückmeldung bezeichnet) unterstützt. Sie finden diese Informationen in der Zeile „NID Rückmeldung möglich?“ ja/nein

Notification Import Documentation kann sowohl für Deepsea- als auch für Shortsea- und Fährterminals genutzt werden.

Deepsea- und Shortsea-Terminals möchten Ihre Importdokumente im Allgemeinen gerne pro Container erhalten. In diesen Fall tragen Sie im Feld Equipmentnummer die individuelle Containernummer ein.

Bei Fährterminals ist es jedoch notwendig, pro Sendungsnummer ein Importdokument einzureichen.

Die Sendungsnummer setzt sich wie folgt zusammen: SCAC-Code Reederei, die Buchungsnummer und die Sendungsnummer.

Die Sendungsnummern von Fährbetreibern haben das folgende Format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

In dieser Übersicht sehen Sie, welche Ladungsströme die Terminals unterstützen.

• Kontrollieren Sie den Status Ihrer Meldung: Wenn der Status „abgelehnt“ (durch PCS oder Terminal) oder fehlgeschlagen lautet, dann wurde die Meldung nicht akzeptiert. Beseitigen Sie den Fehler und versenden Sie die Meldung erneut.
• Kontrollieren Sie, ob die Dokumentnummer, der Dokumenttyp und die Container-/Sendungsnummer korrekt eingegeben wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, geben Sie die richtigen Informationen erneut ein und schicken Sie die Mitteilung noch einmal ab.
• Kontrollieren Sie, ob Sie das richtige Terminal eingegeben haben. Manchmal passiert es, dass Ladung im letzten Moment auf ein anderes Terminal ausweicht. Dies wird in Ihrer Notification Import Documentation nicht automatisch geändert.
• Kontrollieren Sie in „Cargo Information 2.0“, in „Cargo Tracker“ oder in „Import Status“, ob Ihre Sendung oder Ihr Container gelöscht wurden. Bei einigen Terminals wird das Importdokument erst im Terminalsystem verarbeitet, nachdem die Ladung entladen wurde.
• Wenn alle Informationen korrekt sind, kann es eine (kurze) Störung beim Terminal oder dem PCS gegeben haben. Schicken Sie Ihre Meldung noch einmal ab.

Sie sind nicht autorisiert, diesen Dokumenttyp bei dem betreffenden Terminal zu nutzen. Kontrollieren Sie Ihren Terminalvertrag und ändern Sie ihn in Absprache mit unserer Abteilung Sales.

Nutzen Sie Notification Local Clearance oder Transit Declaration? Beide Dienste unterstützen zurzeit für Spediteure nur Containerladungen auf Deepsea-Terminals. Dies wird in Kürze geändert. Bis dahin können Sie Notification Import Documentation 2.0 nutzen.

Wenn Ihre Güter auf einem anderen Terminal als erwartet gelöscht werden, dann müssen Sie eine neue Dokumentvoranmeldung für dieses neue Terminal machen.
Sie müssen das Terminal, bei dem die inkorrekte Meldung gemacht wurde, informieren. Wenn die Änderung des Terminals innerhalb der ECT-Terminals (Hutchinson Ports ECT Delta/Euromax) stattfindet, dann müssen Sie nichts unternehmen. Die Meldung wird im ECT-System erst an ein Terminal gekoppelt, nachdem der Container gelöscht wurde.

Wenn Sie (noch) nicht wissen, über welche Modalität die Güter beim Terminal abgeholt werden, empfehlen wir Ihnen „not applicable“/“nicht zutreffend“ einzugeben.

• Kontrollieren Sie den Status Ihrer Meldung: Lautet der Status „abgelehnt“ (durch PCS oder Terminal) oder fehlgeschlagen, dann wurde die Meldung nicht akzeptiert. Schließen Sie die Fehlermeldung und verschicken Sie die Meldung erneut.
• Kontrollieren Sie, ob Dokumentnummer, Dokumenttyp und Container-/Sendungsnummer korrekt eingegeben wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, geben Sie die richtigen Informationen erneut ein und schicken Sie Meldung noch einmal ab.
• Kontrollieren Sie, ob Sie das richtige Terminal eingegeben haben. Manchmal kommt es vor, dass Ladung in letzter Minute zu einem anderen Terminal ausweicht, dies wird nicht automatisch in Ihrer Notification Import Documentation geändert.
• Kontrollieren Sie in „Cargo Information 2.0“ oder in „Import Status“, ob Ihre Sendung oder Ihr Container abgeladen wurden. Bei manchen Terminals taucht das Importdokument erst im Terminalsystem auf, nachdem die Ladung in das RTO (= abgeladen auf Kai) aufgenommen wurde.
• Wenn alle diese Informationen korrekt sind, kann es eine (kurze) Störung beim Terminal oder dem PCS gegeben haben. Schicken Sie Ihre Meldung noch einmal ab.

Eine Übersicht der unterstützten Informationsflüsse finden Sie hier.

In dieser Übersicht sehen Sie bei jedem Terminal, ob es NID-Meldungen mit Containernummer, Sendungsnummer oder beidem unterstützen. Sie finden diese Informationen in der Zeile „ Art Ladungsstrom voranmelden?“

Bevor Sie eine NID-Meldung an ein Terminal schicken können, müssen Sie für dieses Terminal einen Terminalvertrag unterzeichnen. Mit diesem Terminalvertrag akzeptieren Sie, die Verantwortung für die vollständige und korrekte Voranmeldung Ihrer Dokumentangaben an das Terminal zu übernehmen.

Nehmen Sie Kontakt zu sales@portbase.com auf, um für das gewünschte Terminal den richtigen Terminalvertrag zu unterzeichnen. Anschließend werden die entsprechenden Terminals und Dokumententypen für Sie im Dienst Notification Import Documentation aktiviert. Nach der Aktivierung können Sie das Terminal in dem Dienst auswählen.

Sobald Sie eine Nummer eines Zolldokuments eingeben, kontrollieren wir automatisch, ob ihr Aufbau den Vorgaben der verschiedenen Zollsysteme entspricht.
So verringern wir die Gefahr von Fehlern und vermeiden Probleme beim Abholen eines Containers auf einem Terminal.

Ein einfaches Beispiel: Eine MRN-Nummer hat immer 18 Zeichen. Wenn Sie eine MRN-Nummer mit 17 Zeichen eintippen, bekommen Sie eine Fehlermeldung. So gibt es für jede Art von Zolldokument bestimmte Kriterien, die vom Port Community System automatisch für Sie geprüft werden.

Siehe auch: #welchen-dokumenttyp-muss-ich-in-welcher-Situation verwenden

Wenn Sie die „Dokument- und Containernummer“ nicht finden können, wenden Sie sich bitte an den Service Desk. Wir können herausfinden, ob dies möglicherweise von einer anderen Partei registriert wurde. Wenn wir diese Informationen nicht finden können, ist diese Nummer höchstwahrscheinlich nicht registriert.

• Kontrollieren Sie den Status Ihrer Meldung: Lautet der Status „abgelehnt“ (durch PCS oder Terminal) oder fehlgeschlagen, dann wurde die Meldung nicht akzeptiert. Schließen Sie die Fehlermeldung und verschicken Sie die Meldung erneut.
• Kontrollieren Sie, ob Dokumentnummer, Dokumenttyp und Container-/Sendungsnummer korrekt eingegeben wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, geben Sie die richtigen Informationen erneut ein und schicken Sie Meldung noch einmal ab.
• Kontrollieren Sie, ob Sie das richtige Terminal eingegeben haben. Manchmal kommt es vor, dass Ladung in letzter Minute zu einem anderen Terminal ausweicht, dies wird nicht automatisch in Ihrer Notification Import Documentation geändert.
• Kontrollieren Sie in „Cargo Information 2.0“ oder in „Import Status“, ob Ihre Sendung oder Ihr Container abgeladen wurden. Bei manchen Terminals taucht das Importdokument erst im Terminalsystem auf, nachdem die Ladung in das RTO (= abgeladen auf Kai) aufgenommen wurde.
• Wenn alle diese Informationen korrekt sind, kann es eine (kurze) Störung beim Terminal oder dem PCS gegeben haben. Schicken Sie Ihre Meldung noch einmal ab.

Wenn die Meldung noch nicht an das Terminal geschickt wurde, können Sie auf die Zeile klicken und eventuelle Änderungen durchführen. Sie können die Meldung auch löschen, indem Sie unten auf „löschen“ klicken.

Wenn die Meldung bereits an das Terminal gesendet wurde, kann sie nicht über Portbase gelöscht werden. Sie können die Meldung jedoch mit den korrekten Daten in Portbase erneut einreichen.
Sie sollten das Terminal über die Fehlermeldung informieren, um Probleme zu vermeiden. Tun Sie dies auch, wenn Sie den falschen Dokumenttyp verwendet haben.

Hutchison Ports ECT Delta und Euromax
Wenn die Terminaländerung innerhalb der ECT-Terminals (Hutchison Ports ECT Delta Terminal/Euromax Terminal) stattfindet, müssen Sie nichts unternehmen. Die Meldung wird im ECT-System erst nach dem Löschen des Containers mit einem Terminal verknüpft.

Sie können die von Ihnen angebotene Importdokumentation (E-Service MRN-Dokument) selbst über die ECT-Website löschen. Dies kann über „Order Overviews“ und „Document Order Overview“ über das rote Kreuz hinter der Zeile erfolgen. Bleibt der Status der Stornierung auf „Received“, bedeutet dies, dass bereits eine Voranmeldung zum Entfernen des Containers eingegangen ist. Wenn dies der Fall ist, wird eine automatische E-Mail an den Teamkoordinator Datenverwaltung/GAD geschickt; er/sie prüft, ob das Dokument gelöscht werden kann und führt dies durch, wenn alle Angaben stimmen. Sie erhalten keine Benachrichtigung über diesen Vorgang. Welche Dokumente dem Container beigefügt sind, können Sie mit Hilfe von Tracking & Tracing in der Rubrik My Services auf der ECT-Website überprüfen.

Falls Sie noch keine Zugangsdaten für die ECT-Website haben, können Sie diese bei qo@ect.nl anfordern, oder rufen Sie den ECT Gate & Administration Desk an: +31 181-278088.

Andere Terminals
Wenn es sich um ein anderes Terminal handelt, können Sie sich über die unten angegebenen E-Mail-Adressen an das betreffende Terminal wenden:

Hutchison Ports Delta II: rot.data-edi@hutchisonportsdelta2.com

APM Maasvlakte II: mvii.datacenter@apmterminals.com

Barge Center Waalhaven: Pvdpluijm@waalhaven-group.nl

Broekman Distriport: CSD.distriport@broekmanlogistics.com / csd.containers@broekmanlogistics.com

CCT Moerdijk: operations@cctmoerdijk.com /0168-334289

CLDN (C.RO) Ports Rotterdam: freight.uk@cldn.com / +352 264466288

CLDN (C.RO) Ports Vlissingen: freight.uk@cldn.com / +352 264466288

DFDS Seaways Rotterdam (Vlaardingen): ferry.vlaardingen@dfds.com / +31(0)10-2084991

Kloosterboer Vlissingen: KBV.Logistics@kloosterboer.nl / 0118-486359

KVSA (DFDS) IJmuiden: felison@kvsa.nl / 06- 26 434 993

Matrans Rotterdam Terminal: administration.terminal@matrans.nl

P&O Ferries Rotterdam (Europoort): customs.clearance.europoort@poferries.com / +31 (0)181-255310

Rotterdam World Gateway (RWG): dcg@rwg.nl

Rotterdam Shortsea Terminals: customs@rstbv.nl / 010 - 294 2422

Stena Line Hoek van Holland: security.holland@stenaline.nl / + 31 (0)174-389444

Stena Line Rotterdam (Europoort): security.europoort@stenaline.nl / +31 (0)181-242180

TMA Amsterdam: amsterdam_ct@tmalogistics.nl / 020 – 705 2444

Verbrugge Zeeland: avis@verbrugge.nl of 0118 – 42 63 90

Verbrugge Scaldia: avis@verbrugge.nl of 0118 – 42 63 90

Waalhaven Botlek Terminal: balie_wbt@waalhaven-group.nl

Zoomweg Zeeland Coldstore: import@zzcoldstore.nl / 0113-322361

Wir empfehlen, zur Sicherheit Kontakt zum Terminal aufzunehmen. Obwohl die Modalität jetzt noch nicht genutzt wird, kann es sein, dass Ihr Fuhrunternehmer Probleme bekommt, wenn sich herausstellt, dass Sie die falsche Modalität angegeben haben.

Einige Terminals schicken eine Akzeptanzmitteilung für die abgeschickte Meldung, andere nicht. Sie bekommen also nur bei den Terminals, die eine Akzeptanzmitteilung verschicken, diese auf dem Bildschirm zu sehen. Eine Übersicht, welche Terminals eine Rückmeldung schicken und welche nicht, finden Sie hier.

In dieser Übersicht sehen Sie für jedes Terminal, ob es eine Akzeptanzmitteilung (auch als Rückmeldung bezeichnet) unterstützt. Sie finden diese Informationen in der Zeile „NID Rückmeldung möglich?“ ja/nein

Siehe die „Anleitung Notification Import Documentation Rotterdamer Häfen (NID)“ von der Zollbehörde.

Ein Terminal darf eingetroffene/gelöschte Güter erst vom Terminal lassen, wenn eine Zollregelung bekannt ist. Über die Meldung in Notification Import Documentation machen Sie die Zollregelung für die Güter beim Terminal bekannt.