Back-up procedure – Melding Export Documentatie voor Expediteurs en Exporteurs

Het Douanesysteem is niet beschikbaar

Het douanesysteem AGS/DMS of DVA is niet beschikbaar, hierdoor ontbreekt voor de voormelding in de service Melding Export Documentatie (MED) mogelijk het benodigde douanedocumentnummer.

Een storing in het douanesysteem wordt gemeld via een servicebericht op: https://nh.douane.nl/#abonneren

Hoe te handelen tijdens de storing?
De Douane kan bij een storing de noodprocedure in werking stellen. De douane-noodprocedures van toepassing is afhankelijk van het land waar de aangifte gedaan wordt .

Noodprocedure Nederland
Noodprocedure Duitsland
Noodprocedure België

Stel de documentatie op behorende bij de noodprocedure. Als de noodprocedure geldt, kunt u de volgende werkwijze hanteren.

Noodprocedure Uitvoer AGS/DMS:

• Als documenttype in de MED-melding gebruik: REX
• Voor het documentnummer gebruik je het MRN-nummer als beschikbaar, een LRN nummer kan ook gebruikt worden. Als beiden niet beschikbaar zijn, kan het EORI-nummer van de aangever gebruikt worden. Bij meerdere aangiften voegt u hieraan een letter toe, bijvoorbeeld A, B, AA, AB, etc.

Noodprocedure Transit lading(DVA):

• Als documenttype in de MED-melding gebruik: RTR
• Voor het documentnummer gebruik je het MRN-nummer als beschikbaar. Als dit niet beschikbaar is, kan het EORI-nummer van de aangever gebruikt worden. Bij meerdere aangiften voegt u hieraan een letter toe, bijvoorbeeld A, B, AA, AB, etc.

De documentatie behorende bij de noodprocedure dient opgestuurd te worden aan het Centraal Werkpunt Douane (CWP) op het moment dat de lading aanwezig is op de terminal, zie contactinformatie CWP. Het CWP stelt de lading vrij zodat deze kan vertrekken vanaf de terminal. Mocht het land waar de noodprocedure actief is speciale wensen hebben voor het documentnummer, wat ook op het export manifest komt, dan kan dit met het CWP afgestemd worden.

Hoe te handelen na de storing?
Het Nederlandse douanesysteem is volledig geautomatiseerd. Voor een goed verloop van het douaneproces is het daarom noodzakelijk dat u na beëindiging van de storing alsnog een elektronische aangifte doet. Dit geldt zowel voor uitvoer- als voor transitzendingen. Van de Douane krijgt u dan een nieuw documentnummer.

Bij een storing in een douanesysteem buiten Nederland dient u bij de Douane daar de werkwijze na te gaan na een storing

Let op: Als u tijdens de noodprocedure de voormelding hebt gedaan met documenttype REX / RTR en de zending staat al op de terminal, dan stuurt u de terminal géén nieuwe melding meer met het achteraf alsnog verkregen documentnummer uit de elektronische aangifte.

Voor vragen over de verwerking van uw exportdocumenten kunt u contact opnemen met onze afdeling Customer Service.

Het terminalsysteem is niet beschikbaar

Het terminalsysteem is niet beschikbaar, hierdoor kan de terminal de voormelding uit de service Melding Export Documentatie (MED) niet ontvangen waardoor lading niet toegelaten wordt tot de terminal.

Hoe te handelen tijdens de storing?
Documentregistratie kan afgehandeld worden via de terminalbalie. Hier staat welke terminals een terminalbalie hebben. Voor terminals die dit alternatief niet bieden, geldt dat u dient te wachten tot de storing verholpen is.

Volg daarnaast de gebruikelijke procedure voor de vooraanmelding richting de terminal via Melding Export Documentatie.

Hoe te handelen na de storing?

Portbase zal aankomstmelding (export lading) en afmelding (transit lading) na de storing doorzetten aan de Douane mits de terminal de ontvangst van de lading kenbaar heeft gemaakt bij Portbase. We adviseren de aankomst bij de terminal in de Portbase service Track en Trace te verifiëren.

Voor vragen over de verwerking van uw exportdocumenten kunt u contact opnemen met onze afdeling Customer Service.