Met de Quick Start Guide leggen we u in een aantal korte stappen uit hoe u de service Melding Container Achterland Rail gebruikt.
Voor wie is deze service
Via deze service kunt u containers (en toekomstig treinbezoeken) via één ingang voormelden bij zeeterminals en depots. U heeft hier 24/7 realtime inzicht in uw treinrotaties en terminalbezoeken.
De service Melding Container Achterland Rail kent de volgende doelgroepen:
Naar de service navigeren
U kunt Melding Container Achterland als volgt opstarten:
Heeft u nog geen toegang tot deze service? Uw collega die voor uw organisatie als Portbase hoofdgebruiker is aangemerkt, kan u de benodigde autorisatie hiervoor geven.
Het dashboard ‘Rotations’
Op het dashboard ‘Rotations’ heeft u 24/7 realtime inzicht in uw treinrotaties en terminalbezoeken. Overzichtelijk gebundeld met bovenaan de ingeplande rotaties waar u aan werkt. Daaronder uw rotaties in operatie, uw afgehandelde en tot slot uw gecancelde rotaties.
Het dashboard ‘Handlings’
Bent u verantwoordelijk voor het ladinggedeelte? Klik dan op het dashboard ‘Handlings’. Ook hier hebben we uw werkstroom overzichtelijk ingericht. Met bovenaan de, nog aan een trein te koppelen, containers. Daarna de voorgemelde, reeds gekoppelde containers, de containers in operatie en de reeds afgehandelde containers.
Belangrijk verschil met dashboard ‘Rotations’ is dat hier ook de “Detached Handlings” inzichtelijk zijn. Detached Handlings zijn STATUSAANVRAGEN voor containers die nog niet aan een treinvisit gelinkt zijn, maar waar u wel de containerstatus alvast van wilt weten (link to existing visit = No).
STATUSAANVRAGEN kunt u promoveren naar een VOORMELDING en koppelen aan een treinvisit.
Iedere verandering die door een terminal op een visit wordt gedaan, ziet u direct op het overzichtsscherm aan de hand van een blauwe bol.
Open het terminalbezoek en bekijk de verandering in de gemarkeerde velden. Om de verandering te accepteren of aan te merken als gelezen; klik op “Acknowledge Update”. De blauwe bol verdwijnt.
Klik hier om te lezen wat de betekenis is van de blauwe bol in het rotatie-overzicht.
Er zijn meerdere manieren om uw containers in te voeren via de MCA webschermen:
Via het dashboard ‘Handlings’
Heeft u Call-ID? U kunt dan zowel een statusaanvraag als een voormelding doen:
Via het dashboard ‘Rotations’
Via Excel Upload
Hieronder leest u welke stappen u dient te doorlopen om
Stap 1: download de Excel template
De eerste stap voor het delen van de geplande ingaande en geplande uitgaande treinsamenstelling met de terminal is het downloaden van de hiervoor bedoelde Excel template. Ga hiervoor naar het tabblad ‘Rotations’, open de rotatie en de visit en klik op het tabblad ‘Train Composition’. Klik vervolgens op ‘Download Excel template’ om de Excel template te downloaden.
Stap 2: vul de benodigde gegevens in
Sla de Excel template op en vul de verplichte velden in. Raadpleeg het ‘Guide’ tabblad in de Excel template voor toelichting over de gevraagde gegevens op de ingaande/uitgaande treinsamenstelling. Welke velden u per container in dient te vullen, is afhankelijk van of de container geladen of gelost is/gaat worden bij een terminal die wel/niet is aangesloten op MCA Rail.
Let erop dat u zowel de ingaande als uitgaande treinsamenstelling invult! Hiervoor hoeft u de wagon position, wagon number en wagon slot maar één keer in te vullen. Om de uitgaande trein te zien, dient u naar rechts te scrollen in de Excel template.
Container wordt/is geladen/gelost bij een terminal die wel is aangesloten op MCA Rail
Indien er een container op de geplande ingaande/uitgaande treinsamenstelling staat die wordt/is geladen/gelost bij een terminal die wel is aangesloten op MCA Rail, kan een deel van de verplichte gegevens opgehaald worden aan de hand van het Handling Id. Dit is een uniek nummer om een voormelding mee te identificeren. Het is daarbij van belang dat alle voormeldingen voor de gehele reis al zijn gedaan. U dient het Handling Id in te vullen in kolom D van de Excel template voor de geplande ingaande treinsamenstelling en in kolom P voor de geplande uitgaande treinsamenstelling. Op deze manier worden bepaalde containergegevens automatisch overgenomen uit de voormelding als de Excel template via de MCA Rail webschermen wordt gedeeld met de terminal. Het Handling Id van een container is te vinden door op de rotatie en de visit te navigeren naar het ‘Handlings’ tabblad en hier binnen de handling het ‘History’ tabblad te openen.
Let erop dat u naast het Handling Id ook de volgende gegevens dient in te vullen: wagon position, wagon number, wagon slot, loading terminal, en discharge terminal. In de Excel template staat in het grijs gearceerde stuk een voorbeeld van een container waar een deel van de benodigde gegevens op wordt gehaald aan de hand van het Handling Id. De grijs gearceerde velden dienen als voorbeeld en kunnen niet worden overschreven.
LET OP: haalt u de container gegevens op aan de hand van het Handling Id? Dan dient u in de voormelding van de desbetreffende handling de ‘Cargo weight (kg)’ en ‘Tare weight (kg)’ velden verplicht in te vullen. Dit zijn namelijk verplichte gegevens op de treinsamenstelling. Vervoert u in de container gevaarlijke goederen, dan bent u ook verplicht het UN number, de Hazard class en het GEVI in te vullen in de voormelding. Klik hiervoor in de voormelding op ‘+ Add Good’. Er verschijnen dan drie velden waar u deze gegevens door kunt geven.
LET OP: het is mogelijk container remarks mee te sturen in de voormelding, deze worden dan overgenomen op de treinsamenstelling. Tot op heden worden deze container remarks op de treinsamenstelling alleen verwerkt door ECT. Wilt u op de treinsamenstelling een container remark door geven aan een andere terminal, raden wij aan apart contact op te nemen met deze terminal.
Container wordt/is geladen/gelost bij een terminal die niet is aangesloten op MCA Rail
Indien er een container op de geplande ingaande/uitgaande treinsamenstelling staat die wordt/is geladen/gelost bij een terminal die niet is aangesloten op MCA Rail, dient u alle benodigde gegevens zelf in te vullen. LET OP: UN number, Hazard class, en GEVI dienen alleen ingevuld te worden als er in de container een gevaarlijk goed wordt vervoerd.
In de Excel template staan in het grijs gearceerde stuk een aantal voorbeelden van containers waar de benodigde gegevens volledig handmatig in zijn gevuld. De grijs gearceerde velden dienen als voorbeeld en kunnen niet worden overschreven.
LET OP: het is mogelijk container remarks in te vullen in de Excel template. Tot op heden worden deze alleen verwerkt door ECT. Wilt u een container remark door geven aan een andere terminal, raden wij aan apart contact op te nemen met deze terminal.
Stap 3: upload de ingevulde Excel template in de MCA Rail webschermen
Als u klaar bent met het invullen van de Excel template, sla deze dan op en upload deze in de MCA Rail webschermen. De upload knop verschijnt alleen als de deadline voor de cut-off tijd nog niet is verstreken. Als u met uw muis over de uploadknop hovert, wordt zichtbaar tot wanneer u de treinsamenstelling kunt uploaden. Standaard is het insturen mogelijk tot twee uur voor aankomst proforma slotafspraak met de terminal. Indien de slotafspraak wijzigt, kan de terminal de cut-off tijd per bezoek aanpassen. Neem hiervoor contact op met de terminal.
Na het uploaden van de Excel template verschijnt de treinsamenstelling in het webscherm. Om de treinsamenstelling bij te werken, dient de Excel template opnieuw geüpload te worden met de aangepaste gegevens. Het is niet mogelijk de treinsamenstelling in het webscherm bij te werken.
Na het afronden van de operatie bij de terminal, verschijnt de knop ‘Download train composition (after operations)’.Klik op deze knop om een Excel file te downloaden die de geplande uitgaande treinsamenstelling inclusief eventuele afwijkingen in de remarks toont.
In de ‘Operational Remarks (Slot)’ en ‘Operational Remarks (Wagon)’ kolommen wordt middels ‘Planned load/discharge did not occur [(container nummer])’ of ‘Unplanned load/discharge occured [(container nummer])’ aangegeven of er afwijkingen ten opzichte van de planning hebben plaatsgevonden op slot/wagon niveau.
Momenteel ondersteunt alleen RWG het meegeven van de slotpositie in de los-/laadbevestiging. Voor de terminals waar geen slotpositie door wordt teruggekoppeld, worden de ‘unplanned loads/discharges’ vermeld in de ‘Operational Remarks (Wagon)’ kolom, waarbij deze op de wagon standaard worden vermeld op slotpositie 1.
Het is mogelijk om één of meerdere rail operators aan uw rotatie toe te voegen als meerijdende rail operator(s). Deze rail operator kan als meerijdende rail operator zelfstandig voormeldingen indienen bij de terminals op de bezoeken van uw rotatie. De meerijdende rail operator zal vervolgens zelf worden belast voor de ingediende voormeldingen.
Er zijn twee manieren om een meerijdende rail operator aan een rotatie toe te voegen.
Optie 1: Meerijdende rail operator toevoegen aan een specifieke rotatie
1. Selecteer de rotatie waarop u een meerijdende rail operator wilt toevoegen.
2. Ga naar het tabblad ‘Cargo declarants’.
3. Klik op de knop ‘Add declarant’ om een meerijdende rail operator toe te voegen.
Let op: de meerijdende rail operator moet aangesloten zijn op MCA Rail.
4. Sla de meerijdende rail operator op door op ‘Save declarants’ te klikken.
Optie 2: Meerijdende rail operator vast toevoegen aan een herhaaldelijke rotatie
1. Selecteer het ‘Configuration’ tabblad en open vervolgens de opgeslagen templates door op ‘Rail rotation templates’ te klikken.
2. Selecteer het template waarop u de meerijdende rail operator wilt toevoegen.
3. Ga naar het tabblad ‘Cargo declarants’.
4. Klik op de knop ‘Add declarant’ om een meerijdende rail operator toe te voegen.
Let op: de meerijdende rail operator moet aangesloten zijn op MCA Rail.
5. Sla de wijzigingen op door op ‘Save template’ te klikken onderaan de pagina. Elke keer als u een nieuwe rotatie aanmaakt aan de hand van dit template, wordt de meerijdende rail operator automatisch toegevoegd.
Na het toevoegen van de meerijdende rail operator wordt de rotatie ook getoond op het ‘Rotations’ tabblad in de webschermen van de meerijdende rail operator en/of in het TMS van de meerijdende rail operator via de API-koppeling. Op deze rotatie kan de meerijdende rail operator nu zelfstandig handlings toevoegen. De meerijdende rail operator heeft alleen inzicht in de eigen handlings en in de containerstatussen van de eigen handlings. Dit betekent dat de meerijdende rail operator alleen de eigen handlings kan bewerken.
Let op: om als hoofdoperator de meerijdende rail operator weer te verwijderen, dient de meerijdende rail operator eerst alle aangemaakte handlings te verwijderen.
Via het dashboard ‘Handlings’ en ‘Rotations’ kunt u de container, ontkoppelen, koppelen en omhangen naar een andere Call id.
Koppelen en omhangen
Ontkoppelen
Met de functie Shipments heeft u inzicht in welke containers aan u zijn toegewezen door nominatie voor de voormelding en het afhalen. Ook kunt u een andere vervoerder nomineren voor de voormelding en het ophalen van de container. Dit is een nieuwe werkwijze om op een veilige manier data met elkaar te delen, ook wel de Vertrouwensketen genoemd.
Ga vanuit de service MCA Road naar de tab Shipments. Hier ziet u een overzicht van alle containers waarvoor u via de Vertrouwensketen bent genomineerd en waarvoor eventueel verdere actie noodzakelijk is.
Onder de tab Arrivals vindt u de containers per zeeboot weergegeven.
Onder de tab Shipments staan de containers gegroepeerd per opdrachtgever of ladingregisseur.
Met het filter, boven de containers, vindt u snel uw container(s).
Let op! Zorg dat het datumbereik op de ETA van de zeeboot staat.
Op containerniveau kunt u een aantal acties uitvoeren.
Selecteer eén of meerdere containers en onderaan het scherm ziet u een drietal knoppen met acties:
U heeft nu de voormelding en het transport van de container uitbesteed aan een andere vervoerder. De gekozen vervoerder is nu te zien bij de containergegevens. De container blijft zichtbaar voor u en u kunt de containerstatus, geplande en actual pick-up tijden blijven volgen. Alleen uw eigen statusaanvraag of voormelding wordt geannuleerd bij de overdracht.
Wilt u uw nominatie intrekken van één of meerdere containers?
Klik na het selecteren van een container op Cancel Foward. Deze container verdwijnt uit uw overzicht.
Vervolgens nomineert u een andere vervoerder.
Via de knop Download download u een Excelbestand met data van de geselecteerde containers voor uw eigen TMS.
Rotatieniveau
Op rotatieniveau worden het aantal te lossen en/of te laden containers getoond. Als er containers zijn die aandacht nodig hebben verschijnt er een rood driehoek met uitroepteken en het aantal containers.
Visitniveau
Door op de reis (visit) te klikken, worden de terminalbezoeken binnen de rotatie getoond.
Ook op visitniveau worden het aantal te lossen en/of te laden containers getoond, waarbij een rode driehoek met uitroepteken getoond wordt (en het aantal containers) die aandacht nodig hebben.
Door de visit te openen worden standaard de containers bovenaan de lijst getoond die aandacht behoeven.
Containerniveau/handlingniveau
Per container worden onderstaande statussen (groen= in orde, rood = actie benodigd) weergegeven. Ook zichtbaar via het dashboard ‘Handlings’.
Container brengen:
Container halen:
Onder Rotation (Reis), Visit (Treinbezoek) en Handlings (Container) zijn alle acties en timestamps in te zien. Een naslagwerk van alle uitgevoerde acties en updates. Klik daarvoor bijvoorbeeld via Rotation, Visit of Handling op de tab ‘History’ om alle updates te zien. Hiermee heeft u altijd inzicht in alle wijzigen die hebben plaatsgevonden. Ga met uw muis over een update en klik op het pop-up icoon om uw rotatie op dat punt in de tijd te bekijken.
Klik op ‘Report issue’ om direct onze Customer Service te informeren over uw probleem met het werken in MCA Rail.