Cargo Release Manager biedt een overzicht waarmee u de actuele status van uw lading volgt. In deze Quick Start Guide (QSG) nemen wij u mee in de werking van de service ten behoeven van de Vertrouwensketen.
Alle Lading
Volg de actuele status van het ophalen van uw lading op de terminal. Dit kunnen bulkladingen, containerladingen of trailerladingen zijn.
De status van uw lading houdt o.a. in: B/L’s, schip, terminal, en statussen. Het ladingscherm bevat één algemeen overzicht: Alle Lading.
Het ladingoverzicht biedt u verschillende filter- en zoekmogelijkheden waarmee u eenvoudig de B/L’s vindt die voor u relevant zijn. Door middel van selectieboxen kunt u meerdere B/L’s selecteren om snel vervolgacties uit te voeren, zoals een vervoerder nomineren.
Rollen
Binnen de Vertrouwensketen kennen we diverse rollen en rechten. In deze QSG kunnen we hier naar verwijzen:
Services
Portbase ondersteunt de Vertrouwensketen binnen onze bestaande services. In deze QSG focussen we ons op de middelste twee rollen: Release-to Party en Expediteurs.
Organisaties die zich herkennen in de rollen van Release-to Party e/o Expediteurs hebben een keuze moeten maken tussen Cargo Release Manager of Cargo Controller. U heeft deze keuze waarschijnlijk al gemaakt doordat u deze QSG volgt.
LET OP: Registreer eerst je referentienummer van de rederij om releases te kunnen ontvangen
Ben je direct klant (de release-to-party) van de rederij of cargadoor? Om releases van de rederij te ontvangen, moet je eerst de service Cargo Release Manager aanvragen en toegang verkrijgen. Vervolgens dient je de klantcode in te voeren die aan je is verstrekt. Vanaf dat moment zal de rederij of cargadoor jouw importcontainers op de nieuwe, veilige manier via de Vertrouwensketen verwerken en kan je deze ontvangen en doorgeven binnen de service. Zie stap 4: Identificatie en Verificatie
In de volgende stap gaan we dieper in op de supply chains en varianten die u kunt ervaren.
U kunt pas starten met de Vertrouwensketen als u al uw ketenpartners heeft geinformeerd, zonder de laatste schakel kunt u niet zomaar starten met het veilig releasen van containers.
Verschillende rollen
Vanuit uw perspectief kunt u als organisatie verschillende rollen vervullen binnen verschillende ketens, soms afhankelijk van de goederensoort of verplichtingen die iedere keten met zich meebrengt. Hieronder een schematische weergave waarbij u als Release-to Party of als Expediteur in een andere rol acteert.
Zichtbaarheid: Iedere rol kan alleen zijn opdrachtgever zien en aan wie de opdracht is doorgegeven. Op die manier blijft de keten transparant.
Verschillende ketens
Het is zelfs mogelijk dat u in verschillende ketens actief bent, met meer of minder ketenpartners. Hieronder de soorten ketens die Portbase op dit moment kan ondersteunen.
De rederij bepaald het start moment waarop u actief wordt in de Vertrouwensketen, maar dan is het wel aan de Release-to Party om alle ketens en alle ketenpartijen hierop voor te bereiden. Dit is uw gezamelijke verantwoordelijkheid.
Let op! De rol van Inland Operator is oneindig door te geven.
In de volgende stap gaan we verder met het activeren van de Vertrouwensketen.
In de vorige stappen hebben we u meegenomen in de voorbereidingen naar het daadwerlijk gebruiken van de Verrtouwensketen binnen Cargo Release Manager.
U moet de volgende stap doorlopen als uw organisatie de ontvanger is van de commerciële vrijstelling via de rederij. Als u geen ontvanger bent van de commerciële vrijstelling kunt u doorgaan naar de volgende stap.
Let op! U kunt deze stappen alleen doorlopen als u de hoofdgebruiker of gebruikersbeheerder bent van uw (IAM) organisatie.
Identificatie via klantcode
Verificatie
De rederij ontvangt direct een e-mail notificatie met daarin het verzoek voor verificatie van uw organisatie i.c.m. de ingevoerde klantcode. De naam van uw organisatie in PCS en die de rederij heeft bij deze klantcode moeten een match zijn. De rederij verifieert of deze registratie akkoord is.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Release Manager worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij.
Klantcodes beheren
Per rederij kunt u meerdere klantcodes hebben, deze kunt u per stuk registreren. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de ‘Verwijder’-knop.
In Cargo Release Manager bent u in staat uw lading te monitoren op basis van 2 hoofd indicatoren voor de 2 fases van het Vertrouwensketen proces dat uw lading doorgaat voordat u deze kunt ophalen bij de terminal.
Voor een gedetailleerde status van uw lading, klikt u op de container status ‘bollen’.
U ziet hier of een vervoerder is genomineerd en of deze een succesvolle voormelding heeft ingediend, waardoor uw lading opgehaald kan worden.
Hieronder vindt u uitleg van de Container status:
Kleuren en iconen
De hoofd indicatoren geven een algemene status weer per fase. U kunt de kleur en iconen als volgt lezen:
: Status is bevestigd, alle indicatoren staan op groen.
: De indicator is geel, mogelijk is uw aandacht nodig.
: De indicator is rood, uw aandacht is nodig.
: Proces bezig. De indicator staat nog niet op groen, maar er zijn ook geen waarschuwingen. Wachten op update.
: Status nog niet bekend. Er is nog geen update beschikbaar, wachten op update.De laatste status is hierbij het meest interessant, deze status geeft aan dat u in controle bent over uw lading, maar dat er een status ontbreekt en deze nog grijs is.
Met deze indicatoren bent u in controle over de status van uw lading. Aangevuld met de filter opties in Cargo Release Manager kunt nu sturen op de uitzonderingen.
U wilt snel overzicht kunnen creeëren over welke lading wel of niet actief is gemaakt binnen de Vertrouwensketen. Een aantal opties hebben we hiervoor beschikbaar gesteld.
Filters
De volgende filteropties zullen helpen u snel duidelijk te scheppen in welke status uw lading zicht bevindt:
E-mail notificaties
Per commerciële vrijstelling of machtiging kunt u een e-mail notificatie instellen. Hier leest u meer hoe u deze kunt instellen.
Met deze middelen verwachten we dat u instaat bent om te monitoren op uitzonderingen en in controle blijft over uw lading.
Tijdlijn
U kunt in de tijdlijn van de B/L alle events inzien, hierin kunt u ook op gebruikersniveau inzien wie deze actie heeft uitgevoerd.
Na het instellen en monitoren van de status van uw lading, moet uw organisatie ook vertrouwensketen acties uitvoeren.
Overzicht
Als ontvanger van de release heeft u de rol ‘Release-to Party’ (en ontvangt u daarmee ook de rechten van Ladingregisseur). U kunt ook door derden gemachtigd worden als Ladingregisseur. U kunt u rol per container herkennen in het overzicht.
Klik vanuit het overzicht op ‘Vertrouwensketen acties’ en u krijgt het volgende te zien:
U ziet aan de linkerzijde altijd 3 regels, van boven naar beneden:
Aan de rechterzijde worden de acties getoond die zijn afgestemd op de rol die uw organisatie op dat moment heeft. Per container, per supply chain kan die rol verschillen en daarmee ook de beschikbare opties:
Reactief versus pro actief
U kunt pas een vervoerder nomineren als de commerciële vrijstelling is verstuurd, door de rederij of door een ketenpartner. Dit is waar Cargo Controller met Cargo Release Manager verschilt, daar kunt u eerder al een B/L tracken en de keten klaarzetten voordat de commerciële release aan uw organisatie is verstuurd.
Nomineren Vervoerder
Na de keuze van nomineren volgt het onderstaande scherm. Typ hier de naam van uw vervoerder in. Vul hier de organisatienaam van uw partner in, deze wordt automatisch aangevuld. We tonen daarbij ook het EAN-nummer en de vestigingsplaats van de vervoerder.
Aanwijzen Expediteur
Na de keuze van aanwijzen van de volgende ladingregisseur volgt het onderstaande scherm. Vul hier de organisatienaam van uw partner in, deze wordt automatisch aangevuld. We tonen daarbij ook het KvK-nummer en de vestigingsplaats van deze partij.
Uw ketenpartner niet gevonden?
Als uw ketenpartner niet bij PCS actief is, dan zal deze niet getoond worden in deze schermen. Het is daarom van belang dat u vooraf controleert of uw ketenpartners klaar zijn voor de Vertrouwensketen.
Vertrouwensketen acties terugdraaien
Iedere actie die uw organisatie heeft uitgezet in de keten kan ongedaan worden gemaakt door uw organisatie. Iedere ketenpartner heeft de mogelijkheid om een keten te doorbreken. Dit is mogelijk zolang de container nog niet is opgehaald bij de terminal. Lees daar hier meer over.
U heeft nu geleerd wat de Vertrouwensketen inhoud en hoe u deze kunt toepassen binnen de service Cargo Release Manager. Graag nemen we u aan het einde nog even mee hoe deze theorie in de praktijk kan ervaren.
Timing van zetten
U heeft geleerd dat alle acties opvolgend zijn aan elkaar, maar de volgorde waarin zetten gemaakt worden zijn als volgt mogelijk:
Nog vragen?
Bekijk dan al onze FAQ’s op deze pagina, of als u specifieke Vertrouwensketen vragen heeft bekijk dan onze losse Support pagina over de Vertrouwensketen hier. U kunt ook altijd contact opnemen met onze Customer Service.
Schermtaal
Cargo Release Manager is beschikbaar in Nederlands en Engels. Iedere gebruiker kan zelf zijn voorkeur hiervoor aangeven.
1. Open de gebruikersvoorkeuren via de ronde knop met uw voorletter, rechts bovenin het hoofdscherm.
2. Onder ‘Taal’ kiest u voor NL (Nederlands) of EN (Engels).
