1. Abo-Kosten
€10,-
pro Monat
Was sind Commercial Window, Cargo Opening und Cargo Closing und wie kann ich die Gültigkeit der Freistellung, des Cargo Opening und des Cargo Closing für einen speziellen Container erkennen?
Commercial Window: Zeitraum, in dem ein Container vom Terminal/Depot abgeholt werden darf.
Wenn in der Statusabfrage oder Voranmeldung der erwartete Abholtermin (ETA) des Transportmittels angegeben wird, wird das Terminal/Depot das genaue Datum und die Uhrzeit zurückmelden. Für abzuholende Container ist dieser Zeitraum dann als Commercial Window zu sehen. Liegt die ETA außerhalb der Gültigkeit der Freistellung, wird in der Voranmeldung der Punkt für Commercial Release rot.
Für anzuliefernde Container ist dieser Zeitraum dann als Cargo Opening/Closing zu sehen. Liegt die ETA vor Cargo Opening oder nach Cargo Closing, wird in der Voranmeldung der Punkt für Cargo Opening rot.
Sehen Sie hier, welches Terminal diese Funktion unterstützt.
Wenn Sie im Zusammenhang mit Ihrer beabsichtigten Transportplanung auf Probleme mit Commercial Window, Cargo Opening/Closing stoßen, wenden Sie sich an Ihren Transportauftraggeber.
Terminal: Kann ich eine Buchungsnummer auch über die Webscreens abonnieren?
Es ist auch möglich, eine Buchungsnummer über den Webscreen zu abonnieren:
Ab sofort werden Änderungen der Exportsendung(en) mit dieser Buchungsnummer über die EDI-Nachricht „Informationen zur Exportsendung“ an das Terminalsystem gesendet.
Was bedeutet die „blaue Kugel“ in der Rotationsübersicht?
Das bedeutet, dass das Terminal bei einem Besuch etwas verändert hat. Zum Beispiel, dass der Besuch angenommen wurde.
Die blaue Kugel für einen Besuch verschwindet (für alle), wenn jemand auf die Schaltfläche „Update bestätigen“ klickt.
Für die Rotation und Besuche beim Anzeigen einer Rotation:
Was bedeutet die „blaue Kugel“ in der Rotationsübersicht?
Das bedeutet, dass das Terminal bei einem Besuch etwas verändert hat. Zum Beispiel, dass der Besuch angenommen wurde.
Die blaue Kugel für einen Besuch verschwindet (für alle), wenn jemand auf die Schaltfläche „Update bestätigen“ klickt.
Für die Rotation und Besuche beim Anzeigen einer Rotation:
Wenn alle geänderten Besuche bestätigt sind, verschwindet auch automatisch die blaue Kugel für die Rotation.
Was sind Fahrplan-Slots?
Dabei handelt es sich um Slots im Bahnfahrplan, bei denen im Voraus festgelegt wird, zu welchen Wochenzeiten ein bestimmter Bahnbetreiber welches Terminal anfährt. Diese werden vom Terminal in MCA eingegeben und vom Bahnbetreiber verwendet, wenn er einen Besuch bei MCA anfordert
Wie kann ich Vorabbenachrichtigungen aktualisieren?
Für den Dienst Hinterland Container Notification bezahlen Sie als Transporteur ab dem 1. Juli 2022:
€10,-
pro Monat
€0,35
pro Voranmeldung eines vollen Containers
Statusabfragen, Updates, leere Container
Jede Voranmeldung bekommt nämlich bei HCN einen individuellen Code, an dem Portbase die Transaktion erkennt. Diese Voranmeldung mit dem individuellen Code können Sie immer wieder und unbegrenzt ändern, stornieren und erneut einreichen. Solange Sie die ursprüngliche Voranmeldung benutzen, bezahlen Sie nur eine einzige Transaktion von € 0,35*.
Beispiel: Sie stornieren die erste ursprüngliche Voranmeldung (individueller Code A) und starten anschließend eine komplett neue zweite Voranmeldung (individueller Code B) für den gleichen Container? Dann gibt es zwei individuelle Codes und zwei Transaktionen von € 0,35. Verwenden Sie also möglichst häufig die ursprüngliche Voranmeldung, um unnötige Kosten zu vermeiden!
*Ausnahmen
Portbase arbeitet an einer Lösung, um Updates von Voranmeldungen zu ermöglichen. So können unnötige Transaktionen vermieden werden. Wir informieren Sie, sobald diese Lösung zur Verfügung steht.
Welches Terminal unterstützt welche HCN-Funktionen?
Im Folgenden finden Sie die unterstützten Funktionen für jede Modalität.
Ist es möglich, nur meine Loading oder meine Discharge container zu sehen?
Durch Anklicken von 'Loading' oder 'Discharge' oder der 'Visit voyage ID' (auf der rechten Seite des Bildschirms, siehe Screenshot) haben Sie die Möglichkeit, nur Abfertigungen für das Beladen oder Entladen anzuzeigen. Der Filter ist aktiviert, wenn das Wort 'Loading' oder 'Discharge' orange markiert ist. Dieser Filter bleibt aktiviert, wenn Sie durch Besuche und auch über Sitzungen hinweg navigieren. Wenn Sie also keinen Container sehen, vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigen Filter ausgewählt haben.
Was bedeuten die Wörter Detached, Expected, In Operation, Completed?
Das Dashboard bietet in Echtzeit Einblick in Ihre Handlings in 4 Kategorien:
Hinweis: Nicht alle Terminals schicken Gate-In/Out-Informationen an HCN Road. In diesem Fall können Sie für die Gate-In/Out-Informationen die Website des Terminals besuchen.
Sind die Dokumente meiner Exportsendung dem Terminal richtig vorangemeldet worden?
Gehen Sie im Hauptbildschirm zum Dienst 'Notification Export Documentation'.
Wenn Ihre Voranmeldung erfolgreich ist, wird der Punkt neben der "Buchungsnummer" grün. Sie sind dann bereit, Ihre Sendung zum Terminal zu bringen.
Sollten Sie trotz grünem Punkt nicht eingelassen werden, wenden Sie sich bitte an den Fährbetreiber oder die Terminal.
Überprüfen Sie immer, ob Sie die Nummer des Zolldokuments korrekt eingegeben haben. Diese Nummer wird bei der Ankunft am Terminal vom Zoll überprüft.
Was bedeuten die Statusmeldungen in Notification Export Documentation?
Auf der Startseite von Notification Export Documentation können Sie verschiedene Statusmeldungen verfolgen.
Drei Statusmeldungen auf der linken Seite:
Ist der Status grau? Dann hat dies noch nicht stattgefunden. Vermuten Sie, dass dieser Status grün sein müsste? Dann nehmen Sie Kontakt zur Reederei oder dem Fährbetreiber auf.
Status hinter der Buchungsnummer:
Wie kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig voranmelden?
Wenn Sie viele Dokumente zugleich voranmelden möchten, können Sie die Upload-Funktion nutzen. Sie können eine Excel-Datei hochladen, um auf einmal mehrere Voranmeldungen einzureichen. Der Upload funktioniert nur, wenn Sie unsere Excel-Vorlage verwenden. Laden Sie auf der PCS-Startseite unter „My downloads“ die Datei „Entry of export documents“ herunter.
Welchen Dokumenttyp muss ich für meine Exportdokumentation verwenden?
Für die Verwendung der korrekten Dokumenttypen im Dienst Notification Export Documentation gibt es eine praktische Anleitung. Dort können Sie alles über die Voranmeldung von Ausfuhrdokumenten, ATA-Carnets und TIR-Carnets lesen.
Meine Fracht geht von den Niederlanden nach Irland, muss ich mich voranmelden?
Ja, es muss immer eine Voranmeldung erfolgen.
Die Art des Dokuments hängt von der Route und dem gewählten Zollverfahren ab:
Weitere Erklärungen finden Sie im Handbuch für die Anleitung Nutzung Dokumenttypen Export.
Wie sieht die Buchungsnummer für Fährbetreiber aus (export)?
Wenn Sie die Voranmeldung für den Fährbetreiber in Notification Export Documentation vornehmen, sorgen die ersten 4 Stellen (SCAC-Code) der Buchungsnummer dafür, dass die Meldung an den richtigen Fährbetreiber geschickt wird. Wenn die ersten 4 Stellen nicht korrekt eingetragen werden, ist Ihre Voranmeldung nicht erfolgreich. Es erscheint ein orangefarbener Punkt hinter der Buchungsnummer, mit dem Text „Buchungsnummer (noch) nicht beim Terminal bekannt“. Das bedeutet, dass Sie nicht auf das Gelände des Fährbetreibers gelassen werden.
Für die Buchungsnummern der Fährbetreiber lauten die ersten 4 Positionen wie folgt:
| Unternehmen | SCAC | Beispiel | Weitere Erklärung |
| CLdN | CLVW | CLVW0012345678 | “CLVW” und “00” und Buchungsnummer (8 Stellen) |
| DFDS | DFDS | DFDS12345678 | "DFDS" und Buchungsnummer (8 Stellen) |
| P&O Ferries | PONF | PONFEU12345678 | “PONF” und “EU” und Buchungsnummer (8 Stellen) |
| Stena Line | STNL | STNL0012345678 | “STNL” und “00” und Buchungsnummer (8 Stellen) |
Wenn Ihre Voranmeldung erfolgreich war, der Punkt neben der "Buchungsnummer" wird grün. Sie können dann Ihre Sendung dem Fährbetreiber anbieten. Sollten Sie trotz eines grünen Punktes nicht zugelassen werden, dann nehmen Sie Kontakt zum Fährbetreiber auf.
Terminal: Kann ich die Ankunft eines Transport Equipment auch von Hand anmelden?
Ja, das ist möglich:
Suchen Sie die Exportsendung des Transport Equipment mithilfe der Option „Alle Exportsendungen“ auf der Seite „Übersicht Exportsendungen“. Dazu benötigen Sie die Transport-Equipment-Nummer + Buchungsnummer oder die Dokumentnummer.
Öffnen Sie die entsprechende Exportsendung und klicken Sie auf „Ankunft von Transport Equipment(s) registrieren“.
Daraufhin wird automatisch die Gestellung an die Zollbehörde verschickt.
Dokumenttyp: Was ist der Unterschied zwischen RT1/TT1 und RT2/TT2?
Über den Dienst Notification Export Documentation können Sie auch T1- und T2-Dokumente voranmelden. Für beide Dokumente gibt es einen Unterschied zwischen Zolltransporten, die in den Niederlanden enden und Transittransporten. Achten Sie bei der Voranmeldung Ihrer Exportsendung darauf, dass Sie den korrekten Dokumentencode verwenden. So können Sie sicher sein, dass Ihr T-Dokument an der korrekten Zollstelle abgemeldet wird. Wenn Sie den falschen Dokumentcode verwenden, laufen Sie Gefahr, dass die Zollbehörde Ihr T-Dokument zu früh abmeldet und Sie ein neues Dokument erstellen müssen. Oder anders herum: Dass Ihr T-Dokument nicht von der Zollbehörde abgemeldet wird, wodurch Ihr Dokument nicht abgefertigt ist.
T1 und T2 enden auf einem Terminal in den Niederlanden
Für T-Dokumente, deren Bestimmungsstelle Rotterdam (Fach 53) ist, werden die Codes RT1 und RT2 verwendet. Diese Dokumente werden bei der Ankunft auf dem Terminal in den Niederlanden von der Zollbehörde abgemeldet.
T1 und T2 EU-Transittransport
Die Ladung kann auch in ein anderes EU-Land weiterbefördert werden. Dies sind Transit-T-Dokumente, für die die Codes TT1 und TT2 verwendet werden. Bestimmungsstelle dieser Dokumente ist eine Zollbehörde in einem anderen EU-Land, einem EVA-Land oder im Vereinigten Königreich (Fach 53). T-Dokumente für Transit werden deshalb bei der Ankunft auf dem Terminal in Rotterdam von der Zollbehörde nicht abgemeldet. Dies findet erst im Bestimmungsland statt.
Kombinierte Ladung T1 und T2
Transportieren Sie innerhalb einer Sendung Güter sowohl unter T1 als auch T2? Diese müssen als T1-Güter registriert werden (Code RT1 oder TT1).
Wie stelle ich E-Mail-Benachrichtigungen ein?
Mit E-Mail-Benachrichtigungen können Sie bei Ihren Sendungen auf dem neuesten Stand bleiben ohne eingeloggt sein zu müssen. Sie können selbst auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.
Gehen Sie auf der Hauptseite des PCS unter 'My Profile' auf 'Benachrichtigungen Konfigurieren'. Im Abschnitt 'ECS Notification (für Spediteur)' finden Sie die verfügbaren Benachrichtigungen für Exportsendungen.
Bei der Ankunft auf dem Terminal kann die Zollbehörde mitteilen, dass das Dokument bzw. die MRN nicht akzeptiert wird. Die Sendung ist blockiert und darf nicht verladen werden. Portbase empfiehlt, die folgenden Benachrichtigungen einzustellen, sodass Sie eine Mail erhalten und Kontakt zur Zollbehörde aufnehmen können:
Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse neben der Benachrichtigung ein, die Sie erhalten möchten und klicken Sie unten auf der Seite auf „Speichern“.
Welche Siegelnummer/seal number muss bei einem FLAT eingetragen werden?
Hier können Sie FLAT oder TANK eingeben.
Für welche (Inland)Terminals und Depots brauche ich einen TAR-Code?
Die anderen Terminals (Broekman Distriport, Hutchison Ports ECT Euromax, Hutchison Ports ECT Delta, Rotterdam Short Sea Terminal) verwenden keine TAR-Codes.
Diese Informationen können Sie auch unter dem Punkt „Wichtige Links“ in der Functionality Matrix finden.
Wer hat mein Manifest gesendet und/oder wann wurde es gesendet?
Sie können überprüfen, wann das Manifest gesendet wurde, indem Sie nach einem der Container in Track & Trace suchen. Wer das Manifest gesendet hat, kann nur an den Verwalter Ihrer Organisation oder an eine Person, die das Benutzermanagement durchführt, weitergeleitet werden. Diese Person kann sich dann mit dem Service Desk in Verbindung setzen.
Gibt es im Falle einer Störung eine Back-up-Prozedur? Wo kann ich die finden?
Im Falle einer Störung im Port Community System tritt automatisch ein Mechanismus in Kraft, mit dem alle Anfragen und Änderungen gespeichert werden. Sobald die Störung behoben ist, wird deren Umsetzung nachgeholt.
Im Falle einer Störung bei der datenliefernden Partei (wie z.B. einem Terminal), verarbeiten wir die Daten sobald wir sie wieder erhalten.
Ansonsten gibt es für Cargo Tracker keine weitere Back-up-Prozedur. Wenn Sie Probleme bei der Nutzung des Dienstes Cargo Tracker haben, können Sie Kontakt zu unserem Customer Service aufnehmen, unter 0031 88-625 25 25 oder Customer Service.
Wo finde ich die Historie (Logbuch) meiner Rotation?
Sie können die Historie innerhalb des Dienstes anschauen. Klicken Sie auf die Rotation und anschließend auf den Tab „History“.
Hier finden Sie die Ereignishistorie (ein Logbuch), wie auf dem folgenden Screenshot gezeigt. Sie finden dort alle Ereignisse, die bei dieser Rotation stattgefunden haben. Wenn Sie auf ein Ereignis klicken, wird die Rotation so angezeigt, wie sie zu dem entsprechenden Zeitpunkt aussah.
Hinweis: Mit der Tastenkombination CTRL + F können Sie innerhalb der Historie suchen.
Kann ich stornierte Rotationen/Besuche noch ansehen?
Wenn Sie eine Rotation oder einen Besuch stornieren, wird diese/r auf der Webseite von HCN Barge und MCA Rail nicht mehr angezeigt.
Das Terminal bekommt für den stornierten Besuch den Status „Cancellation Requested“ gemeldet.
Sobald das Terminal die Stornierung bestätigt, wird der Besuch auch nicht mehr auf der der Terminal-Webseite von HCN Barge / HCN Rail angezeigt.
Kann man HCN Rail auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzen?
Ja, das geht.
Wie kann ich E-Mail-Benachrichtigungen für Voranmeldungen und/oder Besuche einstellen?
Über die Registerkarte „Configuration“ in HCN Road, HCN Barge und HCN Rail können Sie E-Mail-Benachrichtigungen über Voranmeldungen und/oder Besuche abonnieren.
Achtung- wenn Sie eine Gruppenadresse für E-Mails verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nur einen Kollegen für diese Mails registrieren, um zu verhindern, dass mehrere identische Benachrichtigungen verschickt werden.
E-mail containers
Es ist auch möglich, direkt von HCN aus den Status von Containern an sich selbst oder an eine externe E-Mail-Adresse zu schicken.
Was bedeuten die Ziffern auf der Rotations- und Besuchsseite?
Wenn dort z.B. 5/50 steht, bedeutet dies: 5 Handlings mit dieser Rotation oder diesem Besuch verknüpft und 50 Container als erwartete Löschmenge angemeldet. Dadurch sehen Sie, dass Sie noch mehrere Handlings mit diesem Besuch verknüpfen können und noch nicht über der erwarteten Löschmenge liegen.
Achtung: Sobald das Binnenschiff abgefertigt wird, werden die tatsächlichen Mengen angezeigt. Zum Beispiel: 2/40 = 2 Container tatsächlich geladen von insgesamt 40 für diesen Besuch angemeldeten zu ladenden Containern.
Die Zahlen hinter dem Warnsymbol zeigen an, bei wie vielen Containern es Probleme im Handlings-Status gibt.
Gibt es einen Excel-Upload zum Hochladen von Handlings in HCN?
Ja, es gibt einen Excel-Upload für HCN Road, HCN Rail und HCN Barge.
Excel in HCN Barge hochladen
Wenn ich in meinem eigenen Planungssystem eine Voranmeldung von einem Besuch wegnehme, was passiert dann?
HCN Barge schickt dann ein „cancel“ der Voranmeldung an das Terminal. Anschließend wird eine Statusabfrage an das Terminal geschickt. Diese ist als einzelne Statusabfrage auf der Webseite unter der Registerkarte Handlings -> „Detached handlings“ zu finden.
Wenn Sie die Voranmeldung mit einem anderen Besuch verknüpfen, schickt HCN Barge ein „cancel“ der Voranmeldung an das Terminal. Anschließend wird eine neue Voranmeldung an das Terminal des neuen Besuchs geschickt. Diese ist unter „Handlings“ des neuen Besuchs verfügbar.
Sie erhalten weiter Updates des Handlings-Status, sofern das Terminal dies unterstützt. Sehen Sie sich hier die Übersicht der Funktionsübersicht an.
wie kann ich ein anderes transport equipment als einen container eingeben?
Portbase hält sich dabei an die Regeln, wie sie bereits von den Fährbetreibern gehandhabt werden:
Wenn Ihnen nicht klar ist, wie Sie in einem bestimmten Fall die Equipmentnummer eingeben müssen, nehmen Sie bitte Kontakt zum Fährbetreiber auf.
Wann kann ich einen anderen Transport-Equipment-Typ als einen Container angeben?
Bei Fährbetreibern und bei einigen Terminals mit Massengütern können Sie verschiedene Equipment-Typen voranmelden.
Unser System erkennt anhand der Buchungsnummer, dass Sie angeben, ob Sie andere Equipments als Container melden können.
Eine Buchungsnummer eines Fährbetreibers ist an den ersten 4 Stellen der Buchungsnummer zu erkennen:
Achtung: Es kann sein, dass Sie von P&O Ferries eine Buchungsnummer bekommen haben, die mit EU beginnt, z.B. EU12345678 (Beispiel). In diesem Fall müssen Sie bei der Eingabe der Buchungsnummer die Buchstaben PONF vor die Buchungsnummer stellen, also PONFEU12345678 (Beispiel).
Nach Eingabe der Buchungsnummer mit einem dieser Fährbetreiber können Sie Equipmentnummern eingeben, die sich von einer Containernummer unterscheiden.
Wie kann ich eine Voranmeldung ändern oder löschen?
Sie suchen die gewünschte Voranmeldung mithilfe des Suchfilters. Hier geben Sie die Dokumentnummer ein (häufig die MRN) und das Datum, an dem Voranmeldung gemacht wurde. In den Suchergebnissen klicken Sie dann auf die entsprechende Dokumentnummer oder Transport-Equipment-Nummer. Die Voranmeldung wird dann auf einer neuen Seite geöffnet. Hier können Sie jetzt die Änderungen durchführen und alles speichern. Links unten können Sie auf Wunsch die Voranmeldung löschen.
Achtung! Ein vorangemeldetes Exportdokument kann nur von dem Unternehmen geändert oder gelöscht werden, das die Voranmeldung erstellt hat. Das Transport Equipment darf außerdem noch nicht auf dem Terminal angekommen sein (noch nicht den Status „gate in“ haben).
Welchen Dokumenttyp muss ich für meine Importdokumentation verwenden?
Siehe die „Anleitung Notification Import Documentation Rotterdamer Häfen (NID)“ von der Zollbehörde.
Wie kann ich einen TAR-Code bei verknüpfen?
TAR-Codes verknüpfen:
Wenn Sie den/die neuen Container mit dem bestehenden Besuch verknüpfen, brauchen Sie kein Datum und keine Zeit einzugeben.
Wer hat mein Manifest gesendet und/oder wann wurde es gesendet?
Sie können überprüfen, wann das Manifest gesendet wurde, indem Sie nach einem der Container in Track & Trace suchen. Wer das Manifest gesendet hat, kann nur an den Verwalter Ihrer Organisation oder an eine Person, die das Benutzermanagement durchführt, weitergeleitet werden. Diese Person kann sich dann mit dem Service Desk in Verbindung setzen.
Was bedeuten die Ziffern auf der Rotations- und Besuchsseite?
Wenn dort z.B. 5/50 steht, bedeutet dies: 5 Handlings mit dieser Rotation oder diesem Besuch verknüpft und 50 Container als erwartete Löschmenge angemeldet. Dadurch sehen Sie, dass Sie noch mehrere Handlings mit diesem Besuch verknüpfen können und noch nicht über der erwarteten Löschmenge liegen.
Achtung: Sobald das Binnenschiff abgefertigt wird, werden die tatsächlichen Mengen angezeigt. Zum Beispiel: 2/40 = 2 Container tatsächlich geladen von insgesamt 40 für diesen Besuch angemeldeten zu ladenden Containern.
Die Zahlen hinter dem Warnsymbol zeigen an, bei wie vielen Containern es Probleme im Handlings-Status gibt.
Wenn ich in meinem eigenen Planungssystem eine Voranmeldung von einem Besuch wegnehme, was passiert dann?
HCN Barge schickt dann ein „cancel“ der Voranmeldung an das Terminal. Anschließend wird eine Statusabfrage an das Terminal geschickt. Diese ist als einzelne Statusabfrage auf der Webseite unter der Registerkarte Handlings -> „Detached handlings“ zu finden.
Wenn Sie die Voranmeldung mit einem anderen Besuch verknüpfen, schickt HCN Barge ein „cancel“ der Voranmeldung an das Terminal. Anschließend wird eine neue Voranmeldung an das Terminal des neuen Besuchs geschickt. Diese ist unter „Handlings“ des neuen Besuchs verfügbar.
Sie erhalten weiter Updates des Handlings-Status, sofern das Terminal dies unterstützt. Sehen Sie sich hier die Übersicht der Funktionsübersicht an.
