Functionaliteiten


Zoeken

Snel naar

Veelgestelde vragen

Functionaliteiten

Hoe weet ik of de losterminal is veranderd?

In sommige situaties kan de losterminal wijzigen. In het verleden moest u hiervoor handmatig bijhouden of de losterminal gewijzigd was op uw B/L’s. U kunt hiervoor ook een notificatie instellen die u direct informeert bij een wijziging:

Instellen notificatie

U kunt e-mailnotificaties instellen voor de belangrijkste statuswijzigingen. Zo blijft u eenvoudig of de hoogte indien de status van uw gevolgde lading verandert.

  1. Open de gebruikersvoorkeuren (de ronde knop met uw voorletter rechtsboven in het hoofdscherm).
  2. Kies ‘Notificatie instellingen’
  3. Via het schuifje kunt één of meerdere e-mail notificatie aan of uit zetten.

E-mail notificaties worden verstuurd naar het e-mailadres van uw PCS-account.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik als scheepsagent een e-mail notificatie in voor stuwage gegevens?

Scheepsagenten kunnen automatisch geïnformeerd worden als terminal operators de stuwage gegevens hebben bijgewerkt in Losinformatie. Hiervoor moet echter in Melding Schip een e-mail notificatie worden ingesteld.

  • Log in op Melding Schip 2.0
  • Klik rechtsbovenin het scherm op uw naam
  • Ga naar 'Preferences'

  • Ga naar 'Cargo Import emails for cargo handling agents'
  • Vul uw e-mailadres in bij 'Bulk discharge difference reported  by terminal'
  • Druk bovenaan het scherm op 'Save'

U ontvangt vanaf nu direct een e-mail als de terminal operator een wijziging heeft ingevoerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik lading filteren via My Cargo?

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Ook kunt u persoonlijk lading categoriseren door deze te koppelen aan een 'My Cargo' filter optie.

Door op het sterrertje voor het B/L nummer te klikken kunt u een B/L instellen als favoriet en wordt deze zichtbaar onder de filter 'My Cargo'. Zo kunt u snel schakelen tussen alle lading en de specifieke lading die uw interesse heeft.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels?

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld:

  • Klant A/Klant B
  • Afdeling natte bulk/droge bulk

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren. U kunt eerder gebruikte labels ook hergebruiken.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop ‘Acknowledge update’ gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekent de ‘blauwe bol’ in het rotatie-overzicht?

Dit betekent dat de terminal iets gewijzigd heeft in een bezoek. Bijvoorbeeld dat het bezoek is geaccepteerd.

De blauwe bol voor een bezoek verdwijnt (voor iedereen) wanneer iemand de knop 'Acknowledge update' gebruikt.

Voor de rotatie en bezoeken wanneer u een rotatie bekijkt:

Wanneer alle gewijzigde bezoeken ‘acknowledged’ zijn, zal ook de blauwe bol voor de rotatie automatisch verdwijnen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn timetable slots?

Dit zijn slots in de dienstregeling op het spoor, waarbij van te voren vastgelegd worden op welke tijden in de week bij welke terminal een bepaalde rail operator langskomt. Deze worden door de terminal in MCA gezet en door de rail operator gebruikt, wanneer zij een bezoek aanvragen in MCA.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik voormeldingen updaten?

Voor de service Melding Container Achterland (MCA) betaalt u vanaf 01 juli 2022 als achterlandvervoerder:

1. Abonnement

€10,-
Vaste prijs per maand

2. Transactiekosten

€0,35
Per voormelding van een 
volle container 

Gratis

Statusaanvragen, voormeldingen updaten en lege containers

Elke voormelding krijgt binnen MCA namelijk een uniek label waaraan Portbase de transactie herkent. Deze voormelding met uniek label, kunt u steeds opnieuw én onbeperkt wijzigen, annuleren en opnieuw indienen. Zolang u dezelfde oorspronkelijke voormelding blijft gebruiken, betaalt u slechts één transactie van € 0,35*.

Voorbeeld: Annuleert u de eerste oorspronkelijke voormelding (uniek label A) en start u vervolgens een geheel nieuwe tweede voormelding (uniek label B) voor dezelfde container? Dan zijn er twee unieke labels en twee transacties van € 0,35. Gebruik dus zoveel mogelijk de oorspronkelijk voormelding en voorkom onnodige kosten!

*Uitzonderingen

  • RST ondersteunt updates op voormeldingen voor MCA Barge
  • ECT en Euromax ondersteunen geen updates op voormeldingen van MCA Road en MCA Barge

Portbase werkt aan een oplossing om updates van voormeldingen mogelijk te maken. Zo kunnen onnodige transacties voorkomen worden. We informeren u zodra deze oplossing beschikbaar is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminal ondersteunt welke MCA-functionaliteit (functionaliteitenmatrix)?

Bekijk hieronder de ondersteuning per modaliteit.

MCA Road

Welke mogelijkheden heeft u als vervoerder?

Terminal nameStatus requestStatus requests: Continuous updatesPre-notificationUpdate pre-notificationCancel pre-notificationPre-notification: Continuous updatesGate-in Gate-outEmpty pre-notification: with booking nr. onlyTAR code
ECT Delta1
Euromax1
HPD22
APMII3
RWG4
RST
UWT
  1. ECT + Euromax: Once all statuses are OK, there will be no further updates if any changes occur.
  2. HPD2: 24h. TAR timeslot, more info check the terminals company website.
  3. APMII: half-hour TAR timeslots, more detailed info check the terminals company website.
  4. RWG: 1-hour TAR timeslot, more detailed info check the terminals company website #1 and company website #2

Heeft u gevonden wat u zocht?

Er ontbreekt een equipment uit de laadlijst op het manifest – wat is de oorzaak en hoe los ik dit op?

Mogelijk staat het equipment met boekingsnummer reeds op een ander manifest. Indien uw manifest is  aangemaakt via EDI, kan dit andere manifest opgezocht worden.

Ga rechtsboven naar ‘Historie’. Om na te gaan wat er gebeurd is kan gezocht worden op: het equipment, het boekingsnummer of het woord ‘duplicaat’ / 'duplicate. Het woord ‘duplicaat’ geeft aan dat een equipment en boekingsnummer niet is toegevoegd aan het manifest omdat deze al op een ander manifest staat.

Via de informatie onder ‘Historie’ kunt u de cargadoor, Call Reference Number en terminal achterhalen. Met deze informatie kunt u het equipment van het andere manifest (laten) halen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe voeg ik de Container Operator toe bij het manueel aanmaken van een manifest?

Het is niet mogelijk om de ‘Container Operator’ aan te geven bij het handmatig aanmaken van een manifest. Deze informatie heeft de Douane niet nodig.

Om meerdere manifesten op te stellen voor één Call Reference Number (CRN), adviseren we verschillende Reisnummers te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom wijzigt de status van mijn manifest van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document Gewijzigd’?

Er zijn twee redenen waarom de status van ‘Geaccepteerd’ naar ‘Document gewijzigd’ verandert.

  1. Een aanpassingen in een transshipment; De ‘sea in/sea out’ status van het import manifest wordt aangepast.
  2. Het toevoegen of verwijderen van een equipment met een document.

In het manifest staat rechtsboven onder ‘Historie’ informatie over de reden van de wijziging.

Houdt er hierbij rekening mee, dat een update aan de Douane kan resulteren in een boete indien de termijn van 1 werkdag na vertrek schip wordt overschreden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn manifest in de oude of vernieuwde service vinden?

Alle manifesten die reeds aangemaakt zijn in de oude service ‘Cargo declaration export EDI (voor Cargo handling agent)’, dient u hier ook af te handelen. Alle nieuw ingediende manifesten komen vanaf livegang binnen in de nieuwe service ‘Melding Lading Export 2.0’ waar deze ook verwerkt dienen te worden. Let op: wanneer u het manifest niet kunt vinden in de nieuwe service, check dan of deze in de oude service staat. Wanneer de laadlijst ooit ontvangen is in de oude service, dan zal het bijbehorende manifest hier ook te vinden zijn.

Voorbeeld

Maandag 11 oktober is de mail ontvangen dat vanaf 12 oktober de nieuwe service Melding Lading Export 2.0 gebruikt kan worden

Situatie 1:

  • Manifest is zichtbaar in de oude service 11 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Situatie 2:

  • Manifest is zichtbaar in de oude service 11 oktober
  • Update op het manifest wordt verstuurd aan Portbase 13 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Situatie 3:

  • Manifest is niet zichtbaar in de oude service 12 oktober
  • Nieuw manifest wordt verstuurd aan Portbase 12 oktober
  • Manifest dient afgehandeld te worden in de oude service

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen ‘Niet geladen’ en ‘Extra geladen equipments’?

In het tabje ‘Niet geladen’ ziet u welke equipments wel al op het manifest staan, maar waarvoor nog geen Laadbevestiging ontvangen is van de terminal. De lijst van ‘Extra geladen equipments’ toont equipments waarvoor wel een laadbevestiging ontvangen is, maar welke nog niet op het manifest staan. Indien u overtuigd bent dat deze ook op het manifest horen, dient u deze equipments handmatig toe te voegen aan het manifest. De equipments zullen na het toevoegen verdwijnen uit het overzicht van ‘Extra geladen equipments’. Indien equipments onterecht staan onder ‘Extra geladen equipments’, hoeft u niets te doen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een manifest in z’n geheel verwijderen of annuleren?

Het is niet mogelijk om een manifest te verwijderen uit de service, het manifest zal zichtbaar blijven. Wel is er de optie om een manifest uit de 'Urgent' tab te halen. Selecteer hiervoor de 3 verticale puntjes (kebab menu) in het scherm ‘Manifest overzicht’. Na bevestiging zal het manifest alleen zichtbaar zijn in de tab ‘Alle manifesten’.

Het verwijderen van een manifest uit de service is niet mogelijk, wel kan het manifest geannuleerd worden bij de Douane. Indien het manifest verzonden is aan de Douane, kan het lege manifest verstuurd worden zodat deze bij de Douane geannuleerd wordt. Het is niet nodig dat 1 dummy equipment in het manifest blijft staan.

Voor manifesten die niet verzonden zijn aan de Douane maar wel foutief zijn aangemaakt, adviseren we het manifest leeg te maken door alle equipments te verwijderen. Dit voorkomt dat het manifest per ongeluk wordt verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan mijn klant zien of een equipment gemanifesteerd is?

De klant kan niet zien of een equipment gemanifesteerd is. Dit onderwerp staat geregistreerd binnen Portbase en zal in 2022 opgepakt worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Op welke manier kunnen transshipments opgehaald en gekoppeld worden?

Transshipments worden automatisch direct gekoppeld vanuit het import manifest (ATO). Ook als de ATO later wordt aangepast wordt deze informatie direct opgehaald in de service.

Het is niet mogelijk om handmatig ATO-gegevens op te zoeken of transshipments te koppelen. Als de transshipment niet gevonden wordt, adviseren wij na te gaan of de zending in het import manifest de status ‘sea in/sea out’ heeft.

We adviseren het manifest alvast in te sturen als een transshipment niet gekoppeld wordt. Mocht de ‘sea in/sea out’ status incorrect zijn en aangepast worden dan zal een verzonden manifest automatisch in de ‘Urgent’ tab verschijnen in het manifest overzicht. Het manifest dient opnieuw ingestuurd te worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om de laadlijst of manifest data te downloaden?

Klik op de 3 verticale puntjes aan de rechter kant van het scherm onder ‘Verstuur Manifest’ in het scherm met de lading details. In het dropdown menu selecteert u ‘Laadlijst downloaden’. De download zal automatisch starten. In de Excel staan dezelfde gegevens als in het scherm met de lading details.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om meerdere equipments te uploaden?

Meerdere equipments kunnen tegelijk worden toegevoegd door middel van een Excel upload. Voor dit proces is een template nodig. De template ‘Invoer exportzendingen douanemanifest template’ kunt u vinden in het Portbase hoofdoverzicht in het linker menu onder ‘My downloads’. Vul het template met de equipments. Klik op de 3 verticale puntjes in het scherm met de lading details en selecteer ‘Equipments uploaden’ in het dropdown menu. Sleep het ingevulde template in het upload vak, of browse naar de locatie van het opgeslagen template. Indien er fouten geconstateerd worden in het template zal u hiervoor direct een waarschuwing zien.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om alleen mijn ‘Loading’ of ‘Discharge’ containers te zien?

Door te klikken op 'Loading' of 'Discharge' of op de 'Visit voyage ID' (rechts op het scherm, zie schermafbeelding) hebt u de mogelijkheid om alleen afhandelingen voor laden of lossen te zien. Het filter wordt geactiveerd als het woord 'Laden' of 'Lossen' in oranje is opgelicht. Dit filter blijft geactiveerd als je door bezoeken navigeert en ook over sessies heen. Dus, als u geen container ziet, controleer dan of u de juiste filter hebt geselecteerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de logica achter het open/dichtklappen van de verschillende secties?

Om het scrollen te verminderen en het klikken tot een minimum te beperken, hebben we het openen dichtklappen van de secties laten afhangen van waar het schip zich bevindt: · Bij een nieuw aangemaakt bezoek worden vrij alle secties geopend zodat u de verplichte velden kunt invullen. · Als het schip nog moet binnenkomen en de inkomende reis moet nog besteld worden, dan worden alleen de secties voor de inkomende reis uitgeklapt. · Heeft het schip een ATA gekregen op de ligplaats en moet de verhaalreis of uitgaande reis nog besteld worden, dan worden alleen deze secties uitgeklapt. Kortom, de secties worden uitgeklapt waar de eerstvolgende actie nodig is

Heeft u gevonden wat u zocht?

Import Status krijgt nieuw uiterlijk per 19-8-2021

Import Status is herontwikkeld en krijgt daarom een vernieuwd uiterlijk. Er is voortaan geen verschil tussen overzichten voor ferry-zendingen of containers.

De functionaliteit en de getoonde statusinformatie blijft hetzelfde.

Heeft u een abonnement op Cargo Controller? Dan kunt u vanuit uw cargo controller overzicht direct import status openen.

Hieronder ziet u een voorbeeld het nieuwe overzicht met daaronder twee voorbeelden van de oude overzichten.

Nieuwe overzicht, zowel voor ferry-terminals als containerterminals

Oud overzicht voor een ferry-terminal

Oud overzicht voor een containerterminal

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik ook GGB aangifte voor luchtvracht-zendingen indienen?

Ja, Melding Voedsel en Waren is geschikt voor zendingen inkomend via zeevervoer en via luchtvervoer.

Bij het opvoeren van de aangifte-details kunt u de zendingsgegevens opgeven voor zowel zeevracht als voor luchtvracht.

  • Bill of Lading / Airway Bill
  • Scheepsnaam / Vluchtnummer*

* let op: het vluchtnummer moet voldoen aan het formaat "AB123" of "AB1234". Zodra een vluchtnummer correct is vermeld wordt automatisch de "vervoerswijze voor de grens" ingevuld met 'luchtvervoer'.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik een webhook in voor de API koppeling?

Voor de volledige technische specificaties kunt u onze Developer Portal raadplegen.

Indien u gebruik gaat maken van onze API-koppeling, dan kunt u zelf de webhook URL instellen. Dit is als het ware het postvak waar uw software alle updates vanuit Cargo Controller ontvangt. Uw IT-specialist of softwareleverancier kan hiervoor zelf een URL aanmaken.

Een persoon binnen uw organisatie die bij ons bekend is als 'API-user' in het in het Port Community System kan deze URL instellen voor de organisatie in de settings van de Cargo Controller.

Let op! Meerdere personen kunnen deze rechten toegewezen krijgen, er kan echter maar één URL per organisatie worden geregistreerd. Afhankelijk van uw eigen richtlijnen kunt u nu ook het account van uw softwareleverancier deze rechten toekennen.

Stap 1) Notification settings openen

Stap 2a) Instellen van de webhook URL
Vul hier de URL in en kies ‘opslaan’. Cargo Controller controleert direct of de URL bereikt kan worden. Als Cargo Controller de URL kan bereiken wordt de URL opgeslagen. Mocht dit niet lukken, dan krijgt een u foutmelding. Controleer in dat geval bij uw softwareleverancier of de URL juist is.

Let op! Er kan maar één URL worden geregistreerd per organisatie.

Stap 2b) Instellen error e-mailnotificatie t.b.v. de webhook URL
Onder de URL kunt u een e-mailadres (of meerdere) registreren mocht er een storing voorkomen in het verkrijgen van de API-updates op uw URL. Hierdoor kunt u deze notificaties direct toewijzen aan uw interne IT-specialist en/of softwareleverancier.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik lading categoriseren met behulp van labels

Via labels kunt u eenvoudig uw lading categoriseren. Denk daarbij aan productcategorieën, logistieke stromen of specifieke klanten, zoals bijvoorbeeld

  • Klant A / Klant B
  • afdeling Douane / afdeling expeditie
  • Vers / Veterinair / high priority

Door labels toe te voegen ziet u in één oogopslag welke lading bij elkaar hoort en kunt u eenvoudig filteren. Uw operatie wordt daarmee efficiënter en u kunt makkelijker samenwerken over afdelingen heen.

U kunt labelcategorieën zelf aanmaken en toevoegen bij het volgen van uw lading, in de Excel-upload of vanuit het Ladingoverzicht. Ook in de filteropties kunt u eenvoudig op uw labels filteren.

Bekijk de instructievideo "Toevoegen van labels aan uw gevolgde lading"  bovenaan dit scherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik de vrijgavecode (v2-code)?

U vindt de vrijgavecode (V2-code) in Melding Voedsel en Waren in het declaratie-overzicht en in de mailnotificatie over het keuringsresultaat.

  • In het declaratie-overzicht vindt u de vrijgavecode onderaan in het overzicht.

  • De e-mailnotificatie 'keuringsresultaat GGB aangifte' stelt u als volgt in:
    1. Kies in het PCS hoofdscherm voor 'notificatie instellingen' links in het menu
    2. Scroll naar de sectie 'Melding veterinaire lading'
    3. zet een vinkje bij 'Keuringsresultaat GDB aangifte' en vul uw e-mail adres in.

Achtergrond:

Als de NVWA een zending goedkeurt en daarmee toelaat voor invoer, ontvangt u - als voor de zending verantwoordelijke exploitant - een vrijgavebericht waarin een 9-cijferige vrijgavecode is opgenomen, de V2-code. Deze heeft u nodig om de aangifte ten invoer in te vullen. Als de aangifte ten invoer door een andere partij wordt gedaan, moet deze over de betreffende V2- code te beschikken.

Vanaf 21 juni kunt u deze vrijgavecode (‘V2-code’) opvoeren in uw douane-invoeraangifte (vak 44), waarmee u aan de douane kenbaar maakt dat de zending door de NVWA is goedgekeurd.

Let op: Het gebruik van de V2-code geldt vooralsnog alleen voor zendingen dieren en dierlijke producten. Het gebruik van de V2-code voor zendingen levensmiddelen en diervoeders van niet- dierlijke oorsprong wordt op een later tijdstip ingevoerd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de voordelen van het plaatsen van orders via Port Visit?

  • Standaard minder telefoongesprekken met HCC/HOC
  • Geen discrepanties tussen de aangevraagde telefonische order en de registratie door HCC/HOC
  • Beter overzicht van de orders
  • Iedereen kan zien welke bewegingen zijn besteld

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ontvangen we orderbevestigingen via e-mail?

Het statusoverzicht in het PCS geeft de primaire status van de order weer. Indien een ander tijdstip wordt bevestigd, zal het HCC/HOC u bellen. Vanwege deze functie streven we ernaar om het aantal e-mails tot een minimum te beperken. We zullen de noodzaak van e-mailmeldingen opnieuw bekijken tijdens de evaluatie met agenten en dienstverleners.

In Amsterdam wordt doorgegaan met het verzenden van e-mailmeldingen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik diensten bestellen per telefoon?

Ja, dit is alleen mogelijk als het Port Visit-systeem (desktop of mobiele versie) niet beschikbaar is; dat wil zeggen in het geval van een storing.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke bewegingen kan ik bestellen via Port Visit?

Bewegingen van ligplaats naar ligplaats en bewegingen van ligplaats naar exitpunt. In een later stadium wordt het ook mogelijk om bewegingen van loodsstation naar ligplaats te bestellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik het juiste erkenningsnummer aan een artikel koppelen?

Indien u een GGB  voormelding met meerdere erkenningsnummers en meerdere artikelen heeft, kunt u op de volgende manier de erkenningsnummers opvoeren:

Bij het aanmaken van een nieuwe GGB-voormelding:

  • Voer erkenningsnummer(s) ALLEEN bij het eerste document op. Hierbij geldt de volgende logica:
  • Als er 1 erkenningsnummer is opgevoerd, dan wordt dit nummer bij alle artikelen in de aangifte meegestuurd
  • Als er meerdere erkenningsnummers bij het eerste document zijn opgevoerd, dan wordt erkenningsnummer 1 aan artikel 1 gekoppeld, erkenningsnummer 2 bij artikel 2, enz.
  • Indien er meer artikelen zijn aangemaakt dan erkenningsnummers in het lijstje bij document 1, dan zal bij ieder volgend een artikel het eerste erkenningsnummer uit de lijst worden gekoppeld.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wijzigingen naar aanleiding van migratie Traces NT

Wegens nieuwe Europese regelgeving registreert de NVWA voortaan alle GGB voormeldingen in het Europese systeem TRACES NT (TNT).  Om aan de vereisten van TNT te voldoen heeft de NVWA aanpassingen doorgevoerd aan het VGC -systeem en de GGB-voormeldingen (lees meer op nvwa.nl).

Als gevolg hiervan hebben wij onze service Melding Voedsel en Waren op meerdere plekken gewijzigd. Deze aanpassingen gaan live op donderdagavond 25 maart 2021. Vanaf 19.00 tot 21.00 kunt u tijdelijk geen nieuwe voormeldingen doen.

Hieronder leest u per invoerscherm welke wijzigingen er zijn. Let op: een aantal nieuwe velden zijn verplicht om in te vullen (zie in rood welke velden dit zijn).

Invoerscherm 'Algemene gegevens'

Veld Aanpassing
Veld gebruiksdoel Van positie gewijzigd (stond eerder in rechterkolom)
Scheepsnaam + land (vlag) van schip. Nieuw verplicht veld: landcode wordt automatisch toegevoegd bij invoer scheepsnaam
Vertrektijd BIP (verwachte datum van vertrek buitengrenscontrolepost) nieuw optioneel veld
Economic operator ID-type (keuze voor TNT, EORI, VEN of BTW nummer) nieuw optioneel veld
Transhipment land (vlag) van vervoersmiddel nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie
Documenttype Deze lijst is aangepast door de NVWA:

De volgende documentcodes zijn beschikbaar:
- 636 Health certificate (was ‘gezondheidscertificaat’)

- 705 Bill of Lading (voorheen gemeld als ‘overig document’)
- 853 Veterinary certificate

Land van certificeren nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie
Land van oorsprong nieuw verplicht veld, landcode zoeken via zoekfunctie

Invoerscherm 'Lading'

Veld Aanpassing
Consumentenverpakking Nieuw verplicht veld (ja/nee)
Batchnummer Nieuw optioneel veld
Aanvullende eenheden Nieuw optioneel veld
Gewichten Nu ook in grammen in te vullen, scheidingsteken “.”
GN producttype nieuw veld indien goederenclassificatie ‘product’, automatisch aangevuld bij GN-klasse/familie
GN scientific name nieuw veld indien goederenclassificatie ‘product’, automatisch aangevuld bij GN-klasse/familie

Invoerscherm 'Adressen'

Veld Aanpassing
Economic operator ID-type (lijst met TNT, EORI, VEN, BTW) nieuw optioneel veld om Economic Operator ID-nummer te duiden/classificeren
Adresgegevens voor ‘geadresseerde’ Vervallen, niet langer relevant voor Traces NT

Overige wijzigingen:

  • Nadat een melding goedgekeurd is zal NVWA naast het GGD-nummer ook een nieuw Traces NT registratienummer sturen. Dit nummer wordt in het scherm vermeld als ‘TNT registratienummer’. Dit nummer wordt ook op de PDF vermeld.
  • Ter keuring aangewezen equipments kunnen wijzigen zo geeft NVWA aan. Een eventuele wijziging door de NVWA wordt automatisch verwerkt in Melding Voedsel en Waren. Indien u ook keuringen inplant via Veterinair Inspectie Proces dan worden automatisch keuringen voor het nieuwe equipment toegevoegd, maar al bestaande keuringen die (die mogelijk niet meer relevant zijn) worden niet automatisch verwijderd. U dient het oude equipment zelf te verwijderen.
  • Foutcodes in de schermen zijn verbeterd. Zo ziet u beter welke gegevens er foutief zijn en kunt u deze sneller herstellen.
  • De kopieerfunctie is verbeterd. Indien u een oude voormelding kopieert worden nu o.a. ook de adresgegevens meegekopieerd.
  • In geval van een aanhouding wordt de volledige aanhoudreden getoond (voorheen was dit beperkt tot 35 tekens).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Het filter zoekveld werkt niet. Ik kan bezoek of containers niet vinden

Het filter werkt op verschillende manieren. Zorg er altijd voor dat je het juiste datumbereik hebt geselecteerd.
Gebruik je de zoekbalk? Gebruik minstens 3 karakters om te vinden wat je zoekt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik de systeemkoppeling en de webschermen tegelijkertijd gebruiken?

Ja. Als u gebruik maakt van de systeemkoppeling heeft u ook altijd toegang tot de webschermen.

Als u een B/L koppelt via de systeemkoppeling, dan is deze automatisch ook zichtbaar in de webschermen. Andersom werkt dit ook; als u een B/L koppelt in de webschermen, ontvangt u de updates ook via de API in uw in-huis systeem.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb reeds een systeemkoppeling vanuit ladinginformatie, kan ik deze blijven gebruiken?

De systeemkoppeling van ladinginformatie werkt voorlopig ook voor het koppelen van lading in Cargo Controller. Hiervoor zijn geen aanpassingen aan uw kant nodig.

Tot 31 maart 2022 kunt u uw huidige EDI-koppeling in combinatie met Cargo Controller ongewijzigd blijven gebruiken. Per 1 april 2022 stopt Portbase de ondersteuning van de EDI-koppeling. Cargo Controller is vanaf dan enkel beschikbaar via het web of de nieuwe API-koppeling. De EDI-koppeling wordt niet doorontwikkeld. Nieuwe functionaliteiten worden enkel ontwikkeling in de nieuwe API. Wij raden u aan om zo snel mogelijk over te stappen naar de nieuwe API-koppeling.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een systeemkoppeling beschikbaar?

Cargo Controller is beschikbaar als API voor een directe koppeling met uw inhuis-systeem.

Indien u gebruikt wilt maken van de API, neem dan contact op met onze sales afdeling. Zij helpen u bij de aansluiting op onze systeemkoppeling.

Kijk voor de specificaties van onze API op onze developer portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik elke equipment op de B/L apart toevoegen?

Nee. Cargo Controller werkt op basis van B/L's. Bij het invoeren van een combinatie van een B/L en één equipmentnummer haalt Cargo Controller automatisch de volledige B/L op met alle equipments daaronder. Het is daarom niet nodig om elke losse equipment van de B/L in te voeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ van mijn GGB aangifte?

De NVWA staat bij veterinaire lading via ferry-operators toe dat de document controle (D-controle) kan worden uitgevoerd op basis van een kopie van uw het certificaat. Uw GGB-aangifte krijgt dan de status 'D-conform in afwachting van origineel', ook bekend als een 'voorlopige D-conform'.

U kunt de ferry-terminal verlaten nadat u bij de Douane aantoont dat uw zending de status 'D-conform in afwachting van origineel' heeft.

U kunt deze status op twee manieren aantonen:

  1. via de print-functie (pdf)
    • Vanuit het declaratie overzicht selecteert u de betreffende aangifte en kiest vervolgens rechtsonder 'print'.
    • Een afdruk opent zich in een nieuw venster.
    • Print deze uit of sla op als pdf-bestand.
    • Onder het kopje ‘status details’  vindt u de status ‘D-conform in afwachting van origineel’
  2. via een e-mail notificatie
    • Vanuit het hoofdscherm van het PCS selecteert u in het linkermenu 'notificatie instellingen'
    • Onder het kopje 'Notificaties Melding voedsel en waren' selecteert u de notificatie 'CVED declaration voorlopig D-conform' en vult u een e-mail adres in.
    • U ontvangt vanaf nu een e-mail notificatie voor iedere nieuwe GGD-aangifte die de status ‘D-conform in afwachting van origineel’ krijgt.

Zowel de pdf als de e-mail notificatie bevatten de informatie (GGB-nummer, GGB-status, en equipment-nummer) waarmee u bij Douane de status van de goederen aantoont.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik het overviewscherm sorteren?

Ja dat kan. Door in de balk te klikken op Visit / Handling / Status kunt u het overzicht naar wens sorteren van A-Z of Z-A.

Bekijk de overige manieren om te filteren in de Quick Start Guide onder de tab ‘Statusinformatie & Filter’

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik meerdere containers (ineens) voormelden?

Ja dat kan met de ‘kopieer voormelding’ functie. Hiermee is het mogelijk om van een bestaande voormelding alle gegevens behalve het containernummer te dupliceren, om zo snel een nieuwe voormelding te maken.

Daarnaast is er de mogelijkheid om middels een excel-lijst met voormeldingen aan te maken en deze te upload.

Een template is te vinden op het overzichtsscherm.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik meerdere zoektermen gebruiken in de zoekbalk?

Ja, dat kan. U kunt meerdere zoektermen tegelijk gebruiken door ze te scheiden met een spatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ga ik snel en effectief door de invulvelden heen?

Om snel door de datumvelden te gaan kunt u het eerste het veld (deels) invullen en vervolgens met tab doorspringen naar het volgende veld.

Datumvoorbeeld: het systeem pakt automatisch de complete datum van de huidige maand nadat de dag van de maand (bijv. 15) is ingevuld en tab op het toetsenbord is ingedrukt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik de historie terugvinden voor o.a. het berichtenverkeer tussen mijn organisatie en de terminal?

Door op ‘History’ te klikken kunt u het verloop van het berichtenverkeer tussen de terminal en uw organisatie inzien. Zo bent u altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken omtrent uw statusaanvraag of voormelding.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de woorden Detached, Expected, In Operation, Completed?

Het dashboard biedt realtime inzicht in uw handlings in 4 bakjes:

  • Detached: Bevat statusaanvragen, oftewel handlings (containers) die nog niet gekoppeld zijn aan een bezoek aan de terminal.
  • Expected: Bevat voormeldingen, oftewel handlings (containers) die gekoppeld zijn aan een terminalbezoek. Dit betekent niet dat de afspraak al helemaal geaccepteerd is. Houd de statussen goed in de gaten.
  • In Operation: Dit betekent dat de ingeplande truck op dit moment de containers aan het op- en/of afzetten is bij de terminal.
  • Completed: De containers zijn gebracht of opgehaald. De voormelding is voltooid. Hier vindt u meer informatie over gate-in en gate-out.

Note: Niet alle terminals sturen gate-in/out informatie aan MCA Road, in dat geval kunt u de website van de terminal raadplegen voor de gate in/out informatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is de applicatie er ook in het Nederlands?

De applicatie is alleen beschikbaar in het Engels.

Er zijn wel mogelijkheden om de website te vertalen d.m.v. het gebruik van een vertaalplug-in/-extensie zoals “Google Translate”

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan de minimum call size worden aangepast?

De minimum call size check in MCA Barge is voor afspraken bij ECT Delta/Euromax en RWG van toepassing. Deze terminals kunnen de minimum call size per visit aanpassen. Dit zal echter bij hoge uitzondering worden toegestaan.

Neem hiervoor contact op met ECT CAL of RWG Berthplanning.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe dient u om te gaan met groupagetransport?

Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.

Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.

U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:

Example of a tracked shipment

U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.

Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom kunt u FWV (Customs Release) meestal niet gebruiken?

Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.

Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.

Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ziet het zendingsnummer eruit voor ferryoperators bij de voormelding van importzendingen?

Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:

Bedrijf SCAC Voorbeeld Extra toelichting
CLdN CLVW CLVW0012345678001 “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
DFDS / KVSA DFDS DFDS123456780001 “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer (let op extra 0)
P&O Ferries PONF PONFHU12345678001 “PONF” & verteklocatie (hier: Hull) & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
Stena Line STNL STNL0012345678001 “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn de documenten van mijn exportzending goed voorgemeld bij de terminal?

Vanuit het hoofdscherm gaat u naar de service ‘Melding Export Documentatie’. Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren.
U bent dan klaar om uw zending bij de terminal aan te bieden.
Indien u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator of terminal.

Controleer altijd goed of u het documentnummer van de Douane correct invult. Dit nummer zal bij aankomst op de terminal geverifieerd worden bij de Douane.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ziet het boekingsnummer voor ferryoperators eruit bij de voormelding van exportzendingen?

Als u de vooraanmelding doet voor de ferry-operator in Melding Export Documentatie dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt. Indien de eerste 4 posities niet juist wordt ingevuld, dan heeft u geen succesvolle vooraanmelding gedaan. Er verschijnt een oranje bolletje achter het boekingsnummer met de tekst “Boekingsnummer (nog) niet bekend bij terminal”. Dit betekent dat u niet toegelaten zal worden tot het terrein van de ferry-operator.

Voor de boekingsnummers van de ferry-operators zijn de eerste 4 posities als volgt:

Bedrijf SCAC Voorbeeld Extra toelichting
CLdN CLVW CLVW0012345678 “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities)
DFDS DFDS DFDS12345678 “DFDS” & boekingsnummer (8 posities)
P&O Ferries PONF PONFEU12345678 “PONF” & “EU” & boekingsnummer (8 posities)
Stena Line STNL STNL0012345678 “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities)

Indien uw vooraanmelding succesvol is, zal het bolletje naast het 'boekingsnummer' groen kleuren. U bent klaar om uw zending bij de ferry-operator aan te bieden. Mocht u ondanks een groen bolletje niet worden toegelaten, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?

In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:

  • In geval van deepsea / shortsea: u dient een invoeraangifte of transitaangifte te doen. Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 
  • In geval van ferry-verkeer is een speciale afspraak gemaakt:
  1. De ferryoperator mag namens u een aangifte doen.
  2. De ferryoperator doet namens u  ook de documentvoormelding.
  3. U hoeft géén aangifte te doen bij de Douane en u hoeft ook geen douanedocument voor te melden.Let op! In uw boeking bij de ferry operator meldt u duidelijk dat u lege emballage vervoert. Let daarnaast op dat u aan de voorschriften van de Douane voldoet: https://www.getreadyforbrexit.eu/wp-content/uploads/2020/10/2020-09-28-Memo-ODB-terugkerende-emballage-en-verpakkingen1.pdf 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de statusmeldingen (‘bolletjes’) in Melding Export Documentatie?

In het hoofdscherm van Melding Export Documentatie kunt u verschillende statusmeldingen volgen. 

Drie statusmeldingen aan de linkerkant:   

De bolletjes tonen de status vanaf aankomst bij de terminal tot vertrek van het schip. De bolletjes kleuren uiteindelijk allemaal groen (in volgorde van links naar rechts) naarmate de zending door het terminalproces beweegt 

  1. Aankomst statusStatus van aankomst bij de terminal en bij bepaalde documenten ook de douanestatus bij aankomst (export en transit documenten) 
    • De details van deze status kunt u bekijken door aan het einde van de regel op het driehoekje te klikken. U komt dan in het uitgebreidere onderdeel ‘track en trace’.  
  2. Laadbev. (laadbevestiging) 
    • Grijs: Equipments van de zending zijn nog niet (allemaal) op het schip geladen) 
    • Groen: Alle equipments van de zending zijn op het schip geladen. 
  3. Manifest 
    • Grijs: Exportzending nog niet nog niet op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Oranje: Exportzending gedeeltelijk op een manifest gemeld aan Douane. 
    • Rood: Manifest geweigerd door Douane. Exportzending nog niet gemeld op een manifest. 
    • Groen: Exportzending op een manifest gemeld aan Douane. 

Is de status grijs? Dan heeft dit nog niet plaatsgevonden. Heeft u het vermoeden dat deze status groen zou moeten zijn? Neem dan contact op met de rederij of ferry-operator.  

Status achter het boekingsnummer:  

  • Deze status geeft aan of het boekingsnummer overeenkomt met het nummer dat de terminal aan ons heeft doorgegeven.  
    • Groen: Het boekingsnummer is bekend bij de terminal. Uw document voormelding is ontvangen door de terminal. U kunt naar de terminal rijden.
    • Oranje: Rij niet naar de terminal. Dit boekingsnummer is (nog) niet bekend bij terminal en verhindert mogelijk de toegang tot de terminal. Rij alleen naar de terminal wanneer op deze plek een groen vinkje staat. Indien u vragen heeft over de status of de juistheid van dit boekingsnummer verzoeken wij u contact op te nemen met de rederij of ferry-operator. Voor ferry-operators begint het boekingsnummer altijd met 4 letters. Bekijk hier een toelichting.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik doorgaande transitdocumenten vanuit het VK voormelden via de service Melding Import Documentatie (MID)?

Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:

  1. Nee, u hoeft doorgaande transitdocumenten niet voor te melden via de service MID
  2. Maar u dient wel in de boeking bij uw rederij / ferryoperator aan te geven dat u goederen met een doorgaand transitdocument wilt verschepen. Dit doet u door het het MRN-nummer van uw transitaangifte op te geven bij uw boeking.
  3. De rederij meldt bij aankomst in Nederland uw transitdocument bij de Douane en doet namens u een documentvoormelding bij de terminal

Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik meerdere documenten tegelijk voormelden?

Wanneer u veel documenten tegelijk wilt voormelden kunt u de upload-functie gebruiken. U kunt een Excel-bestand uploaden om in één keer meerdere voormeldingen in te dienen. Het uploaden werkt alleen wanneer u ons Excel-template gebruikt. Download op het PCS startscherm onder ‘My downloads’ het bestand ‘Invoer Meldingen exportdocumentatie’ 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Mijn goederen gaan van Nederland naar Ierland, moet ik een voormelding doen?

Ja, er moet altijd een document voormelding worden gedaan.

Het documenttype hangt af van de route en de gekozen douane procedure:

  • Varen uw goederen direct van Nederland naar Ierland?
    Dan vervoert u Uniegoederen naar een ander Unieland. Gebruik dan documenttype ICT (unietransactie).
  • Worden uw goederen in het VK gelost en gaan ze vervolgens per truck naar Ierland?
    Uw goederen gaan dan een niet-EU land in. Overleg met uw douane expediteur onder welke douane regeling u de goederen laat vervoeren.
    Het is gebruikelijk om de goederen onder douane transit vanuit Nederland naar Ierland te laten vervoeren. In dit geval gebruikt u documenttype TT1 (Regeling extern doorgaand Uniedouanevervoer)

Bekijk voor verdere toelichting de handleiding gebruik documenttypes export.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is Melding Voedsel en Waren geschikt voor het meldingen van ‘levende dieren’?

Nee, deze service is hiervoor niet geschikt. Bent u toch betrokken bij de import van levende dieren? Raadpleeg dan uw branchevereniging of de NVWA om na te gaan welke softwareleveranciers u hierbij kunnen ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Documenttype: wat is het verschil tussen RT1/TT1 en RT2/TT2?

Via de service Melding Export Documentatie kunt u ook T1- en T2-documenten voormelden. Voor beide documenten bestaat een verschil tussen douanevervoer dat eindigt in Nederland en doorgaand douanevervoer. Let er bij het voormelden van uw exportzending op dat u de juiste documentcode gebruikt. Zo weet u zeker dat uw T-document op het juiste douanekantoor wordt afgemeld. Gebruikt u de verkeerde documentcode, dan loopt u het risico dat de Douane uw T-document te vroeg afmeldt en u een nieuw document moet opmaken. Of andersom: dat uw T-document niet door de Douane wordt afgemeld, waardoor uw document niet wordt aangezuiverd.

T1 en T2 eindigend op een terminal in Nederland
Voor T-documenten waarvoor het kantoor van bestemming Rotterdam (vak 53) is, worden de codes RT1 en RT2 gebruikt. Deze documenten worden bij aankomst op de terminal in Nederland afgemeld bij de Douane.

T1 en T2 doorgaand Unie-douanevervoer
Lading kan ook verder worden vervoerd in een ander EU-land. Dit zijn doorgaande T-documenten en hiervoor worden de codes TT1 en TT2 gebruikt. Van deze documenten is het douanekantoor van bestemming een kantoor van een ander EU-land, een EVA-land of het Verenigd Koninkrijk (vak 53). Doorgaande T-documenten worden bij aankomst op de terminal in Rotterdam dan ook niet afgemeld door de Douane. Dit gebeurt pas in het land van bestemming.

Gecombineerde lading T1 en T2
Vervoert u binnen één zending goederen onder zowel T1 als T2; deze dienen geregistreerd te worden als T1 goederen (code RT1 of TT1).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe stel ik e-mailnotificaties in?

Met e-mailnotificaties kunt u op hoogte blijven van uw zendingen zonder ingelogd te hoeven zijn.

De ontvangst van e-mailnotificaties staat niet standaard aan. U kunt zelf kiezen welke notificaties u wilt ontvangen. Kies in het hoofdscherm van het PCS onder ‘my profile’ voor ‘notificatie instellingen’.

Hier vindt u alle beschikbare notificaties. In de sectie ‘Export shipment notifications’ vindt u de volgende notificaties voor exportzendingen:

  • Export shipment state message
  • Export shipment error message received from Customs
  • Control notification export shipment received
  • Release notification export shipment received
  • Diversion reject notification received from Customs

Indien u niet weet welke notificaties voor u van belang zijn, dan vinkt u voorlopig alle notificaties aan. U kunt dit later nog aanpassen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het mogelijk om een statusaanvraag te annuleren?

In het webscherm van MCA kunt u de statusaanvraag annuleren. Er wordt echter geen annulering doorgestuurd naar de terminal.

Aan de terminalzijde komt de statusaanvraag te vervallen zodra een nieuwe statusaanvraag of voormelding wordt ingediend. Of als de termijn van de statusaanvraag verloopt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat voor zegelnummer/seal number vul je in bij een FLAT?

U mag hier FLAT of TANK invullen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoeveel karakters zijn toegestaan in het zegelnummer/seal number?

Een zegelnummer dat u opgeeft in uw voormelding moet altijd twee tot vijftien posities lang zijn. Langer of alleen één punt of één spatie ingeven is niet toegestaan.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik mijn containergegevens/-tijdslot nog aanpassen als de status ‘In operation’ is?

Helaas is het niet meer mogelijk om containers aan te passen wanneer de containerstatus ‘In operation’ is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik wil graag de aankomsttijd aanpassen, waar en hoe doe ik dit?

Mocht de aankomsttijd van een truck veranderen, dan kunt u de ETA vanuit het overzichtsscherm aanpassen.

Klik hiervoor op de handling. Pas de aankomsttijdstip/ETA aan. Klik vervolgens op ‘Update Visit’.

Let op: ECT Delta en Euromax ondersteunen geen wijzigingen. Daar kunt u alleen de melding annuleren en deze hergebruiken voor een nieuwe voormelding.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn voormelding annuleren?

U kunt uw voormelding verwijderen door de container aan te vinken en onderaan op de knop ‘Cancel container’ te klikken. De voormelding wordt vervolgens geannuleerd bij de betreffende terminal. Hierdoor wordt een annuleringsbericht verstuurd aan de terminal, die deze zal verwerken zodat ook aan de terminalzijde de voormelding ‘Cancelled’ is.

Ook is het mogelijk om een voormelding te ontkoppelen van het bezoek. Selecteer de container en klik onderaan op ‘Detach container’. De container is daarna als statusaanvraag terug te vinden onder het kopje ‘Detached’.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Voor welke terminals heb ik een TAR code nodig?

Terminals die gebruik maken van een TAR code zijn:

- APM Maasvlakte II
- Hutchison Ports Delta II
- Rotterdam Short Sea Terminals (RST)
- Rotterdam World Gateway (RWG)

De overige terminals (Hutchison Ports ECT Euromax en Hutchison Ports ECT Delta) gebruiken geen TAR codes.
Deze informatie kunt u ook vinden in de functionaliteit matrix onder het kopje essentiële documenten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminals ondersteunen status requests en welke ondersteunen updates en cancels van voormeldingen?

Onder het kopje ‘essentiële documenten’ staat de Functionaliteit Matrix. Hierin is per terminal te vinden wie welke berichten ondersteunt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is IAMConnected?

Via IAMConnected logt u via een enkele login (single sign on) waarna u vervolgens één van de havengerelateerde applicaties kunt gebruiken. Waaronder het Port Community System.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wie heeft mijn manifest uitgestuurd en/of wanneer is deze verstuurd?

Het is mogelijk om gebeurtenissen terug te kijken via ‘Historie‘, deze knop staat rechts bovenin het scherm met de ‘Lading details’. Wie het manifest verzonden heeft kan alleen worden doorgegeven aan de administrator van uw organisatie of een persoon die usermanagement heeft. Deze persoon kan dan contact opnemen met onze Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de relatie tussen Cargo Tracker en Boxinsider?

De service Cargo Tracker van Portbase is de voortzetting van Boxinsider van Havenbedrijf Rotterdam.

Via het Nederlandse Port Community System (PCS) van Portbase kunnen bedrijven en overheden in (haven)logistieke ketens simpel en efficiënt informatie uitwisselen. Het PCS biedt diverse slimme IT-oplossingen voor uw dagelijkse werkzaamheden. Track & trace dienstverlening is hier onderdeel van.

Havenbedrijf Rotterdam en Portbase beschikten los van elkaar over data, kennis en dienstverlening die track & trace ondersteunt. Door track & trace activiteiten van beide organisaties te bundelen, ontstaat er een completere dienstverlening. Boxinsider is daarom vanaf 1 juni 2020 ondergebracht in de nieuwe service Cargo Tracker van Portbase.

Heeft u gevonden wat u zocht?

In welk opzicht is Cargo Tracker anders dan Pronto?

Pronto biedt rederijen, agenten, dienstverleners en operators een gezamenlijk platform voor informatie-uitwisseling en verbeterde planning rond port calls.

Cargo Tracker biedt een track & trace van al uw importlading. Via één scherm heeft u volledig zicht op de status van verwachte schepen in de haven, het losmoment van uw container(s) en het vertrek vanaf de zeeterminal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen Ladinginformatie en Cargo Tracker?

Ladinginformatie:

  • Biedt naast statusinformatie ook detailinformatie over de lading en de container, zoals goederenomschrijving en type container.
  • Maakt hergebruik van ladinggegevens mogelijk in de Portbase-services Melding Domproc en Transitaangifte. Dit is niet mogelijk bij Cargo Tracker.
  • Biedt nog geen gate-out status van terminals
  • Deze service wordt eind 2020 vervangen door Cargo Controller (o.a. met gate-out status en nog veel meer extra’s)

Cargo Tracker:

  • Geen hergebruik van ladinggegevens mogelijk in andere Portbase-services.
  • Biedt ook de Gate-out status van veel terminals.
  • Biedt de optie dat meerdere organisaties zich tegelijkertijd abonneren op dezelfde lading. Ladinginformatie is daarin beperkt doordat er altijd maar één organisatie tegelijkertijd gekoppeld kan zijn aan de lading.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is Cargo Controller?

Met Cargo Controller maakt u de overstap van ladinginformatie naar ladingregie. Volledige track & trace van binnenkomende schepen, equipments én inzicht in de ladingdetails. Vanuit hetzelfde scherm regisseert u bovendien alle vervolgacties. Cargo Controller is een doorontwikkeling van onze service Ladinginformatie. Lees hier wat de service Cargo Controller voor u kan betekenen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke data bevat Cargo Tracker?

Op scheepsniveau:

  • CRN
  • Geplande ligplaatslocatie
  • Ligplaatsen ETA, ATA, ETD, ATD

Op containerniveau:

  • Losbevestiging, ligplaats
  • Gate-out (hier kan voor sommige terminals een extra tarief gaan gelden)
  • Importdocumentatie: ("onbekend", "verzonden",  "Geaccepteerd"*/ afgekeurd"* (* voor enkele terminals)  
  • Douanestatus: "onbekend", "inspectie aangezegd" of "vrijgegeven"  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen Cargo Tracker via web of API?

De service Cargo Tracker kunt u gebruiken via internet (webschermen) of via een directe koppeling met uw inhuis-systeem (middels API). In beide gevallen beschikt u over dezelfde data. De webschermen bieden u de gelegenheid notificaties in te richten voor nieuwe statusupdates en uw aanvragen te archiveren. Vanzelfsprekend kunt u dit via de API ook zelf inregelen. Als u gebruikmaakt van een directe koppeling via API, krijgt u gratis toegang tot de webschermen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke sleutel heb ik nodig om de data te ontvangen (te abonneren)?

- Verplicht: B/L + containernummer
- Optioneel: Call Reference Nummer (CRN) / scheepsnaam / IMO

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is de dekking van de data?

Op scheepsniveau (Vessel Visit):
Cargo Tracker is momenteel alleen beschikbaar voor alle schepen die de haven van Rotterdam bezoeken. Portbase ontvangt de data van alle agenten en de havenmeesters.

Op containerniveau:

Terminal Type Losbevestiging Gate-Out Importdocumentatie
Hutchison Ports ECT Delta Deepsea Beschikbaar Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) Beschikbaar: status verzonden 
Hutchison Ports ECT Euromax Deepsea Beschikbaar Beschikbaar (exclusief Gate Out Truck) Beschikbaar: status verzonden 
Rotterdam World Gateway Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
APM terminals Rotterdam Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
APM Terminals Maasvlakte II Deepsea Beschikbaar Beschikbaar Beschikbaar: status verzonden 
Rotterdam Short Sea Terminals Deepsea & Shortsea Beschikbaar Beschikbaar voor Noordzijde, Zuidzijde volgt binnenkort Beschikbaar: status verzonden + Geaccepteerd / Afgekeurd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn inlandterminals en empty depots ook aangesloten?

Op dit moment niet, maar er lopen wel gesprekken met deze partijen om de service verder uit te breiden met deze data.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar is de ETA-informatie op gebaseerd?

De ETA is gebaseerd op de informatie die Portbase ontvangt van de agenten.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Zijn de webschermen terug te vinden in mijn huidige PCS-account?

Ja, u logt in op het PCS en kunt via het overzicht scherm direct door naar Cargo Tracker.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er ook een app?

Nee. De webschermen van Cargo Tracker zijn grotendeels eenvoudig toegankelijk via mobiel.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik e-mail notificaties instellen?

Ja dat kan zeker. Het is mogelijk om een notificatie te ontvangen voor de onderstaande events:
- Container is niet opgehaald
- Container is gelost
- ETA of ETD verwijderd
- Gate-out
- Schip is vertrokken, container is niet gelost
- Wijzigingen in de ETA van het schip
- Terminal gewijzigd

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kunnen mijn partners in de logistieke keten hetzelfde zien?

Door de notificatiefunctie in te richten via e-mail, kunnen derde partijen op de hoogte worden gebracht van betreffende notificaties.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is het overzicht real-time?

Binnen enkele seconden nadat wij de data ontvangen, worden deze zichtbaar in de Cargo Tracker webschermen of via API’s gepusht naar uw eigen inhuis-systeem. Er ontstaat mogelijk vertraging als de data-eigenaar (bijvoorbeeld de terminal of de agent) de data iets later doorstuurt. Dit kan verschillen per organisatie.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een back-up procedure bij een storing? Waar kan ik die vinden?

In geval van een storing in het Port Community System treedt automatisch een mechanisme in werking om alle subscripties en wijzigingen te bewaren. Zodra de storing voorbij is, worden deze alsnog doorgevoerd.

In geval van een storing bij de data-leverende partij (zoals een terminal), verwerken wij de data alsnog op het moment dat wij die ontvangen.

Er is verder geen back-up procedure voor Cargo Tracker. Als u hinder ondervindt in het gebruik van de service Cargo Tracker kunt u contact opnemen met onze Customer Service, via 088 – 625 25 25 of Customer Service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat zijn de technische vereisten voor gebruik van de Cargo Tracker webschermen?

Cargo Tracker web is geoptimaliseerd voor Chrome, maar u kunt er uiteraard voor kiezen om uw eigen browser te gebruiken. Het gebruik van Internet Explorer wordt afgeraden. Denk eraan wel een recente versie van uw browser te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik gebruik de webschermen van Cargo Tracker. Hoe regel ik op een later moment de API-koppeling?

Een mailbericht naar sales@portbase.com is voldoende om dit proces in gang te zetten. Er gelden eenmalige aansluitkosten van 249,50 euro voor het koppelen van een Portbase-service.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar vind ik de API-specificaties voor Cargo Tracker?

Die zijn terug te vinden op het Portbase Developer Portal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waar kan ik de historie (logboek) inzien?

Klik op de rotatie en vervolgens op de derde tab ‘history’, hier vindt u het logboek (zie ook onderstaande printscreen).

Hier kunt u alle events terugvinden die hebben plaatsgevonden op deze rotatie. Door te klikken op een event, wordt de rotatie getoond zoals deze er op dat moment in het verleden uit zag.

Let op: zoeken binnen het logboek kunt u doen door middel van de zoekfunctie CTRL+F te gebruiken.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik een geannuleerde rotation/visit nog inzien?

Wanneer u een rotation of visit annuleert, dan wordt deze niet meer getoond in de webschermen van MCA Barge en MCA Rail.

De terminal ontvangt voor de geannuleerde visit een status "Cancellation Requested".

Zodra de terminal de annulering accepteert, wordt deze ook niet meer getoond in het terminal webscherm van MCA Barge / MCA Rail.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik mijn voormelding/statusverzoek, visit of rotatie terugvinden?

Binnen de schermen is een zoekfilter. Door één of meerdere zoektermen in te vullen kan een overzicht gemaakt worden.

Zoektermen kunnen gecombineerd worden door deze te scheiden met een spatie.

Er wordt gezocht op de woorden die u ziet in het overzicht maar ook op velden in de gehele voormelding/statusverzoek, visit of rotatie.

Voorbeelden: Ga naar overzicht met ‘Handlings’ of het tabblad ‘Handlings’ in een visit.

Gewenst resultaat: overzicht met alle handlings van containers Zoektermen
die geladen worden Loading
die gelost worden Discharge
met containernummer ABCD6170760 ABCD6170760
met boekingsnummer/vrijstelreferentie

REF6170760

REF6170760
die gelost worden waarvan de voormelding is afgewezen rejected discharge
die geannuleerd zijn Cancelled
die leeg zijn en gelost zijn empty discharged
met shipping company 'Orient Overseas Container Line Ltd' OOCL
die geblokkeerd (Blocked) zijn BLC
waarvan de documenten niet in orde zijn (Customs Documents Missing) CDM

Hieronder staat een overzicht van bekende codes die de terminal via de handlingstatus aan u terug kan communiceren en waarop u kunt zoeken in het zoekfilter.

Code Omschrijving
BCO Before cargo opening
BLA Blocked by shipping line
BLB Blocked by security
BLC Blocked due to customs
BLD Blocked by fire brigade
BLI Blocked by inspection
BLN Blocked due to difference in container number between delivery order and physical container
BLP Blocked by police
BLT Blocked by terminal/Not present
CDM Customs documents missing
COA Container not available
COK Container OK
COR Container not released/Booking status
COU Container unknown
CTV Cancel Terminal Visit
DUP Duplicate order
ORA Booking already in use
ORN Booking number unknown/Carrier or container lessor unknown
OTH Other
QQQ Conditionally accepted
RUB Message has error in specified EDIland category, ie. RUB76.1
BOF Booking status
BON Size/type
NNG Booking number unknown
VES Vessel unknown

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kun je MCA Rail ook op je smartphone en tablet gebruiken?

Ja, dat is mogelijk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke browsers worden ondersteund?

Gangbare browsers als o.a. Microsoft Edge worden doorgaans ondersteund, de voorkeur voor optimaal gebruik is Google Chrome. Internet Explorer, de microsoft voorganger van Edge, wordt niet ondersteund (vanaf 31 oktober 2021).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik e-mailnotificaties instellen voor voormeldingen en/of visits?

Via het tabblad ‘Configuration’ in MCA Road, MCA Barge en MCA Rail kunt u zich abonneren op e-mailnotificaties rondom voormeldingen en/of visits.

Let op- indien u een groepsmailadres gebruikt, let er dan op dat u maar één collega inschrijft voor deze mails om meer van dezelfde meldingen te voorkomen.

E-mail containers

Het is ook mogelijk om direct vanuit MCA containerstatussen te mailen naar uzelf of een extern e-mailadres.  

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat betekenen de getoonde cijfers op het rotatie en visit scherm?

Wanneer er bijvoorbeeld 5/50 staat betekent dit: 5 handlings gekoppeld aan deze rotatie of visit en 50 containers aangemeld als verwacht aantal te lossen. Hierdoor ziet u dat u nog meerdere handlings kunt koppelen aan dit bezoek en nog niet over het verwachte aantal te lossen heen bent.

Let op: zodra de barge in operatie gaat, worden werkelijke aantallen getoond bijvoorbeeld: 2/40 = 2 containers daadwerkelijk geladen van in totaal 40 voorgemelde te laden containers op dit bezoek.

De aantallen achter het waarschuwingsicoontje geeft aan op hoeveel containers er issues zijn in de handlingstatus.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik nog steeds het connecting zeeschip opgeven op terminalbezoekniveau?

Nee, deze informatie wordt niet door de terminals gebruikt. Mogelijk verandert dit in de toekomst.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe voeg ik meevarende barge operators toe?

Ga naar de rotatie en voeg via tabblad ‘Cargo declarant’ één of meerdere meevarende barge operators toe.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Bestaat er een excel upload voor het uploaden van handlings in MCA?

Ja, er bestaat een excel upload voor MCA Road, MCA Barge en MCA Rail.

Stappen excel uploaden:

  • Ga naar de service MCA Road, MCA Barge of MCA Rail
  • Klik op tab 'Rotations'
  • Zoek het desbetreffende binnenvaartschip en open de rotatie
  • Zoek de visit en open deze door te klikken
  • Klik binnen de visit door naar de tab 'Handlings'
  • Klik op 'Download XLS template'
  • Vul het template (excel sheet) met de statusaanvragen/voormeldinformatie
  • Klik op 'Upload handlings'
  • Kies of u de informatie als statusaanvragen of als voormelding (pre-notification) wilt uploaden

Heeft u gevonden wat u zocht?

Als ik vanuit mijn eigen planningsysteem een statusaanvraag van de visit afhaal, wat gebeurt er dan?

MCA Barge verstuurt de aangepaste statusaanvraag zonder barge call id naar de terminal. Deze is als losse statusaanvraag beschikbaar onder “Detached handlings”.

Indien u de statusaanvraag aan een ander visit koppelt, dan verstuurt MCA Barge een nieuwe statusaanvraag naar de terminal van het nieuwe bezoek. Deze statusaanvraag is beschikbaar onder “Handlings” van het nieuwe bezoek.

U blijft updates van de handlingstatus ontvangen, indien de terminal dit ondersteunt. Voor details zie Functionality Matrix – Hinterland.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik heb een voormelding ingestuurd vanuit ons planningsysteem. Kan ik dan een nieuwe voormelding en/of statusaanvraag insturen?

Wanneer u een nieuwe voormelding instuurt met dezelfde combinatie, als waaronder een andere organisatie heeft voorgemeld, dan wordt deze afgekeurd. Een voormelding mag hooguit één keer bekend zijn met de combinatie van:

  1. Containernummer
  2. Richting (laden/lossen)
  3. Vrijstellingsreferentie/boekingsnummer
  4. Terminal
  5. Rederij

Een statusaanvraag kan vaker worden ingediend, echter één keer volstaat om doorlopend wijzigingen op de handlingstatus te ontvangen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn export documentatie gebruiken?

Voor het gebruik van de juiste documenttypen in Melding Export Documentatie is een praktische handleiding beschikbaar. U leest hierin alles over het voormelden van uitvoerdocumenten, ATA-carnets en TIR-carnets.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom moet ik als barge operator overstappen van EDI (Barge Planning) naar API ( MCA Barge)?

API is de nieuwe standaard in IT. Overstap is noodzakelijk voor een toekomstbestendige dienstverlening. Een groot voordeel in relatie tot MCA Barge is dat u ook uw bezoeken en rotaties rechtstreeks vanuit uw eigen systeem kunt gaan melden (in plaats van apart via webschermen).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe vermeld ik doorgaande transit (T1) documenten op het manifest?

De douane heeft een werkwijze geschreven voor het melden van doorgaande NCTS (T1) documenten bij binnenkomst over zee.

De werkwijze vereist twee acties:

  1. Op het import manifest dient lading met customs status T1 opgevoerd te worden.
    In Melding Lading Import kan dit in de 'B/L details'. Bij veld Customs status, kies “EU Customs Procedure T1'
  2. Op BL niveau in het veld “bescheiden” ook het soort document (821) en het MRN van het betreffende document te worden vermeld.
    In Melding Lading Import kan doet u dit als volgt:
    • Zorg eerst dat een B/L is aangemaakt op het manifest. Sla de gegevens op en keer terug naar het B/L overview.
    • Kies vervolgens het juiste B/L om naar de 'B/L details' te gaan.
    • In het scherm ‘B/L details’ vindt u onderaan het scherm de sectie ‘B/L goods items’. Hier klikt u voor de bedoelde goederenregel rechts op het pijltje om naar de ‘goods item details’ te gaan (screenshot 1).
    • In dit scherm vindt u onderaan de sectie ‘produced documents’ (screenshot 2). Kies hier ‘add document’ met daarbij de volgende gegevens:
      • Type:
        • "820" voor Customs Procedure T
        • "821" voor Customs Procedure T1
        • "822" voor Customs Procedure T1
      • ID: het MRN-nummer van het transit document.
      • Description: dit veld hoeft u niet in te vullen.
    • Kies hierna ‘save’ om de documentgegevens op te slaan.

Screenshot 1: "goods item details"

Screenshot 2: "produced documents"

Werkwijze via systeemkoppeling

Indien u via een systeemkoppeling werkt, dan geldt de volgende richtlijn voor het IFTMCS bericht:

Het transit document kan toegevoegd worden onder het segment RFF+ACE ‘related document number’.
De nieuwe code '821' is toegevoegd aan de specificaties. Download de nieuwste berichtspecificaties op onze developer portal.

Bij het vermelden van zowel de douanestatus T1 als de documentsoort en het MRN nummer, zal de ATO automatisch door de Douane worden gezuiverd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke type equipments ondersteunt Melding Lading Import?

Melding Lading Import biedt ondersteuning voor diverse equipment types: containers, trailers, swap body en chassis.

  • Lading melden via WEB: Bij het handmatig melden van equipments, kunt u een equipment type kiezen (deze is verplicht). Bij het kiezen van een equipment type anders dan container, wordt het veld container size/type onzichtbaar gemaakt; het systeem voegt in dat geval automatisch de juiste waarde toe.
  • Lading melden via systeemkoppeling: Indien u lading opgeeft via EDI, dan kunt u het equipment type vermelden in het IFTMCS-bericht. In de berichtspecificaties op onze website leest u hoe u verschillende equipment types kunt opgeven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil met Ladinginformatie, daarin wordt toch ook de losbevestiging gestuurd?

Dat klopt, Ladinginformatie bevat nog meer gegevens en heeft als nadeel dat maar één klant gekoppeld kan worden aan een container. Dataservices zijn voor meerdere klanten in de keten bestemd en kunnen per container aan een oneindig aantal klanten gekoppeld worden.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil met de bestaande service losbevestigingsrapportage?

Losbevestigingsrapportage betreft een onderdeel van een bredere service genaamd ‘ladinginformatie’. De dataservice Losbevestiging is een op zichzelf staande (API) service die geschikt is om aan te sluiten op een in-house systeem van de klant, waardoor een vervolgactie geautomatiseerd kan worden zodra een container op de kade gelost is.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe lang nadat de container gelost is kan de klant nog een losbevestiging aanvragen?

Tot 30 dagen na het lossen van container. Daarna wordt geen losbevestiging meer gestuurd (na twee maanden ontvangt de klant het sluitingsbericht).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Is er een maximumaantal aanvragen per klant?

Nee.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Na hoe lang vervalt de aanvraag voor een Losbevestiging?

Als er na twee maanden geen Losbevestiging geleverd kan worden, ontvangt de klant een sluitingsbericht (wel worden er transactiekosten gerekend).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan de klant de Losbevestiging ook via een webscherm inzien?

Nee, de dataservice Losbevestiging wordt altijd aanboden via een API-koppeling. Dit zorgt ervoor dat het ‘aanbrengen’ van de aangifte automatisch kan gebeuren, zonder dat hiervoor een handeling hoeft te worden verricht. De losbevestiging kan worden gebruikt als een ‘automatische’ trigger voor het aanbrengbericht. Portbase levert deze service via een API, die koppeling met het eigen systeem van de klant mogelijk maakt.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Terminal: kan ik mij via de webschermen ook abonneren op een boekingsnummer?

Het is ook mogelijk om via het webscherm te abonneren op een boekingsnummer:

  • Zoek de exportzending via de optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Synchroniseer’.

Vanaf nu zullen wijzigingen aan de exportzending(en) met dit boekingsnummer via het EDI bericht ‘Export shipment information’ naar het terminalsysteem worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Terminal: kan ik handmatig de aankomst van een transport equipment melden?

Ja, dat is mogelijk:

  • Zoek de exportzending van het transport equipment op via optie ‘Alle exportzendingen’ in scherm ‘Overzicht exportzending’. Hiervoor heeft u het transport equipmentnummer + boekingsnummer nodig óf het documentnummer.
  • Open de betreffende exportzending en klik ‘Aankomst van transport equipment(s) registreren’.

Vervolgens zal automatisch de Arrival at Exit melding aan de Douane worden gestuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wat is het verschil tussen equipmentnummer en zendingsnummer voor import zendingen?

Melding Import Documentatie kan gebruikt worden voor zowel deepsea-, shortsea- als ferryterminals.

  • Deepsea- en shortsea-terminals willen uw importdocument over het algemeen per container ontvangen. In dat geval vult in het veld equipmentnummer het unieke containernummer in.
  • Voor ferryterminals is het echter noodzakelijk om uw importdocument per zendingsnummer in te sturen. Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer. Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

In dit overzicht vindt u welke ladingstromen de terminals ondersteunen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom moet ik soms een zendingsnummer opgeven en soms een equipment number?

Bij ferryvervoer (via een ferryterminal) kan de status worden opgevraagd voor een zendingsid (vandaar shipment number). Voor de aangesloten (shortsea) terminals kan de informatie per container opgevraagd worden (vandaar container number).

Zendingsnummers van ferry-operators hebben het volgende format:

CLDN: CLVW0012345678001

DFDS/KVSA: DFDS123456780001

P&O: PONFHU12345678001

Stena Line: STNL0012345678001

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik kan de gewenste terminal niet kiezen, hoe komt dit?

De service Import Status toont alleen informatie van terminals die gebruik maken van de MID retourberichten. Dit zijn alle ferry- en shortseaterminals die (n.a.v. de Brexit) aangesloten zijn op het PCS. Als een terminal niet geselecteerd kan worden, dan maakt de terminal geen gebruik van de MID retourberichten en is er geen informatie beschikbaar binnen Import Status.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik weet niet welke modaliteit ik moet invullen

Als u (nog) niet weet via welke modaliteit de goederen worden opgehaald bij de terminal, raden wij u aan om “Not applicable”/”Niet van toepassing” in te voeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke terminals ondersteunen een acceptatiebericht?

Sommige terminals sturen een acceptatiebericht op de verzonden melding en de andere niet. Dus alleen bij de terminals waarbij een acceptatie bericht wordt verstuurd krijgt u deze in het scherm te zien. Een overzicht van terminals die wel of niet een retour bericht sturen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze een acceptatiebericht (ook bekend als retourbericht) ondersteunt. U vindt deze informatie in de regel ‘MID retourbericht mogelijk?’ ja/nee

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke ladingstromen (containers/zendingen) worden door iedere terminal ondersteund?

Een overzicht van de ondersteunde informatiestromen vindt u hier.

In dit overzicht vindt u per terminal of deze MID meldingen met containernummers, zendingnummers of beiden ondersteunen. U vindt deze informatie in de regel ‘Type ladingstroom voormelden?’

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik een ander transport equipment dan een container invoeren?

Portbase hanteert hierbij de regels zoals deze reeds worden toegepast door de ferry-operators:

  • Bij begeleid vervoer: het kenteken van de trekkende eenheid (zonder koppeltekens, NL-AB-99 invoeren als NLAB99).
  • Bij trailers (onbegeleid): het trailernummer als aangebracht op de trailer.
  • Bij overige voertuigen: het chassisnummer (VIN nummer).

Indien u niet duidelijk is hoe u in een specifiek geval het equipmentnummer moet invoeren svp contact opnemen met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wanneer kan ik een ander transport equipment type opvoeren dan een container?

Bij ferry-operators en bij sommige terminals met breakbulkgoederen kunt u diverse soorten equipment typen voormelden.

Ons systeem herkent aan de hand van het boekingsnummer dat u opgeeft of u andere equipments dan containers kunt melden.
Een boekingsnummer van een ferry-operator is te herkennen aan de eerste 4 posities van het boekingsnummer:

  • Voor CLdN is dit “CLVW”
  • Voor DFDS is dit “DFDS”
  • Voor Stena Line is dit “STNL”
  • Voor P&O Ferries is dit “PONF”

LET OP: Het kan zijn dat u van P&O Ferries een boekingsnummer heeft gekregen dat begint met EU, bijvoorbeeld EU12345678 (voorbeeld). In dat geval dient u bij de invoer van het boekingsnummer de letters PONF voor het boekingsnummer te zetten, dus PONFEU12345678 (voorbeeld).

Na het invullen van een boekingsnummer met één van deze ferry-operators kunt u equipmentsnummers invoeren die anders zijn dan een containernummer.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe moet ik “Narcotics” bij elkaar optellen?

Bij narcotics (009) kan door vermelding van het gewicht "1", worden verwezen naar een lijst van "medicijnen" die aan boord is op het moment van binnenvaren.
Deze lijst bevat een omschrijving en hoeveelheid van het betreffende product.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welk documenttype moet ik voor mijn import documentatie gebruiken?

Zie de 'Handleiding Melding Import Documentatie Rotterdamse haven (MID)' van de Douane: Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)

Heeft u gevonden wat u zocht?

User Management: Ik zie geen services onder ‘My Services’

De user manager heeft u dan nog niet toegevoegd in de gebruikersgroepen. Gelieve in dit geval contact op te nemen met de user manager. Indien u niet weet wie dit is neem dan contact op met de Service Desk.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke gegevens moet ik opnemen in het STO bericht?

In de Tabel N88 van het Codeboek Douane is de inhoud van het bericht beschreven. Er zijn 12 categorieën goederen benoemd en de eenheid waarin dat moet worden uitgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal sigaretten, het aantal sigaren, het aantal liter wijn. Ook de bunkers en smeerolie voor de voortstuwing van het schip moeten in het STO bericht worden opgenomen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Kan ik straks ook Melding Proviand/Bunkers via de nieuwe Portbase service doen?

Er zijn nog onduidelijkheden over het elektronisch insturen van proviand gegevens door scheepsagenten en het kunnen handhaven hierop door Douane. Dit alles wordt nog door Douane onderzocht. De nieuwe service Melding Scheepsvoorraden bevat daarom geen mogelijkheid tot het elektronisch kunnen melden van proviand.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ontvang geen e-mailnotificaties (meer), hoe kan dit?

Mogelijk hebt u in het verleden gebruik gemaakt van e-mailnotificaties uit de service Melding Lading Import of Douane Scan Proces. Per 1 november 2017 zijn deze e-mailnotificaties komen te vervallen. U dient zich te abonneren op de e-mailnotificaties van Inspectieportaal. Zie de Quick Start Guide van Inspectieportaal om te weten hoe u de e-mailnotificaties (opnieuw) kunt instellen.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een TAR code koppelen bij de RWG, RST, HPDII en APMT MVII?

Koppelen TAR codes:

  1. Maak een voormelding voor container A
  2. Wacht tot deze helemaal groen terug komt met een TAR
  3. Maak een voormelding voor container B
  4. Vul de TAR code in van voormelding A
  5. Vervolgens opslaan en versturen

Door de nieuwe container(s) te koppelen aan het bestaande bezoek hoeft u geen datum en tijd in te geven.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Ik ontvang ook inspecties van andere overheidsinstanties, kan ik deze inspecties ook in het Inspectieportaal zien?

Via het Inspectieportaal kunt u alle inspecties die onder het convenant Ladingregie Zeehavens horen ontvangen. Dit betekent dat de Douane namens de NVWA of ILT ook inspecties kan (laten) uitvoeren. De overheidsorganisaties behouden echter het recht om ook buiten het convenant inspecties uit te voeren. Deze inspecties worden momenteel niet gemeld via het Inspectieportaal.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Welke havens doen mee?

Inspectieportaal geldt voor alle havens in Nederland. De voorwaarde voor het gebruik van Inspectieportaal is dat de ATO ook via de PCS-service Melding Lading Import aan de Douane is verstuurd.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Wordt de terminal automatisch geïnformeerd over de inspectie?

Als cargadoor/ladingagent bent u verantwoordelijk voor het ter inspectie aanbieden van uw lading. Via Inspectieportaal kan de terminal ook geïnformeerd worden over de inspectie zodat er (geautomatiseerd) lading geblokkeerd en vrijgegeven kan worden. Hierdoor hoeft u in veel gevallen geen additionele communicatiemomenten te hebben met uw terminal.

U bent zelf verantwoordelijk om met de terminals waar uw lading gelost wordt te bevestigen of ze zijn aangesloten op de service Inspectieportaal.

Per 1/10 zijn de volgende terminals aangesloten:

Terminal Type koppeling Bijzonderheden
Hutchison Ports Delta II Systeemkoppeling
APM Terminals Maasvlakte 2 Systeemkoppeling
Hutchison Ports ECT Delta Systeemkoppeling Fysieke inspecties handmatig via terminalwebsite blokkeren
Hutchison Ports ECT Euromax Systeemkoppeling
Rotterdam World Gateway Systeemkoppeling
Rotterdam Short Sea Terminal E-mail

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe kan ik een gedane voormelding aanpassen of verwijderen?

De aan te passen of verwijderen voormelding zoekt u op via het zoekfilter. Hier geeft u het documentnummer in (veelal het MRN) en de datum dat de voormelding is aangemaakt. In het zoekresultaat klikt u vervolgens op het betreffende documentnummer of transport equipmentnummer. De voormelding opent dan in een nieuw scherm. Nu kunt u de aanpassingen doorvoeren en opslaan. Links onderin kunt u de voormelding desgewenst verwijderen.

Let op! Aanpassen of verwijderen van een voorgemeld exportdocument kan alleen door het bedrijf dat de voormelding heeft aangemaakt. De transport equipment mag bovendien nog niet zijn aangenomen op de terminal (nog geen status ‘gate in’ hebben).

Heeft u gevonden wat u zocht?

Brexit Import

Hoe dient u om te gaan met groupagetransport?

Indien uw zending tot een groupagetransport behoort dient er voor iedere zending een document te worden voorgemeld.

Of u te maken heeft met groupage transport kunt u nagaan in de service Import Status.

U heeft te maken met groupage indien u bij het zoeken op uw zending in de service Import Status meerdere zoekresultaten krijgt, waarbij telkens de laatste 3 cijfers van het zendingsnummer verschillen. Zie als voorbeeld:

Example of a tracked shipment

U ziet hier per zending de status. Zorg ervoor dat er bij iedere zending een import document is voorgemeld.

Heeft u vragen over één van de zendingen, neem dan contact op met de ferry-operator.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Waarom kunt u FWV (Customs Release) meestal niet gebruiken?

Documenttype FWV (‘Fiat wegvoering’ / ‘customs release’) is alleen bedoeld voor specifieke goederenstromen die aanvullend expliciete douanetoestemming vereisen om de terminal te mogen verlaten. De zending blijft dus geblokkeerd totdat de douane deze toestemming verleent.

Wij zien dat FWV regelmatig wordt gebruikt voor het voormelden van transit documenten uit het Verenigd Koninkrijk of Ierland. Dit is niet juist en leidt ertoe dat uw zending geblokkeerd blijft staan op de terminal.
Voor transit documenten die in Ierland of het Verenigd Koninkrijk zijn opgemaakt, doet de rederij een MID-melding namens u. Bekijk hiervoor ook deze toelichting.

Hoe kunt u een onjuiste melding met FWV herstellen?
Indien u het documenttype FWV onbedoeld heeft voorgemeld, neem dan contact op met de terminal om deze documentmelding te corrigeren.

Heeft u gevonden wat u zocht?

Hoe ziet het zendingsnummer eruit voor ferryoperators bij de voormelding van importzendingen?

Het zendingsnummer is opgebouwd uit: SCAC-code rederij, het boekingsnummer en het zendingsvolgnummer:

Bedrijf SCAC Voorbeeld Extra toelichting
CLdN CLVW CLVW0012345678001 “CLVW” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
DFDS / KVSA DFDS DFDS123456780001 “DFDS” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer (let op extra 0)
P&O Ferries PONF PONFHU12345678001 “PONF” & verteklocatie (hier: Hull) & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer
Stena Line STNL STNL0012345678001 “STNL” & “00” & boekingsnummer (8 posities) & zendingsvolgnummer

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik terugkerende lege emballage (rolcontainers, fusten, verpakkingsmateriaal) uit het VK voormelden?

In principe heeft de emballage de Unie-status verloren en moet er aangifte worden gedaan om goederen opnieuw de Unie-status te geven.
Hoe het werkt:

  • In geval van deepsea / shortsea: u dient een invoeraangifte of transitaangifte te doen. Het documentnummer van deze aangifte moet vervolgens bij de terminal worden voorgemeld via Melding Import Documentatie. 
  • In geval van ferry-verkeer is een speciale afspraak gemaakt:
  1. De ferryoperator mag namens u een aangifte doen.
  2. De ferryoperator doet namens u  ook de documentvoormelding.
  3. U hoeft géén aangifte te doen bij de Douane en u hoeft ook geen douanedocument voor te melden.Let op! In uw boeking bij de ferry operator meldt u duidelijk dat u lege emballage vervoert. Let daarnaast op dat u aan de voorschriften van de Douane voldoet: https://www.getreadyforbrexit.eu/wp-content/uploads/2020/10/2020-09-28-Memo-ODB-terugkerende-emballage-en-verpakkingen1.pdf 

Heeft u gevonden wat u zocht?

Moet ik doorgaande transitdocumenten vanuit het VK voormelden via de service Melding Import Documentatie (MID)?

Situatieschets: u heeft vanuit het Verenigd Koninkrijk (of vanuit Ierland) een transitdocument opgemaakt dat de goederen blijft begeleiden tot de eindbestemming in de Europese Unie (zogenaamd doorgaand transitdocument; T1/T2). Hoe het werkt:

  1. Nee, u hoeft doorgaande transitdocumenten niet voor te melden via de service MID
  2. Maar u dient wel in de boeking bij uw rederij / ferryoperator aan te geven dat u goederen met een doorgaand transitdocument wilt verschepen. Dit doet u door het het MRN-nummer van uw transitaangifte op te geven bij uw boeking.
  3. De rederij meldt bij aankomst in Nederland uw transitdocument bij de Douane en doet namens u een documentvoormelding bij de terminal

Let op! Een transit document vanuit het VK herkent u aan de eerste 5 tekens: "21GB00" Een nummer dat begint met "21GB01X" is géén transitdocument, maar een uitvoerdocument uit het VK.

Heeft u gevonden wat u zocht?