Quick Start Guide – Notification Import Documentation

Eine Meldung eingeben

Es gibt zwei Wege, eine Meldung einzugeben:

A) Eingabe von Hand

• Klicken Sie auf „Neue Meldung“
• Wählen Sie das gewünschte Terminal. Sie sehen direkt, ob das Terminal Container erhalten möchte oder / und
• Sendungsnummern von Ihnen
• Füllen Sie die gewünschten Felder aus
• Wählen Sie „Versenden“ om die Meldung an das Terminal zu versenden
• Sie Kehren zurück zur Übersicht und Ihre Melding erscheint

B) Excel-Upload (in Entwicklung)

• Laden Sie auf der PCS-Startseite unter „My downloads“ die Datei „Eingabe Import-nachrichten dokumentation“ herunter
• Füllen Sie die gewünschten Felder aus. Die benötigte Terminalcodes finden Sie hier.
• Speichern Sie die Datei auf Ihrem PC als Excel-97-2003-Datei
• Wählen Sie „Datei hochladen“
• Wählen Sie die Datei, die Sie hochladen möchten
• Klicken Sie auf „Datei hochladen“ Die Meldungen erscheinen im Menü „Meldung Übersicht“

FAQ

• Was ist der Unterschied zwischen equipment number und shipment number?
• Ich weiß nicht, welche Modalität ich eintragen muss
• Welchen Dokumenttyp muss ich in welcher Situation verwenden?

Eine Meldung suchen oder Meldungen herunterladen

Auf dieser Übersichtsseite haben Sie die Möglichkeit nach einer älteren Import-Documentation-Meldung zu suchen oder eine Übersicht von Meldungen herunterzuladen.

Meldungen suchen:

• Mit der Suchleiste können Sie nach einer Dokumentennummer, Containernummer oder Sendungsnummer suchen.
• Es muss nicht die vollständige Nummer eingegeben werden. Es reicht, den Anfang der entsprechenden Nummer einzutragen.
• Unter der Suchleiste können Sie auch nach Dokumenttyp, Terminal, Datumsbereich und Status der Voranmeldung filtern. Diese Filter können Sie beliebig kombinieren (auch mit Ihrer Suche).
• Sie entfernen Filter, indem Sie sie deaktivieren.
• Ihre Suche löschen Sie, indem Sie auf das Kreuz klicken.

Meldungsübersicht herunterladen:

• Mit dem Button „herunterladen“ können Sie eine Übersicht aller Ihrer Dokumentvoranmeldungen herunterladen.
• Die Download-Funktion erzeugt eine CSV-Datei mit einer Gesamtübersicht aller Ihrer Dokumentvoranmeldungen.
• Wenn gewünscht, können Sie auch erst einen Filter, wie Datum oder Terminal, anwenden. Diese Filter greifen auch für Ihre heruntergeladene Übersicht.

Ein prenotified Document stornieren

Wenn Sie versehentlich ein falsches Dokument vorangemeldet haben, können Sie dieses für die Terminals ECT Delta oder Euromax über den Service Notification Import Documentation stornieren. Für andere Terminals ist dies nur telefonisch oder per E-Mail möglich – mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Nur Dokumente mit dem Status ‚Approved‘ können storniert werden.
Dokumente mit dem Status ‚Sent‘ oder ‚Rejected‘ können nicht storniert werden.

Öffnen Sie im Detailbildschirm der Dokumentanmeldung die Option ‚Withdraw notification‘.

Im Bestätigungsfenster wählen Sie erneut ‚Withdraw‘:

Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Stornierungsanfrage an das Terminal übermittelt wurde. Solange diese Anfrage nicht verarbeitet wurde, können Sie kein neues Dokument voranmelden.

Das Terminal informiert Sie (nach kurzer Zeit), ob die Anfrage akzeptiert oder abgelehnt wurde. Den Status können Sie in der Spalte ’status‘ oder in der timeline im Detailfenster einsehen. Ein Terminal kann die Anfrage z. B. ablehnen, wenn der Container bereits abgeholt wurde oder zur Abholung bereitsteht.

Folgende Statusmeldungen sind in der timeline möglich:

• ‚Sent‘: Ihre Stornierungsanfrage wurde an das Terminal gesendet.

• ‚Cancellation request processing‘: Ihre Stornierungsanfrage wird vom Terminal bearbeitet.

• ‚Cancelled‘: Ihre Stornierungsanfrage wurde vom Terminal akzeptiert.

• ‚Cancellation rejected‘: Ihre Stornierungsanfrage wurde vom Terminal abgelehnt.
  Ein Terminal kann eine Stornierung ablehnen, z. B. wenn der Container das Terminal bereits verlassen hat. In diesem Fall wird das Dokument nicht gelöscht. Bitte wenden Sie sich direkt an das Terminal, um eine Lösung zu besprechen.

Sobald die fehlerhafte Voranmeldung entfernt wurde, können Sie eine neue Dokumentenvoranmeldung einreichen.

Können Sie das gewünschte Terminal nicht finden?

Bevor Sie eine NID-Meldung an ein Terminal schicken können, müssen Sie für dieses Terminal einen Terminalvertrag unterzeichnen. Mit diesem Terminalvertrag akzeptieren Sie, die Verantwortung für die vollständige und korrekte Voranmeldung Ihrer Dokumentangaben an das Terminal zu übernehmen.

Nehmen Sie Kontakt zu sales@portbase.com auf, um für das gewünschte Terminal den richtigen Terminalvertrag zu unterzeichnen. Anschließend werden die entsprechenden Terminals und Dokumententypen für Sie im Dienst Notification Import Documentation aktiviert. Nach der Aktivierung können Sie das Terminal in dem Dienst auswählen.

Haben Sie Fragen?

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