Quick Start Guide – Melding Import Documentatie

Een melding invoeren

Een melding invoeren kan op twee manieren:

A) Handmatige invoer

• Kies ‘Nieuwe melding’.
• Kies de gewenste terminal. U ziet direct of u de terminal container- en/of zendingsnummers wilt ontvangen.
• Vul de gevraagde invoervelden in:
  • Documenttype (verplicht. Zie FAQ voor een handleiding van Douane)
  • Documentnummer (verplicht. Dit is bijvoorbeeld het MRN-nummer van uw aangifte)
  • Modaliteit (optioneel. Hiermee geeft u aan via welke modaliteit u de goederen komt ophalen.)
  • Zendingsnummer of equipmentnummer (verplicht. Bij een containerterminal vult u één of meerdere equipmentnummer in) Bij een ferry-operator vult u het zendingsnummer in.
• Kies ‘Verzenden’ om de melding naar de terminal te versturen.
• U gaat terug naar het overzicht en ziet uw melding verschijnen.

B) de status van uw inzien

Als u een melding aanklikt ziet u aan de rechterkant de detailgegevens van uw document-voormelding.

In de Timeline van de melding ziet u de voortgang van uw melding, met de meest recente status bovenaan de tijdlijn.

• Status ‘Nieuw’: uw melding is aangemaakt
• Status ‘Verzonden’: uw melding is verzonden naar de terminal
• Status ‘Goedgekeurd’ *: uw melding is geaccepteerd door de terminal
• Status ‘Geweigerd’ *: uw melding is geweigerd door de terminal. Een terminal kan een melding weigeren indien deze niet door de terminal verwerkt kan worden, bijvoorbeeld omdat het documentnummer niet bij het gekozen documenttype past. Controleer in dit geval uw melding. Neem eventueel contact op met onze Customer Service.

* Niet alle terminals geven een acceptatiebericht. Kijk in dit overzicht welke terminals een acceptatiebericht (ook bekend als ‘MID retourbericht’) versturen.

FAQ:

• Mijn document blijft op verzonden staan, wanneer verandert dit in accepted?
• Wat is het verschil tussen equipmentnummer en zendingsnummer?
• Ik weet niet welke modaliteit ik moet invullen
• Welk documenttype moet ik in welke situatie gebruiken?

Een melding zoeken of meldingen downloaden

In het overzichtsscherm heeft u de mogelijkheid om eenvoudig naar een eerdere melding import documentatie te zoeken of een overzicht van meldingen te downloaden.

Meldingen zoeken:

• Via de “Zoek”-balk kunt zoeken naar een documentnummer, containernummer of zendingsnummer.
• Het is niet noodzakelijk om het volledige nummer in te voeren. U kunt ook alleen het begin van het betreffende nummer invoeren
• Onder de zoekbalk kunt u ook filteren op documenttype, terminal, datumbereik en status van de voormelding. Deze filters kunt u naar wens combineren (ook met uw zoekopdracht)
• U verwijdert filters door ze te deselecteren.
• Uw zoekactie kunt u verwijderen door op het kruisje te klikken

Meldingenoverzicht downloaden:

• Via de knop ‘downloaden’ kunt u een overzicht van al uw documentvoormeldingen downloaden.
• De download functionaliteit genereert een CSV-bestand met een totaaloverzicht van al uw documentvoormeldingen.
• U kunt optioneel ook eerst filters toepassen zoals datum of terminal. Deze filters zijn ook van toepassing op uw gedownloade overzicht.

FAQ:

• Welke statussen kan ik ontvangen van de terminals?

Een voorgemeld document intrekken

Indien u per ongeluk een foutief document heeft voorgemeld, dan kunt u bij ECT Delta en Euromax een verzoek tot intrekking het van document doen via de service Melding Import Documentatie. Voor overige terminals kan dit enkel telefonisch of per e-mail.

Het intrekken van documenten kan alleen voor documenten met de status ‘goedgekeurd’. Documenten met status ‘verzonden’ of ‘geweigerd’ kunnen niet worden ingetrokken.

1. In het detailscherm van de documentmelding kiest u rechtsboven voor ‘melding intrekken’
2. In het bevestigingsscherm kiest u nogmaals ‘intrekken’
3. U ziet een bevestiging dat het verzoek tot intrekken is ingediend bij de terminal.
4. De terminal laat (na enige tijd) weten of het verzoek is geaccepteerd of is geweigerd. U ziet dit terug in de kolom ‘status’ of in de tijdlijn in het detailvenster.
   • Een terminal kan ervoor kiezen het verzoek te weigeren, bijvoorbeeld als de container is opgehaald of klaar staat om opgehaald te worden.
   • Uw intrekverzoek kent de volgende statussen in de timeline:
5. Status ‘Verzonden’: uw intrekverzoek is verzonden naar de terminal
6. Status ‘Intrekverzoek in behandeling’: uw intrekverzoek wordt in behandeling genomen door de terminal
7. Status ‘Ingetrokken’ : Uw intrekverzoek is geaccepteerd door de terminal
8. Status ‘Intrekken afgekeurd’: Uw intrekverzoek is geweigerd door de terminal. Een terminal kan een intrekverzoek weigeren, bijvoorbeeld omdat de container de terminal reeds heeft verlaten. Het document wordt dan niet verwijderd. Neem contact op met de terminal om een oplossing te bespreken.

FAQ:

• Ik wil mijn document aanpassen of verwijderen, kan dit?

Kunt u de gewenste terminal niet kiezen?

Voordat u een MID-melding naar een terminal kunt sturen, dient u voor deze terminal een terminalcontract te tekenen. Via dit terminalcontract accepteert u de verantwoordelijkheid voor het volledig en juist voormelden van uw documentgegevens aan de terminal.  

Neem contact op met sales@portbase.com om voor de gewenste terminals het juiste terminalcontract te ondertekenen. De betreffende terminals en documenttypes worden vervolgens voor u geactiveerd in de service Melding Import Documentatie. Na activatie kunt u de terminal selecteren in de service. 

Heeft u vragen?

Heeft u vragen over deze service? Neem dan contact met ons op.