Op dinsdag 15 oktober gaan we live met ‘JIT varen fase 1’. In dit eerste deel van een groter plan, Port Call Optimization (PCO), voeren we een aantal verbeteringen door die een positieve bijdrage leveren aan het plannen van inkomende, verhalende en vertrekkende schepen. Het beter kunnen plannen zorgt namelijk al voor een kleine reductie van CO2 uitstoot.
LET OP!JIT varen fase 1 heeft alleen betrekking op scheepsbezoeken bij Hutchison Ports ECT Delta, Hutchison Ports ECT Euromax, Hutchison Port Delta II, Rotterdam World Gateway (RWG) en APM Terminals Maasvlakte II. Binnenkort ook Rotterdam Shortsea Terminal (RST).
240 NM Geofence e-mail notificatie
Voortaan krijgt u en de terminalplanner een e-mail notificatie zodra uw schip een denkbeeldige lijn, de zgn. ‘geofence’ passeert en de Port passage Planning Area (PPA) binnenvaart.
De geofence ligt in een cirkel rond de Maascenter boei op een afstand van 240 nautische mijlen.
Uw schip krijgt dan een Actual Time of Arrival in de Portpassage Planning Area: de ‘ATA PPA’.
U krijgt ook een notificatie zodra uw schip vanuit een haven binnen de PPA, bv. Antwerpen vertrekt naar Rotterdam. De ATA PPA is dan het moment waarop we zien dat het schip vertrekt richting Rotterdam. Hieronder tonen we één voorbeeld van zo’n notificatie bericht:
U ziet de ATA PPA ook in de schermen van ‘Melding Schip’ in het Port Community System van Portbase:
De 240 NM notificatie is bedoeld om zowel u als de terminalplanner te informeren waar het schip zich bevindt. Een mooi moment om nog een keer goed te kijken of de huidige planning nog steeds accuraat is of dat deze wellicht moet worden bijgesteld. Want hoe betrouwbaarder de informatie is die wij als havenmeester en nautische dienstverleners ontvangen, des te nauwkeuriger we kunnen plannen. Het idee is dat we via de agent het schip eerder kunnen informeren over het moment waarop het schip op het loodsstation verwacht wordt. Indien nodig kan het schip haar snelheid aanpassen om op het juiste moment de loods aan boord te krijgen en ‘Just In Time’, zonder wachttijd (bv. op de ankerplaats) naar binnen te varen.
Containerterminals delen planning digitaal met scheepsagent
De volgende terminals delen hun planning digitaal met de scheepsagent:
Hutchison Ports ECT Delta
Hutchison Ports ECT Euromax
Hutchison Ports Delta II
Rotterdam World Gateway (RWG)
APM Terminals Maasvlakte II
Rotterdam Shortsea Terminal (RST) sluit z.s.m. aan
Elke 15 minuten wordt er een update gestuurd van het terminalsysteem naar het PCS van Portbase. Het gaat om de volgende velden die u gebruikt als input voor een melding aan de havenmeester en nautische dienstverleners:
RTA (Requested Time of Arrival) als input voor de ETA ligplaats in Melding Schip
Afmeerpositie (bakboord/stuurboord) als input voor de Mooring position in Melding Schip
Paal/boldernummers als input voor de Bollards in Melding Schip
ETC (Estimated Time of Completion) als input voor de ETD in Melding Schip
De agent kan instellen om de RTA (als ETA 1e ligplaats) en boldernummers automatisch door te sturen naar de havenmeester. Wij adviseren om in ieder geval wijzigingen van de terminal op boldernummers áltijd automatisch door het PCS door te laten sturen (zie Preferences).
Voor elke RTA update op een van de vólgende ligplaatsen ontvangt de agent een notificatie. Deze RTA wordt niet automatisch doorgestuurd omdat de vertrektijd van de huidige ligplaats wellicht ook moet worden aangepast (uiteraard als dat kan) zodat het schip niet ongewenst langzaam op de rivier vaart, een havenbekken in en uit draait of naar zee vaart en dan weer naar binnen om maar niet te vroeg op de volgende ligplaats aan te komen. Dit zijn ongewenste bewegingen en daarmee een verhoogd veiligheidsrisico.
Zo ziet u de updates van de terminal in Meldig Schip:
Voor het doorgeven van de ETC (als ETD) blijft een handmatige actie nodig. U bent nl. het beste op de hoogte van andere zaken die mogelijk invloed hebben op de vertrektijd. U krijgt een notificatie als de terminal een aangepaste ETC stuurt.
Ook voor het doorgeven van de afmeerpositie blijft een handmatige actie noodzakelijk omdat er een aanzienlijk tijdsverschil kan ontstaan als het schip eerst gedraaid moet worden. U zal wellicht de ETA op de ligplaats moeten aanpassen.
RTA en ETC gebaseerd op 1e tros vast/los
Vanaf 1 oktober gaan alle terminals, agenten, nautische dienstverleners en de havenmeester werken met de nieuwe definities voor ETA ligplaats en ETD. Deze tijden zijn vanaf 1 oktober gebaseerd op de 1e tros vast (1st line secured) of de 1e tros los (1st line released). Ook de RTA en de ETC van de terminal zijn gebaseerd op de 1e tros los of vast.
Bunkeroperators delen start- en eindtijden
Vanaf 14 augustus jl. delen de bunkeroperators hun tijden met het PCS. U ziet op het scherm in Melding Schip de volgende tijden:
ETS: Estimated Time of Start
ETC: Estimated Time of Completion
ATC: Actual Time of Completion
Als de bunkeroperator mogelijk voor vertraging gaat zorgen, volgt een alert op het scherm. Dat gebeurt als de ETC 15 of 30 min vóór de ETD van het schip ligt. Als de bunkeroperator zeker voor vertraging gaat zorgen, volgt een andere alert op het scherm. Dat gebeurt als de ETC gelijk is aan of later is dan de ETD van het schip:
U krijgt net als de terminalplanner een notificatie als de bunkeroperator (mogelijk) voor vertraging zorgt.
E-mail notificaties ook via SMS
U kunt zich ‘abonneren’ op diverse notificaties. De standaard notificatie is een e-mail. Het is ook mogelijk een SMS notificatie te ontvangen. Daarnaast wordt er op het Visit Overview scherm met een alert aangegeven of er verschillen zijn tussen de gegevens die de terminal heeft aangeleverd en de gegevens die de u heeft verstuurd:
Preferences instellen
Het abonneren op e-mail en/of SMS notificaties doet u via Preferences onder de inlognaam. Naast persoonlijke instellingen zijn er ook instellingen die voor het gehele agentschap gelden. Deze kunnen alleen ingesteld worden door de hoofdgebruiker van de organisatie:
Met deze twee instellingen kan in 1x voor het gehele agentschap worden ingesteld dat:
Álle RTA’s van de terminal naar de 1e ligplaats direct automatisch worden doorgestuurd naar de havenmeester en nautische dienstverleners.
Álle wijzigingen van de terminal op boldernummers direct automatisch worden doorgestuurd naar de havenmeester en nautische dienstverleners. Wij adviseren om deze áltijd aan te zetten!
LET OP:
Als een schip meer dan één keer dezelfde terminal bezoekt (tijdens hetzelfde bezoek in Rotterdam) dan worden er géén gegevens automatisch doorgestuurd omdat we niet weten bij welk ligplaatsbezoek deze gegevens horen. We kunnen er nl. niet 100% op vertrouwen dat dit altijd en alleen maar over de eerstvolgende reis gaat. In dat geval krijgt u altijd een notificatie.
Als agent moet u de planning baseren op ‘1st berth’ (niet op ‘pilot boarding place’). Het PCS ondersteunt u daarbij. De reden is dat de RTA gebaseerd is op de 1e tros vast. Alle partijen doen hun uiterste best om op de opgegeven ETA ligplaats de 1e tros vast te hebben. De tijd op het loodsstation wordt automatisch berekend.
Persoonlijke instellingen:
Het is erg belangrijk om updates van de terminal zo snel mogelijk te beoordelen (bv. kan het schip wel op dat moment op het loodsstation zijn?) en dan door te sturen naar de havenmeester en nautische dienstverleners. Wij adviseren om deze notificaties altijd aan te zetten. Wanneer de agent kiest voor automatisch doorsturen (RTA 1st berth en bolders) dan wordt er wél een notificatie gestuurd voor de RTA 1st berth, naar níet voor de bolders.
Uitwisselen met Auto-order = Yes
Als u voor een inkomend schip gekozen heeft voor uitwisselen met een vertrekkend schip met de optie Auto-order = Yes, én u heeft ingesteld dat de RTA van de terminal ook automatisch wordt doorgestuurd, dan is het Auto-order mechanisme bij uitwisselen leidend. U krijgt, mits geabonneerd, dan wél de notificatie bij een RTA update, maar deze wordt dan niet automatisch doorgestuurd. Door de Auto-order = Yes, wijzigt de ETA van het inkomende schip al automatisch afhankelijk van een wijziging van de ETD van het vertrekkende schip.
Nieuwe werkwijze alleen in Rotterdam
De wijzingen in de systemen en de procedures gelden alleen voor Rotterdam!
In deze eerste fase werken alleen de vijf eerder genoemde containerterminals mee samen met de agenten die schepen behandelen voor deze terminals.
Het melden en bestellen o.b.v. de 1e tros los/vast moment geldt voor álle partijen in de haven.
Nieuwe service in 2025
Portbase heeft in samenwerking met ECT en RWG een service ontwikkeld waarbij planningen via API en IFTSAI berichten synchroon met elkaar kunnen worden uitgewisseld en afgestemd (dus niet asynchroon en geen email). Dit is een separaat project en de verwachting is dat dit het eerste halfjaar in 2025 gefaseerd wordt geïmplementeerd.
Vragen
Meer informatie over hoe de nieuwe functionaliteit werkt, vindt u op de Portbase Support pagina
of onder ‘Port Community Services’ en dan ‘Melding Schip’
Neem bij vragen contact op met de Servicedesk van Portbase.
