Alleen de hoofdbeheerder van je organisatie kan organisatiegegevens wijzigen, waaronder een nieuwe hoofdbeheerder aanwijzen. Het is daarom belangrijk dat de hoofdbeheerder klopt.
Als de hoofdbeheerder vertrekt, dan kan hij zelf een andere medewerker als hoofdbeheerder aanwijzen. (zie 3. Wijzigen van de hoofdbeheerder)
De tekenbevoegde kan organisatiegegevens niet zelfstandig wijzigen. Sommige organisatiegegevens moeten wel door de tekenbevoegde worden goedgekeurd.
De tekenbevoegde en de gegevens van de tekenbevoegde kunnen worden gewijzigd door de hoofdbeheerder.
Bij het wijzigen van je tekenbevoegde is het noodzakelijk dat deze zich identificeert. Dit is nodig zodat Portbase zeker kan zijn, dat de contactgegevens inderdaad horen bij de geselecteerde persoon uit het handelsregister. Hiervoor krijgt de opgegeven tekenbevoegde een uitnodiging per e-mail, zodra je op bevestig drukt.
De voortgang van dit proces, en de mogelijkheid deze uitnodiging opnieuw te sturen, zijn te vinden onder de tab Open verzoek.
Als hoofdbeheerder kan je je taak als hoofdbeheerder overdragen aan één andere medewerker.
Er wordt gevraagd om je tekenbevoegde te controleren. De tekenbevoegde wordt gevraagd akkoord te gaan met de nieuwe hoofdbeheerder. De juiste tekenbevoegde met het juiste e-mailadres is daarvoor noodzakelijk.
Als je tekenbevoegde of de contactgegevens van je tekenbevoegde niet kloppen, kan je deze direct aanpassen. Druk op Tekenbevoegde klopt niet. Je kan vervolgens de juiste tekenbevoegde en contactgegevens kiezen, zolang deze in het handelsregister bekend zijn.
Let op: Omdat er nooit meer dan één hoofdbeheerder kan zijn, zorgt deze actie ervoor dat je zelf geen hoofdbeheerder meer bent.
Wat betekent het als een account van een medewerker een andere hoofdorganisatie heeft?
Elk account van een medewerker valt onder beheer van de organisatie waaraan dat account is gekoppeld. Op het moment dat iemand gekoppeld is met meerdere organisaties, is de eerste organisatie waaraan het account is gekoppeld de hoofdorganisatie. Het beheer van dit account valt dan onder die organisatie.
Hier merk je verder weinig van, tenzij je iemand hoofdbeheerder wilt maken. Alleen medewerkers die onder jouw beheer vallen, die dus jouw organisatie als hoofdorganisatie hebben, kunnen hoofdbeheerder worden van je organisatie.
Bij vragen of problemen kan je contact opnemen met Inside Sales via sales@portbase.com.
Als de huidige hoofdbeheerder niet meer actief is, dan kun je aanvragen om de hoofdbeheerder aan te passen via het online wijzigingsformulier.
Bij vragen of problemen kan je contact opnemen met Inside Sales via sales@portbase.com.
Tip: De nieuwe hoofdbeheerder dient een IAMconnected account te hebben én gekoppeld te zijn aan jouw organisatie. Is de nieuwe hoofdbeheerder een volledig nieuwe gebruiker? Maak een IAMconnected account aan en koppel met jouw organisatie.
De organisatienaam wordt opgehaald uit je lokale handelsregister (voor Nederland is dat het KVK). Als jouw organisatie een naamsverandering heeft ondergaan, dan maak je deze eerst kloppend in het handelsregister. Zodra de wijziging in het handelsregister is doorgevoerd, kan je deze in IAMconnected ophalen.
Als je gebruik wilt maken van een handelsnaam in plaats van de statutaire naam uit het handelsregister, neem dan contact op met Inside Sales via sales@portbase.com.
Het adres wordt opgehaald uit het lokale handelsregister (voor Nederland is dat het KVK). Als je verhuisd bent of je wilt voor een andere reden je adres wijzigen, dan maak je deze eerst kloppend in het handelsregister. Zodra de wijziging in het handelsregister is doorgevoerd, kan je deze in IAMconnected ophalen.
Indien jouw organisatie meerdere vestigingen heeft dan wordt het adres van de hoofdvestiging gebruikt.
Overige organisatiegegevens, zoals financieel contactpersoon of BTW-nummer, kunnen via het online wijzigingsformulier gewijzigd worden. Via dit formulier kun je o.a. wijzigen:
Als hoofdbeheerder kan je je taak als hoofdbeheerder overdragen aan één andere medewerker.
Er wordt gevraagd om je tekenbevoegde te controleren. De tekenbevoegde wordt gevraagd akkoord te gaan met de nieuwe hoofdbeheerder. De juiste tekenbevoegde met het juiste e-mailadres is daarvoor noodzakelijk.
Als je tekenbevoegde of de contactgegevens van je tekenbevoegde niet kloppen, kan je deze direct aanpassen. Klik op Tekenbevoegde klopt niet. Je kan vervolgens de juiste tekenbevoegde en contactgegevens kiezen, zolang deze in het handelsregister bekend zijn.
Let op: Omdat er nooit meer dan één hoofdbeheerder kan zijn, zorgt deze actie ervoor dat je zelf geen hoofdbeheerder meer bent.
In IAMconnected kan een gebruiker specifieke rollen aanvragen die rechten geeft in andere (niet PCS) aangesloten applicaties:
Autorisaties in PCS kun je als beheerder regelen in PCS zelf
Voor meer informatie over validatie van gebruikers en Kwartaalcontroles raadpleeg je de Quick Start Guide Kwartaalcontroles.
Richtlijnen:
Tips: