Let op: Vanaf dinsdag 1 juli 2025 is het aanvragen van een vergunning of ontheffing voor bezoeken aan Rotterdam (en aangrenzende havens) mogelijk vanuit uw bezoek in Melding Schip in het PCS van Portbase.
Het is mogelijk om op een ligplaats van een visit een ontheffing toe te voegen. Dit kan via een nieuw veld “Exemptions”. Het veld is een tekstveld waar de gebruiker door middel van tekstinvoer een ontheffing kan selecteren. De tekstinvoer is niet hoofdlettergevoelig en de resultaten zijn gebaseerd op een configuratie. Hierdoor kan per ligplaats worden geconfigureerd welke ontheffing kan worden aangevraagd. Zo wordt voorkomen dat een ontheffingen wordt aangevraagd op een ligplaats waar dit niet mogelijk is of juist niet nodig is. De titels van de ontheffingen zijn herschreven naar het Engels en waar nodig aangepast, onderaan staat een vertaaltabel met een vergelijking tussen de oude en nieuwe benaming. Ook is er een volgnummer toegevoegd om de ontheffing herkenbaar te maken.
Wanneer een gebruiker een ontheffing heeft geselecteerd verschijnt er een pop-up. In dit kader is het mogelijk om twee informatie-elementen te tonen, de “Consideration” en de “General Information”. Dit wordt niet bij alle ontheffingen weergegeven, de weergave is afhankelijk van de configuratie.
Voor de “consideration” wordt de gebruiker gevraagd om akkoord te gaan met de wettekst bijbehorend bij de ontheffing. Indien de gebruiker niet akkoord gaat is het niet mogelijk om de ontheffing aan te vragen.
Voor de “General Information” wordt aanvullend informatie getoond die de gebruiker kan gebruiken bij de aanvraag van de ontheffing.
Zie onderstaand voorbeeld van de ontheffing “To be located or berth in an area where this is not permitted with a certain category of vessel.”
Na het akkoord gaan met de “Consideration” verschijnen er aanvullende velden bijbehorend bij de geselecteerde ontheffing. Standaard worden er een aantal algemene velden getoond waarin de gebruiker wordt gevraagd naar het telefoonnummer, e-mailadres, naam van aanvrager, op wiens verzoek de ontheffing wordt aangevraagd en of de ontheffing naar waarheid is ingevuld. Ook is er de ruimte om een reden voor de ontheffing mee te geven of aanvullende details te noteren. Zie de geel gemarkeerde velden in de onderstaande afbeelding voor de ontheffing “To be located or berth in an area where this is not permitted with a certain category of vessel.”
Verder is het mogelijk voor alle formulieren één of meerdere bijlage(n) toe te voegen. Voor een aantal ontheffingen is het verplicht om een bijlage mee te sturen, indien dat het geval is wordt dit getoond in het informatie-icoon bij “Attachment”.
Naast de algemene velden worden er ook velden getoond die specifiek voor die ontheffing van toepassing zijn. Deze velden zijn voor de ontheffing “To be located or berth in an area where this is not permitted with a certain category of vessel.”, rood gemarkeerd. Voor alle andere ontheffingen zijn dit dus specifieke velden die van toepassing zijn voor die ontheffing.
Deze velden zijn zodanig opgezet dat er op basis van de keuze van de gebruiker ook extra velden kunnen worden uitgeklapt. Indien een gebruiker bijv. bij een veld de waarde “Yes” invoert, verschijnen er nieuwe velden passend bij het antwoord “Yes”.
Voor elk veld wordt aangegeven of het verplicht of optioneel is. Verplichte velden worden aangeduid met een asterisk (*).
Tot slot wordt bij een aantal velden een informatie-icoon weergegeven waarin een toelichting of instructie over de gewenste invoer wordt gegeven. Wanneer de gebruiker met de muis over dit icoon beweegt, verschijnt aanvullende tekst.
Wanneer alle velden zijn gevuld kan de ontheffing via “Save & Send” naar het HCC worden gestuurd. Na het klikken op ‘Save & Send’ wordt er een e-mail gegenereerd die wordt verzonden naar het HCC, met de aanvrager in cc. Deze e-mail bevat alle ingevoerde waarden van de ontheffing, plus gewenste informatie die al beschikbaar was in PCS. Denk aan de lengte van het schip of de ligplaats. Het HCC zal verdere terugkoppeling via de mail aan de aanvrager geven.
“Indien een wijziging gewenst is, kan het betreffende veld worden aangepast, waarna opnieuw op ‘Save & Send’ kan worden geklikt. In dat geval wordt er een nieuwe e-mail verzonden, met ‘Mutatie’ in de onderwerpregel, zodat het HCC op de hoogte is van de aangebrachte wijziging op de oorspronkelijke ontheffing.
Daarnaast is het mogelijk om een ontheffing te annuleren. Wanneer de gebruiker op het kruisje in het veld ‘Exemption’ klikt, wordt het annuleringsproces gestart. De gebruiker ontvangt vervolgens een validatieverzoek. Indien deze actie wordt bevestigd, ontvangt het HCC een e-mail met als onderwerpregel ‘Annulering’.”
Het is mogelijk om op één ligplaats meerdere ontheffingen toe te voegen. Na het selecteren van een ontheffing in het veld “Exemption” verschijnt er automatisch een nieuwe regel waarin de gebruiker weer via tekstinvoer een ontheffing kan selecteren. Alle uitleg die hierboven is gegeven geldt ook voor een evt. tweede, derde etc. ontheffing.
