Beste scheepsagenten,
Graag informeer ik u over het volgende:
Vergunningen en ontheffingen
Vanaf dinsdag 1 juli 2025 is het aanvragen van een vergunning of ontheffing voor bezoeken aan Rotterdam (en aangrenzende havens) mogelijk vanuit uw bezoek in Melding Schip in het PCS van Portbase. Met deze nieuwe functionaliteit wordt het een stuk eenvoudiger om een aanvraag voor een vergunning of ontheffing te doen en vervalt het invullen van een volledig blanco formulier en het versturen per e-mail.
Lees hier hoe het werkt.
Invullen op juiste ligplaats
Het PCS ondersteunt u door de reeds opgeslagen gegevens uit uw scheepsbezoek automatisch vooraf in te vullen of te gebruiken in de aanvraag. U dient de aanvraag in te vullen via het veld “Exemptions” op/naar de juiste ligplaats zodat gegevens als ligplaats, ETA e.d. ook automatisch vooraf juist worden ingevuld.
Werkwijze
Let op de volgende punten bij het indienen van een aanvraag:
Aanvraag wijzigen of annuleren
Een aanvraag kan worden gewijzigd of geannuleerd. Bij een wijziging opent u de aanvraag en voert u de wijziging door. U ontvangt een mail met de gewijzigde aanvraag met in de titel ‘Mutatie’.
Bij het annuleren is een tussenstap toegevoegd, een validatieverzoek. Hiermee voorkomen we dat een aanvraag per ongeluk wordt verwijderd. Voor de werking hiervan verwijzen we naar de handleiding.
Indien de ETA wijzigt, wordt automatisch een update verstuurd naar het HCC en het agentschap. U hoeft niets te doen.
Let op: Indien door de ETA wijziging ook tijdswijziging in bijvoorbeeld werkzaamheden plaatsvindt, dan dient u de aanvraag zelf te wijzigen naar de correcte start- en eindtijd.
Nederlands/Engels
De vragen in het formulier zijn allemaal in het Engels, wat niet wil zeggen dat u ook in het Engels moet antwoorden. Dit mag ook gewoon in het Nederlands. De ontheffing wordt altijd met teksten in het Nederlands conform wetgeving uitgegeven.
Wetgeving
Nieuwe wetgeving (WMEBV; Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer) zorgt ervoor dat er prioriteit wordt gegeven aan deze verbetering. Daarnaast is deze nieuwe werkwijze moderner en gebruiksvriendelijker dan het downloaden, invullen en e-mailen van een aanvraag. De WMEBV verplicht ons om de aanvrager een ontvangstbevestiging te sturen, inzicht te geven in de status van de aanvraag en de uitkomst van de aanvraag digitaal terug te koppelen.
Fase 1: E-mail naar het HCC
U hoeft geen e-mail meer te sturen naar het HCC. Nadat u de aanvraag via het PCS heeft ingediend, genereert het automatisch een e-mail met uw aanvraag. Deze wordt naar het HCC verzonden zodra u in het bezoek op “Save and send” klikt.
Het HCC verwerkt deze e-mail nu nog op dezelfde manier als uw huidige (oude) e-mail.
U ontvangt een kopie van de aanvraag op het opgegeven mailadres.
Fase 2: Interface tussen het PCS en ontvangende VTH applicatie
Met het ontwikkelen van deze formulieren op een centrale en logische plek (het PCS) is een eerste stap gezet in het digitaal kunnen afhandelen door de Havenmeester van alle vergunning- en ontheffingsaanvragen. Hiervoor zal de Havenmeester gebruik gaan maken van een VTH-applicatie. (VTH staat voor Vergunning-Toezicht-Handhaving). Het beoordelen van een aanvraag wordt een stuk eenvoudiger en nog consistenter en er vindt automatisch communicatie plaats richting de aanvrager (status-updates/uitkomst) waardoor we voldoen aan de nieuwe wetgeving. De verwachting is dat deze applicatie medio 2026 live gaat. Uw aanvraag wordt dan niet meer per e-mail verstuurd naar het HCC, maar gaat via een interface naar de VTH applicatie.
MyPort
De aanvragen “Bevaren Oude Maas, Werkzaamheden, Bijzonder transport en Ligplaats buiten Pet” moeten tot die tijd nog via My-Port gedaan worden. De reden is dat er in HAMIS (het havenmeester-systeem) functionaliteit aanwezig is voor het afhandelen van deze vier aanvragen. Deze functionaliteit willen we niet verliezen en wordt t.z.t. opgenomen in de VTH applicatie. Vanaf dan verhuizen we ook deze vier aanvragen naar het PCS en zijn alle aanvragen beschikbaar op 1 plek.
Aanvragen via Melding Schip
Vanaf nu gaan alle aanvragen via Melding Schip in het PCS behalve die vier in Myport. Wij verzoeken u vanaf nu alleen nog aanvragen via Melding Schip (of My-Port) te doen en alle mogelijke gedownloade formulieren niet meer te gebruiken.
Volledige lijst met aanvragen
Zie volgende pagina.
Portbase Support pagina
Meer informatie over hoe de nieuwe functionaliteit werkt, vind u op de Portbase Support pagina: https://support.portbase.com/services/melding-schip/
Lees hier hoe het werkt.
Heeft u toch nog vragen dan kunt u natuurlijk contact opnemen met de Servicedesk van Portbase.
E-mail: customerservice@portbase.com
Telefonisch: 088 – 625 25 25 (weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur)
06 – 518 844 56 (Piketdienst voor urgente zaken)
Met vriendelijke groet, ook namens Port of Amsterdam en Portbase,
Louis van Waasdijk
Projectmanager Divisie Havenmeester (Rotterdam)
Tel: +31 (0)6 1093 8114
| Artikel | Engelse titel (die zichtbaar is in PCS) | Nederlandse titel | |
| Havenverordening | 4.5 | 1.Perform or cause work to be performed on a vessel or object on board a vessel (nog niet actief) | Aanvraag ontheffing om aan een schip of aan een voorwerp aan boord van een schip werkzaamheden te kunnen verrichten of doen verrichten |
| Havenverordening | 5.4,5.5,5.6 | 2.To berth outside the petroleumhaven with a tanker (nog niet actief) | Aanvraag ontheffing om met een tankschip ligplaats te nemen buiten een petroleumhaven |
| Binnenvaartpolitiereglement | 9.02 | 3.Navigating the Oude Maas (nog niet actief) | Aanvraag bevaren Oude Maas |
| 4.Bijzonder transport (nog niet actief) | Aanvraag bijzonder transport | ||
| Havenverordening | 3.2 | 5.To be located or berth in an area where this is not permitted with a certain category of vessel | Aanvraag ontheffing om zich met een bepaalde categorie schepen te bevinden of ligplaats te nemen in een gebied waar dit niet is toegestaan |
| Havenverordening | 3.4 | 6.Mooring to berth at smaller distances from other vessels with a seagoing vessel | Aanvraag ontheffing om bij het afmeren van een zeeschip kleinere afstanden t.o.v. andere schepen in te nemen |
| Havenverordening | 3.5 | 7.To raise a vessel using suitable equipment in an area not designated by the municipal executive for this purpose | Aanvraag ontheffing om een schip met hulpmiddelen omhoog te brengen in een gebied dat niet door het college hiervoor is aangewezen |
| Havenverordening | 3.6 | 8.Use propellers, bow or stern thrusters while moored or work on tow rope | Aanvraag ontheffing om voortstuwers, boegschroeven of hekschroeven te gebruiken |
| Havenverordening | 3.11 | 9.Exceeding berth dimensions | Aanvraagformulier overschrijding ligplaats dimensies |
| Havenverordening | 3.13 | 10.Place or install facilities or objects in, on, under or above water | Aanvraag ontheffing voorzieningen of voorwerpen aanbrengen in, op, onder of boven water |
| Havenverordening | 4.1 | 11.Release substances from a vessel, causing or likely to cause hazard, damage or nuisance | Aanvraag ontheffing om stoffen laten ontsnappen uit een schip |
| Havenverordening | 4.6 | 12.Designation of berth to decontaminate vessel-bound cargo | Aanvraag voor het aanwijzen van een ligplaats om met een schip lading te ontsmetten |
| Havenverordening | 4.11 | 13.Designated berth to clean or ventilate cargo tanks or slop tanks with an tanker | Aanvraag aanwijzing ligplaats om met een tankschip de ladingtanks of sloptanks schoon te maken of te ventileren |
| Havenverordening | 4.11 (b) | 14.Clean cargo tanks or slop tanks while open of a liquid as referred to in Annex 1 of the Port By-Laws | Aanvraag ontheffing om ladingtanks of sloptanks open schoon te maken van een vloeistof |
| Havenverordening | 4.13 (1) | 15.Transfer, bunker or debunker or collect hazardous or noxious liquids between a vessel and a mobile facility ashore | Aanvraag ontheffing om gevaarlijke of schadelijke vloeistoffen tussen een schip en een mobiele voorziening op de wal over te slaan, te bunkereren of de-bunkeren of in te zamelen |
| Havenverordening | 4.13 (2) | 16.Transshipment of solids on public quays managed by Port of Rotterdam Authority N.V. | Aanvraag ontheffing om gevaarlijke of schadelijke vloeistoffen tussen een schip en een mobiele voorziening op de wal over te slaan, te bunkereren of de-bunkeren of in te zamelen |
| Havenverordening | 5.2 | 17.To be in a Petroleumharbour with another vessel as reffered in the Port By-Laws | Aanvraag ontheffing om met een ander schip als bedoeld in de Havenverordening zich te bevinden in de Petroleumhaven |
| Havenverordening | 5.3 | 18.Allow open flame or sparking in a petroleumhaven | Aanvraag ontheffing om open vuur of vonkvorming in een petroleumhaven toe te staan |
| Havenverordening | 6.3.1 | 19.Not using a vapour return line during transhipment of a liquid hazardous substance | Aanvraag ontheffing om geen dampretourleiding te gebruiken tijdens overslag van een vloeibare gevaarlijke stof |
| Havenverordening | 6.3.3,6.3.4 | 20.Not to use the vessel’s fixed pipeline or pump during the transhipment of liquid hazardous substances | Aanvraag ontheffing om tijdens de overslag van vloeibare gevaarlijke stoffen niet de vaste scheepsleiding of -pomp te gebruiken |
| Havenverordening | 6.3.5 | 21.To moor with several vessels alongside a vessel transferring liquid hazardous substances | Aanvraag ontheffing om naast een schip dat vloeibare gevaarlijke stoffen overslaat met meerdere schepen af te meren |
| Havenverordening | 6.4 | 22.Transfer gas between tanker vessels | Aanvraag ontheffing om op een palenligplaats gas tussen tankschepen onderling over te slaan |
| Havenverordening | 6.5 | 23.To moor alongside a vessel involved in the transhipment of a gas | Aanvraag ontheffing om af te meren langszij een schip dat betrokken is bij de overslag van gas |
| Havenverordening | 7.1 (lid1) | 24.To berth with a vessel carrying hazardous substances in packaging on board in a zone near residential concentrations | Aanvraag ontheffing om met een schip met gevaarlijke stoffen in verpakking ligplaats te nemen in een zone nabij woonconcentraties |
| Havenverordening | 7.1 (lid2) | 25.To berth a seagoing tanker carrying hazardous substances as cargo or cargo residue on board in a zone near residential concentrations | Aanvraag ontheffing om met een zeetankschip met een gevaarlijke stof als lading of ladingresidu aan boord ligplaats te nemen in een zone nabij woonconcentraties |
| Havenverordening | 8.1 | 26.To bunker without permit | Aanvraag ontheffing om te bunkeren zonder vergunning |
| Aanwijzingsbesluit | 27.De-bunkering | De-bunkering request | |
| 28.Application form for tidal window Euro-Maasgeul | Aanmeldformulier tijpoort Euro-Maasgeul | ||
| Havenverordening | Algemeen | 29.General request for permission, exemption, waiver | Algemeen aanvraagformulier |
| 30.Fuel Exemption (nog niet actief) | Aanvraag Bunkervergunning niet-conventionele brandstoffen |