Beste scheepsagenten,
Graag informeer ik u over het volgende:
Reden ETA/ETD voorstel
Vanaf maandag 20 oktober wordt de reden van een ETA of ETD voorstel van de nautische dienstverleners en/of de havenmeester teruggekoppeld naar het PCS en zichtbaar in het bezoek bij de betreffende reis. Hiermee wordt globaal duidelijk wat de oorzaak is van een vertraging t.o.v. uw gewenste ETA of ETD. In het geval dat een ETA voorstel van de dienstverleners ertoe leidt dat de havenmeester moet besluiten dat dit nieuwe tijdstip niet past in de vaarwegplanning en een nieuwe voorstel doet richting de dienstverleners, dan wordt de volledige historie weergegeven. Ook andersom, wanneer de havenmeester een tijdstip voorstelt waarop de dienstverleners bv. onvoldoende middelen beschikbaar hebben, doen zij weer een nieuw tijdsvoorstel. Ook dan wordt de volledige historie van alle partijen overzichtelijk chronologisch weergegeven.
Eenvoudig informeren principalen
Met dit overzicht kunt u uw principalen eenvoudig informeren over de reden(en) van de gewijzigde aankomst- of vertrektijd.
Voorbeeld van een inkomende reis:
Wijziging in het telefonisch informeren van de agent vanaf 1 november 2025
Met dit inzicht wordt globaal duidelijk wat de oorzaak is van een nieuw bevestigde ETA of ETD. Indien u gedetailleerde informatie wilt, kunt u uiteraard contact opnemen met de betreffende partij.
Op dit moment wordt er nog regelmatig naar het HCC gebeld maar als bv. een sleepmaatschappij een tijdsvoorstel doet, weet de medewerker op het HCC niet wat er precies aan de hand is. U kunt dan beter direct met de sleepmaatschappij bellen en zo sneller uw extra informatie ophalen. Met deze nieuwe functionaliteit komt er vanaf 1 november een einde aan het bellen tijdens kantoortijden door het HCC naar de agent tenzij het echt om een ‘last-minute’ wijziging gaat, binnen 1 uur voor vertrek vanaf de ligplaats of aankomst op de Pilot Boarding Place. Het HCC belt voorlopig alleen nog tijdens de nachtelijke uren (van 18:00 – 08:00 uur) en in het weekend. We raden alle agenten aan om de beschikbare e-mail en/of SMS notificaties in het PCS aan te zetten (via ‘Preferences’) zodat u snel op de hoogte bent van mogelijke wijzigingen in de ETA of ETD.
Na een half jaar evalueren we deze nieuwe werkwijze en besluiten we of dit de definitieve werkwijze wordt.
Aanvragen via ‘Melding schip’ in het PCS
Sinds 1 juli maken we gebruik van het PCS om aanvragen te doen voor ontheffingen via het veld ‘Exemptions’. Met deze nieuwe functionaliteit is het een stuk eenvoudiger om een aanvraag voor een vergunning of ontheffing te doen en vervalt het invullen van een volledig blanco formulier en het versturen per e-mail. Een aanvraag kan dus niet meer via een Word-document gedaan worden. In de bijlage vindt u een volledig overzicht van alle aanvragen die u via het PCS kunt doen.
De vier formulieren uit MyPort blijven voorlopig daar bestaan. Op een later moment zullen deze ook verhuizen naar het PCS.
Tot slot wijzen we erop dat ook het aanvragen van een ‘Tidal Window for Euro-Maasgeul’ via het PCS moet. Hiervan zien we er nog relatief veel via mail binnenkomen.
Aandacht voor tijdig aanvragen van reparaties en ligplaats buiten de PET
De havenmeester doet een dringende oproep aan alle agenten om tijdig aanvragen voor een reparatie en ligplaats buiten de petroleumhaven in te dienen. We constateren te vaak dat deze meldingen en aanvragen kort voor aanvang van de activiteit worden ingediend. Dit zorgt voor onnodige vertragingen en ongewenste situaties in de haven en voor uw opdrachtgevers. De komende periode is er ook een beperkte inspectiecapaciteit gedurende de nacht op het HCC. Door het tijdig melden en aanvragen voorkomen we het mogelijk uitblijven van een beoordeling door Inspectie in de nachtelijke uren. Alvast dank voor uw medewerking.
Vooraankondiging: Nieuwe manier voor het kiezen van een ligplaats
Het Havenbedrijf Rotterdam is binnen het project Spotlight al enige tijd bezig om de nieuwe internationale standaard voor het aanduiden van een ligplaats in te voeren in de eigen systemen. Daarmee is er nu 1 bron met alle gegevens over ligplaatsen en is het nu ook mogelijk om als externe partij op die “Spot” aan te sluiten. Portbase is de eerste externe partij die op de “Spot” gaat aansluiten via een interface (API). Andere partijen zoals bv. het Loodswezen zullen later volgen. Wanneer Portbase ook zijn verwerking en schermen heeft aangepast, is het voor de agent straks niet meer nodig om een oeverfrontnummer te kiezen. U kiest de terminal waar het schip naar toe gaat, vervolgens de kade of steiger aangevuld met boldernummers, manifoldnummers e.d. Door een vertaaltabel te gebruiken kan de invoering stapsgewijs gebeuren. Als alle partijen zijn aangesloten op deze unieke bron, en wijzigingen in de gegevens van ligplaatsen automatisch worden doorgegeven, blijven we allemaal altijd naar dezelfde ‘waarheid’ kijken. Wij komen hier binnenkort uitgebreid op terug.
Portbase Support pagina
Meer informatie over hoe de nieuwe functionaliteit werkt, vind u hier.
Heeft u toch nog vragen dan kunt u natuurlijk contact opnemen met de Servicedesk van Portbase. E-mail: customerservice@portbase.com Telefonisch: 088 – 625 25 25 (weekdagen van 08:00 tot 18:00 uur) 06 – 518 844 56 (Piketdienst voor urgente zaken)
Met vriendelijke groet, ook namens Port of Amsterdam en Portbase,
Louis van Waasdijk
Projectmanager Divisie Havenmeester (Rotterdam)
Tel: +31 (0)6 1093 8114