Verstuurt Portbase de Notification of Arrival (NA)naar het STI?
Ja, indien je de service Voormelding Lading Import bij Portbase afneemt, stuurt Portbase naast de ENS (Entry Summary Declaration) ook de NA (Notification of Arrival) naar het STI. Indien je deze service niet afneemt, dien je het versturen van de ENS en de NA zelf te verzorgen.
Overzicht en verschillen Cargo Controller & Cargo Release Manager
Alleen samen met u kunnen we het process van het vrijstellen en ophalen van importcontainers in de Rotterdamse haven veiliger en betrouwbaarder maken. De ‘sleutel’ in de vorm van een pincode verdwijnt. Elke partij in de keten machtigt de volgende schakel in de logistieke keten. Enkel die geautoriseerde partijen kunnen acties uitvoeren en vertrouwelijke data inzien.
Service kiezen
Gebruik de keuzehulp om te bepalen welke oplossing het meest geschikt is voor jouw situatie.
Cargo Controller of Cargo Release Manager
De service Cargo Controller en Cargo Release Manager zijn onderdeel van de Vertrouwensketen, een vernieuwd proces om veilig en vertrouwd data met elkaar te delen in de Nederlandse havens. U heeft óf Cargo Controller óf Cargo Release Manager nodig om in te stappen in de Vertrouwensketen en uw keten(s) aan te sturen.
Met Cargo Controller heeft u real-time track & trace informatie. U heeft volledige controle en inzicht in de lading zodat die op een proactieve manier correct behandeld worden.
Met Cargo Release Manager kunt u slechts basale ladingfinformatie inzien en uw ketenpartners aansturen.
In onderstaand overzicht ziet u de verdere verschillen tussen de services:
* Eenmalige aansluitkosten per service, excl. btw.
** vanaf 01/01/25 is het vaste maandbedrag €76,88 en zijn de kosten per opgevraagde B/L €0,42 voor Cargo Controller.
Service aanvragen
Doet u mee met de Vertrouwensketen en sluit u zich aan bij de grootste havencommunity van Europa?
Hier kunt u klant worden en op een centrale plek uw gewenste Portbase-service(s) aanvragen.
Support pagina's
Hier vindt u praktische informatie rondom het uitbreiden en gebruik van Cargo Controller.
Hier vindt u praktische informatie rondom het gebruik van Cargo Release Manager.
4. Hoe start ik mijn Vertrouwensketen(s) op?
De Vertrouwensketen kan starten op 2 verschillende wijzes binnen het logistieke proces (en daarmee ook in Cargo Controller):
Optie 1: De rederij stuurt de commerciele release direct naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de rederijen dat ze jouw organisatie gaan activeren voor de Vertrouwensketen. Bij dat bericht sturen zij ook een klantreferentie nummer mee, dat nummer moet in Cargo Controller worden geregistreerd. Lees dit kennisartikel verder voor wat je dan moet doen.
Optie 2: Een opdrachtgever stuurt de commerciele release naar mijn organisatie
In dat geval ontvang je vanzelf bericht van de opdrachtgever dat zijn rederij zijn organisatie gaat activeren voor de Vertrouwensketen. Je opdrachtgever zal je vragen jezelf voor te bereiden op de eerste releases die voortaan zonder pincode aan je door worden gegeven. Je kan verder lezen in dit artikel hoe je een commerciele release ontvangt en moet verwerken.
Heb je een optie gemist? Bespreek dit met je opdrachtgever en/of rederij. Uiteindelijk zullen alle containers die via Rotterdam geimporteerd worden via de Vertrouwensketen worden afgehandeld.
Voordat je start: Informeer je ketenpartners over de wijziging die jullie samen aangaan.
Om dit te activeren heb je de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van je organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van je organisatie.
Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kies je 'Beheer gegevenstoegang'.
Je komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteer je de rederij, voer je de klantcode in en druk je op Opslaan.
Je ziet nu per rederij de ingediende klantreferenties met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.
In behandeling
De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.
Afgewezen
Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.
Klantreferenties beheren
Wanneer u de klantreferentie niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantreferentie u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantreferentie te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop. Per rederij kan je meerdere contracten hebben en daarmee ook meerdere klantreferenties, deze kan je per stuk registreren.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaal je gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt direct via de rederij. De status van je verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor je daadwerkelijk kunt starten.
Na het lezen van dit kennisartikel is de basis gelegd om een commerciele release te ontvangen en te verwerken. Lees in onze andere kennisartikelen hoe dat proces verloopt.
5. Hoe ontvang ik een commerciële vrijstelling?
In dit kennisartikel lichten we toe op welke manier je een commerciële vrijstelling ontvangt binnen de Vertrouwensketen, hoe dit herkent en jezelf kan informeren. Er zijn 2 wijzes waarop je organisatie gekoppeld wordt aan de Vertrouwensketen (en daarmee de commerciële vrijstelling).
Om dit artikel goed te begrijpen verwachten we dat je op de hoogte bent van de Vertrouwensketen via deze Quick Start Guide en dit kennisartikel. En dat je al op de hoogte bent van de basis functionaliteiten van CC via de Quick Start Guide en/of deze reeks kennisartikelen.
Optie 1: Je bent voor deze keten de 'Release-to party' en ontvangt direct van de rederij de commerciële vrijstelling. De Vertrouwensketen kan niet eerder beginnen dan dat je organisatie is geverifieerd door de rederij. Dit proces wordt in dit kennisartikel toegelicht.
Optie 2: Je bent voor deze keten aangewezen als een 'Cargo Director' en ontvangt van de 'Release-to party', of van een andere 'Cargo Director' de commerciële vrijstelling.
Releases ontvangen
Je ontvangt per container een commercïele vrijstelling. Dit herken je aan een container doordat deze in het hoofdscherm zijn status laat zien binnen de Vertrouwensketen.
Container zonder commerciële vrijstelling:
Container met commerciële vrijstelling:
Vertrouwensketen pop-up
Klik op het icoon en je ziet van wie, en wanneer, je de commerciële vrijstelling door hebt gekregen. In het volgende kennisartikel lichten we toe hoe deze kan verwerken.
E-mailnotificaties
Er zijn een aantal e-mailnotificaties beschikbaar binnen Cargo Controller die je kunnen waarschuwen als je niet ingelogd bent en een commerciële vrijstelling is beschikbaar geworden voor je organisatie binnen de Vertrouwensketen. Lees hier hoe je dat kan instellen.
Heb ik met de Vertrouwensketen nog wel de Delivery Note nodig?
Ja, u heeft voorlopig nog de delivery note nodig voor een aantal gegevens die nog niet beschikbaar zijn in de services binnen de Vertrouwensketen, zoals de empty return. Er wordt op dit moment gewerkt met de rederijen om deze waardes ook via de services te tonen aan alle partijen in de keten.
Kan ik via de Vertrouwensketen ook de commerciële vrijstelling opvragen bij de rederij?
Nee, u dient nog steeds met de rederij contact op te nemen als u de commerciële vrijstelling niet automatisch toegewezen krijgt.
Kan ik mijn exportstroom ook via de Vertrouwensketen verwerken?
Nee, in de huidige fase is de Vertrouwensketen alleen gericht op de importstroom van containers.
Krijg ik via de Vertrouwensketen ook de empty return te zien?
Nee, in de huidige fase is in de Vertrouwensketen deze data nog niet beschikbaar. Dit volgt in een latere fase.
Kan ik mijn vervoerder automatisch bericht sturen voor inspecties bij de RIT?
Ja. Voor lading-agenten kan in Inspectieportaal een mailnotificatie geactiveerd worden: “douane fysieke controle in externe loods”. Dit is inhoudelijk dezelfde e-mail als ‘inspectie aangezegd’, maar dan enkel voor fysieke controles. Specifiek bij douanecontroles in de externe douaneloods (“Fyco – DCL”) kan een tijdige opdrachtverstrekking aan de vervoerder voor het transport naar de DCL de doorlooptijd flink verkorten.
Let op! Deze werkwijze is alleen van toepassing op fysieke controles in het binnenbrengproces, in Inspectieportaal bekend als “Fyco - DCL”. De werkwijze werkt niet voor uitgaande lading en niet voor inspecties van andere keuringsinstanties.
Stap 1: Vervoersopdrachtprocedure afstemmen
Als ladingagent kunt u deze mailnotificatie laten toesturen naar uw vervoerder (vb Maasvlakte Transport). Zodra de douane een fysieke controle aanzegt zal er voortaan direct een mail naar de vervoerder gaan. In overleg met uw vervoerder kunt u deze e-mails beschouwen als een opdracht tot vervoer, waardoor de vervoerder de container direct kan inplannen voor transport.
Stap 2: Instellen e-mailcommunicatie
Deze stap moet maar 1 gebruiker van uw organisatie instellen.
Vanaf nu ontvangt uw vervoerder e-mail berichten als uw lading is geselecteerd voor douane fysieke controle in de externe loods.
Hoe activeer ik de Vertrouwensketen in Cargo Controller?
Als u al gebruikt maakt van de Vertrouwensketen kunt u het volgende door de hoofdbeheerder van uw organisatie laten activeren. Voor Cargo Controller API gebruikers zijn de onderstaande stappen ook noodzakelijk eerst te doorlope voor u gebruikt kunt maken van onze uitgebreide API-functies.
Hoofdbeheerders hebben in het hoofdmenu van PCS toegang tot de optie 'Organisatiebeheer'.
In dit menu kan de hoofdgebruiker rechten uitgeven aan gebruikers d.m.v. Gebruikersgroepen. Ga naar de tab User Groups.
Voor alle bestaande Cargo Controller gebruikers hebben we hiervoor een Gebruikersgroep toegevoegd 'Cargo Controller (Director)'. Klik op deze titel en u kunt vervolgens collega's toevoegen aan deze groep. Klik op 'Save' om de wijzigingen door te voeren.
Een reeds ingelogde collega zal vervolgens moeten uitloggen en inloggen voordat de extra functionaliteiten zichtbaar zijn in zijn Cargo Controller omgeving.
Tip: Op deze manier hopen we dat u het beheer van deze functionaliteiten beperkt tot de gebruikers die dit daadwerkelijk toepassen in hun werkzaamheden.
Hoe kan ik mijn klantcode registreren?
Om dit te activeren heeft u de rechten nodig van de Hoofdgebruiker of Gebruikersbeheerder van uw organisatie, dit wordt beheerd binnen het IAM-account van uw organisatie.
Log in bij de service Cargo Controller, of Cargo Release Manager, en ga naar Gebruikersmenu. Hier kiest u 'Beheer gegevenstoegang'.
U komt direct in het tabblad 'Commerciële vrijgave'. Hier selecteert u de rederij, voert u de klantcode in en drukt u op Opslaan.
U ziet nu per rederij de ingediende klantcodes met de actuele status van de verificatie. De rederij ontvangt direct een melding en beoordeelt uw verificatie.
Start moment Vertrouwensketen
In overleg met de rederij bepaald u gezamenlijk vanaf wanneer of de commerciële vrijstellingen via PCS in Cargo Controller of Cargo Release Manager worden vrijgesteld. Portbase heeft hier verder geen actieve rol in, dit verloopt via de rederij. De status van uw verificatie moet hierbij 'Geaccepteerd' zijn voor u daadwerkelijk kunt starten.
Klantcodes beheren
Per rederij kunt u meerdere klantcodes hebben, deze kunt u per stuk registreren. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.
Mijn klantcode is niet geverifieerd. Wat moet ik nu doen?
Zolang uw klantcode in de status van 'In behandeling' of 'Afgewezen' staat kunt u niet starten met de Vertrouwensketen.
In behandeling
De rederij heeft uw verificatie nog niet afgerond, neem contact op met de rederij.
Afgewezen
Uw ingevulde klantcode is niet geaccepteerd door de rederij, bij het afwijzen van een klantcode wordt een toelichting meegegeven. Als u vragen heeft over deze afwijzing adviseren wij contact op te nemen met de rederij.
Klantcodes beheren
Wanneer u de klantcode niet juist heeft ingevoerd, kunt u deze eenvoudig verwijderen. U ziet in dit tabblad per rederij welke klantcodes u heeft geregistreerd en kan deze ook beheren door verlopen klantcodes te verwijderen middels de 'Verwijder'-knop.
Ik heb een commerciële vrijstelling per mail ontvangen, maar zie de B/L niet terug in mijn overzicht. Wat nu?
Met het ontvangen van de vrijstelling van de rederij hoort u normaal gesproken direct de B/L en B/L-gegevens inzichtelijk te krijgen. Tussen het moment van vrijstellen en het beschikbaar stellen binnen onze services zou maximaal een uur vertraging mogen zitten. Duurt het langer dan een uur? Neem deze stappen dan door vóór u de customer service raadpleegt. Deze stappen staan in volgorde van meest voorkomende oorzaken van meldingen:
Als u de bovenstaande stappen heeft nagelopen en het resultaat ongewijzigd is, neem dan contact op met onze Customer Service.
Kan ik machtigen of nomineren zonder dat de commerciële vrijstelling is verstrekt?
Cargo Controller: Ja, u kunt de B/L en container(s) in Cargo Controller al ver voor de ETA van het schip tracken. U kunt pas nadat het Import manifest bekend is de gehele keten aansturen door een partij te machtigen of nomineren.
Echter, de keten wordt pas actief nadat de commerciële vrijstelling is verstrekt. Pas dan kan de voormelding worden gemaakt bij de terminal. Iedereen in de keten kan een update ontvangen als de commerciële vrijstelling vrij gegeven is.
Cargo Release Manager: Nee, binnen Cargo Release Manager kunt u pas na de vrijstelling over het B/L beschikken en daarop volgend de keten aansturen.
Let op! Als de commerciële vrijstelling nooit volgt doordat een andere partij de commerciële vrijstelling ontvangt of het B/L nummer wijzigt (vb: i.v.m. splitsing), zal deze gehele keten overbodig raken. U kunt dan de B/L gegevens verwijderen, daar leest u hier meer over.
Moet ik mijn ketenpartners na machtigen of nomineren nog voorzien van een (transport-)opdracht ?
Ja, de Vertrouwensketen is in deze fase alleen gericht op het pincodeloos uithalen van een container. Een machtiging of nominatie is nog geen rechtsgeldige opdracht. Uw onderliggende overeenkomst moet u nog steeds bilateraal aan elkaar overdragen.
Ik zie dat ik geen vrijstelling of machtiging meer bezit voor mijn B/L, hoe kan dat?
Ingetrokken vrijstelling
Net als dat u de rechten van de volgende partij in de keten kunt intrekken, kan uw opdrachtgever in de keten dit ook intrekken voor u als release-to-party, regisseur of vervoerder.
Zo kan een rederij voor de release-to-party de gehele commerciële vrijstelling intrekken. De container is op dat moment niet meer beschikbaar om op te halen totdat de commerciële vrijstelling weer is verstrekt.
Uw keten was mogelijk al volledig voorbereid, en deze keten is op dit moment nog steeds actief. Alleen zonder de commerciële vrijstelling kan uw vervoerder de container niet uithalen. Indien de rederij de commerciële vrijstelling opnieuw verstuurd, herstelt dit automatisch uw reeds voorbereide keten en kan uw vervoerder de voormelding indienen.
Hetzelfde effect kan ook ontstaan als de geldigheid van uw commerciële vrijstelling is verlopen. Al is dat in deze fase van de Vertrouwensketen nog niet het geval, dit kan in de toekomst veranderen.
Neem contact op met uw rederij voor een nieuwe commerciële vrijstelling.
Ingetrokken machtiging of nominatie
Neem contact op met uw opdrachtgever als u niet meer gemachtigd of genomineerd bent voor deze lading.